王一帆
摘要:財務(wù)共享中心的建立是一次企業(yè)財務(wù)資源的重分配,因此在子公司融入集團(tuán)財務(wù)共享的過程中,會在對外關(guān)系、流程管理與人力資源等方面有所調(diào)整,本文認(rèn)為在初步運(yùn)營階段關(guān)注這些問題能夠幫助業(yè)務(wù)再造與標(biāo)準(zhǔn)化過程的進(jìn)行,進(jìn)而提升財務(wù)共享服務(wù)中心的運(yùn)營效率。
關(guān)鍵詞:財務(wù)共享服務(wù)中心;流程再造;標(biāo)準(zhǔn)化
自2005年中興通訊、長虹電器等國內(nèi)跨國公司首批建立財務(wù)共享服務(wù)中心以來,財務(wù)共享服務(wù)(Financial Shared Service)在中國已經(jīng)歷十幾年的發(fā)展,近三年已成為一種熱潮,僅17年就有中國鐵建以下屬集團(tuán)單位(一局、四局、五局)、華潤集團(tuán)(燃?xì)?、五豐)、中糧集團(tuán)等多家大型企業(yè)集團(tuán)陸續(xù)實施建立工作。
若把企業(yè)財務(wù)管理看作一個三層金字塔,那么會計核算與標(biāo)準(zhǔn)化報告則處于最下層,為企業(yè)提供預(yù)算管理、風(fēng)險預(yù)警與績效管理等管理會計工作在第二層,最上層則是為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供決策分析。財務(wù)共享服務(wù)中心的現(xiàn)行工作就是把基本的核算與標(biāo)準(zhǔn)化報告工作拿出來集中做,經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化與專業(yè)化分工,提升效率,控制財務(wù)人員數(shù)量,產(chǎn)生規(guī)模經(jīng)濟(jì),建立成本競爭優(yōu)勢。
如何把核算與報告拿出來做?這主要依賴電子影像OCR識別與電子票據(jù)檢定技術(shù)實現(xiàn)票據(jù)管理全程電子化,相當(dāng)于在核算工作下添加了業(yè)務(wù)管控、數(shù)據(jù)采集與錄入等第四層——業(yè)務(wù)財務(wù),進(jìn)而異地進(jìn)行基礎(chǔ)會計核算與報告。
財務(wù)共享服務(wù)在構(gòu)建過程主要是圍繞業(yè)務(wù)流程再造(Business Process Re-engineering)開展的。其關(guān)鍵點(diǎn)在于四個方面:財務(wù)組織變革、集成網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)、優(yōu)化核心業(yè)務(wù)流程與考評體系(張瑞軍,2010)[1]。從共享服務(wù)理論與我國實踐案例來看,實踐者大多能聚焦BPR的關(guān)鍵因素,從戰(zhàn)略上把握整體運(yùn)行,然而在實際的構(gòu)建工作中難免會出現(xiàn)障礙,這些障礙一方面來源于公司集團(tuán)執(zhí)行力的弱化,另一方面則與財務(wù)共享服務(wù)中心自身局限性相關(guān),特別是子公司融入集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)中心的過程中會遇見一些問題。
集團(tuán)內(nèi)部的資金流動有三道閥門,網(wǎng)絡(luò)平臺上傳的電子單據(jù)的審核是第一道閥門;影像掃描系統(tǒng)生成業(yè)務(wù)單據(jù)審核則是第二道閥門,前兩道賬務(wù)處理工作同時進(jìn)行,一旦審核通過,資金結(jié)算和歸檔同步完成。第三道閥門即對包含重要信息的實務(wù)票據(jù)的審核,實務(wù)票據(jù)以物流的形式進(jìn)行傳遞。
出于影像掃描系統(tǒng)的高額成本的考慮,多數(shù)集團(tuán)企業(yè)在建設(shè)初期僅在部分分公司試點(diǎn)進(jìn)行,多數(shù)分公司僅能通過物流打開第二道閥門。這增加了財務(wù)共享服務(wù)中心需歸集票據(jù)的工作量,在頻繁流轉(zhuǎn)過程中難免發(fā)生票據(jù)漏缺、丟失等現(xiàn)象,這不利于企業(yè)集團(tuán)會計檔案的管理,降低了服務(wù)質(zhì)量。如果在成員單位和財務(wù)共享服務(wù)中心之間,記載信息的電子票據(jù)與實務(wù)票據(jù)資的傳遞不能同步進(jìn)行,同時也將影響業(yè)務(wù)處理效率。
2015年財政部頒發(fā)<會計檔案管理頒發(fā)>首次把計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和儲存的的電子檔案納入會計檔案管理的范圍,與此同時,對僅以電子形式保管的管理辦法進(jìn)行了明確的六項規(guī)定。這加快了影像系統(tǒng)在集團(tuán)財務(wù)中的應(yīng)用,如果企業(yè)對非重要、非永久保存的會計檔案進(jìn)行僅電子化保管處理,會降低實物票據(jù)的流轉(zhuǎn)頻率與數(shù)量,有助于服務(wù)范圍的提升。
我國法律遵循歸屬地管轄原則,各地方法規(guī)與相關(guān)政策間存在客觀差異,需要子公司人員及時的了解。另外配合當(dāng)?shù)厣霞壊块T合法的檢查工作也是子公司日常經(jīng)營的重要組成部分。由于子公司不再設(shè)置基礎(chǔ)會計人員,這雖降低了成本,但是財務(wù)核算人員不能直接與當(dāng)?shù)毓芾聿块T打交道,這容易降低對地方政策改變的敏感程度,加大申請政策優(yōu)惠的難度,產(chǎn)生溝通障礙,增加子公司潛在的法律風(fēng)險與機(jī)會成本。
企業(yè)集針對各地分屬政策法規(guī)的不同可成立一個專門的培訓(xùn)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu),經(jīng)成本與效益等合理分析后,有選擇性的負(fù)責(zé)子公司當(dāng)?shù)氐墓芾聿块T的對接工作,最終形成科學(xué)的處理機(jī)制解決各地區(qū)分屬機(jī)構(gòu)反映的問題,并實施基層業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
費(fèi)用報銷、應(yīng)付賬款、資產(chǎn)核算、應(yīng)收賬款、工資核算、總賬核算這六個業(yè)務(wù)流程是最先納入財務(wù)共享服務(wù)中心核算范圍的。庫存管理、納稅申報、合同管理等有較難以標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)現(xiàn)仍由子公司留任的財務(wù)人員負(fù)責(zé),以滿足日常經(jīng)營的需要。
在這個過渡時期,會計核算與監(jiān)督職能的分離,這與傳統(tǒng)意義上的會計工作相異。財務(wù)人員很容易對工作性質(zhì)產(chǎn)生模糊的、錯誤的認(rèn)識。一旦把工作性質(zhì)定義為“除共享中心以外的活”、“只需要做規(guī)定范圍內(nèi)的工作”、“前程未知的事業(yè)”等,那么就會約束了思想,降低工作積極性,進(jìn)而導(dǎo)致工作責(zé)任的相互推脫、員工不思進(jìn)取、溝通效率低下等問題,管理成本不降反增。
因此建議一方面修訂員工工作指引手冊,明確工作職責(zé),另一方面可以在人員績效考評與激勵方面多下工夫,例如采用基礎(chǔ)工資+不封頂?shù)目冃ЧべY制度,亦或?qū)瘓F(tuán)整體財務(wù)人員建立完善的輪崗、晉升體系等,進(jìn)而提升員工的熱情與工作效率。
財務(wù)共享服務(wù)前期巨額的投入成本、現(xiàn)階段業(yè)務(wù)流程再造較高的失敗率等因素,決定了財務(wù)共享服務(wù)中心并非適用于所有企業(yè)集團(tuán)。
2017年中興財務(wù)云、GE通用電氣與ACCA發(fā)布共享服務(wù)調(diào)查報告,收到了398份有效問卷,受調(diào)研的企業(yè)有54%的企業(yè)已建立共享服務(wù)中心,共享服務(wù)做為企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型中的發(fā)展方向之一,受到了更多的關(guān)注。而這其中43.7%的共享服務(wù)中心持續(xù)運(yùn)行的時間為1到3年,這指明財務(wù)共享中心管理體系的完善仍需多次的嘗試與積累。
參考文獻(xiàn):
[1]張瑞君,陳虎,張永冀.企業(yè)集團(tuán)財務(wù)共享服務(wù)的流程再造關(guān)鍵因素研究——基于中興通訊集團(tuán)管理實踐[J].會計研究,2010(07):57-64+96.
(作者單位:河南財經(jīng)政法大學(xué))