基于管理流程的D公司存貨內(nèi)部控制研究

畢春輝 喬瑞中

[摘 要]隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，很多公司都在競爭日益激烈的市場環(huán)境中承受著非常大的壓力，為了在眾多的企業(yè)中進(jìn)一步提高自己的核心競爭力，這些公司越來越重視自身企業(yè)的存貨內(nèi)部管理等工作，因?yàn)橹挥薪⒁粋€(gè)適合企業(yè)發(fā)展的存貨內(nèi)部控制制度體系，才能在最大程度上提高企業(yè)的存貨利用率和周轉(zhuǎn)程度，從而有效地提升公司的經(jīng)濟(jì)效益。這些都體現(xiàn)了公司存貨內(nèi)部控制的重要性，因此，本文將以D公司為例，從管理流程的角度對(duì)公司存貨內(nèi)部控制問題進(jìn)行論述，希望本文的研究成果能夠?qū)镜拈L遠(yuǎn)發(fā)展有所裨益。

[關(guān)鍵詞]管理流程；存貨；內(nèi)部控制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.06.009

[中圖分類號(hào)]F406.7；F426.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）06-00-02

眾所周知，制造行業(yè)是促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的非常重要的一個(gè)行業(yè)，而每一個(gè)公司的存貨是指該公司的流動(dòng)資產(chǎn)的具體價(jià)值，所以公司只有重視存貨內(nèi)部控制管理工作，才能在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的同時(shí)，在很大程度上節(jié)約企業(yè)運(yùn)營的成本支出，并增強(qiáng)企業(yè)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。筆者就管理流程視角下的D公司存貨內(nèi)部控制，及其相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行一系列的探究及討論，希望能為一些公司解決存貨內(nèi)部控制等相關(guān)問題提供借鑒。

1 管理流程視角下D公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀

從管理流程的視角，對(duì)D公司存貨內(nèi)部控制相關(guān)工作的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，主要有以下幾種模式。第一，從目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)、控制這一過程中，有效識(shí)別出D公司存貨內(nèi)部控制工作中可能存在的一些風(fēng)險(xiǎn)問題。第二，D公司可以把內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理這兩種非常重要的理論混合在一起，從而對(duì)其在日常經(jīng)營中遇到的一些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行科學(xué)剖析。第三，D公司常常會(huì)對(duì)所有存貨流轉(zhuǎn)過程中涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制，其中包括采購、生產(chǎn)、銷售以及盤存等，這些環(huán)節(jié)都會(huì)直接影響D公司開展存貨內(nèi)部控制工作。第四，很多公司或多或少都會(huì)存在一些存貨內(nèi)部控制管理不善的問題，這些公司在制度方面或者實(shí)行過程中都會(huì)存在一些漏洞，而如何彌補(bǔ)和改善這些漏洞，是現(xiàn)階段很多公司重點(diǎn)關(guān)注的問題。

2 管理流程視角下D公司存貨內(nèi)部控制存在的問題

2.1 環(huán)境問題

D公司是一家民營企業(yè)，從小規(guī)模作坊逐漸發(fā)展壯大，所以這種類型的公司非常容易陷入一種內(nèi)部環(huán)境控制的誤區(qū)，具體來說，存在以下幾個(gè)問題。第一，公司的管理人員缺乏內(nèi)部環(huán)境管理理念，只是單純地從公司制定的制度入手進(jìn)行存貨控制，這本身就存在不合理性。第二，D公司對(duì)公司內(nèi)部存貨的整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈不夠重視，具體來說，包括采購、生產(chǎn)、存儲(chǔ)以及銷售等階段，而現(xiàn)階段公司對(duì)這些環(huán)節(jié)的管理較為分散，所以對(duì)存貨的內(nèi)部控制環(huán)境來說，公司還缺乏對(duì)全局和整體性的考慮。

2.2 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估問題

對(duì)于D公司的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估來說，現(xiàn)階段主要分為設(shè)定、識(shí)別、分析以及應(yīng)對(duì)等幾個(gè)部分。在競爭日益激烈的市場環(huán)境中，D公司所承受的責(zé)任和壓力也越來越大，但在這種情況下，也暴露出公司的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng)中存在很多問題。例如，高層領(lǐng)導(dǎo)過分重視公司業(yè)務(wù)拓展，忽略了對(duì)公司的一些業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，造成公司在遇到存貨內(nèi)部控制管理工作的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，不能有效地進(jìn)行識(shí)別和分析，缺乏應(yīng)對(duì)的能力，從而對(duì)公司發(fā)展造成一定程度上的負(fù)面影響。

2.3 管理制度問題

D公司的存貨有著非常顯著的特點(diǎn)，即種類繁多復(fù)雜，且數(shù)量也比較龐大，在這種情況下，如果公司的內(nèi)部存貨管理制度出現(xiàn)了問題，就會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致一些員工出現(xiàn)違規(guī)操作、增加公司運(yùn)營成本、效率大幅度降低等情況，具體包括以下幾個(gè)方面。第一，存貨入庫環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)存在的主要問題是D公司的存儲(chǔ)部與生產(chǎn)部之間缺乏溝通和交流，容易在公司的實(shí)際運(yùn)營過程中造成存貨積壓，這樣不僅會(huì)在很大程度上占用公司賬面上的周轉(zhuǎn)資金，還會(huì)顯著增加公司的存貨成本，從而會(huì)進(jìn)入惡性循環(huán)。第二，存貨出庫環(huán)節(jié)。這也是公司存貨內(nèi)部控制管理工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，在這個(gè)環(huán)節(jié)中常常會(huì)出現(xiàn)在出庫審批時(shí)缺乏嚴(yán)格的管理和控制。例如，在發(fā)貨領(lǐng)單時(shí)，常常會(huì)用手寫的方式，這樣會(huì)在很大程度上增加公司內(nèi)部人員進(jìn)行暗箱操作的概率。同時(shí)，人工書寫也會(huì)造成一些誤寫，進(jìn)一步會(huì)出現(xiàn)庫存與項(xiàng)目不對(duì)等的問題，從而會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。

2.4 信息溝通問題

在D公司的存貨內(nèi)部控制管理工作中，需要各部門之間加強(qiáng)溝通和交流，從而提高存貨管理工作的效率，從而更好地實(shí)現(xiàn)存貨與賬目之間的一致性。從客觀的角度上來講，D公司的存貨內(nèi)部控制管理工作中的信息系統(tǒng)還不夠完善，具體來說，很多公司與D公司一樣，在清算公司內(nèi)部庫存時(shí)，財(cái)務(wù)部門常常會(huì)采用一些財(cái)務(wù)核算軟件進(jìn)行核算，儲(chǔ)存部門和生產(chǎn)部門都有自身部門的庫存核算系統(tǒng)，而這3個(gè)部門作為公司最核心的存貨內(nèi)部管理部分，就缺少一定程度上的相互交流和溝通，這就會(huì)產(chǎn)生信息傳遞失真和不及時(shí)等情況，從而對(duì)D公司的整體發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。與此同時(shí)，存貨內(nèi)部控制管理工作如果沒有進(jìn)行信息共享，還會(huì)造成存貨積壓或者供貨不足等情況，都會(huì)對(duì)企業(yè)運(yùn)營產(chǎn)生阻礙。

2.5 監(jiān)督問題

從某種角度上說，監(jiān)督公司內(nèi)部的存貨控制管理工作也是非常重要的一個(gè)項(xiàng)目，因?yàn)榭茖W(xué)合理的監(jiān)督體系可以有效地幫助企業(yè)識(shí)別存貨內(nèi)部控制管理工作中存在的問題。D公司也確實(shí)制定了一系列相關(guān)的監(jiān)督管理制度，但成效不是非常明顯，究其根本，是因?yàn)檫@些監(jiān)督管理制度在實(shí)際存貨內(nèi)部控制管理工作的進(jìn)行過程中缺少一定的評(píng)價(jià)機(jī)制和日常監(jiān)督。此外，公司也沒有重視監(jiān)督管理工作，缺少一個(gè)專業(yè)團(tuán)隊(duì)對(duì)存貨部門進(jìn)行日常的監(jiān)督管理工作，導(dǎo)致員工容易出現(xiàn)消極怠工。

3 存貨內(nèi)部控制體系

3.1 改善控制環(huán)境

內(nèi)部環(huán)境問題是D公司現(xiàn)階段存貨內(nèi)部控制管理工作中迫切需要改善的一個(gè)問題，公司管理人員可以從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)管理。第一，設(shè)置組織架構(gòu)。現(xiàn)階段，公司存貨內(nèi)部控制管理工作之所以存在很多問題，其中有很大一部分原因是公司的各部門之間缺乏溝通交流。針對(duì)這種情況，公司可以建立一個(gè)適合企業(yè)發(fā)展的組織架構(gòu)，為所有人員分配具體的任務(wù)，從而進(jìn)一步完善公司的內(nèi)部環(huán)境管理制度。組織架構(gòu)可以根據(jù)工作的不同性質(zhì)，分為董事長、總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部、技術(shù)部、生產(chǎn)部、存儲(chǔ)部、銷售部和行政部等。第二，崗位職責(zé)授權(quán)批準(zhǔn)。建立在合適的組織架構(gòu)基礎(chǔ)之上，本文以存儲(chǔ)部為例，對(duì)其具體的崗位職責(zé)授權(quán)批準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行討論。員工需要按照公司的制度，對(duì)入庫和出庫的所有信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括原材料、配件、零件和整機(jī)等。存貨管理人員還應(yīng)該定期對(duì)庫存進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，對(duì)存儲(chǔ)部可能存在的一些問題進(jìn)行整理并提出相應(yīng)的意見和建議，最后要及時(shí)反饋信息，對(duì)于一些庫存時(shí)間過久、價(jià)值發(fā)生較大波動(dòng)的物品，進(jìn)行合理處理，避免在占用庫存空間的同時(shí)，會(huì)大量占用公司的周轉(zhuǎn)資金。

3.2 建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

D公司的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制主要可以分為以下幾個(gè)方面。第一，單位層面。在這個(gè)層面中，公司所需要評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)主要有經(jīng)濟(jì)決策方面（主要是指公司決策存在不合理而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)）、組織管理方面（主要是指各部門之間缺乏溝通交流而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)）、人力資源方面（主要指因?yàn)闆]有明確公司各崗位的責(zé)任和任務(wù)而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)）。第二，業(yè)務(wù)活動(dòng)層面。這個(gè)層面主要是以存貨的周轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)為核心產(chǎn)生或隱藏的風(fēng)險(xiǎn)，其中包括合同、采購、驗(yàn)收、保管和出庫等。

針對(duì)這些潛在的或者已經(jīng)形成的風(fēng)險(xiǎn)，D公司應(yīng)該建立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制進(jìn)行有效的風(fēng)控管理。第一，對(duì)所有的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分。這種劃分的依據(jù)可以從風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性，以及對(duì)公司存貨內(nèi)部控制管理工作造成的影響進(jìn)行測評(píng)，然后將這些不同種類的風(fēng)險(xiǎn)分為極低、低、中、高、極高5個(gè)等級(jí)，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的分?jǐn)?shù)也可以根據(jù)這兩個(gè)評(píng)估因素進(jìn)行判斷。第二，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估之后根據(jù)難度系數(shù)和等級(jí)進(jìn)行排序，依次解決。這種風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制可以有效地幫助公司降低存貨內(nèi)部控制管理工作中可能存在的一些風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生概率，從而進(jìn)一步保證存貨內(nèi)部控制管理工作順利進(jìn)行。

3.3 規(guī)范內(nèi)部控制

規(guī)范內(nèi)部控制也可以在很大程度上提高企業(yè)的工作效率，具體來說有以下幾個(gè)流程。第一，采購環(huán)節(jié)。采購人員可以根據(jù)所需物品的數(shù)量和品質(zhì)，對(duì)采購方式進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)過管理人員的審批后才可以進(jìn)行采購工作。物品采購也應(yīng)該考慮到存貨的問題，綜合市場環(huán)境考慮產(chǎn)品的價(jià)值再進(jìn)行謹(jǐn)慎采購。第二，驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，最重要的問題是管理人員應(yīng)該對(duì)所有產(chǎn)品進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)和檢查，質(zhì)量合格之后再進(jìn)行入庫存放，同時(shí)也應(yīng)該對(duì)每一件物品進(jìn)行編號(hào)，并錄入信息系統(tǒng)中，可以有效減少人工失誤給企業(yè)帶來的一些負(fù)面影響。第三，生產(chǎn)環(huán)節(jié)。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，最重要的是生產(chǎn)員工和所生產(chǎn)的產(chǎn)品要一一對(duì)應(yīng)，并準(zhǔn)確記錄所有的信息，其中包括產(chǎn)品名稱、員工單號(hào)、數(shù)量、工時(shí)和進(jìn)度等，只有將這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行精確記錄，才能更好地保證后續(xù)工作可以順利進(jìn)行。第四，成本核算環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)對(duì)存貨內(nèi)部管理工作的成本核算也具有非常重要的意義，從某種角度上來說，成本核算是企業(yè)財(cái)務(wù)的一個(gè)核心部分，D公司的存貨積壓或者供貨不足，都可能會(huì)造成公司的周轉(zhuǎn)運(yùn)營困難等，所以定期對(duì)存貨進(jìn)行成本核算，有利于公司的正常運(yùn)行，同時(shí)還能在最大程度上降低庫存成本，提高企業(yè)利潤。第五，產(chǎn)品出庫環(huán)節(jié)。對(duì)于D公司的存貨內(nèi)部控制管理工作來說，與其直接相關(guān)的就是入庫環(huán)節(jié)和出庫環(huán)節(jié)。在這里對(duì)產(chǎn)品出庫環(huán)節(jié)進(jìn)行說明，首先，需要辦理出庫的相關(guān)手續(xù)，在財(cái)務(wù)部和庫存部進(jìn)行信息的仔細(xì)核對(duì)；其次，庫存部的管理人員應(yīng)該在每月定期制定一個(gè)出庫明細(xì)表，還應(yīng)該和入庫明細(xì)以及庫存明細(xì)進(jìn)行核對(duì)，保證三者所記錄的數(shù)據(jù)是統(tǒng)一的；最后，和入庫時(shí)的信息統(tǒng)計(jì)一樣，出庫時(shí)也應(yīng)該把這些信息數(shù)據(jù)錄入信息系統(tǒng)，減少人工失誤。

3.4 設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)，而公司的存貨內(nèi)部控制管理工作也可以將信息系統(tǒng)和存貨內(nèi)部管理工作相結(jié)合，正如文中提到的在產(chǎn)品入庫和產(chǎn)品出庫的過程中，都會(huì)記錄產(chǎn)品的信息數(shù)據(jù)，這時(shí)就需要應(yīng)用信息系統(tǒng)。同時(shí)，信息系統(tǒng)還可以有效地加強(qiáng)公司中各部門之間的溝通和交流，減少因缺乏交流而產(chǎn)生的一系列不利的影響。除此以外，信息系統(tǒng)的建立還有一個(gè)非常重要的作用，即可以對(duì)所有的存貨內(nèi)部控制信息進(jìn)行及時(shí)反饋，這有利于提高公司庫存管理工作的有效性。

4 結(jié) 語

現(xiàn)階段，很多公司的存貨內(nèi)部控制制度還存在很多的不足之處，但筆者相信，通過相關(guān)管理人員不斷完善，這些制度可以幫助公司實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

注：喬瑞中，通訊作者

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