采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)：全流程電子化實(shí)現(xiàn)

文/中興新云·財(cái)務(wù)云

發(fā)票在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中是保證票、庫、賬、款、稅一致的紐帶，是唯一商事憑證。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)的出現(xiàn)，使得企業(yè)發(fā)票處理效率大幅提升。

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)在整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)中處于核算層的財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)部分。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)作為企業(yè)采購(gòu)發(fā)票的統(tǒng)一管理平臺(tái)，承擔(dān)了采購(gòu)到付款流程中供應(yīng)商發(fā)票的信息采集、校驗(yàn)、認(rèn)證及發(fā)票影像管理工作。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)和銷售開票系統(tǒng)共同構(gòu)成了發(fā)票管理系統(tǒng)。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)前端與采購(gòu)合同系統(tǒng)對(duì)接，獲取供應(yīng)商信息和采購(gòu)結(jié)算相關(guān)信息；與電子影像系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)發(fā)票的電子化管理；后端與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)報(bào)賬結(jié)算信息的實(shí)時(shí)更新（如圖1所示）。

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

采購(gòu)發(fā)票是企業(yè)在進(jìn)行采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)產(chǎn)生的重要票據(jù)，是企業(yè)稅務(wù)管理的重要單據(jù)，因此采購(gòu)發(fā)票能否得到高效、統(tǒng)一、精準(zhǔn)的管理將對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)結(jié)算、稅務(wù)管理、信息分析等產(chǎn)生重要影響。傳統(tǒng)的采購(gòu)發(fā)票管理模式主要依靠線下手工記錄，由于涉及的部門眾多，需要管理的信息要素也各不相同，因此極易造成發(fā)票丟失、信息重復(fù)錄入、發(fā)票信息錯(cuò)誤率高、供應(yīng)商對(duì)賬信息不準(zhǔn)、三單匹配困難等諸多問題。

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)是通過創(chuàng)新的電子流模式將企業(yè)采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算、稅務(wù)等相關(guān)事務(wù)全部納入管理的信息系統(tǒng)。全面推行電子發(fā)票后，采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)將發(fā)揮更大的功效，高效對(duì)接電子發(fā)票信息，自動(dòng)化完成發(fā)票的校驗(yàn)與認(rèn)證。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)的應(yīng)用將大大提高企業(yè)采購(gòu)發(fā)票管理流程中各工作節(jié)點(diǎn)的處理效率，可為企業(yè)帶來可觀的發(fā)票處理成本節(jié)約。

圖1 采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)架構(gòu)圖

圖2 采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)流程示意圖

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)流程

首先，供應(yīng)商確認(rèn)其應(yīng)付結(jié)算信息后，采購(gòu)發(fā)票管理系統(tǒng)讀取并保存其供應(yīng)商的應(yīng)付結(jié)算信息并自動(dòng)生成形式發(fā)票，保存的形式發(fā)票供后續(xù)供應(yīng)商發(fā)票匹配及校驗(yàn)時(shí)使用。

然后，采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)通過發(fā)票信息自動(dòng)抽取，讀取供應(yīng)商開票信息，據(jù)其進(jìn)行紙質(zhì)發(fā)票、采購(gòu)訂單或系統(tǒng)形式發(fā)票、入庫單或收貨單三者之間的發(fā)票驗(yàn)對(duì)，并通過采購(gòu)發(fā)票管理系統(tǒng)功能記錄校驗(yàn)結(jié)果，將其匹配結(jié)果反饋至前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)和后端的網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)。

發(fā)票驗(yàn)對(duì)通過后，采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)進(jìn)行增值稅發(fā)票的真?zhèn)悟?yàn)證。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)可直接對(duì)接國(guó)家稅務(wù)系統(tǒng)核對(duì)采購(gòu)發(fā)票的進(jìn)項(xiàng)關(guān)鍵信息，從而完成發(fā)票認(rèn)證工作。

最后，企業(yè)財(cái)務(wù)人員可根據(jù)采購(gòu)發(fā)票信息進(jìn)行審核入賬，如果財(cái)務(wù)審核不通過，則觸發(fā)爭(zhēng)議管理程序進(jìn)行糾錯(cuò)，最終保證采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)中記錄的發(fā)票信息均被正確、及時(shí)地過入核算系統(tǒng)賬套中（如圖2所示）。

通過企業(yè)和稅務(wù)部門的電子發(fā)票平臺(tái)對(duì)接，自動(dòng)獲取經(jīng)過稅務(wù)部門認(rèn)證和加密的電子發(fā)票，可以保證發(fā)票的真實(shí)性，因此企業(yè)員工和財(cái)務(wù)人員無需進(jìn)行繁瑣的發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證和發(fā)票掃描認(rèn)證工作，這將使采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)整個(gè)業(yè)務(wù)流程越趨便捷高效。

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)功能介紹

1、采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)總體功能框架

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)主要包括四大功能模塊，即發(fā)票識(shí)別模塊、發(fā)票處理模塊、發(fā)票認(rèn)證模塊和查詢統(tǒng)計(jì)模塊。發(fā)票識(shí)別和處理模塊以采購(gòu)發(fā)票電子化為基礎(chǔ)，發(fā)票匹配自動(dòng)化，從而使得人工發(fā)票處理及審核成本大大降低。發(fā)票認(rèn)證模塊避免由于發(fā)票處理延誤使得進(jìn)項(xiàng)發(fā)票不能當(dāng)月及時(shí)抵扣的風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從發(fā)票開具到發(fā)票認(rèn)證、處理審核全過程可視化，企業(yè)可準(zhǔn)確掌握未開、在途、審核、認(rèn)證的發(fā)票信息（如圖3所示）。

2、采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)具體功能介紹

（1）發(fā)票識(shí)別模塊。發(fā)票識(shí)別功能模塊承擔(dān)了采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)中供應(yīng)商采購(gòu)發(fā)票信息采集的工作，其包括了發(fā)票信息抽取、形式發(fā)票和發(fā)票接收識(shí)別三個(gè)功能子模塊。

發(fā)票信息抽?。翰少?gòu)發(fā)票系統(tǒng)需要抽取供應(yīng)商的采購(gòu)發(fā)票信息，如果企業(yè)的采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)與供應(yīng)商的開票系統(tǒng)對(duì)接，則可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)抽取，其能夠自動(dòng)、批量地從供應(yīng)商的稅控系統(tǒng)中提取增值稅專用發(fā)票以及紅字發(fā)票信息。如果企業(yè)的采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)未與供應(yīng)商的開票系統(tǒng)對(duì)接，則需要人工錄入結(jié)算信息。

圖3 采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)功能框架圖

表1 采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)發(fā)票信息校驗(yàn)邏輯示例表

形式發(fā)票：采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)抽取供應(yīng)商結(jié)算信息后，系統(tǒng)自動(dòng)生成形式發(fā)票。一般情況下，一份系統(tǒng)形式發(fā)票將與一張接收到的供應(yīng)商紙質(zhì)發(fā)票一一對(duì)應(yīng)，但也會(huì)出現(xiàn)一份形式發(fā)票對(duì)應(yīng)多張紙質(zhì)發(fā)票的情況，采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)能夠?qū)⑼恍问桨l(fā)票的多張紙質(zhì)發(fā)票建立為一個(gè)批次，并將同一批次的影像發(fā)送到發(fā)票管理系統(tǒng)中進(jìn)行后續(xù)的審核。

發(fā)票接收識(shí)別：當(dāng)接收到供應(yīng)商發(fā)票后，需要將發(fā)票信息進(jìn)行掃描。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)自動(dòng)獲取供應(yīng)商發(fā)票的影像并轉(zhuǎn)換成結(jié)構(gòu)化發(fā)票信息，結(jié)構(gòu)化的發(fā)票信息可包括開票金額、稅額、稅率、開票明細(xì)、購(gòu)貨方納稅識(shí)別號(hào)、購(gòu)貨方名稱、銷貨方信息等重要字段，采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)對(duì)獲取到的發(fā)票信息字段需進(jìn)行基本邏輯校驗(yàn)。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)對(duì)識(shí)別有誤的發(fā)票要素進(jìn)行智能提醒，并提供修改功能，對(duì)不能掃描的發(fā)票提供手工錄入功能（如表1所示）。

（2）發(fā)票處理模塊。

三單匹配：采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)替代人工實(shí)現(xiàn)采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)訂單、入庫單的檢查工作，發(fā)票匹配工作更加有規(guī)則、細(xì)致、詳細(xì)。在實(shí)際操作中，采購(gòu)訂單與供應(yīng)商發(fā)票會(huì)存在1對(duì)1、1對(duì)N和N對(duì)N多種情況，采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)均能自動(dòng)識(shí)別對(duì)應(yīng)關(guān)系并完成匹配（如圖4所示）

例外處理：匹配過程中，發(fā)票處理平臺(tái)會(huì)實(shí)時(shí)監(jiān)控各類例外情況。針對(duì)匹配不成功的各類例外情況，系統(tǒng)均會(huì)顯示例外信息，并觸發(fā)對(duì)應(yīng)的例外處理流程，由相關(guān)人員查找例外原因并進(jìn)行糾錯(cuò)。

（3）發(fā)票認(rèn)證模塊。發(fā)票認(rèn)證模塊承擔(dān)規(guī)模化處理采購(gòu)發(fā)票認(rèn)證、集中管理平衡以及調(diào)整稅負(fù)的功能。通過接口設(shè)置，采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)利用現(xiàn)有認(rèn)證通道，將掃描后的增值稅發(fā)票數(shù)據(jù)發(fā)送到稅務(wù)局進(jìn)行集中認(rèn)證，認(rèn)證狀態(tài)分“已認(rèn)證”、“未認(rèn)證”、“認(rèn)證不通過”三類狀態(tài)。發(fā)票認(rèn)證功能可直接利用采購(gòu)發(fā)票管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，不用在網(wǎng)上認(rèn)證系統(tǒng)中進(jìn)行二次掃描、數(shù)據(jù)修改操作，其識(shí)別率、認(rèn)證通過率、認(rèn)證效率相對(duì)原網(wǎng)上認(rèn)證大幅度提高。此外，集中認(rèn)證只需要在企業(yè)設(shè)置一個(gè)操作點(diǎn)進(jìn)行認(rèn)證，無需要每個(gè)分公司都參與。企業(yè)采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)也可以直接對(duì)接各省增值稅發(fā)票查詢平臺(tái)進(jìn)行網(wǎng)上勾選認(rèn)證。

（4）查詢統(tǒng)計(jì)模塊。查詢統(tǒng)計(jì)模塊支持多級(jí)結(jié)算體系，通過儀表盤使整個(gè)財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈一目了然。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)可根據(jù)供應(yīng)商編號(hào)、公司賬套名稱、對(duì)賬信息單號(hào)、發(fā)票號(hào)、發(fā)票掃描件編號(hào)、票核憑證號(hào)、付款單號(hào)、發(fā)票物理存放地點(diǎn)編號(hào)等多維度建立索引，方便相關(guān)人員實(shí)時(shí)查詢。同時(shí)，員工可以在采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)中根據(jù)條件隨時(shí)查看到發(fā)票的狀態(tài)。建立查詢模塊，數(shù)據(jù)使用者可對(duì)進(jìn)項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度查詢。查詢統(tǒng)計(jì)模塊還可導(dǎo)出各類報(bào)表，如可導(dǎo)出發(fā)票一次匹配不通過的原因報(bào)表、發(fā)票集中認(rèn)證結(jié)果報(bào)表等。

圖4 采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)三單匹配示意圖表

圖5 采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)框架對(duì)接展示圖

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)信息對(duì)接管理

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)一般與前端的確認(rèn)應(yīng)付信息的采購(gòu)合同系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接獲取結(jié)算信息，與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)互聯(lián)傳遞應(yīng)付結(jié)算信息，與電子影像系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)電子影像管理，與稅務(wù)管理系統(tǒng)互聯(lián)進(jìn)行自動(dòng)化的稅務(wù)信息收集管理，從而實(shí)現(xiàn)全程電子化的采購(gòu)發(fā)票管理業(yè)務(wù)（如圖5所示）。

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)通過與采購(gòu)合同系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)時(shí)獲取當(dāng)前供應(yīng)商應(yīng)結(jié)算的信息，并將采購(gòu)發(fā)票的處理結(jié)果回傳至采購(gòu)合同系統(tǒng)。相關(guān)業(yè)務(wù)人員即可在采購(gòu)合同系統(tǒng)中實(shí)時(shí)查看“應(yīng)結(jié)算”、“已開票”、“已認(rèn)證”等各類狀態(tài)信息。

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)同步發(fā)票信息結(jié)果至網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，觸發(fā)應(yīng)付賬款的自動(dòng)入賬工作，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)回傳采購(gòu)發(fā)票的各類狀態(tài)信息，實(shí)現(xiàn)不落地的自動(dòng)應(yīng)付業(yè)務(wù)報(bào)賬及查詢。此外，采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)將稅金傳遞至網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，自動(dòng)生成進(jìn)項(xiàng)稅稅金憑證。

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)與電子影像系統(tǒng)對(duì)接可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)發(fā)票的影像檔案管理功能，如采用電子影像系統(tǒng)的OCR技術(shù)進(jìn)行采購(gòu)發(fā)票的識(shí)別采集、發(fā)票影像存儲(chǔ)、發(fā)票影像實(shí)時(shí)調(diào)閱查詢、采購(gòu)發(fā)票的實(shí)物管理等，從而大大提高采購(gòu)發(fā)票的處理效率，降低實(shí)物發(fā)票的管理成本。

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)集合了企業(yè)采購(gòu)發(fā)票的所有稅務(wù)信息，其可向企業(yè)的稅務(wù)管理系統(tǒng)同步進(jìn)項(xiàng)稅的所有信息，以供稅務(wù)管理系統(tǒng)據(jù)其進(jìn)行信息收集，完成自動(dòng)化的稅務(wù)申報(bào)、稅務(wù)籌劃等各類稅務(wù)管理工作。

采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)實(shí)施意義

發(fā)票在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中是保證票、庫、賬、款、稅一致的紐帶，是唯一商事憑證。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)的出現(xiàn)，使得發(fā)票處理效率大幅提升。目前由于其自身技術(shù)的先進(jìn)性，已在我國(guó)財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈工作中得到迅速普及，采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)的實(shí)施為企業(yè)的運(yùn)作帶來了如下的實(shí)際意義：

（1）提高工作效率。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)以采購(gòu)發(fā)票電子化為基礎(chǔ)，發(fā)票處理過程批量自動(dòng)化，從發(fā)票接收到付款的各工作節(jié)點(diǎn)人工發(fā)票處理及審核成本和時(shí)間可降低90%以上。

（2）優(yōu)化現(xiàn)金流。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)集中自動(dòng)認(rèn)證的技術(shù)可有效避免由于傳統(tǒng)發(fā)票處理過程延誤使得進(jìn)項(xiàng)發(fā)票不能當(dāng)月及時(shí)抵扣，降低資金占用的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）全程可視化。從發(fā)票開具到發(fā)票認(rèn)證、發(fā)票流程的全過程均可在采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)中可視化，企業(yè)可實(shí)時(shí)準(zhǔn)確掌握未開、在途、審核、認(rèn)證發(fā)票的各項(xiàng)信息。發(fā)票處理的例外情況可及時(shí)預(yù)警，相關(guān)人員能夠迅速采取行動(dòng)應(yīng)對(duì)。

（4）提升內(nèi)控水平。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)有助于發(fā)票責(zé)任的明確，便于審計(jì)。同時(shí)，發(fā)票信息的全程記錄大幅減少丟票、滯留票現(xiàn)象，規(guī)避涉稅風(fēng)險(xiǎn)。

（5）提高供應(yīng)商滿意度。采購(gòu)發(fā)票系統(tǒng)流程有助于優(yōu)化供應(yīng)商對(duì)賬過程及效率，減少上下游電話咨詢量，強(qiáng)化企業(yè)與上下游的合作，最終提高供應(yīng)商的滿意度。