高校干部人事檔案管理工作中存在問題與改革路徑

蘇曉麗

摘 要：高校干部人事檔案管理工作越來越重要，為了全面提升高校干部人事檔案管理工作，本文對高校干部人事檔案管理工作進行了深入了解，闡述了目前高校干部人事檔案管理中存在的問題，并且提出改革路徑，期望為高校干部人事檔案管理工作提供一定的指導(dǎo)作用。高校干部人事檔案記錄著職工個人的基本信息、學(xué)歷、職稱、工資福利、職務(wù)變動等情況，是歷史地、全面地考察了解干部情況的基本憑證和重要依據(jù)，為干部考察、人才聘用的提供重要信息。隨著養(yǎng)老保險并軌制度的實施，高校干部人事檔案管理工作更加重要。本文對高校干部人事檔案管理工作中存在的問題進行了簡要分析，并提出了解決問題的路徑，期望對高校干部人事檔案管理工作提供一定的指導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：高校 干部人事檔案 管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）11（a）-0-02

1 高校干部人事檔案管理工作中存在問題

1.1 高校對干部人事檔案管理工作重視度不高

1.1.1 高校干部人事檔案管理人員專業(yè)能力不強

很多高校領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案管理工作不夠重視，認為干部檔案管理崗位是閑職，并未按照《干部檔案工作條例》要求，每管理一千人的人事檔案配備一名專職的干部人事檔案管理人員。大多數(shù)高校是其他崗位人員兼職管理干部人事檔案或者直接由年齡大的職工管理。此類人員從未進行過專業(yè)的干部人事檔案管理相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)，對于干部人事檔案管理也僅留在簡單的收集、整理、分類、裝訂，甚至存在有些干部人事檔案零散材料多年未整理入冊的現(xiàn)象。高校干部人事檔案管理工作是專業(yè)技能很強的工作，管理者需要經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，并且在長期檔案工作中實踐鍛煉才能成為合格的干部人事檔案管理人員。

1.1.2 高校干部人事檔案管理硬件配備不到位

很多高校由于辦公用房緊張，并未設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，人事檔案庫房、閱檔室、工作人員辦公室也未做到三室分開。甚至有的高校的干部人事檔案庫房任意堆放了一些處室資料，導(dǎo)致干部人事檔案室成了資料室，存在著極大的安全隱患。很多高校干部人事檔案庫房缺乏防火、防水、防潮設(shè)施，也難以保證穩(wěn)定的溫度和濕度條件。在辦公硬件上也存在辦公電腦老舊，也并未配備打印機、復(fù)印機、掃描儀或者設(shè)備陳舊等現(xiàn)象。

1.2 高校干部人事檔案管理工作不規(guī)范

1.2.1 高校干部人事檔案管理制度不完善

高校人事檔案管理工作紛亂復(fù)雜，涉及方面廣，為了更好開展工作需要有相關(guān)完善的制度。目前，很多高校存在干部人事檔案管理混亂現(xiàn)象，檔案查閱、借閱不嚴格履行查、借閱手續(xù)，以至于存在人事檔案丟失、信息泄露的風(fēng)險。隨著高校干部人事檔案作用的突顯，高校應(yīng)該制定有完善的人事檔案管理制度，制定人事檔案管理崗位職責(zé)，工作監(jiān)督制度，增強檔案管理人員的責(zé)任心，使得管理人員認真負責(zé)的做好本職工作。

1.2.2 高校干部人事檔案材料收集不齊全、整理不規(guī)范

高校干部人事檔案零散材料收集范圍涉及部門主要是人事、組織、工會、科研和教務(wù)等部門，該部門人員對人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，經(jīng)常會出現(xiàn)該歸檔的材料不能及時歸檔或者歸檔材料不齊全，歸檔材料不完整等現(xiàn)象。這就需要專業(yè)的干部人事檔案管理者認真督促及時收集、仔細鑒別。另一方面有些人事檔案零散材料是需要個人提交的，比如年度考核材料、培訓(xùn)材料、榮譽獎勵材料等，面對眾多的職工個人，這就需要人事檔案管理者做好人事檔案歸檔宣傳工作，督促及時歸檔。

根據(jù)《干部檔案工作條例》，干部人事檔案歸檔材料分為10類，人事檔案管理者要對每一份收集的材料進行鑒別、分類、編頁，有些人事檔案管理者缺乏人事檔案管理意識，且未進行過系統(tǒng)培訓(xùn)，在人事檔案整理過程中存在不該歸檔的歸檔，歸檔分類混亂等現(xiàn)象。

1.3 干部人事檔案管理信息化程度不高

由于人事檔案管理的安全性和保密性，目前大多高校的干部人事檔案管理主要還是對檔案實體的保管，對人事檔案的查閱利用仍然是人工翻閱檔案實體的方法，沒有達到人事檔案數(shù)字化管理模式[1]。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式限制了人事檔案的利用，而且隨著時間的推移，紙質(zhì)材料會發(fā)霉、字跡變淡，翻閱過程中有可能會破壞人事檔案的完整性。現(xiàn)有的人事檔案管理系統(tǒng)信息量少，檔案內(nèi)信息逐條錄入查詢，遠遠不能達到信息數(shù)字化的要求。

2 高校人事檔案管理工作改革路徑

2.1 配備專業(yè)的檔案管理人員

干部人事檔案不可再生，一旦損毀或遺失難以補救。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分重視干部人事檔案工作的重要性，根據(jù)《干部檔案工作條例》要求配備專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，必須經(jīng)過系統(tǒng)的檔案基本理論知識和專業(yè)技能知識培訓(xùn)后才能上崗。干部人事檔案管理工作是一項專業(yè)性和機密性很強的工作，應(yīng)加強檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期對檔案管理人員進行檔案相關(guān)法律法規(guī)知識，政治思想和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，使干部人事檔案管理人員充分認識到干部人事檔案管理工作的重要性和必要性，增強對檔案管理工作的使命感和責(zé)任感[2]。

2.2 加強檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)

高校應(yīng)加大資金投入，設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室，檔案庫房、閱檔室、檔案人員辦公室三室分開[3]。檔案管理庫房配備現(xiàn)代化的檔案存放柜、配置防火、防水、防潮、放光和溫控設(shè)備。檔案管理人員辦公室配備現(xiàn)代化的電子計算機、掃描儀、打印機、復(fù)印機。

2.3 加強制度建設(shè)規(guī)范操作

干部人事檔案管理工作的順利開展需要完善的相關(guān)制度作為工作指導(dǎo)。因此，高校應(yīng)根據(jù)《干部檔案工作條例》《檔案法》等法律法規(guī)制定適合本單位的干部人事檔案管理規(guī)定，檔案管理崗位的崗位職責(zé)。建立干部人事檔案定期歸檔制度，細化檔案管理的各項工作流程，其中包括干部人事檔案的收集、整理、分類、查借閱、傳遞、保存、安全保密等環(huán)節(jié)，使干部人事檔案管理工作有章可循。組織人事檔案歸口單位管理人業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，收集的人事檔案材料要認真甄別，嚴格審核。為了防止人事檔案材料的丟失、涂改、泄密等，必須建立健全人事檔案工作目標考核和追責(zé)制度，保證人事檔案管理規(guī)范有序。

2.4 加快干部人事檔案信息化建設(shè)

選擇兼容性和安全性較強的人事檔案管理信息系統(tǒng)，集干部人事檔案紙質(zhì)材料掃描、圖像處理、目錄管理、信息檢索、數(shù)據(jù)處理分析、輸出打印等各種功能于一體，實現(xiàn)人事檔案信息資源統(tǒng)一管理和利用。通過掃描、圖像處理等技術(shù)將紙質(zhì)實體檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，轉(zhuǎn)換過程中要確保檔案信息的完整、準確和安全。提取整合電子檔案中的信息建立高校電子檔案信息庫，根據(jù)年齡、職稱、學(xué)歷、干部任免情況建立相應(yīng)分類數(shù)據(jù)庫。干部人事檔案數(shù)字化的建立方便瀏覽、查詢、統(tǒng)計等，便于高校了解目前的師資結(jié)構(gòu)、分析、統(tǒng)計和上報各類教職工信息。同時可以定期統(tǒng)計、分析、預(yù)測目前的人才配置情況，對學(xué)校的師資力量進行科學(xué)規(guī)劃，促進高校的發(fā)展，加強高?？茖W(xué)管理。

參考文獻

[1] 朱培芳.新時期高校人事檔案管理面臨的問題及應(yīng)對策略[J].蘭臺世界，2018（8）：62-64.

[2] 劉紅.高校干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進思路[J].黑龍江檔案，2017（2）：83.

[3] 黃煒煒.高校人事檔案管理工作中存在的問題與對策研究初探[J].科教文匯，2017（12）：127-128.