協(xié)同辦公環(huán)境下高校公車的信息化管理

摘 要：本文基于高校用車管理現(xiàn)狀，提出建設(shè)協(xié)同辦公環(huán)境下高校公車的信息化管理系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)意義，從信息透明與公開、科學(xué)調(diào)度、提高效率、數(shù)據(jù)信息和考核、提醒預(yù)警，方便統(tǒng)計以及與高校辦公室信息化系統(tǒng)協(xié)同作業(yè)出發(fā)，進(jìn)一步提出了高校公車協(xié)同辦公系統(tǒng)的總體框架，為降低公務(wù)用車管理成本，提升管理效率，有效監(jiān)督保障車輛的高效運(yùn)行提供信息化支撐。

關(guān)鍵詞：協(xié)同 公車 信息化管理

中圖分類號：TP31 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）11（a）-00-02

中央八項(xiàng)規(guī)定和《黨政機(jī)關(guān)厲行節(jié)約反對浪費(fèi)條例》以及《中央事業(yè)單位公務(wù)用車制度改革實(shí)施意見》對公務(wù)用車提出了明確要求，各地區(qū)、各部門多措并舉，推動落實(shí)公車改革。高校作為教育部門，除了日常公車外，還有機(jī)要通信、應(yīng)急、后勤保障、招生宣傳、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)等用車需求，如何充分發(fā)揮公務(wù)車輛的作用，提高公務(wù)用車服務(wù)高校教育教學(xué)、提高辦事效率、降低運(yùn)行費(fèi)用，更好地服務(wù)學(xué)校事業(yè)的科學(xué)發(fā)展顯得尤為重要。

隨著高校辦公室信息化水平的提高，公文、會務(wù)、接待等協(xié)同辦公系統(tǒng)已經(jīng)在行政管理工作中發(fā)揮重要作用。面對繁瑣的車輛調(diào)度、車輛和費(fèi)用的精細(xì)化管理、用車考核以及信息公開等要求，傳統(tǒng)的人工公車管理辦法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足車輛管理的需求，這就需要有更好的辦公管理軟件為車輛管理工作提供更好的服務(wù)，從而讓公務(wù)用車管理更加系統(tǒng)、規(guī)范和高效。

1 高校用車管理現(xiàn)狀

出車效率低。目前高校公車管理運(yùn)行大多數(shù)還是傳統(tǒng)的人工管理為主，包括車輛信息、車輛調(diào)度、車輛維修保養(yǎng)使用、車輛成本核算等，用車申請、車輛使用信息查詢等不方便，影響公車使用效率從而影響公務(wù)的辦事效率，另外粗放型的人工管理方式使得管理者無法確定車輛實(shí)時情況，造成車輛使用率較低。

數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率低。車輛信息登記時由于人工管理往往存在不及時或者人工疏漏，可能導(dǎo)致車輛使用信息的不對稱，從而出現(xiàn)一定的信息隱患。因?yàn)楦黜?xiàng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)與車輛使用相關(guān)，往往導(dǎo)致人工統(tǒng)計各項(xiàng)數(shù)據(jù)被動、繁瑣，準(zhǔn)確率較低。

監(jiān)督考核弱。車輛調(diào)度的粗放型管理，當(dāng)用車繁忙的時候用車供需矛盾較突出，沒有用車數(shù)據(jù)的預(yù)警可能導(dǎo)致駕駛員長時間較大的勞動強(qiáng)度，影響出車安全和車輛管理。另外一方面在沒有用車反饋的管理情況下往往無法全面考核出車質(zhì)量，從而影響駕駛員工作的積極性和服務(wù)質(zhì)量。

2 協(xié)同辦公環(huán)境下高校公車的信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

2.1 信息透明與公開

車輛管理工作一般由具體辦事人員負(fù)責(zé)，包括車輛基礎(chǔ)信息、駕駛員信息、車輛保養(yǎng)維修年審信息、車輛調(diào)度信息、駕駛員值班信息、公里數(shù)費(fèi)用等，車輛數(shù)據(jù)相對高度集中，除了具體辦事人員，當(dāng)天車輛使用情況和駕駛員出車安排等細(xì)節(jié)其他人員并不知情。公車協(xié)同辦公系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)車輛信息的數(shù)據(jù)共享，全校人員均可以通過系統(tǒng)查看車輛實(shí)時使用情況，從而實(shí)現(xiàn)車輛信息透明公開，接受全校監(jiān)督。

2.2 科學(xué)調(diào)度，提高效率

高校公車任務(wù)繁重，往往會造成出車安排零散并且有遺漏的情況，信息化的公車協(xié)同辦公系統(tǒng)包括用車申請系統(tǒng)和車輛調(diào)度系統(tǒng)，簡化了用車申請環(huán)節(jié)，方便用車部門根據(jù)車輛實(shí)際情況申請用車和安排工作，另外車輛調(diào)度系統(tǒng)科學(xué)合理分配車輛和駕駛員，使得車輛調(diào)度有條不紊，駕駛員工作量均衡，提高整體車輛利用率。

2.3 數(shù)據(jù)信息和考核

公車協(xié)同辦公系統(tǒng)包含每次用車相對應(yīng)的車輛費(fèi)用和公里數(shù)等內(nèi)容，做到出車情況、加油停車過路費(fèi)用、公里數(shù)、保養(yǎng)維修費(fèi)用一一對應(yīng)，每輛車實(shí)時更新車輛數(shù)據(jù)信息，為公車經(jīng)費(fèi)管理提供依據(jù)，提高三公經(jīng)費(fèi)財務(wù)管理水平。另外公車協(xié)同辦公系統(tǒng)包含出車反饋模塊，與駕駛員出車績效相掛鉤，提高駕駛員的出車積極性和服務(wù)質(zhì)量，同時也提高用車部門的使用效率。

2.4 提醒預(yù)警，方便統(tǒng)計

在車輛檔案數(shù)據(jù)與車輛使用數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，公車協(xié)同辦公系統(tǒng)包含車輛費(fèi)用、維修年審時間、車輛保養(yǎng)等時間數(shù)據(jù)預(yù)警提醒，優(yōu)化出車使用、費(fèi)用管理。另外新形勢下，對車輛費(fèi)用和使用，駕駛員出車等相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對車輛管理、提高出車服務(wù)水平具有參考意義。

2.5 與高校辦公室信息化系統(tǒng)協(xié)同作業(yè)

公車協(xié)同辦公系統(tǒng)是高校辦公室信息化的組成部分，與公務(wù)接待等系統(tǒng)協(xié)同作業(yè)，符合辦公室工作信息化需求，提供了一個規(guī)范、全面的辦公平臺，更好地服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作開展。

3 高校公車協(xié)同辦公系統(tǒng)的信息化管理設(shè)計

高校公車協(xié)同辦公系統(tǒng)包含車輛基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊、三大功能模塊以及報表管理（統(tǒng)計分析）模塊，具體見圖1公車協(xié)同辦公系統(tǒng)整體架構(gòu)圖。作為高校辦公室辦公信息化系統(tǒng)的組成部分，公車管理系統(tǒng)與公務(wù)接待管理系統(tǒng)等辦公系統(tǒng)協(xié)同作業(yè)。

車輛基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊包含駕駛員信息模塊、車輛信息模塊和管理員模塊，前兩個模塊根據(jù)駕駛員駕照情況和車輛座位情況做到數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，另外車輛的信息模塊可以實(shí)現(xiàn)保養(yǎng)、保險、年審等時間預(yù)警。

三大功能模塊，分別是車輛維修保養(yǎng)管理模塊、車輛調(diào)度模塊和車輛費(fèi)用管理模塊。其中車輛維修保養(yǎng)模塊與車輛基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊相關(guān)聯(lián)，駕駛員通過該模塊申請車輛維修和保養(yǎng)，審批流程并記錄每次維修保養(yǎng)的費(fèi)用情況和維修保養(yǎng)記錄。車輛調(diào)度模塊是各用車部門申請用車流程模塊，區(qū)別過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)審批簽字流程，網(wǎng)上申請節(jié)省審批時間，提高用車效率，并記錄每次出車記錄和出車費(fèi)用，通過GPS等手段公開車輛使用情況，保障出車安全，流程的最后增加出車反饋評價模塊，記錄每次駕駛員出車的服務(wù)評價。車輛費(fèi)用模塊與車輛維修保養(yǎng)管理模塊和車輛調(diào)度的用車記錄相關(guān)聯(lián)，記錄每輛車的公里數(shù)，加油、維修、保養(yǎng)、保險等費(fèi)用，做到每輛車核算清清楚楚。

報表管理（統(tǒng)計分析）模塊包括對每輛車，每個駕駛員的核算，可以看到各類型車輛、每年各時間段的用車情況，便于分析學(xué)校車輛的使用率以及駕駛員的工作績效，為公車改革做好數(shù)據(jù)參考基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

本文構(gòu)建了高校公車協(xié)同辦公系統(tǒng)的總體框架，包括車輛基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊、三大功能模塊以及報表管理（統(tǒng)計分析）模塊，系統(tǒng)易于操作使用，符合高校辦公室信息化建設(shè)需求，響應(yīng)公務(wù)用車管理要求，解決了目前高校存在的用車管理現(xiàn)狀問題，不僅降低了公務(wù)用車管理成本，提升了管理效率，也有效監(jiān)督保障車輛的高效運(yùn)行，下一步將繼續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)平臺模塊和個性化系統(tǒng)開發(fā)，更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展。

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