關(guān)于信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中的檔案管理探討

李康銘 冉江恒 高?；?/p>

摘要：目前，信息系統(tǒng)已經(jīng)在工程監(jiān)理中得到了廣泛的應用，并發(fā)揮了重要的作用。在信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的眾多應用中，檔案管理有著舉足輕重的地位。由于檔案涉及到工程建設的眾多重要信息，所以檔案管理的安全關(guān)系到工程建設的有序穩(wěn)定進行。本文通過對信息系統(tǒng)在工程監(jiān)理中的應用的綜合分析，提出了信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的檔案管理的方法和注意事項。這些研究對信息系統(tǒng)在工程監(jiān)理中的發(fā)展和檔案管理的穩(wěn)定運行有著重要的意義，有很好的現(xiàn)實價值。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng)；工程監(jiān)理；檔案管理

引言：

由于我國目前還處于發(fā)展階段，大量工程還處于建設的過程中。工程監(jiān)理作為工程建設中重要的一環(huán)，對工程建設的穩(wěn)定有序進行有著重要的意義。但目前而言，我國工程監(jiān)理的發(fā)展還不完善。隨著信息化進程的逐步推進，信息系統(tǒng)在生產(chǎn)生活中得到了越來越多的應用。為了進一步推進工程監(jiān)理的完善，我國正在將信息系統(tǒng)引入到工程監(jiān)理中。

檔案管理是信息系統(tǒng)在工程監(jiān)理中的一項重要應用。但由于我國工程監(jiān)理應用信息系統(tǒng)的時間比較短，各個事項都不成熟。所以信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的檔案管理還有許多要改進之處。本文擬通過對信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理應用的綜合分析，實現(xiàn)對信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理的方法和注意事項的探討。

一、信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的檔案管理

信息系統(tǒng)在工程監(jiān)理中最重要的應用就是資源管理。這是由于信息系統(tǒng)普遍是以計算機系統(tǒng)為基礎，有很強大的數(shù)據(jù)處理和存儲能力。而工程監(jiān)理通常會涉及到大量的數(shù)據(jù)，例如工程進度安排、人事管理等等。為了方便管理，人們一般將存儲和管理這些資料的方法叫做檔案管理。

1.1 檔案管理的應用

工程監(jiān)理主要負責對工程建設進度的監(jiān)督和建設過程中所遇到的部分問題的解決。所以工程監(jiān)理的順利開展關(guān)系到工程建設的順利穩(wěn)定進行。因此，工程監(jiān)理需要利用部分技術(shù)手段對自身日常所需要處理的信息進行綜合管理。這就是工程監(jiān)理的檔案管理。

工程監(jiān)理的檔案管理主要分為三種：工程建設檔案管理、人事檔案管理和事項檔案管理。工程建設檔案一般是指工程建設進度安排、工程資源管理、工程預算等工程項目信息；人事檔案主要是指工程建設人員的相關(guān)信息，包括建設人員的個人信息、調(diào)動信息等等；事項資源主要是指工程建設中所涉及到的需要記錄在案的各種事項。

工程監(jiān)理的檔案管理幾乎涉及到工程建設的方方面面。那么，檔案管理在工程監(jiān)理中扮演著怎樣的角色？又發(fā)揮著怎樣的意義？

1.2 檔案管理的意義

對工程建設資源進行綜合整檔和管理，是工程三方——建設方、承包方和監(jiān)理方的共同要求。由于工程三方分別負責工程不同的部分，彼此之間存在著信息的不對等。而且，在工程建設的過程中，三方難免會存在著分歧和矛盾。因此，三方需要一個系統(tǒng)來進行彼此之間的協(xié)調(diào)。

因此，三方往往會經(jīng)過協(xié)調(diào)，共同建設工程監(jiān)理。但在這一過程中，通常會涉及到大量的數(shù)據(jù)和信息。如果單純依靠人力來解決，不僅工作效率地下，還容易造成紕漏。所以，一般都會選擇利用信息系統(tǒng)建設工程監(jiān)理。

在引入信息系統(tǒng)的過程中，人們自然要充分利用信息系統(tǒng)的各種技術(shù)。而且信息系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)處理能力也正好符合工程監(jiān)理的檔案管理需要。

綜合分析來看，信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的檔案管理是工程三方共同要求的，也是信息系統(tǒng)引入到工程監(jiān)理的必然選擇。而且，檔案管理對工程監(jiān)理的順利開展有著很積極的意義。

二、信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的檔案管理方法分析

檔案管理對信息系統(tǒng)工程監(jiān)理有著重要的意義，也關(guān)乎到工程建設的順利進行。但是由于我國國情的限制，我國目前的工程監(jiān)理中的檔案管理發(fā)展得還不完善。因此，我們需要對信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的檔案管理的方法展開探討。

2.1 檔案管理的方法

信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的檔案管理的基礎是信息化系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)處理和存儲能力。因此，要實現(xiàn)檔案管理的安全穩(wěn)定，首先就要建設可靠的信息化系統(tǒng)。

隨著時代的發(fā)展，信息化系統(tǒng)的發(fā)展也越來越完善，為建設工程監(jiān)理檔案管理專用的系統(tǒng)提供了基礎。因此，工程建設方要積極引入新的技術(shù)方法，來建設專門用于工程監(jiān)理檔案管理的信息化系統(tǒng)。

另外，還要注意相關(guān)專業(yè)人才的培養(yǎng)。目前我國信息化人才的缺口比較大，而專門負責工程監(jiān)理檔案管理的人才更是缺少。這一類人才不僅要求可以熟練掌握信息化系統(tǒng)的各種操作，還需要熟知工程建設的各種注意事項。所以，這一類人才需要專門的培訓，才能夠滿足人們的需求。

除此之外，還要建立完善的檔案管理體制，來支撐工程監(jiān)理檔案管理的順利穩(wěn)定進行。只有多管齊下，才能實現(xiàn)真正意義上的信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的檔案管理。

2.2 檔案管理的注意事項

要將信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的檔案管理發(fā)展完善，除了要講究方式方法外，還有許多注意事項是值得我們重視的。

首先，我們要重視檔案管理的穩(wěn)定性。一般來說，信息系統(tǒng)為了方便大數(shù)據(jù)的管理和交流，一般都會加入網(wǎng)絡系統(tǒng)。網(wǎng)絡系統(tǒng)雖然提供了便利性，但是也增加了檔案管理的危險性。而工程監(jiān)理通常都會有大量的機密信息，是需要妥善保管的。這點工作人員尤其要注意。

另外，要注意提高相關(guān)人員的人員素質(zhì)。工程監(jiān)理負責監(jiān)督工程進度，自然難免會有人要走歪門邪道，通過賄賂來謀取私利。我們需要對這一方面提高警惕，防止有人因為一己私欲而危害到整個工程監(jiān)理。

三、結(jié)束語

工程監(jiān)理的穩(wěn)定關(guān)系到工程建設順利開展。而對于我國目前仍處于發(fā)展的國情來說，工程建設有著重要的意義。為了保證工程監(jiān)理的順利，人們需要確保檔案管理的穩(wěn)定。本文通過對信息系統(tǒng)工程監(jiān)理中檔案管理的發(fā)展和意義的綜合分析，實現(xiàn)了對檔案管理方法和注意事項的探討。這些研究對工程監(jiān)理的順利發(fā)展和檔案管理的安全運行有著重要的意義，有很好的應用價值。

參考文獻：

[1]周軍輝，劉松.工程監(jiān)理檔案收集與管理的實踐[J].蘭臺世界，2000.

[2]林萍.信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案管理規(guī)范研究[J].科技檔案，2008.

[3]陳國云.信息系統(tǒng)工程監(jiān)理檔案的構(gòu)成及管理原則[J].中國檔案，2008.