信息化條件下醫(yī)科大學(xué)檔案管理工作問(wèn)題與對(duì)策

曹陽(yáng)

（山西醫(yī)科大學(xué)檔案館 太原 030001）

信息化條件下醫(yī)科大學(xué)檔案管理工作問(wèn)題與對(duì)策

曹陽(yáng)

（山西醫(yī)科大學(xué)檔案館 太原 030001）

信息時(shí)代為醫(yī)科大學(xué)的檔案管理工作帶來(lái)全新的挑戰(zhàn)與發(fā)展契機(jī)。本文以檔案管理信息化內(nèi)涵界定為切入點(diǎn)，結(jié)合信息技術(shù)時(shí)代對(duì)醫(yī)科大學(xué)傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)的影響闡釋?zhuān)⑦M(jìn)一步指明了現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)醫(yī)科大學(xué)在檔案管理工作中暴露出的問(wèn)題與短板，據(jù)此提出醫(yī)科大學(xué)檔案資源信息化建設(shè)應(yīng)對(duì)策略，以期為國(guó)內(nèi)醫(yī)科大學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)提供有益的參考。

信息化 醫(yī)科大學(xué) 檔案管理 問(wèn)題 策略

基于社會(huì)發(fā)展層面來(lái)看，信息化對(duì)現(xiàn)代社會(huì)演進(jìn)歷程產(chǎn)生難以忽視的沖擊與影響。在這一過(guò)程中，各類(lèi)新興信息技術(shù)手段的推廣與普及同樣波及傳統(tǒng)的檔案管理工作，并將敦促檔案管理工作實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵轉(zhuǎn)變。就醫(yī)科大學(xué)而言，因受檔案管理工作傳統(tǒng)理念的束縛，以及人類(lèi)知識(shí)結(jié)構(gòu)慣性的拘囿，其檔案管理工作在信息化浪潮的沖擊下暴露出諸多短板與不足。因此，客觀(guān)地分析現(xiàn)階段醫(yī)科大學(xué)在檔案管理問(wèn)題中存在的不足，并借此提出妥善的應(yīng)對(duì)策略，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)科大學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)路徑的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。

一、檔案管理信息化內(nèi)涵界定

20世紀(jì)60年代初期，日本人文社會(huì)學(xué)者梅棹忠夫在其著述《信息產(chǎn)業(yè)論》中提出“信息化”一詞，梅棹忠夫認(rèn)為，所謂的“信息化”即是人類(lèi)社會(huì)的演講歷程將實(shí)現(xiàn)由以往自然經(jīng)濟(jì)為主的農(nóng)業(yè)社會(huì)以及商業(yè)為主的工業(yè)社會(huì)向信息資源為主的信息社會(huì)的過(guò)渡[1]24。結(jié)合梅棹忠夫觀(guān)點(diǎn)以及自身對(duì)此的認(rèn)知，筆者認(rèn)為，所謂的“信息化”即指人類(lèi)依托信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)信息資源的優(yōu)化整合利用，從而使社會(huì)信息資源為公眾福祉增進(jìn)提供最大化服務(wù)，進(jìn)而助推社會(huì)進(jìn)步。

從社會(huì)發(fā)展的層面來(lái)看，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,是檔案管理工作現(xiàn)代化的核心?；诖朔N價(jià)值預(yù)設(shè)考量，所謂的檔案管理信息化即是指檔案管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行系統(tǒng)化檔案管理活動(dòng)中，應(yīng)依托各類(lèi)信息技術(shù)手段，以數(shù)字化檔案形式逐步取代先前的實(shí)體紙質(zhì)檔案保管形式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的效度化配置、開(kāi)發(fā)與利用，從而借助數(shù)字化檔案信息資源的便捷性特質(zhì)滿(mǎn)足公眾對(duì)檔案信息資源的使用訴求，進(jìn)而彰顯檔案信息資源的社會(huì)效益最大程度實(shí)現(xiàn)[2]91。

二、信息技術(shù)時(shí)代對(duì)醫(yī)科大學(xué)傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)的影響

數(shù)字技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等新型技術(shù)的推廣與普及，使得人類(lèi)社會(huì)步入信息技術(shù)時(shí)代，“開(kāi)放、分享”成為這一時(shí)代的鮮明特質(zhì)。在醫(yī)科大學(xué)傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案文件的介質(zhì)多以紙質(zhì)載體的形式存在。同數(shù)字電子檔案相比而言，紙質(zhì)檔案在保管、利用等方面存在諸多不足，因而難以將檔案的利用價(jià)值最大化實(shí)現(xiàn)[3]23。此外，在信息技術(shù)時(shí)代引致而來(lái)的創(chuàng)新思潮面前，醫(yī)科大學(xué)先前所遵循與貫行的檔案管理工作理念、方式等均受到不同程度的沖擊，不過(guò)需要看到的是，信息技術(shù)時(shí)代所帶來(lái)的技術(shù)革新與理念革新同樣賦予了醫(yī)科大學(xué)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的契機(jī)。

1.醫(yī)科大學(xué)檔案管理工作的效率與效度將得到顯著提升。信息技術(shù)時(shí)代所帶來(lái)的各類(lèi)新興技術(shù)，將大幅提升醫(yī)科大學(xué)檔案管理活動(dòng)中諸多環(huán)節(jié)的工作效率與工作效度，諸如數(shù)字電子介質(zhì)檔案對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的替代，將使歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)高速效度化運(yùn)行，同時(shí)，借由計(jì)算機(jī)云計(jì)算處理技術(shù)，檔案管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)字電子檔案的高效集約化便捷處理，而使用者一樣能夠借由計(jì)算機(jī)、自媒體等媒介實(shí)現(xiàn)對(duì)其所需的檔案資源的便捷化高效檢索與利用。此外，信息化檔案管理模式的構(gòu)建，也將改變以往固化的檔案管理模式，使檔案管理工作所消耗的時(shí)間成本大幅降低[4]64。

2.數(shù)字化載體將使醫(yī)科大學(xué)以往歸檔的檔案文件得以妥善保管。以往的檔案檢索查閱模式中，使用者務(wù)須在醫(yī)科大學(xué)的檔案保管機(jī)構(gòu)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的檢索查閱，再將所需內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印以便使用。在這一對(duì)紙質(zhì)檔案的重復(fù)使用過(guò)程中，必然將造成檔案文件的損耗，同時(shí)也為使用者帶來(lái)不便?？紤]到紙質(zhì)檔案的原始記憶屬性，借助數(shù)字電子檔案的生成實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的替代，既可以為使用者提供便利，同時(shí)也降低了反復(fù)借閱對(duì)紙質(zhì)檔案所造成的不可逆損耗，因而實(shí)現(xiàn)了對(duì)原始紙質(zhì)檔案的效度化保護(hù)。

三、醫(yī)科大學(xué)檔案管理工作暴露出的問(wèn)題與短板

結(jié)合自身的工作實(shí)踐，筆者認(rèn)為，現(xiàn)今醫(yī)科大學(xué)檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中存在下述問(wèn)題與短板。

1.檔案管理理念滯后?，F(xiàn)今，“大眾創(chuàng)新”是政府對(duì)公眾進(jìn)行積極自主創(chuàng)新的鼓勵(lì)與期許。檔案管理信息化路徑踐行是醫(yī)科大學(xué)檔案信息資源現(xiàn)代化創(chuàng)新的必由之路。然而需要看到的是，在醫(yī)科大學(xué)檔案管理工作中，普遍存在著對(duì)檔案管理工作重視程度不足、欠缺全局性認(rèn)知的問(wèn)題，具體表現(xiàn)為本應(yīng)作為醫(yī)科大學(xué)行政管理過(guò)程中重要節(jié)點(diǎn)的檔案管理工作，未能得到領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，未能將檔案信息資源的整合利用上升到自身戰(zhàn)略發(fā)展層面，因而多數(shù)醫(yī)科大學(xué)對(duì)待檔案管理工作的態(tài)度是停留在被動(dòng)利用層面，即仍然遵循傳統(tǒng)的建檔、歸檔、被動(dòng)檢索利用的運(yùn)行模式，如此便造成檔案信息資源自身本應(yīng)承載的社會(huì)記憶、組織記憶以及個(gè)體記憶價(jià)值未能得到充分彰顯，此種滯后的管理理念不啻對(duì)檔案信息資源的浪費(fèi)[5]69。

2.檔案資源信息化建設(shè)相關(guān)投入不足。在醫(yī)科大學(xué)踐行檔案資源信息化建設(shè)進(jìn)程當(dāng)中，必不可少的是相關(guān)配套資源的前期投入，諸如建設(shè)資金、軟件研發(fā)與硬件匹配、人員技能提升等。同時(shí)，在相關(guān)設(shè)施投入使用運(yùn)行之后，仍需要后續(xù)資金用于相應(yīng)的維護(hù)升級(jí)。而當(dāng)前國(guó)內(nèi)醫(yī)科大學(xué)在檔案資源信息化建設(shè)方面存在明顯的投入度不足，除去前述狀況外，醫(yī)科大學(xué)在資金、資源以及設(shè)備的使用投向?qū)用?，更傾向于將相關(guān)資源向招生、擴(kuò)建、科研等方面進(jìn)行傾斜，蓋其原因在于這類(lèi)投入能夠使醫(yī)科大學(xué)獲得明顯的辦學(xué)效益提升，而此種傾斜性投入也直接導(dǎo)致醫(yī)科大學(xué)的資金投向此消彼長(zhǎng)，難以或不愿顧及檔案資源信息化建設(shè)，進(jìn)而阻止了檔案資源信息化建設(shè)發(fā)展進(jìn)程。

3.網(wǎng)絡(luò)安全保障不足，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)欠缺規(guī)范化。信息時(shí)代加深了社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)程度，在這一過(guò)程中，檔案信息資源的內(nèi)容、數(shù)量也益發(fā)豐富?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)、自媒體技術(shù)等一系列信息技術(shù)的遍及化利用，使檔案資源信息的載體選擇更加多樣，同時(shí)檔案資源信息的交互分享利用也更為便捷化。需要指出的是，對(duì)于醫(yī)科大學(xué)而言，其檔案資源在管理過(guò)程中有必要考慮到檔案資源的開(kāi)放利用、智力成果保護(hù)等一系列問(wèn)題，一方面，醫(yī)科大學(xué)檔案資源信息化建設(shè)將為校內(nèi)檔案管理機(jī)構(gòu)搭建起同校內(nèi)外檔案資源合作共享利用的平臺(tái)，然而也極易在這一過(guò)程中遭遇網(wǎng)絡(luò)信息安全、非法訪(fǎng)問(wèn)、信息泄露等相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題，進(jìn)而產(chǎn)生網(wǎng)絡(luò)安全隱患；另一方面，國(guó)內(nèi)諸多醫(yī)科大學(xué)已經(jīng)先后創(chuàng)設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，不過(guò)普遍存在著低水平重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題與弊病，表現(xiàn)為數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)欠缺規(guī)范化，服務(wù)水平不盡如人意，難以滿(mǎn)足使用者的正常利用訴求，從整體建設(shè)層面來(lái)看，醫(yī)科大學(xué)校際之間的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)水平、標(biāo)準(zhǔn)也存在著參差不齊的現(xiàn)象，因而導(dǎo)致校際之間難以形成有效的檔案資源信息交互利用，造成檔案資源信息利用效率低下的困局。

4.檔案管理從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)技能亟待提升。由于對(duì)檔案管理工作重視程度以及投入度方面均存在偏頗性認(rèn)識(shí)和投入不足，進(jìn)而表現(xiàn)為醫(yī)科大學(xué)在檔案管理專(zhuān)業(yè)從業(yè)人員的配置方面，未能重視從業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)與技能提升，同時(shí)也未能注重將優(yōu)秀人才配置于此。檔案資源信息化建設(shè)路徑的關(guān)鍵取決于人力資源，因而醫(yī)科大學(xué)檔案管理從業(yè)人員應(yīng)具備與其所任職崗位相匹配的知識(shí)與技能，即不僅應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)、勤勉敬業(yè)的工作態(tài)度，更應(yīng)秉承信息時(shí)代對(duì)人力資源的技術(shù)訴求，熟練掌握各種信息化技術(shù)，如此方能契合崗位的職責(zé)要求。實(shí)事求是地講，現(xiàn)今國(guó)內(nèi)一部分醫(yī)科大學(xué)已經(jīng)意識(shí)到這一問(wèn)題，并初步著手檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)技能，然而受制于傳統(tǒng)理念的束縛、適格人才的欠缺等要素，檔案管理人力資源問(wèn)題現(xiàn)已成為阻滯醫(yī)科大學(xué)檔案資源信息化建設(shè)的瓶頸要素。

四、醫(yī)科大學(xué)檔案資源信息化建設(shè)應(yīng)對(duì)策略

1.深化對(duì)檔案資源信息管理工作內(nèi)涵建設(shè)的理念認(rèn)知。在高等教育轉(zhuǎn)型時(shí)期，檔案管理工作信息化建設(shè)是轉(zhuǎn)型升級(jí)的必由之路，因而對(duì)于醫(yī)科大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)層而言，應(yīng)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，改變以往對(duì)檔案管理工作的偏頗性認(rèn)知與偏差性待遇，要正視和重視檔案管理工作對(duì)于醫(yī)科大學(xué)教學(xué)、科研、行政管理方面所發(fā)揮的協(xié)同效用，將檔案資源信息管理工作上升到高校組織戰(zhàn)略發(fā)展層面，依托校內(nèi)黨政宣傳部門(mén)為主、各教學(xué)部門(mén)與行政部門(mén)配合的方式，進(jìn)行檔案管理工作重要性的宣導(dǎo)，在校內(nèi)創(chuàng)設(shè)檔案資源信息管理工作重要性的整體氛圍，結(jié)合醫(yī)科大學(xué)自身的發(fā)展愿景以及校情，以制度化管理方式構(gòu)建檔案管理工作的長(zhǎng)效運(yùn)行監(jiān)督機(jī)制，對(duì)實(shí)踐中所遇到的相關(guān)問(wèn)題，秉承“發(fā)現(xiàn)問(wèn)題——分析問(wèn)題——解決問(wèn)題”的化解路徑，以“黨政牽頭，基層聯(lián)動(dòng)”的方式，主動(dòng)使自身的檔案資源管理工作走上信息化建設(shè)之路。

2.加大資金扶持力度。人類(lèi)的任何社會(huì)實(shí)踐行為均依賴(lài)于相應(yīng)的物質(zhì)保障。對(duì)于醫(yī)科大學(xué)檔案管理工作而言，能否真正創(chuàng)設(shè)信息化檔案管理模式，除去領(lǐng)導(dǎo)層重視與管理理念更新之外，相當(dāng)大的層面上取決于切實(shí)的物質(zhì)投入。客觀(guān)地講，醫(yī)科大學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)并非朝夕之事，即便創(chuàng)設(shè)了相對(duì)完備的校內(nèi)檔案管理信息體系，其所獲益的成效也并非短期可期?；诖朔N情形，醫(yī)科大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)層必須制定出臺(tái)科學(xué)的、切合自身發(fā)展實(shí)情的檔案管理信息化發(fā)展方略，在保障教學(xué)、科研與行政運(yùn)行的基礎(chǔ)之上，盡可能地實(shí)現(xiàn)將資金向檔案管理信息化建設(shè)方面的傾斜，具體可以采取獲取行政財(cái)政專(zhuān)項(xiàng)撥款、與第三方機(jī)構(gòu)合作等模式，擴(kuò)大資金半徑。在這一過(guò)程中，務(wù)須保障專(zhuān)款專(zhuān)用，規(guī)避資金被挪為他用的現(xiàn)象發(fā)生，同時(shí)，依托同校外第三方機(jī)構(gòu)的合作，能夠?qū)崿F(xiàn)雙方的共贏，既可以依托第三方機(jī)構(gòu)的參與，從商業(yè)層面減少醫(yī)科大學(xué)自身信息化建設(shè)成本投入，另一方面可以借由第三方機(jī)構(gòu)的介入，從社會(huì)層面能夠擴(kuò)大自身檔案的使用半徑，并擴(kuò)大自身社會(huì)影響，改變以往校內(nèi)檔案資源“信息孤島”的困頓局面。

3.規(guī)范數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施。醫(yī)科大學(xué)檔案資源信息化建設(shè)的效度如何，在技術(shù)與應(yīng)用層面取決于是否能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，醫(yī)科大學(xué)應(yīng)著眼于全局，秉承全球化視野，參照域外醫(yī)科類(lèi)高校的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)模式，以國(guó)際通行標(biāo)準(zhǔn)為參照，創(chuàng)設(shè)契合全球信息化時(shí)代的數(shù)據(jù)庫(kù)，以便為檔案管理工作提供必備的后臺(tái)技術(shù)支持。從技術(shù)層面來(lái)看，以往數(shù)據(jù)庫(kù)所使用的FoxPro等程序編寫(xiě)的數(shù)據(jù)庫(kù)，僅能保證單機(jī)狀態(tài)下的使用，難以滿(mǎn)足全局化的使用訴求。因此醫(yī)科大學(xué)應(yīng)創(chuàng)設(shè)集成化的MIS系統(tǒng)，借助SQL Server2014等軟件，創(chuàng)設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，從而使使用者便捷地獲得數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)，同時(shí)也保證了檔案資源的信息化建設(shè)。

基于檔案資源信息安全的考量，醫(yī)科大學(xué)應(yīng)注重檔案信息管理系統(tǒng)的魯棒性，對(duì)重要檔案進(jìn)行備份處理，同時(shí)建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)與預(yù)警機(jī)制，規(guī)避網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，依托物理隔離與邏輯隔離等方式，規(guī)避計(jì)算機(jī)病毒以及“黑客”的入侵，進(jìn)而創(chuàng)設(shè)安全的檔案資源共享環(huán)境。

4.提升檔案管理工作人員職業(yè)技能。在任何社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，人力資源的重要性不言而喻。醫(yī)科大學(xué)在檔案資源信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)注重對(duì)檔案管理工作人員的技能提升，如專(zhuān)題講座、在職培訓(xùn)、校際交流等，同時(shí)，應(yīng)創(chuàng)設(shè)KPI考核模式，提升檔案管理工作人員的工作績(jī)效，并通過(guò)考核方式發(fā)現(xiàn)不足，以便共同發(fā)覺(jué)問(wèn)題產(chǎn)生的緣由所在，借由前述措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作人員職業(yè)技能的切實(shí)提升，最終為檔案資源信息化建設(shè)儲(chǔ)備必備的人力資源。

現(xiàn)今，“數(shù)字化校園”建設(shè)成為國(guó)內(nèi)諸多高校的重點(diǎn)推進(jìn)項(xiàng)目。檔案資源信息化建設(shè)是“數(shù)字化校園”建設(shè)過(guò)程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。醫(yī)科大學(xué)管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變思維，改變以往對(duì)檔案管理工作的偏頗認(rèn)知，以人財(cái)物的投入保障檔案資源的信息化建設(shè)。

[1]徐擁軍,周艷華,李剛.基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索[J].檔案學(xué)通訊，2011（2）.

[2]熊友菊.信息化社會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)模式的挑戰(zhàn)[J].檔案學(xué)通訊，2011（2）.

[3]郭偉,方昀.數(shù)字檔案館評(píng)價(jià)方法研究（上）[J].檔案學(xué)研究，2014（2）.

[4]王美琴.我國(guó)檔案信息化過(guò)程中的主要問(wèn)題及對(duì)策[J].檔案學(xué)研究，2011（1）.

[5]閉線(xiàn)林.新時(shí)期高校檔案信息化建設(shè)探析[J].山西檔案，2014（5）.

Problems and Countermeasures of Archives Management in Medical Universities Under the Condition of Informatization

Cao Yang

(Archives of Shanxi Medical University,Taiyuan 030001,China)

Information Age brings about new challenges and development chances for archives management in medical universities.With the introduction of informatization connotation in archives management as the entry point,the paper illustrates the influence on traditional archives management in medical universities by information age,and presents problems exposed in current archives management in medical universities of China.Based on this,countermeasures of informatization construction of archives resources in medical universities are proposed in order to provide helpful reference to informatization construction of archives management in medical universities of China.

informatization;medical universities;archives management;problems;countermeasures

G271

A

2016-09-08