探討事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究

朱緒如

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，人們對于信息檔案的需求越來越大，也是提供單位發(fā)展思路的重要數(shù)據(jù)來源。最近幾年事業(yè)單位的檔案管理受到較多的關(guān)注，但是依然存在問題，主要表現(xiàn)在單位管理手段落后，人員職業(yè)素質(zhì)不高以及對檔案管理重視不足。那么針對這些問題，事業(yè)單位需要找出有針對性的解決辦法，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理改革的步伐，讓事業(yè)單位的檔案管理工作更加高效有序。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀分析;對策研究

引言：機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常事務(wù)繁雜，管理難度大，其中，檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作中的重要一環(huán)，檔案管理工作的質(zhì)量直接影響著其他業(yè)務(wù)開展的質(zhì)量，相關(guān)人員必須認(rèn)真研究檔案管理工作特點，制定與單位實際相適應(yīng)的管理方法，立足矛盾和不足求發(fā)展，解剖問題求進(jìn)步。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）事業(yè)單位不重視檔案管理工作

目前，事業(yè)單位的大部分領(lǐng)導(dǎo)對于單位內(nèi)部的管理不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)們對檔案管理的重要作用的這種忽視，主要是因為對檔案管理工作內(nèi)容不熟悉，不了解其中的重要作用，而是把工作重心和精力全部放在了人力資源和技術(shù)人員的培養(yǎng)上，沒有意識到檔案管理的水平與業(yè)績是相輔相成的關(guān)系，長此以往，會造成大量的人才流失，業(yè)務(wù)上也會出現(xiàn)紕漏，落實到檔案管理的工作迫在眉睫，是事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的有力保障。

（二）檔案管理人員素質(zhì)偏低

事業(yè)單位檔案管理工作是一項系統(tǒng)全面的體系工程，不是一朝一夕就能完成的，對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)要求比較高。但是在實際工作中，很多事業(yè)單位檔案管理人員往往是半路出家，對檔案管理工作的認(rèn)識程度膚淺，甚至有許多單位沒有專職的檔案管理人員，只有兼職人員。

（三）檔案管理制度缺乏規(guī)范化

所謂“無規(guī)矩不成方圓”，檔案管理要有檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，目前，大部分事業(yè)單位雖然建立了檔案管理制度，但是沒有真正落實和實行，檔案管理制度形同虛設(shè)，部分單位雖然會按照一定的工作程序開展工作，但是因為制度不完善，管理松懈，加上單位各部門沒有及時溝通和交流，缺乏共同協(xié)作的能力，導(dǎo)致檔案管理制度執(zhí)行力下降，同時影響檔案的規(guī)范管理。

（四）檔案管理設(shè)備落后

檔案管理信息化進(jìn)程推進(jìn)無力是事業(yè)單位檔案管理工作存在的普遍問題，多數(shù)單位對檔案管理的認(rèn)識還停留在“架子化”“整齊化”“美觀化”上，進(jìn)入檔案管理室后，一排排整齊的架子和資料就是好的檔案管理，其實這些已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能與現(xiàn)代社會相適應(yīng)。智能化設(shè)備、自動化設(shè)備、動態(tài)管理技術(shù)等高新管理手段得不到投入和使用，手抄筆錄的現(xiàn)狀沒有得到明顯改進(jìn)。檔案管理人員對于高新技術(shù)的不掌握、不了解導(dǎo)致了他們不會尋求變革，滿足于最原始的檔案管理方法，檔案管理效率難以提升，檔案高效利用也無從談起。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的突破策略

（一）提高檔案管理意識

思想上的進(jìn)步是最關(guān)鍵的進(jìn)步。檔案管理人員一定要真正認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和其獨特的性質(zhì)，不能簡單地認(rèn)為檔案管理工作是一項機(jī)械無腦的資料保管工作，要從思想上、制度上、體系上徹底做出全新認(rèn)識，提升自身工作的使命感、榮譽(yù)感，不斷加強(qiáng)工作主動性，為提高檔案管理水平、提升檔案管理效率出謀劃策。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)

人員素質(zhì)的提高是工作質(zhì)量提高的關(guān)鍵和核心。首先，檔案管理人員的選拔要以專業(yè)能力素質(zhì)為重點，突出德才兼?zhèn)?，讓真正想干事、能干事的人進(jìn)入檔案管理隊伍中。其次，要做好檔案管理人員的再教育，單位要定期組織檔案管理培訓(xùn)，注重與其他單位的學(xué)習(xí)交流，安排管理人員到兄弟單位參觀見學(xué)，開闊視野。再次，要嚴(yán)格落實好檔案管理人員的考核制度，考核結(jié)果直接與晉職加薪掛鉤，實現(xiàn)“以考促進(jìn)”的目的，形成壓力，促使管理人員主動學(xué)習(xí)。

（三）增強(qiáng)檔案管理技術(shù)的使用

首先，檔案管理走數(shù)字化道路。在當(dāng)前的檔案管理發(fā)展過程中最為典型的方法就是做好數(shù)字化和信息化管理工作，可以使用信息技術(shù)做數(shù)據(jù)庫完善以及掃描技術(shù)還有身份證技術(shù)等，這些對于提升檔案管理效率具有積極的促進(jìn)作用，可以增強(qiáng)工作有效性，實現(xiàn)信息資料的更新、整合和補(bǔ)充。事業(yè)單位檔案管理要使用數(shù)字化技術(shù)建立起統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，在數(shù)字化信息化檔案管理平臺上實現(xiàn)對信息的整理和轉(zhuǎn)移補(bǔ)充等等。事業(yè)單位的信息資源屬于無形資產(chǎn)，要實現(xiàn)良好的社會效益就需要創(chuàng)造出更好的條件，加大檔案管理信息的建設(shè)工作，走數(shù)字化道路。其次，檔案管理走自動化道路。檔案管理自動化是在電子標(biāo)簽以及OCR識別的基礎(chǔ)上進(jìn)行自動化收集和自動化篩選以及自動化檢索的，自動化檔案管理模式可以實現(xiàn)信息的資料批量操作，在自動化基礎(chǔ)上事業(yè)單位還需要不斷地購置現(xiàn)代化機(jī)械設(shè)備，滿足單位的自動化要求，最后實現(xiàn)自動化管理與檔案管理的高效率。

（四）提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

首先，福利待遇制度的建立。完善的福利待遇對于一個單位的工作人員來講是具有激勵性的，因此在新公共服務(wù)理論當(dāng)中，在當(dāng)前的激烈化市場競爭當(dāng)中還需要事業(yè)單位為工作者提供良好的福利待遇，吸引人才，留住人才也完善人才結(jié)構(gòu)，充分調(diào)動起事業(yè)單位工作人員的積極性和主動性。其次，高級人才的引進(jìn)。人才是檔案管理也是信息建設(shè)的基礎(chǔ)，在事業(yè)單位檔案管理建設(shè)的過程中，人才要提供源源不斷的支持，并且要重視高素質(zhì)人才的積累和建設(shè)，這樣才能為檔案信息化發(fā)展提供對策和支持。人才是事業(yè)單位檔案管理和建設(shè)的核心，針對高素養(yǎng)人才流失和不足的問題還需要加以改善。

結(jié)語：總而言之，分析事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀以及對策至關(guān)重要，不僅可以解決事業(yè)單位檔案管理存在的問題，還可以提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利實施，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的改革，以便達(dá)到事半功倍的事業(yè)單位管理效果。

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