如何做好建筑工程檔案管理工作

王婉音

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，建筑工程行業(yè)也隨之取得了令人矚目的成就。檔案管理工作屬于建筑工程項(xiàng)目的重要環(huán)節(jié)，關(guān)乎著工程建設(shè)的質(zhì)量，尤其對(duì)于一些大型建筑工程來(lái)講，檔案管理效率直接決定了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益及競(jìng)爭(zhēng)力。由于工程檔案所涉及范圍較廣，而且十分復(fù)雜繁瑣，不允許出現(xiàn)任何差池，因此優(yōu)化建筑工程檔案管理工作有助于促進(jìn)建筑企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞 建筑工程 檔案管理 企業(yè)管理

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)建筑行業(yè)取得突飛猛進(jìn)的發(fā)展業(yè)績(jī)，因此隨之產(chǎn)生了大量的工程檔案。建筑工程檔案的記錄形式十分多樣，其中以文字、圖表和音像資料為主，這些原始、真實(shí)的檔案文件，反映了工程建設(shè)情況的本來(lái)面貌。這些檔案不僅涵蓋施工準(zhǔn)備階段和監(jiān)理工作，而且還涉及具體的施工檔案以及驗(yàn)收文件。這些檔案材料是我國(guó)建筑事業(yè)發(fā)展歷程的縮影，同時(shí)能夠?yàn)槿蘸笫┕?lái)豐富的借鑒。然而一直以來(lái)，建筑企業(yè)對(duì)于實(shí)際工程和施工較為重視，在工程檔案管理中缺乏創(chuàng)新作為，個(gè)別企業(yè)還存在敷衍應(yīng)對(duì)現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致工程檔案管理質(zhì)量日益下降。因此對(duì)現(xiàn)有建筑工程檔案管理工作進(jìn)行改革與優(yōu)化十分必要，且勢(shì)在必行。

一、對(duì)建筑工程檔案管理工作意義的分析

隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化進(jìn)程的深入推進(jìn)，健全建筑全過(guò)程的檔案管理，是確保建筑成果的有力保障，因此具有深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。由于建筑工程檔案能夠詳細(xì)全面真實(shí)地反映建筑工程的整個(gè)過(guò)程，例如：理念、技術(shù)及具體施工等，因此不僅是后期管理維護(hù)的有效參考依據(jù)，更是建筑物防震減災(zāi)或者災(zāi)后重建的重要參照。此外，面對(duì)日益提速且規(guī)模龐大的城鎮(zhèn)化進(jìn)程，建筑工程檔案管理要最大限度地發(fā)揮其職能作用，在分享建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和提供基礎(chǔ)技術(shù)數(shù)據(jù)的同時(shí)，為城鎮(zhèn)化建設(shè)創(chuàng)設(shè)捷徑，最終高效地推動(dòng)城鎮(zhèn)化建設(shè)的效率與質(zhì)量。

二、目前建筑工程檔案管理工作存在的突出問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)相對(duì)薄弱

目前，很多建筑企業(yè)在工程施工中存在不建檔行為，有些單位雖然有檔案管理部門，但是管理質(zhì)量差強(qiáng)人意，并不能全面地覆蓋工程的全部流程。其次，應(yīng)付建檔的現(xiàn)象十分普遍，一些中小型建筑企業(yè)并未對(duì)建檔工作產(chǎn)生足夠的認(rèn)識(shí)，因此多數(shù)存在敷衍了事的心理，致使建檔工作形式化嚴(yán)重。例如：缺少公章、真實(shí)數(shù)據(jù)以及原件的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。最后，不歸檔現(xiàn)象日益惡化。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些建筑單位在工程初期存在建檔行為，然而在工程結(jié)束后，相關(guān)檔案資料卻有意拖延，致使工程信息受到延誤。

（二）檔案管理專業(yè)素質(zhì)有待提升

由于建筑企業(yè)對(duì)檔案管理工作存在輕視心理，因此對(duì)相關(guān)管理人員的聘用也是缺乏重視。致使一些非本專業(yè)的人員從事或兼職該項(xiàng)工作。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定了管理的效率和質(zhì)量，而一直處于模仿其他單位的做法勢(shì)必會(huì)降低檔案管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，尤其是將錯(cuò)誤數(shù)據(jù)存檔后，一旦日后需要查詢時(shí)，就會(huì)帶來(lái)各種危害和不利影響。

（三）保管經(jīng)費(fèi)缺乏保障

建筑工程項(xiàng)目的特點(diǎn)是時(shí)間緊任務(wù)重，而且對(duì)于資金的需求量極大，正因如此，很多建筑企業(yè)并未設(shè)置專門的檔案管理辦公室，而且缺乏專業(yè)的保管經(jīng)費(fèi)，很多檔案資料都是散亂堆放，進(jìn)而導(dǎo)致工程檔案的安全實(shí)效性難以保障。

三、健全建筑工程檔案管理工作的路徑及建議

（一）提高對(duì)工程檔案管理工作的思想認(rèn)知

建筑工程企業(yè)要扭轉(zhuǎn)以往思想認(rèn)知的不足，從可持續(xù)發(fā)展的角度重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作。只有在思想根源上提升重視，才會(huì)在實(shí)際行動(dòng)中主動(dòng)創(chuàng)新并迎難而上。縱然檔案管理工作十分繁瑣且與短期效益不發(fā)生關(guān)聯(lián)，但為了建筑工程本身以及城鎮(zhèn)化的總體需求，還需要克服各種困難，搞好檔案管理工作提供保證。

（二）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理是一門專業(yè)性極強(qiáng)的工作，尤其在建筑工程施工中，既要具有專業(yè)的業(yè)務(wù)能力，而且需要極強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任心。因此，選拔和培養(yǎng)檔案管理人才十分重要。此外，建筑單位還要購(gòu)置先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和器材，并保證人才的薪資待遇，使其穩(wěn)定踏實(shí)地在崗位上立足，這樣檔案管理水平和效率才會(huì)循序漸進(jìn)。

（三）實(shí)施同步跟蹤管理

建筑工程檔案管理工作要確保實(shí)時(shí)性，萬(wàn)不可拖延耽擱，一旦出現(xiàn)后補(bǔ)等滯后行為，檔案的真實(shí)性就會(huì)大打折扣。基于此，上級(jí)檔案管理主管機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)監(jiān)管，確保對(duì)不同建設(shè)單位進(jìn)行管理培訓(xùn)，同時(shí)定期召開(kāi)檔案管理工作會(huì)，實(shí)時(shí)提出整改意見(jiàn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成所有歸檔，而且一旦發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目檔案和案卷質(zhì)量的問(wèn)題，要責(zé)令其限期整改。

（四）構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制

檔案管理工作需要詳細(xì)地記錄工程的前后順序以及項(xiàng)目施工的方方面面，優(yōu)質(zhì)的檔案對(duì)于企業(yè)日后發(fā)展會(huì)起到推波助瀾的作用。因此構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制不要局限于上級(jí)的要求，而是企業(yè)自身發(fā)展的迫切需要。因此，建筑企業(yè)應(yīng)該制定相關(guān)的檔案管理制度，確保檔案管理工作成為建筑工程的必要組成，進(jìn)而按照制度要求按部就班地落實(shí)檔案管理工作。此外，建筑單位還要適時(shí)地增加和維護(hù)工程檔案，以加強(qiáng)對(duì)檔案資料價(jià)值的利用。同時(shí)不同建筑企業(yè)還要加強(qiáng)互動(dòng)和交流，使檔案資源能夠得到共享，通過(guò)彼此的借鑒和學(xué)習(xí)，進(jìn)而打破地域封鎖實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)效應(yīng)。

總之，建筑工程檔案管理工作的重要性毋庸置疑，構(gòu)建完善的管理工作符合時(shí)代發(fā)展的需求，而且是建筑事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。希望建筑企業(yè)能夠加大對(duì)此項(xiàng)工作的認(rèn)知，不要只顧眼前利益，而是要從大局出發(fā)，進(jìn)而采取積極地應(yīng)對(duì)措施，使筑工程檔案管理工作能夠日趨完善，進(jìn)而為企業(yè)和社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐保障。

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