人事檔案管理工作影響因素及其應(yīng)對策略

楊鳳艷

摘 要：本文從人事檔案管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容出發(fā)，深刻剖析了人事檔案管理中一些重要的影響因素，并給出了具體的對策建議，有很強的針對性和實效性，可用于相關(guān)人員的學(xué)習(xí)、借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；問題；對策

隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，人們的生活工作狀態(tài)發(fā)生了巨大的變化，工作的變動性越來越大，同時，對工作內(nèi)容和狀態(tài)的考核評價也日益增加，導(dǎo)致人事檔案的使用和重要性更加凸顯。基于此，加強人事檔案的管理工作，無論從當(dāng)事人還是企業(yè)的角度，這都已經(jīng)成了一種必然的需要和要求。就目前的人事檔案管理來說，存在著許多有待解決的問題，這些問題限制并阻礙了人事檔案管理工作提升到更高的層次，對于人力資源管理和企業(yè)其他一些工作，也都形成了一些不利的影響。鑒于對人事檔案管理一些錯誤模糊的認(rèn)識，有必要將這些問題進(jìn)行研究闡述。

對于人才交流中心和各企事業(yè)單位的人事管理部門來說，人事檔案管理工作就是日常需要完成的一項基本工作，這項工作的完成情況直接關(guān)系到了當(dāng)事人的職業(yè)發(fā)展，是確保人才順暢流動和促進(jìn)人才管理健康發(fā)展的一項比較重要的工作內(nèi)容。事實表明，人事檔案是用于存儲目標(biāo)人才資源以及涵蓋人才全部信息的一種重要方式，對人才流動時的身份及工作情況介紹，有非常顯著的作用。因此，認(rèn)真做好相關(guān)的人事檔案管理方面的每一環(huán)節(jié)工作，有效服務(wù)于所有人才以及人才資源的相關(guān)交流開發(fā)等任務(wù)，這是目前進(jìn)行人事檔案管理以及推動人才有效交流的重要方法選擇。而努力研究關(guān)于人事檔案管理工作中的問題、方法和工作具體的細(xì)節(jié)性內(nèi)容，提出相應(yīng)的對策意見，這也是作為從事人事檔案管理工作人員的職責(zé)所在。

一、人事檔案管理概述

通常意義上講，人事檔案主要是用于記載當(dāng)事人的個人經(jīng)歷以及大項活動情況等的一些基本數(shù)據(jù)和信息，明顯具有在客觀意義上的真實性和參考性，是最主要的個人的歷史性參考材料。其主要內(nèi)容基本涵蓋了當(dāng)事人的思想政治、基本素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及成長過程中的主要經(jīng)歷等各方面內(nèi)容，這些內(nèi)容信息可以凸顯該當(dāng)事人完整客觀的描述。基于這些描述，人事檔案一方面彰顯了當(dāng)事人在生活、學(xué)習(xí)、工作，以及相關(guān)學(xué)歷取得和相應(yīng)專業(yè)技術(shù)職務(wù)等內(nèi)容，是對自然情況的具體描述。另一方面則具體記錄了當(dāng)事人的家庭和社會關(guān)系，以及取得的獎懲等基本情況，利用人事檔案的這些記載信息，持續(xù)進(jìn)行記錄、保存，通過適當(dāng)管理，可以為當(dāng)事人在應(yīng)聘過程中，提供給相應(yīng)的崗位以及實際的用人單位提供更為動態(tài)和真實可靠的詳實資料以及數(shù)據(jù)內(nèi)容，這也是進(jìn)行人事檔案管理要達(dá)成的主要目標(biāo)。

因此，必須正視人事檔案管理，在工作中要展現(xiàn)出足夠的職業(yè)精神和負(fù)責(zé)的態(tài)度，對于檔案管理中的基礎(chǔ)工作，包括分類整理以及檔案保管等方面的內(nèi)容，都要一一做好，要本著對當(dāng)事人以及企事業(yè)單位負(fù)責(zé)的精神，將工作范圍內(nèi)的每個細(xì)節(jié)問題處理好，以實際行動支持人才隊伍建設(shè)的合理配置以及人力資源管理的卓有成效。

二、人事檔案管理工作影響因素及其應(yīng)對策略分析

1.目前人事檔案管理的關(guān)鍵影響因素

在如今信息化時代，一談到人事檔案管理工作，給人的感覺就像一個老舊的倉庫和成堆的紙質(zhì)檔案袋，有著濃濃的懷舊氣息。但實際的檔案管理，遠(yuǎn)非想象中的這樣，這個工作也是有著自己的規(guī)則和樂趣。尤其隨著新檔案管理技術(shù)的采用，人事檔案管理工作已經(jīng)與最新潮的現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)掛上了鉤，想要做好這項工作也絕非想象那么簡單。根據(jù)實際工作中的實踐經(jīng)驗，對于目前的人事檔案工作的管理有一些非常重要的影響因素，現(xiàn)將這些因素和原因進(jìn)行如下的分析：

（1）重視程度對于人事檔案管理非常關(guān)鍵。只有把人事檔案的管理當(dāng)作一項重要的工作對待，才會促進(jìn)這項工作的順利開展，如果整個單位對人事檔案的管理都采取接受和認(rèn)可的態(tài)度，尤其是任職于人事檔案管理的人員，更要引起高度重視，其結(jié)果不言自明。真正的重視體現(xiàn)在方方面面，比如對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，對檔案管理制度的嚴(yán)格督促，對工作成果的考核驗收等等方面。加大關(guān)注和重視的程度，會促進(jìn)許多相關(guān)困擾問題的徹底解決。

第一，人事檔案管理上要嚴(yán)格管理制度。制度清楚規(guī)范，就會避免隨意性，如果制度不健全，在具體的落實中就會很差。在某些單位中，領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的管理非常了解和理解，檔案管理的整個過程就會切實有力，執(zhí)行中的具體條文落實到位，經(jīng)得起推敲和考研。那些已制訂的人事檔案管理制度，對于實際的工作過程有幫助、規(guī)范和指導(dǎo)作用，制度健全，才能人人有責(zé)，事事有根據(jù)。而這也最終體現(xiàn)在對具體業(yè)務(wù)的管理落實中，執(zhí)行效果很好。大家都會將人事檔案管理當(dāng)作重要的事看待，涉及到自己的內(nèi)容都會認(rèn)真對待。

第二，單位領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)能力也非常重要。在人事檔案管理上領(lǐng)導(dǎo)要避免拍腦門想當(dāng)然，就要具備對基本的人事檔案管理原則和規(guī)則的了解掌握。單位的領(lǐng)導(dǎo)要善于從具體的工作中學(xué)習(xí)，對于人事檔案管理工作不能當(dāng)然，看到什么不懂的東西多問幾個為什么，在不了解實情不懂得規(guī)程的情況下堅決不亂指揮，必須給出態(tài)度的內(nèi)容也能夠廣泛考慮充分調(diào)研，而且準(zhǔn)備出調(diào)整的余地。堅決不能造成制度執(zhí)行朝令夕改的情況，這樣下面的人只會忙得焦頭爛額，甚至有時難免采取能拖就拖的工作態(tài)度。這樣的情形必須在工作中避免，任何情況下都不允許發(fā)生。

第三，提高對人事檔案的及時性和可信度管理。在人事檔案管理上要重視檔案對于當(dāng)事人的重要影響，填寫內(nèi)容要規(guī)范及時，不能擅自涂改，提高檔案的及時填寫準(zhǔn)確性和可信度。對人事檔案進(jìn)行動態(tài)及時填寫，這就是一種對當(dāng)事人負(fù)責(zé)的態(tài)度，也是對企事業(yè)單位負(fù)責(zé)的態(tài)度。

分析這些影響因素，根本的地方主要還是要單位上下提高重視這項工作的程度，有了重視，就會在必要的地方多投入精力和資源，所有做的工作都要出于認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。既然國家有這方面的明確要求，那就該有的機構(gòu)都保證有了，其他的就要逐步就位。結(jié)果就會促進(jìn)規(guī)范的行為完全經(jīng)得起實際工作的檢查，這是對當(dāng)事人負(fù)責(zé)任的態(tài)度。對人事檔案管理的日常工作持續(xù)投入，這不僅表現(xiàn)在資金方面，尤其是對人員的配備上，要根據(jù)人員的素質(zhì)和單位需要進(jìn)行專人指定，因為，如果管理人員頻繁發(fā)生變動，工作的延續(xù)性就會受到影響。

（2）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)滿足使用要求。人事檔案管理，需要具備一些基本的硬件條件，比如環(huán)境合適的辦公場所，以及足夠?qū)挸ㄇ易鲞^防潮防火防盜等相關(guān)處理的檔案儲存室，在企事業(yè)單位中，這些最基本的基礎(chǔ)建設(shè)需要得到保證。具體來說，有以下幾個方面的內(nèi)容需要引起注意。

第一，基礎(chǔ)設(shè)施如果過于陳舊，就難以發(fā)揮使用功能，會一定程度嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的正常開展?？陀^上說，一個單位的人事檔案室應(yīng)該設(shè)置在室內(nèi)整潔，設(shè)備齊全，環(huán)境優(yōu)雅的辦公場所，實際的情況也基本能達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)。工作環(huán)境差一點可以克服，但絕不能影響到工作的正常進(jìn)行。尤其是一些重要的場所和部位，必須不能有一點含糊，包括專門存放人事檔案的固定場所，即便因為特殊情況臨時進(jìn)行存放的地方，其環(huán)境也要有相當(dāng)?shù)谋Ｕ?，不能造成檔案中的一些重要材料發(fā)生霉?fàn)€變質(zhì)等問題。

第二，技術(shù)條件如果過于老舊，就會對現(xiàn)階段人事檔案管理工作的發(fā)展要求形成一定限制。目前已經(jīng)步入信息化時代，計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使得人事檔案管理有了更強大的功能平臺，通過技術(shù)升級，不但提高了管理的效率，還能進(jìn)一步降低管理的成本，是一種非常適合的選擇。企事業(yè)單位要對此充分研究，選擇合適的方式推進(jìn)人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)程。提升這些檔案的調(diào)閱、編輯、審核、整理等過程的效率，降低勞動強度。

2.人事檔案管理的對策分析

這些因素能否引發(fā)新問題的出現(xiàn)，歸根結(jié)底還是管理得不得法的原因，從根本上沒有意識到檔案工作的具體操作要經(jīng)過怎樣的一個程序，就理所當(dāng)然地將其按照自己的想法安排了基礎(chǔ)建設(shè)的內(nèi)容，忽視了該工作對于實際業(yè)務(wù)開展的真正需要。這就要求具體負(fù)責(zé)該項工作的人要及時向相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)反饋這些事情，爭取通過這些努力引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，從根本上解決基礎(chǔ)建設(shè)方面存在的問題。在反應(yīng)問題時，不僅要站在人事檔案管理的角度，還要站在更高層面上講明這些弊端對于人力資源管理，以及企事業(yè)單位的正常發(fā)展產(chǎn)生的負(fù)面影響，也許就能有一定的效果。

（1）加強基礎(chǔ)建設(shè)。人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，就是對這些檔案的登錄、收集、整理、存儲等內(nèi)容，將這些工作扎實做到位，是作為業(yè)務(wù)人員必須完成的責(zé)任。隨著我國人事制度的進(jìn)一步改革，實際的人事檔案管理工作又增添了許多新項目和新變化。必須要結(jié)合自己單位的工作實際，通過加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力，最終將這些工作一一做好。從企事業(yè)單位的角度說，基礎(chǔ)建設(shè)就包括基礎(chǔ)的硬件建設(shè)和軟件建設(shè)，硬件指的是物理基礎(chǔ)，包括辦公室、庫房等的建設(shè)，軟件就是技術(shù)方面的投入，要通過引進(jìn)先進(jìn)的管理系統(tǒng)，提升人事檔案的管理水平。

一些單位出于企業(yè)信息化發(fā)展的需要，會上馬相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)進(jìn)入的同時，人員和技術(shù)也要同時跟進(jìn)，確保設(shè)備發(fā)揮應(yīng)有的作用，確保系統(tǒng)的全性能發(fā)揮效力，同時還要確保人員的基本穩(wěn)定，不能發(fā)生剛會用了又換人的問題。再者，包括工作場地的安排，庫房設(shè)施的準(zhǔn)備，以及一些電子存儲設(shè)備的相關(guān)維護(hù)操作等等，都需要給予相應(yīng)的管理和重視。

（2）落實責(zé)任和制度。對于人事檔案的管理，國家已經(jīng)出臺了很詳細(xì)的制度要求，各企事業(yè)單位要結(jié)合自己的客觀情況，嚴(yán)格落實各項具體的要求。對于崗位人員的管理和考評，要人崗對應(yīng)，就具體的崗位來評價負(fù)責(zé)該崗位的人員的工作情況。嚴(yán)格責(zé)任，有獎有罰，通過事先明確的規(guī)定，對負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核監(jiān)督，就工作具體的完成情況決定其業(yè)績，并與收入直接聯(lián)系。對于人事檔案的管理制度，必須嚴(yán)格明確，該做什么怎么做，有細(xì)致的要求。尤其涉及保密等內(nèi)容的人事檔案，必須強化管理制度，非必要人不得接觸人事檔案。

繼續(xù)探討下去，就會發(fā)現(xiàn)，這與單位領(lǐng)導(dǎo)的管理思想有直接關(guān)系，他們在注重可以直接產(chǎn)生效益的工作，或者能對產(chǎn)生效益有直接影響的工作的同時，也要重視這些對企業(yè)發(fā)展有間接影響的工作內(nèi)容，即便是舉手之勞的工作也沒有當(dāng)作小事來看，這對于其他工作的促進(jìn)作用，也是非常巨大的。既然所有的單位都需要通過人事檔案來鑒定當(dāng)事人的工作情況，這也必然要成為員工關(guān)注的內(nèi)容，通過在人力資源管理中對人事檔案管理進(jìn)行充分的把握和利用，這將是一個非常好用的工具。做好人事檔案管理，不僅有利于對當(dāng)事人的考察評價，也對企事業(yè)單位的正常運營有著非常大的推動作用。

（3）加強隊伍建設(shè)。相對而言，人事檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，看似很多人都可以做，但真正做好可絕不容易。因此，必須注重隊伍建設(shè)，保證人才隊伍的穩(wěn)定同時，形成建設(shè)梯度，由有經(jīng)驗的帶年輕剛加入的，通過這種手把手的傳授，提高實際管理的水平。同時，一些新技術(shù)的涌現(xiàn)，需要有一個比較穩(wěn)定的技術(shù)保障隊伍，要培養(yǎng)出一支具備綜合能力的業(yè)務(wù)隊伍，方方面面的工作都可以做，這樣是最穩(wěn)妥和高效的處理方法。

人事檔案管理工作的效果，最終要落實在業(yè)務(wù)人員的身上，如果工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，其最直接的表現(xiàn)就是工作缺乏章法沒有頭緒，沒有工作思路和工作技巧。缺乏章法主要是指工作中缺乏必要的條理性，哪樣先干哪樣后干怎么干，具體程序都不十分清楚。沒有頭緒就是指對某項具體的工作怎么開展沒有概念，在遇到難一點的工作時就會發(fā)懵，找不準(zhǔn)工作的關(guān)鍵和節(jié)奏。沒有工作思路就是將工作上升到理論的高度這方面的能力有欠缺，只能就事論事，工作缺乏舉一反三的創(chuàng)造性。工作沒有技巧就是缺乏工作的經(jīng)驗，導(dǎo)致工作標(biāo)準(zhǔn)低質(zhì)量差，在一些環(huán)節(jié)上有漏洞。而這些隱患的解決辦法就是加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提升能力素質(zhì)。

業(yè)務(wù)能力來自專業(yè)的培訓(xùn)，如果業(yè)務(wù)人員未經(jīng)過任何專業(yè)培訓(xùn)就上崗工作，同時又沒有人可以指導(dǎo)幫助，就會造成水平低的情況，而管理制度是對人事檔案管理的正規(guī)化操作的根本。加強崗前崗后的專業(yè)培訓(xùn)，嚴(yán)格制度落實，就會有根本的改善。

三、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理是一項非常細(xì)致具體的工作，其影響非常大，需要引起相關(guān)人的高度關(guān)注。從個人的角度說，這是證明自己身份和能力的關(guān)鍵文件和資料，對于目前工作變動頻繁的社會，需要人事檔案真實客觀地反應(yīng)本人的具體情況。從企事業(yè)單位的角度考慮，加強人事檔案的管理，可以為人力資源管理奠定一定的基礎(chǔ)，是可以把握的重要工具。對于管理過程中存在和發(fā)現(xiàn)的問題，必須以務(wù)實的態(tài)度，從方方面面想解決的辦法，切實實現(xiàn)對整個管理的促進(jìn)和推動。

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