新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化研究

劉浩然 徐俊哲

摘要：在改革深入的社會背景下，檔案管理工作也被事業(yè)單位越來越重視，許多單位內(nèi)部已經(jīng)建設了專門管理檔案的部門，并且配備了相關專業(yè)人員進行管理。但是在各單位管理中還存在一些問題，管理工作上還需要進一步規(guī)范。緊跟新形勢下改革和發(fā)展的步伐，借力互聯(lián)網(wǎng)+的模式，運用信息化技術(shù)進行規(guī)范管理，才能讓事業(yè)單位檔案管理工作更好發(fā)展，充分展現(xiàn)其職能作用，本文對新形勢下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化進行研究。

關鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；新形勢；研究

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）004-0-01

前言

在新形勢下，我國信息技術(shù)不斷發(fā)展并被應用到各個領域?，F(xiàn)如今事業(yè)單位檔案管理也逐漸步入信息化模式，各事業(yè)單位中檔案管理工作需近一步規(guī)范，因此就需要主管領導與相關管理者進行協(xié)助，把現(xiàn)有信息技術(shù)進行充分利用，改進、完善檔案管理工作，努力提高事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化程度，推進事業(yè)單位各項工作規(guī)范化、科學化的運轉(zhuǎn)。

一、檔案管理工作在新形勢下的作用

檔案資料是一個單位最重要的財富之一，是整個事業(yè)單位運行的命脈。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的新發(fā)展形勢下，事業(yè)單位與外單位之間、單位內(nèi)部各部門之間、部門內(nèi)工作人員之間大量數(shù)據(jù)的輸入與輸出，促使信息資源劇增，事業(yè)單位對數(shù)據(jù)收集、整理、分析的需求越來越高，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足需求，在這種情況下就需要信息化管理技術(shù)對檔案進行分類管理。檔案管理工作可以把事業(yè)單位內(nèi)部數(shù)據(jù)進行妥善保管，運用信息化技術(shù)把檔案進行分類保存。通過對業(yè)務檔案的管理，有利于事業(yè)單位梳理工作經(jīng)驗和樹立模范工作典范，綜合了解各項工作的運行和發(fā)展情況。通過對人員檔案的管理，有利于事業(yè)單位優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，客觀科學的評價工作能力。因此，新形勢下改善檔案管理模式，提升檔案管理規(guī)范化水平，對事業(yè)單位的發(fā)展至關重要。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作重視程度不高

事業(yè)單位檔案管理工作，一直被認為只需要進行抄寫、保管、不損害單位利益、不丟失、可以進行查閱的工作。事業(yè)單位對檔案管理工作也不是很重視，沒有對檔案管理室進行建設，沒有對管理人員進行培訓等。雖然也有一些事業(yè)單位把檔案管理列入工作計劃中，也有專門負責人員，但仍存在管理觀念落后、管理模式粗放、制度落實率低等缺陷，這使得檔案管理工作沒有發(fā)揮應有作用。事業(yè)單位需要增加對檔案管理工作改革、創(chuàng)新的重視，才能確保其穩(wěn)定、規(guī)范的發(fā)展。

2.檔案管理方法落后

事業(yè)單位檔案管理部門設備不全，并且還有一些設備已經(jīng)老化，很難達到檔案管理信息化，防火、防盜、防腐爛等工作還停留在最初時期。檔案管理方法傳統(tǒng)老舊，查閱資料需要人力大范圍進行查找，查找速度較慢的同時也造成紙張損壞，影響了檔案完整保存。一些單位對防盜不重視，管理制度不完善，導致文件資料丟失，給單位帶去重大損失等。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理工作對于管理人員的要求非常高，需要有較好的專業(yè)素質(zhì)，但目前缺乏對管理人員專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓。要保證檔案管理工作的質(zhì)量，就需要事業(yè)單位提升人力資源的投入[1]。事業(yè)單位在改革深入推進的背景下，人員編制數(shù)逐漸減少，管理人員都是精益求精，很多工作人員都身兼數(shù)職，老的檔案管理人員理念還停留在傳統(tǒng)模式上，達不到新形勢下檔案管理要求，還有一些檔案管理人員對工作重要性的認識不夠，也存在應付了事的心理，這樣很不利于檔案管理工作，不僅不能提高工作水平，也在危害事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理問題分析

通過對事業(yè)單位檔案管理中存在問題的分析可以看出，這些問題在現(xiàn)如今事業(yè)單位中是非常普遍的。新形勢下，對檔案信息需求不斷增加，需加強檔案管理工作的規(guī)范化。檔案管理建設需要順應時代的發(fā)展，通過結(jié)合事業(yè)單位改革的現(xiàn)狀，建設一個完善的制度體系；結(jié)合經(jīng)濟形態(tài)變革的背景，引入互聯(lián)網(wǎng)+的發(fā)展思維，運用先進的信息化技術(shù)進行檔案管理工作，讓檔案可以長期保存的同時，提高檔案收集、整理、查閱等工作的效率和效果；結(jié)合人力資源管理理念創(chuàng)新的環(huán)境，優(yōu)化檔案管理的人員結(jié)構(gòu)，提升掌握信息化技術(shù)的檔案管理人才的引進，使檔案管理人員的年齡結(jié)構(gòu)年輕化、知識結(jié)構(gòu)系統(tǒng)化、管理水平現(xiàn)代化。通過加強檔管理的規(guī)范化水平，既有利于提升檔案資源的可提供性、可獲得性以及檔案服務體系的有效性，也推進事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設。

四、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的對策分析

1.完善制度，加強檔案管理組織領導和宣傳工作

工作的開展需要有制度的保證，根據(jù)國家規(guī)定建設符合事業(yè)單位需求的檔案管理制度，能更好發(fā)揮制度的規(guī)范作用，運用制度來約束員工的行為規(guī)范，體現(xiàn)制度的權(quán)威性與執(zhí)法的嚴肅性。事業(yè)單位領導對檔案管理工作重視程度，決定了檔案管理制度是否可以更好執(zhí)行，領導應高度重視檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題能夠及時解決，完善檔案管理制度，提升制度落實的效果[3]。檔案管理制度的有效落實，還需要加大宣傳力度，提高全體職工對檔案管理的認識，在日常工作中注重數(shù)據(jù)資料的保存、整理和存檔。

2.增加投入，加強檔案管理信息化建設

在傳統(tǒng)管理中，手錄檔案已經(jīng)不能夠滿足檔案管理人員和職工的需求。在新形勢下運用計算機、掃描儀器等進行數(shù)據(jù)儲存，把文字、圖片、聲像等轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。運用計算機檔案搜索技術(shù)進行管理，可以提升檔案信息的利用率，讓檔案數(shù)據(jù)得到共享。在事業(yè)單位內(nèi)增加互聯(lián)網(wǎng)模式的檔案管理設備，讓檔案管理逐漸信息化。在檔案轉(zhuǎn)變成信息化的同時也需要注意隱患，一些事業(yè)單位在建設中存在載體易損和系統(tǒng)被攻擊的現(xiàn)象，導致檔案遺失[4]。所以要建設計算機系統(tǒng)防盜預警，當檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，可以盡快恢復運行。在檔案信息化管理中也需要把檔案進行備份，培養(yǎng)專業(yè)的計算機檔案管理人才，對檔案管理系統(tǒng)每日進行檢查維修。

3.加強培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理要有保密性，對于檔案管理人員必須要有極高的政治責任感與工作職責感。事業(yè)單位要選擇有超高的政治責任感與工作職責感的員工進行檔案管理工作，并且要經(jīng)常組織政治思想方面的培訓。檔案管理信息化后，也需要管理人員自身素質(zhì)有所提升，熟練掌握計算機等操作要求、檔案管理業(yè)務知識等。因此，專業(yè)化、綜合化的檔案管理人才結(jié)構(gòu)的建設，對實現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化至關重要。

五、結(jié)語

綜上所述，在新形勢下，各單位領導需增強對檔案管理工作的重視，推進管方式逐漸轉(zhuǎn)變成信息化、現(xiàn)代化管理模式；需要對信息化檔案管理工作進行投入，配備性能高的計算機與專業(yè)管理軟件系統(tǒng)；對檔案管理人員進行定期知識培訓，讓管理人員熟練掌握信息化管理技術(shù)，并把檔案資料進行歸檔整理，將檔案數(shù)據(jù)上傳到云數(shù)據(jù)管理處進行儲存，讓事業(yè)單位檔案管理工作更為規(guī)范化。

參考文獻：

[1]崔文謙.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務，2017，2（14）：141.

[2]姚武.如何推進機關事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化標準化[J].中國管理信息化，2016，19（15）：174-176.

[3]李然.推進事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化措施探析[J].黑龍江科學，2017，8（14）：120-121.