關(guān)于人事檔案數(shù)字化管理的探討

賈茹

摘要：在網(wǎng)絡(luò)信息科技越發(fā)發(fā)達(dá)的今天社會，原本以手工操作的人事檔案管理工作，以無法完全適應(yīng)目前人才流動性較強(qiáng)、檔案內(nèi)容繁復(fù)的新形勢。因此，積極開展人事檔案的數(shù)字化管理是目前眾多單位的當(dāng)務(wù)之急。但由于經(jīng)驗(yàn)不足、開展時(shí)間不長的原因，目前人事檔案管理工作仍然存在不足。筆者將對數(shù)字化噴是蛋糕管理進(jìn)行一定的分析，以期幫助廣大企事業(yè)單位更高效做好人事檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案 數(shù)字化管理 探討分析

隨著現(xiàn)代社會的持續(xù)進(jìn)步，目前國家已跨入了網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代，個(gè)人與企事業(yè)單位的生活工作都離不開網(wǎng)絡(luò)信息的幫助。在當(dāng)前企事業(yè)單位對人才需求量越發(fā)增長與人才流動性較強(qiáng)的新形勢之下，傳統(tǒng)手工紙質(zhì)的人事檔案已無法完全滿足單位的需求。因此，企業(yè)相關(guān)人事管理部門應(yīng)該積極改革，突破目前的局限，有效利用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息科技手段，開展人事檔案的數(shù)字化管理工作。數(shù)字化的人事檔案管理工作，能夠?yàn)槔谜咛峁┖啽愕牟檎?、修改途徑，大大縮短了工作時(shí)間，還能夠利用網(wǎng)絡(luò)媒介，開展遠(yuǎn)程的資源共享，切實(shí)提高了單位工作效率。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人事檔案收集不全

由于目前人才的高速流動，相關(guān)的人事檔案收集工作難度上升，同時(shí)也帶來了部分單位對人事檔案未能收集全的現(xiàn)象。而人事檔案管理又有周期較長、種類繁多、形式復(fù)雜等特點(diǎn)，如果沒有及時(shí)的歸檔整理，非常容易造成檔案丟失、殘缺的現(xiàn)象。舉例而言，部分剛?cè)肼毜臎]有經(jīng)驗(yàn)的工作人員的在填寫就職履歷、考核報(bào)表時(shí)敷衍了事，如果不加以認(rèn)真的復(fù)核工作，會對未來的單位工作造成較大的影響。此外，極個(gè)別圖謀不軌的企事業(yè)員工，通過偽造人事檔案，企圖獲得不正當(dāng)利益。這就需要單位相關(guān)人事檔案管理人員做好收集工作，保障個(gè)人人事檔案的全面、真實(shí)。

（二）管理手段相對落后

目前單位的人事管理部門缺乏合理的管理手段，也沒有相關(guān)的專業(yè)工作人員，妥善處理人事檔案平日的管理工作。許多單位的人事檔案管理工作是經(jīng)由辦公室職員兼職完成，這些工作人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)知識的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力相對較差，在檔案的管理工作中也缺乏合理準(zhǔn)確的秩序。通常情況下，非專業(yè)管理人員會使用原始的手工操作方式，對整個(gè)檔案進(jìn)行分類、梳理。當(dāng)需求抽調(diào)檔案或?qū)n案做出修改時(shí)，工作人員因?yàn)槠涫止げ僮鞯姆绞剑ぷ餍瘦^低。

二、人事檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢及作用

（一）保護(hù)檔案，縮短查找時(shí)間

通過利用目前的掃描技術(shù)，將紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并上傳至單位計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，形成人事檔案的數(shù)字化副本。這樣的操作能夠有效擴(kuò)大人事檔案的使用范圍的同時(shí)，最大程度地延長了紙質(zhì)檔案的使用壽命。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理人事檔案后，相關(guān)工作人員能更簡便且高效地對個(gè)人進(jìn)行查找、修改工作。舉例而言，可以通過時(shí)間搜索功能，準(zhǔn)確找出這某一時(shí)間段內(nèi)應(yīng)該繳納醫(yī)療保險(xiǎn)的員工，并對其進(jìn)行及時(shí)的提醒工作。也可也通過對某一字符的準(zhǔn)確查找，快速找尋相關(guān)工作人員。

（二）備份存儲，防止惡意篡改

通過數(shù)字化管理人事檔案的方法，能夠有效將紙質(zhì)檔案放置于可靠的區(qū)域，保障紙質(zhì)檔案的存放安全。由于目前科技技術(shù)的發(fā)展，眾多如隱形筆、可擦中性筆的出現(xiàn)，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案容易被部分意圖不軌的個(gè)人加以修改利用。而通過對檔案的數(shù)字化管理，能有效對檔案進(jìn)行備份管理。一方面能將紙質(zhì)檔案置于更安全更不易被發(fā)現(xiàn)的區(qū)域，同時(shí)也能通過備份對比的功能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)被篡改的檔案文件。同時(shí)，也可以通過將檔案的分批次處理，將檔案分成幾個(gè)部分分別存儲在不同部門區(qū)域，當(dāng)需要對檔案進(jìn)行修改時(shí)，需要多個(gè)部門的聯(lián)動審核，進(jìn)一步保障人事檔案的安全性。

（三）一勞永逸，形成規(guī)范定式

通過建立相應(yīng)的人事檔案管理的運(yùn)行模式，能夠?qū)挝徽麄€(gè)人事檔案工作有一個(gè)系統(tǒng)的整理。通過總結(jié)的定式，能夠大大節(jié)省企業(yè)的工作期間，提高工作效率，達(dá)到一勞永逸的目的。舉例而言，相關(guān)人事管理部門的工作人員，可以設(shè)定并規(guī)范新職員入職時(shí)候人事檔案的流程，通過制作相應(yīng)的電腦程序，使記錄新檔案的流程自動化，大大節(jié)省了人力資源。

（四）快速定位，方便人才調(diào)度

通過對人事檔案數(shù)字化管理，單位能更快速便捷地進(jìn)行篩選工作。當(dāng)單位內(nèi)部需要人員調(diào)度，部門轉(zhuǎn)換工作時(shí)，通過數(shù)字化的人事檔案，能高效準(zhǔn)確地找出符合相關(guān)要求的人才。同時(shí)，也能在人事檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，增設(shè)人才管理中心，及時(shí)對工作人員平日的工作有一個(gè)合理的記錄及反饋，便于管理審核工作的展開。

三、數(shù)字化人事檔案管理的實(shí)施措施

（一）過硬的設(shè)備與專業(yè)的人員

為更高效快捷地將紙質(zhì)檔案錄入形成電子文檔形式，相關(guān)單位應(yīng)該加大對其硬件設(shè)備的資金投入，保障相關(guān)部門的技術(shù)人員能夠使用到完善的掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等。此外，也要注重對單位內(nèi)部人事管理部門網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，保障其網(wǎng)絡(luò)二四小時(shí)的通暢，隨時(shí)可供單位的調(diào)取、修改工作。同時(shí)，對相關(guān)的人事管理部門人員進(jìn)行定期培訓(xùn)工作，加強(qiáng)其對電子信息科技使用的熟悉程度，保障其數(shù)字化管理人事檔案工作的成效。必須引起單位注意的是，隨著網(wǎng)絡(luò)信息科技的發(fā)展，部分不法分子為謀求利益，會對單位的人事檔案進(jìn)行偷盜行為。相關(guān)單位部門應(yīng)注意人事檔案的保存工作，保障單位個(gè)人的隱私安全。

（二）進(jìn)一步做好人事檔案的規(guī)范運(yùn)作

由于目前人事檔案的功能日趨成熟，許多單位個(gè)人人事檔案納入個(gè)人考核評優(yōu)準(zhǔn)則之中，這就要求相關(guān)單位工作人員對人事檔案數(shù)字化管理過程中，有著更為規(guī)范的運(yùn)作。單位應(yīng)該有系統(tǒng)的管理流程，將收集、歸檔、分類工作經(jīng)由統(tǒng)一的管理，并在每一步的數(shù)字化流程中，加以嚴(yán)苛的審核工作。單位應(yīng)當(dāng)不定期進(jìn)行抽查，對相關(guān)的檔案管理人員有一個(gè)合理的考評措施，對于表現(xiàn)積極、嚴(yán)肅拒絕賄賂私自修改檔案的工作人員，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。對態(tài)度散漫，甚至接受賄賂私自修改檔案的工作人員，給予通報(bào)批評扣除工資的措施，對情節(jié)嚴(yán)重者直接給予開除處分。在發(fā)生人員調(diào)動、職員跳槽等情況時(shí)，相關(guān)的單位人事管理部門工作人員也應(yīng)該及時(shí)對備份的人事檔案進(jìn)行銷毀處理，不得出現(xiàn)私自存儲個(gè)人檔案資料的情況，以保障個(gè)人隱私安全。只有進(jìn)一步規(guī)范整個(gè)數(shù)字化管理人事檔案的過程，才能更好保障單位穩(wěn)步發(fā)展。

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（作者單位：哈爾濱航運(yùn)學(xué)校）