我國(guó)企業(yè)境外檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對(duì)策

徐擁軍 洪澤文 王露露/中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程不斷深入和我國(guó)對(duì)外開(kāi)放不斷深化，我國(guó)企業(yè)紛紛“走出去”，在境外投資設(shè)立子公司，承接項(xiàng)目并開(kāi)展業(yè)務(wù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2016年底，中國(guó)2.44萬(wàn)家境內(nèi)投資者在境外共設(shè)立對(duì)外直接投資企業(yè)3.72萬(wàn)家，分布在全球190個(gè)國(guó)家或地區(qū)，境外企業(yè)資產(chǎn)總額達(dá)5萬(wàn)億美元[1]。我國(guó)企業(yè)“走出去”之后產(chǎn)生了大量境外檔案，境外檔案是企業(yè)檔案資源的重要組成部分，是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益、強(qiáng)化內(nèi)部控制、進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)。然而，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)境外機(jī)構(gòu)（包括子公司、分公司、代表處、項(xiàng)目部等）的檔案管理處于失控?zé)o序狀態(tài)，企業(yè)資產(chǎn)大量流失、商業(yè)秘密頻繁外泄、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)急劇增加等問(wèn)題較為嚴(yán)重。本文從分析境外與境外的環(huán)境差異入手，探析我國(guó)企業(yè)境外檔案管理面臨的特殊挑戰(zhàn)，并尋找有效應(yīng)對(duì)之策。

1 我國(guó)企業(yè)境外檔案管理面臨的特殊挑戰(zhàn)

1.1 動(dòng)蕩的政治環(huán)境帶來(lái)的安全隱患。動(dòng)蕩的政治環(huán)境會(huì)造成包括檔案在內(nèi)的企業(yè)資產(chǎn)的損失，也會(huì)給我國(guó)企業(yè)境外檔案管理帶來(lái)極大困難，其負(fù)面影響具有以下三個(gè)方面的特點(diǎn)：一是不可預(yù)測(cè)性。政治環(huán)境的變化本身具有極大的不確定性，企業(yè)很難掌握政治發(fā)展態(tài)勢(shì)，很難通過(guò)提前預(yù)測(cè)做好充分準(zhǔn)備。不可預(yù)測(cè)性對(duì)境外檔案管理能力尤其是應(yīng)急處置能力提出了更高要求。二是直接性。政治環(huán)境的變化會(huì)直接影響當(dāng)?shù)卣⒚癖妼?duì)我國(guó)企業(yè)的態(tài)度，直接影響當(dāng)?shù)匦姓⑺痉C(jī)關(guān)對(duì)我國(guó)企業(yè)的監(jiān)管，從而直接影響境外檔案管理工作。三是破壞性。政治環(huán)境的變化，尤其是戰(zhàn)爭(zhēng)或內(nèi)亂對(duì)境外檔案的破壞性極強(qiáng)，而且這種破壞是不可逆的，檔案原件一旦遭到破壞無(wú)法恢復(fù)。

1.2 復(fù)雜的法律環(huán)境帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。法律風(fēng)險(xiǎn)指企業(yè)因經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不符合法律規(guī)定或因外部法律事件而帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)并造成損失。我國(guó)企業(yè)境外機(jī)構(gòu)面臨的文化環(huán)境、管理制度、人員構(gòu)成與境內(nèi)相比存在較大差異，并且這種差異通過(guò)法律規(guī)范進(jìn)一步呈現(xiàn)出來(lái)，復(fù)雜的法律環(huán)境給境外檔案管理帶來(lái)更多問(wèn)題與更大挑戰(zhàn)。

一是外部合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)。我國(guó)企業(yè)“走出去”之后，在境外面臨完全不同的法律環(huán)境，受到所在國(guó)家或地區(qū)“放大鏡式”或“顯微鏡式”的監(jiān)管，只有嚴(yán)格遵守其法規(guī)制度，才能順利開(kāi)展業(yè)務(wù)、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理本身也存在合法合規(guī)的問(wèn)題，如，一些駐港中資企業(yè)將檔案委托給檔案寄存公司保管，這些公司為了節(jié)省成本會(huì)選擇將檔案庫(kù)房設(shè)在深圳、東莞等地價(jià)和房租更便宜的地方[2]。但根據(jù)香港《公司條例》第152D條“關(guān)于將公司文件銷(xiāo)毀、切割等的處罰”規(guī)定，“將該等簿冊(cè)、文據(jù)或任何屬于該公司或在該公司控制下的財(cái)產(chǎn)送出或安排送出香港，或與他人串謀將其送出香港，即屬犯罪，可處監(jiān)禁及罰款”，可見(jiàn)企業(yè)將檔案委托給檔案庫(kù)房設(shè)在內(nèi)地的檔案寄存公司保管，存在違法風(fēng)險(xiǎn)。又如，我國(guó)企業(yè)境外機(jī)構(gòu)通常存在內(nèi)、外兩套賬問(wèn)題，會(huì)計(jì)管理面臨法律風(fēng)險(xiǎn)[3]。如果境外檔案人員缺乏法律意識(shí)和知識(shí)，就可能違反當(dāng)?shù)胤傻囊?guī)定并受到當(dāng)?shù)貓?zhí)法機(jī)關(guān)的追究，影響企業(yè)內(nèi)部檔案工作的正常開(kāi)展，甚至影響到企業(yè)日常業(yè)務(wù)工作。

二是檔案管轄權(quán)沖突風(fēng)險(xiǎn)。確定檔案管轄權(quán)歸屬是境外檔案管理時(shí)需要解決的首要問(wèn)題。不同國(guó)家和地區(qū)之間檔案法律不同，對(duì)于檔案管轄權(quán)歸屬的規(guī)定也并不相同，很有可能會(huì)引發(fā)沖突，如，我國(guó)企業(yè)境內(nèi)總部如果對(duì)境外子公司檔案管理提出嚴(yán)格的強(qiáng)制性要求，可能被境外子公司根據(jù)屬地原則以遵守所在國(guó)家或地區(qū)的法律為由拒絕。對(duì)此如果處理失當(dāng)，我國(guó)相關(guān)行政管理部門(mén)及我國(guó)企業(yè)境外總部就面臨喪失境外檔案監(jiān)管權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而影響整個(gè)企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)管理，甚至?xí)p害我國(guó)的國(guó)際形象。

三是法規(guī)遵從選擇風(fēng)險(xiǎn)。境外檔案管理通常會(huì)面臨選擇性難題，即法規(guī)遵從選擇。境外法律環(huán)境復(fù)雜，會(huì)產(chǎn)生境外境內(nèi)法律規(guī)定沖突的情況，這就將企業(yè)置于巨大的法律風(fēng)險(xiǎn)之中。如果企業(yè)遵從境外法律規(guī)定，其檔案管理行為可能不符合我國(guó)法律的相關(guān)要求，不利于企業(yè)整個(gè)檔案工作的開(kāi)展；如果遵從我國(guó)法律規(guī)定，檔案工作可能會(huì)受到境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)、合資合作方的追責(zé)，影響企業(yè)境外業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。如，俄羅斯法律規(guī)定，凡是包含有關(guān)礦產(chǎn)資源方面的信息屬于國(guó)家所有，不允許將地質(zhì)檔案材料帶出國(guó)境[4]；而我國(guó)法律則要求各單位實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，境外機(jī)構(gòu)應(yīng)將重要檔案移交回國(guó)。如何處理這種法律沖突，是我國(guó)企業(yè)境外檔案管理的一大難題。

1.3 多元的文化環(huán)境帶來(lái)的管理沖突。企業(yè)文化很大程度上會(huì)受到所處地區(qū)歷史文化背景的影響。我國(guó)企業(yè)身處境外時(shí)，必須正視不同的文化環(huán)境給檔案管理帶來(lái)的諸多影響。

一是管理哲學(xué)方面。受“大一統(tǒng)”思想的影響，我國(guó)企業(yè)更多強(qiáng)調(diào)“集權(quán)”，強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，各業(yè)務(wù)部門(mén)形成的檔案必須移交檔案部門(mén)統(tǒng)一保管。而境外不少?lài)?guó)家和地區(qū)注重“分權(quán)”、各負(fù)其責(zé)，這些國(guó)家和地區(qū)的企業(yè)會(huì)從便于日常工作利用的角度出發(fā)，將檔案分散保存在各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)之中。二是經(jīng)營(yíng)理念方面。我國(guó)企業(yè)更加注重眼前的經(jīng)濟(jì)效益，忽略品牌建設(shè)與文化形象，不太重視檔案與企業(yè)品牌宣傳之間的關(guān)系。而企業(yè)品牌形象與社會(huì)責(zé)任理念在境外不少企業(yè)的文化中已經(jīng)根深蒂固，檔案已成為企業(yè)展示品牌形象、體現(xiàn)社會(huì)責(zé)任、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)之一。這種不同的經(jīng)營(yíng)理念會(huì)給檔案管理造成沖突。三是員工精神方面。我國(guó)企業(yè)一向重視人際關(guān)系，強(qiáng)調(diào)集體意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，認(rèn)為個(gè)人要在集體中尋求價(jià)值感，在奉獻(xiàn)中獲得別人肯定；但是境外很多國(guó)家和地區(qū)張揚(yáng)“個(gè)人主義”“自由主義”，認(rèn)為個(gè)人應(yīng)當(dāng)在平等競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，因而很難要求外籍檔案人員做到“默默無(wú)聞”“無(wú)私奉獻(xiàn)”。四是勞資關(guān)系維護(hù)方面。我國(guó)企業(yè)習(xí)慣于營(yíng)造員工對(duì)企業(yè)的歸屬感，致力于打造互利共贏的和諧環(huán)境；而境外勞資關(guān)系建立在合同的基礎(chǔ)上，勞資雙方嚴(yán)格遵守合同上的相關(guān)規(guī)定。我國(guó)企業(yè)境外機(jī)構(gòu)存在發(fā)生勞資關(guān)系糾紛的可能性，這對(duì)雇員檔案管理提出了更高要求。五是獎(jiǎng)懲機(jī)制方面。我國(guó)企業(yè)傾向于營(yíng)造更人性化的工作環(huán)境，而境外不少?lài)?guó)家和地區(qū)更加注重客觀的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)結(jié)果，傾向于“優(yōu)勝劣汰、適者生存”的獎(jiǎng)懲機(jī)制。

1.4 偏遠(yuǎn)的地理環(huán)境帶來(lái)的監(jiān)管難度。地理環(huán)境對(duì)境外檔案管理的影響也是直接且深遠(yuǎn)的。首先，地理環(huán)境是制定檔案管理策略的重要依據(jù)。制定檔案管理策略時(shí)必須考慮當(dāng)?shù)貧夂颦h(huán)境、交通情況、市政規(guī)劃等方面的因素，如，中國(guó)土木工程集團(tuán)有限公司下屬尼日利亞公司，其所在地濕度很大，即使在旱季，聲像檔案庫(kù)房的濕度仍然超過(guò)35%—45%的規(guī)定數(shù)值，嚴(yán)重影響聲像檔案的安全[5]。其次，地理環(huán)境會(huì)直接影響檔案管理成本。地理環(huán)境的不同會(huì)直接導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的人力和經(jīng)濟(jì)成本發(fā)生變化，我國(guó)企業(yè)在境外承建的電站、公路、鐵路和其他基礎(chǔ)設(shè)施以及運(yùn)營(yíng)的油井、礦山等，多位于第三世界國(guó)家的偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)村，這使得境內(nèi)總部對(duì)其檔案工作的監(jiān)管“鞭長(zhǎng)莫及”，也使得境外機(jī)構(gòu)自身“力有不逮”。

2 我國(guó)企業(yè)加強(qiáng)境外檔案管理的應(yīng)對(duì)之策

2.1 建立檔案工作應(yīng)急處置機(jī)制。構(gòu)建檔案風(fēng)險(xiǎn)管理體系、建立檔案工作應(yīng)急處置機(jī)制，已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的重要一環(huán)。2008年，國(guó)家檔案局印發(fā)了《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》（檔函〔2008〕207號(hào)），要求建立檔案工作應(yīng)急處置機(jī)制；2009年的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》要求：“制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對(duì)檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。”

在境外國(guó)家或地區(qū)發(fā)生戰(zhàn)亂、境外檔案面臨嚴(yán)重威脅時(shí)，我國(guó)企業(yè)及其境外機(jī)構(gòu)應(yīng)立即啟動(dòng)檔案工作應(yīng)急處置預(yù)案，在確保工作人員人身安全的前提下，想方設(shè)法將檔案轉(zhuǎn)移到安全地點(diǎn)，可自行轉(zhuǎn)移檔案，也可尋求當(dāng)?shù)刂袊?guó)使領(lǐng)館的幫助，將重要檔案轉(zhuǎn)移至使領(lǐng)館暫存。對(duì)于一些重要的、具有較高機(jī)密性的檔案，在緊急情況下還可借助外交部門(mén)的外交信函渠道及時(shí)傳遞回國(guó)。為此，企業(yè)平時(shí)要做好檔案鑒定、分級(jí)工作，以便在緊急情況下優(yōu)先轉(zhuǎn)移最重要的檔案。

2.2 貫徹雙重遵守的法律原則。雙重遵守原則的基礎(chǔ)是法規(guī)遵從，它是指我國(guó)企業(yè)在境外檔案管理中應(yīng)既遵從當(dāng)?shù)氐姆赏瑫r(shí)又遵從我國(guó)的法律[6]。貫徹雙重遵守的法律原則，符合公司法中的跨國(guó)公司管理原則，符合國(guó)際私法中基于所有權(quán)和控制權(quán)行使的管轄權(quán)原則，也符合國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易法中的“當(dāng)事人意思自治”原則，具有堅(jiān)實(shí)的法理依據(jù)；貫徹雙重遵守的法律原則，既有利于將合法合規(guī)的要求融入我國(guó)企業(yè)境外檔案管理之中，又為我國(guó)企業(yè)境外機(jī)構(gòu)提供在面臨我國(guó)法律與所在國(guó)家或地區(qū)法律相矛盾時(shí)的解決辦法[7]。

2.3 實(shí)行“雙向包容”的檔案管理模式。我國(guó)企業(yè)境外機(jī)構(gòu)處于多元環(huán)境之中，多元文化環(huán)境容易造成管理沖突。因此，需要以跨文化管理理論為指導(dǎo)，實(shí)行“雙向包容”原則，實(shí)現(xiàn)境內(nèi)境外檔案的跨文化管理?！捌髽I(yè)檔案的跨文化管理，主要是在跨國(guó)經(jīng)營(yíng)企業(yè)的檔案管理活動(dòng)中，對(duì)子公司所處國(guó)家不同種族、不同文化類(lèi)型、不同文化發(fā)展階段在對(duì)待檔案管理相關(guān)問(wèn)題上的異同采取包容、理解的態(tài)度，凝練出適合本公司文化的檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的有效管理，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案的價(jià)值?！盵8]

一是檔案監(jiān)管權(quán)集中，檔案保存地分散。即境外檔案工作由境內(nèi)總部檔案部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一監(jiān)管，由境外機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)或?qū)＜媛殭n案員負(fù)責(zé)具體管理并定期開(kāi)展工作檢查；檔案可以分散保存于境外機(jī)構(gòu)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，只將檔案目錄移交檔案部門(mén)或檔案員。境外機(jī)構(gòu)檔案主管應(yīng)由中國(guó)籍員工擔(dān)任，確保中方對(duì)檔案和檔案工作的絕對(duì)把控。二是重要檔案集中保管，一般檔案分散保管。對(duì)于涉及國(guó)家秘密的檔案、有關(guān)企業(yè)注冊(cè)登記和經(jīng)營(yíng)資質(zhì)的檔案、有關(guān)企業(yè)不動(dòng)產(chǎn)和其他重要權(quán)屬證明的檔案、重要合同協(xié)議、涉及企業(yè)核心技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一保管；一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案，可由業(yè)務(wù)部門(mén)自行保管。三是數(shù)字檔案集中保管，實(shí)體檔案分散保管。可運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將分散在全球的境外機(jī)構(gòu)的非涉密檔案進(jìn)行在線收集與集中管理，實(shí)體檔案可分散保管。四是重要檔案自行保管，一般檔案寄存托管?？梢栽试S境外機(jī)構(gòu)自行保管重要檔案，而將一般檔案委托商業(yè)性公司寄存保管。

2.4 構(gòu)建全球化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。我國(guó)企業(yè)境外機(jī)構(gòu)駐地分散且相隔距離較遠(yuǎn)，檔案監(jiān)管“鞭長(zhǎng)莫及”且成本高昂，借助信息技術(shù)克服地理障礙、降低工作成本就成為必然要求。因此，有必要建立全球化、跨地域的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)境外檔案遠(yuǎn)程在線管理。如，中國(guó)建筑工程總公司2017年基本建成中國(guó)建筑標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理信息系統(tǒng)中國(guó)建筑數(shù)字檔案館和檔案數(shù)據(jù)目錄同步中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)全球各地各分支單位檔案數(shù)據(jù)目錄集中共享和檔案數(shù)據(jù)的集中管理[9]。再如，國(guó)家電網(wǎng)公司依托公司檔案信息化工作的優(yōu)勢(shì)，由公司辦公廳重點(diǎn)部署統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，針對(duì)境外機(jī)構(gòu)特點(diǎn)，研發(fā)多語(yǔ)言的單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)置公司各類(lèi)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保境外機(jī)構(gòu)檔案管理符合公司要求；同時(shí)在公司電子公文加密傳輸系統(tǒng)的基礎(chǔ)上研發(fā)檔案數(shù)據(jù)安全傳輸系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)與境外檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，確保境外機(jī)構(gòu)和公司進(jìn)行檔案移交時(shí)檔案信息的絕對(duì)安全[10]。

圖1：境外檔案管理云平臺(tái)模型

還可對(duì)全球化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)云端化，通過(guò)向云服務(wù)提供商購(gòu)買(mǎi)相關(guān)服務(wù)，建立境內(nèi)總部檔案部門(mén)、境外機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)、云計(jì)算中心“三位一體”的云端檔案信息管理模式（如圖1所示），通過(guò)提前介入、事前控制、全程監(jiān)控、跟蹤指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)境內(nèi)總部對(duì)境外檔案收、存、管、用的監(jiān)管與控制。這樣有利于境內(nèi)總部進(jìn)一步擴(kuò)大檔案監(jiān)管的覆蓋面，并提高效率、降低成本。

本文為國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金青年項(xiàng)目“國(guó)有企業(yè)境外檔案監(jiān)管體系”研究階段性研究成果之一。

注釋與參考文獻(xiàn)：

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