三門核電文檔信息化管理實(shí)踐

巫佳立

三門核電有限公司 浙江臺(tái)州 317100

三門核電1號(hào)機(jī)組是全球首臺(tái)AP1000三代核電機(jī)組，項(xiàng)目由三門核電、西屋聯(lián)合體、三菱重工等數(shù)百家國(guó)內(nèi)外單位參與建設(shè)，項(xiàng)目涉及單位多、地域廣，文檔數(shù)量大、交互頻繁、時(shí)效性要求高，傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管控措施無(wú)法滿足項(xiàng)目建設(shè)需求，文檔信息化管理是項(xiàng)目順利開展的必然選擇。

1 文檔信息管理系統(tǒng)架構(gòu)

三門核電文檔管理相關(guān)的信息系統(tǒng)主要有3個(gè)，即文檔管理系統(tǒng)（Documentum，簡(jiǎn)稱：DCTM）、工作流系統(tǒng)（ECIS）、業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)（SPMS）。

DCTM是公司的文件發(fā)布、存儲(chǔ)、應(yīng)用平臺(tái)，所有的文檔電子化后著錄該系統(tǒng)進(jìn)行管理，它包含了文件分發(fā)、回收控制、圖情資料借閱、檔案存儲(chǔ)等功能。

ECIS是公司的工作流系統(tǒng)，主要承擔(dān)函件、會(huì)議紀(jì)要、行政文件的發(fā)起、閱辦，程序文件的編、校、審、批等功能。

SPMS是公司人、財(cái)、物業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)，目前是集工單執(zhí)行、狀態(tài)報(bào)告流轉(zhuǎn)、運(yùn)行日志編制、財(cái)務(wù)報(bào)銷、商務(wù)支付等功能于一體的綜合性平臺(tái)。三個(gè)主要系統(tǒng)關(guān)系如下：

2 文檔信息化管理實(shí)踐

2.1 工程文件信息化管理實(shí)踐

在建安、調(diào)試階段，三門核電以函件收發(fā)文為媒介將文件信息化應(yīng)用至文件流轉(zhuǎn)各階段。

三門核電接收到收函后，文檔人員以函件編碼作為唯一標(biāo)識(shí)將其著錄文檔管理系統(tǒng)，授權(quán)人員對(duì)信函進(jìn)行復(fù)核后通過(guò)工作流系統(tǒng)啟動(dòng)閱辦流程，信函承辦完成關(guān)閉后，隨同的承辦信息將根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)歸檔至文檔管理系統(tǒng)。

對(duì)于函件發(fā)文，業(yè)務(wù)人員在工作流系統(tǒng)啟動(dòng)發(fā)函流程，經(jīng)授權(quán)人員校對(duì)、審核、批準(zhǔn)后流轉(zhuǎn)到對(duì)外統(tǒng)一接口的文檔管理部門對(duì)外發(fā)函，隨后發(fā)函隨同其簽批信息等自動(dòng)歸檔至文檔管理系統(tǒng)。

非信函類技術(shù)文件及項(xiàng)目管理文件以作為收函子類的文件傳遞單進(jìn)行閱辦，同時(shí)為對(duì)文件的分發(fā)進(jìn)行受控管理，文件還在文檔管理系統(tǒng)中通過(guò)文件傳遞單進(jìn)行單獨(dú)分發(fā)，文檔管理系統(tǒng)每日根據(jù)文件分發(fā)情況自動(dòng)產(chǎn)生報(bào)表清單，進(jìn)行文件的受控跟蹤。

此外，工程期產(chǎn)生的竣工文件都在電子化之后由承包商按指定格式向三門核電移交，授權(quán)人員將文件批量導(dǎo)入文檔管理系統(tǒng)。

2.2 生產(chǎn)文件信息化實(shí)踐

為做好AP1000首臺(tái)機(jī)組的生產(chǎn)文件準(zhǔn)備工作，三門核電對(duì)標(biāo)美國(guó)電廠文件管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，確定將電子文件作為生產(chǎn)期可執(zhí)行文件，將信息化應(yīng)用將貫穿生產(chǎn)文件的全生命周期，文檔管理系統(tǒng)則作為公司唯一有效的文檔發(fā)布平臺(tái)及存儲(chǔ)庫(kù)。

（1）文件的產(chǎn)生與發(fā)布：

三門核電所有生產(chǎn)期文件都需進(jìn)行信息化管理，它的形成主要包含兩種方式：①通過(guò)公司現(xiàn)有工作流系統(tǒng)經(jīng)過(guò)編、校、審、批流程后形成的文件，將通過(guò)系統(tǒng)間的接口，直接流轉(zhuǎn)至文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布存儲(chǔ)；②通過(guò)線下手工簽發(fā)的文件，須由文件編制部門向文檔管理部門同時(shí)移交紙質(zhì)原件、電子原件（PDF格式）和可編輯版電子文件，文檔管理部門接收文件后在文檔管理系統(tǒng)中進(jìn)行著錄發(fā)布。

（2）文件的分發(fā)：

生產(chǎn)文件一般不針對(duì)具體行政部門分發(fā)，公司員工如需使用，直接進(jìn)入文檔管理系統(tǒng)檢索利用，但為應(yīng)對(duì)文件應(yīng)急使用需求，文檔管理部門針對(duì)主控室、遠(yuǎn)程停堆室、生產(chǎn)隔離辦等特定站點(diǎn)專門配置紙質(zhì)文件，上述站點(diǎn)統(tǒng)稱“衛(wèi)星文件站”。為提升衛(wèi)星文件站文件配置的時(shí)效性，文檔管理部門還在文檔管理系統(tǒng)中，針對(duì)每個(gè)衛(wèi)星文件站配置與紙質(zhì)文件一致的電子文件柜，并對(duì)各衛(wèi)星文件站的電子文件柜綁定指定的賬號(hào)和IP地址，從而規(guī)避各站點(diǎn)文件誤用的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，文檔管理系統(tǒng)每天還會(huì)產(chǎn)生各站點(diǎn)最新的文件清單，該清單針對(duì)文件的新增、升版、作廢等情況都有標(biāo)示，以便相關(guān)人員每日了解文件變化情況。

（3）記錄檔案的移交：

生產(chǎn)階段多數(shù)記錄（如巡檢日志等）都以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的形式直接上傳至了業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)，而工單執(zhí)行產(chǎn)生的工作包文件等也在審批完成后以電子文件的形式進(jìn)入了業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)，通過(guò)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)與文檔管理系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互，公司產(chǎn)生的大量記錄報(bào)告都實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)系統(tǒng)在線移交、歸檔。除此之外產(chǎn)生的記錄檔案，將通過(guò)文檔管理系統(tǒng)中的部門平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線移交。

2.3 檔案、圖情資料的信息化應(yīng)用

三門核電檔案和圖情資料的管理主要借助于文檔管理系統(tǒng)開展。文檔管理系統(tǒng)是三門核電的電子檔案庫(kù)房，所有電子檔案保存、檢索、利用、鑒定、銷毀等工作都在該系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，同時(shí)系統(tǒng)還配置文件在線歸檔、移交的流程，實(shí)現(xiàn)了部門文件歸檔信息化。針對(duì)圖情資料，文檔管理系統(tǒng)中配置了圖情資料的存儲(chǔ)、采購(gòu)申請(qǐng)、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)圖情資料信息化管理。

3 文檔管理信息化主要效益分析

3.1 實(shí)現(xiàn)了文檔的高效管控

三門核電通過(guò)文檔管理信息化，一方面通過(guò)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)文檔完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性的管理，同時(shí)通過(guò)打通系統(tǒng)接口加速了文檔信息的高效流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)了了文檔的高效管控。

3.2 提升文檔自身及文檔業(yè)務(wù)的價(jià)值

三門核電通過(guò)文檔信息化管理，使業(yè)務(wù)人員可以通過(guò)信息系統(tǒng)高效檢索、利用文檔，徹底改變了以前“重保管、輕利用”的局面，提升了檔案自身價(jià)值、文檔管控工作的價(jià)值。

3.3 降低文檔人員的工作壓力

文檔管理系統(tǒng)在線移交功能的實(shí)現(xiàn)推動(dòng)各業(yè)務(wù)部門通過(guò)系統(tǒng)直接向文檔管理部門進(jìn)行電子文檔在線移交，調(diào)動(dòng)了各部門文件管理員的能動(dòng)性，有效減少了文檔人員的重復(fù)工作。同時(shí)電子文件分發(fā)減少了大批傳統(tǒng)紙質(zhì)文件分發(fā)產(chǎn)生的工作，進(jìn)一步減輕了文檔人員的工作壓力。

4 結(jié)論及優(yōu)化建議

三門核電現(xiàn)有文件信息化框架及相關(guān)配套的信息化平臺(tái)能基本滿足電廠全壽期文檔高效管控的需求，可被后續(xù)AP1000核電項(xiàng)目及新建核電廠參考借鑒。

但是從文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)高度匹配和高效對(duì)接的角度出發(fā)，筆者認(rèn)為三門核電文檔相關(guān)三大主要系統(tǒng)之間存在著大量的數(shù)據(jù)提取、回寫等流程，因數(shù)據(jù)交互而造成的系統(tǒng)接口問(wèn)題對(duì)文檔流轉(zhuǎn)的順暢性和文件元數(shù)據(jù)完整性造成了一定的影響，文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致性提升或文檔系統(tǒng)建設(shè)一體化是今后系統(tǒng)優(yōu)化的方向。