如何改進(jìn)高校檔案管理工作

徐微微

(吉林化工學(xué)院 黨政辦公室，吉林 吉林 132022)

高校作為一個(gè)重要的文化機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)培養(yǎng)人才，傳播知識(shí)，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。在推動(dòng)社會(huì)科技進(jìn)步，提高國(guó)家軟實(shí)力和國(guó)民素質(zhì)中發(fā)揮著重要作用。高校檔案記錄了學(xué)校自建校以來(lái)各項(xiàng)工作從弱到強(qiáng)、從無(wú)到有的歷史軌跡，準(zhǔn)確、完整地記載了學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展過(guò)程。這是學(xué)校在不斷更迭的綜合管理工作中積淀的重要資料，也是國(guó)家檔案信息不可或缺的一部分。是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的前瞻性信息資源。高校檔案的綜合管理、開發(fā)和利用是工作的需要，也是新形勢(shì)下中國(guó)特色社會(huì)主義高等教育發(fā)展的重要支撐。

高校檔案管理模式是學(xué)校管理水平的一面鏡子。無(wú)論是綜合管理能力、辦學(xué)特色、文化傳承和發(fā)展歷程都反映在檔案中。在此階段，高校檔案管理的發(fā)展方向是使管理趨于現(xiàn)代化和科學(xué)化。

一、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一) 檔案意識(shí)不強(qiáng)

高等教育機(jī)構(gòu)的核心任務(wù)是教育教學(xué)和科學(xué)研究，多數(shù)人對(duì)檔案的重要性缺乏足夠的了解，高校檔案工作現(xiàn)存在一定亟待解決的問(wèn)題。如檔案專業(yè)人員不足，主要負(fù)責(zé)人員經(jīng)常變化，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)收集不完整，檔案投資小，保管條件差，保護(hù)條件差，大學(xué)檔案基礎(chǔ)管理設(shè)施相對(duì)不完善，嚴(yán)重影響檔案信息化管理的順利發(fā)展，使高校檔案工作在探索管理新模式過(guò)程中遇到了部分障礙[1]。

(二) 檔案管理制度不健全

隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》等一系列檔案法規(guī)的頒布，高校檔案管理體系也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但是，從高校檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，不完善的管理體制仍然存在問(wèn)題，體現(xiàn)在： 一方面，文件采集系統(tǒng)并不完善，這使得存檔資料的收集不完整，或者收集不夠及時(shí)，并且在資料收集中，經(jīng)常會(huì)遇到材料不完整和不連續(xù)的情況；另一方面，由于不完善的基礎(chǔ)設(shè)施和不充分的存儲(chǔ)系統(tǒng)，發(fā)生了文件損壞和文件丟失，另外在調(diào)閱時(shí)，偶有借閱不登記，甚至長(zhǎng)期借閱文件都不予退還，導(dǎo)致重要文件丟失；另一方面，文件利用系統(tǒng)并不完備，在信息資源開發(fā)利用的新時(shí)代，檔案的價(jià)值尚未得到充分利用，影響了檔案的研究和利用[2]。

(三) 檔案工作人員素質(zhì)有待提升

合格的檔案管理員應(yīng)具備一定的政治素養(yǎng)和理論水平，并熟悉黨和國(guó)家檔案的指導(dǎo)方針和政策。特別是在現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化的過(guò)程中，迫切需要現(xiàn)代化的綜合性人才，不僅要有專業(yè)的檔案水平，還要精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù);然而，目前的情況是，許多檔案部門缺乏這樣的人才，大多數(shù)檔案工作者的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)較低;為了跟上檔案信息的發(fā)展，檔案人員要與時(shí)俱進(jìn)，更新專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，更新管理理念，適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求[3-5]。

(四) 院校合并等造成檔案管理難度大

近十幾年來(lái)，為適應(yīng)新發(fā)展，許多大學(xué)合并或建立了新的校園，以擴(kuò)大學(xué)校教育的規(guī)模。高校不管是在學(xué)科發(fā)展還是學(xué)生數(shù)量等方面都有較大的擴(kuò)容，而且，學(xué)校部分之間的距離很大，管理模式也不同。并且隨之出現(xiàn)諸多新問(wèn)題。

(五) 檔案管理模式落后

高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)上主要以紙質(zhì)檔案、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主,利用方式也主要是借閱、咨詢等[6]，這些紙質(zhì)文件的保質(zhì)期短，存放不方便，占地面積大，不易復(fù)制。很難實(shí)現(xiàn)永久和安全的保存，這使得管理文件變得困難。

(六) 檔案利用率偏低

檔案經(jīng)過(guò)收集、整理到利用需要一定的期限，時(shí)效性較低，現(xiàn)今處于信息爆炸的時(shí)代，人們涉獵的信息量較大，甚至有超載現(xiàn)象，因此對(duì)檔案的關(guān)注度不高；高校檔案面對(duì)的服務(wù)對(duì)象大多數(shù)是師生，一般情況下人們不會(huì)想到檔案的查考利用價(jià)值，只有在特殊急需情況下，才想到查閱檔案，利用率不高；舊的傳統(tǒng)思維和工作方式?jīng)]有變化，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化服務(wù)，檔案的便利性和利用率不高[7]。

二、高校檔案管理改進(jìn)措施

(一) 強(qiáng)化對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)

牢固樹立檔案工作圍繞中心工作，服務(wù)大局的正確方向，為教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)，為學(xué)校辦學(xué)發(fā)展服務(wù)。同時(shí)要堅(jiān)持保管和利用并重的方針，以保管為基礎(chǔ)的監(jiān)管和利用原則，以服務(wù)利用為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案監(jiān)管和利用相互依存、相互促進(jìn)的良性發(fā)展。檔案管理者應(yīng)該嘗試選擇具有專業(yè)知識(shí)的人才。針對(duì)檔案資料的收集與管理工作中的問(wèn)題，需進(jìn)行定期的培訓(xùn)，一方面是對(duì)專業(yè)知識(shí)的更新，講解一些檔案收集與歸檔管理的新方法，另一方面也是加強(qiáng)對(duì)其思想教育，提高責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，從根本上提高文件管理人員的整體素質(zhì)，間接提高文件管理效率[8]。

(二) 建立健全高校檔案管理制度

根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》及其他有關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)實(shí)際情況，從檔案的收集、鑒定、歸檔、保密、保管、使用等方面，制定比較完備、健全的管理制度，對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理中的非標(biāo)準(zhǔn)、不系統(tǒng)，不完整現(xiàn)象進(jìn)行約束[9]。在制定完善的檔案管理制度之前，檔案人員要對(duì)檔案的收集與整理的工作流程做到一清二楚，明確在各項(xiàng)環(huán)節(jié)中應(yīng)該注意的細(xì)節(jié)，根據(jù)相關(guān)法規(guī)，確定不同類別檔案資料的收集范圍，避免在資料收集過(guò)程中出現(xiàn)遺落，檔案管理相關(guān)制度中應(yīng)該明確規(guī)定不同檔案資料的歸檔時(shí)限，有利于促進(jìn)各類檔案形成部門把檔案資料及時(shí)歸檔，有利于檔案的統(tǒng)一管理，對(duì)檔案的利用服務(wù)提供及時(shí)性和有效性。

此外，檔案管理是高校管理系統(tǒng)之一，應(yīng)納入學(xué)校綜合評(píng)估管理系統(tǒng)，具體項(xiàng)目作為評(píng)估綜合管理能力的標(biāo)準(zhǔn)之一。系統(tǒng)規(guī)范高校的檔案管理模式和流程，保證檔案管理的程序性和系統(tǒng)性。

(三) 提高業(yè)務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在國(guó)家大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，加強(qiáng)檔案建設(shè)，要建立一支結(jié)構(gòu)合理素質(zhì)高工作穩(wěn)定，適合高校檔案工作的檔案人才隊(duì)伍。只有逐步提升檔案工作者的素質(zhì)，才能在新動(dòng)態(tài)下滿足信息檔案服務(wù)的要求。第一，文件管理工作是一種政治上強(qiáng)大，高度安全和保密的工作，因此有必要提高文件從業(yè)者的政治意識(shí)。樹立顧大局，有擔(dān)當(dāng)，講規(guī)矩的工作理念；第二要從保守的思想狀態(tài)中解放出來(lái)，勇于推進(jìn)實(shí)踐創(chuàng)新及服務(wù)創(chuàng)新；第三，檔案管理是一門跨學(xué)科，綜合性的學(xué)科，專注于管理，涉及多個(gè)學(xué)科。需要知識(shí)面廣，專業(yè)基礎(chǔ)理論深的復(fù)合型專業(yè)人才，因此整合有限資源，增加知識(shí)儲(chǔ)備，有針對(duì)性地、分層次地開展培訓(xùn)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力建設(shè)高校專業(yè)型檔案管理隊(duì)伍；第四，要合理引導(dǎo)，利用規(guī)范化的檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)工作人員進(jìn)行量化考核，形成激勵(lì)性獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)積極性。

(四) 整合信息資源，加強(qiáng)檔案的編輯和研究

檔案研究和開發(fā)是歷史和文化遺產(chǎn)的一部分，是一個(gè)高級(jí)檔案服務(wù)的模式。大學(xué)的檔案管理員使用館藏檔案作為研究對(duì)象，組織和系統(tǒng)化各種檔案資源。這些檔案將從多角度映現(xiàn)學(xué)校的真實(shí)情況，是系統(tǒng)有效的參考資料。方便指導(dǎo)工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為學(xué)校的所有工作提供準(zhǔn)確，系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)。這些編寫和研究資料將極大地促進(jìn)學(xué)校內(nèi)各單位的工作，提高學(xué)校檔案資源的利用率。

(五) 共享信息資源，提高信息化管理水平

可以打破材料與用戶之間的障礙，加速信息資源的開發(fā)利用保存和傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。高校檔案信息化也離不開“三個(gè)面向”，即標(biāo)準(zhǔn)化，存儲(chǔ)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化一方面是指檔案工作部門要配備有現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)化多媒體硬件設(shè)備，以多媒體技術(shù)應(yīng)用支持檔案的信息化；另一方面，要建立完善的檔案保障體系，如倉(cāng)庫(kù)建設(shè)，防火，溫控，防蟲等，達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，有必要對(duì)稀有文件進(jìn)行文件救援，提高重要文件存儲(chǔ)的質(zhì)量。存儲(chǔ)數(shù)字化需要將傳統(tǒng)的手動(dòng)操作歸檔到現(xiàn)代操作，一方面將傳統(tǒng)的載體文件數(shù)字化。另一方面，要不斷完善電子文件的規(guī)范化管理，加快電子檔案的建設(shè)步伐[10,11]檔案的網(wǎng)絡(luò)化必須依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)及管理軟件實(shí)現(xiàn)資源的開發(fā)利用和共享，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息查閱，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的及時(shí)性和便利性；檔案的網(wǎng)絡(luò)化是把雙刃劍，提供便利的同時(shí)，要注意系統(tǒng)的安全性和文件的保密性。

三、結(jié) 語(yǔ)

伴隨著高等教育的改革和發(fā)展，也為檔案工作的創(chuàng)新開辟了廣闊的空間和平臺(tái)。只要在實(shí)踐中積極探索，組織得力，方法得當(dāng)，必將為高校檔案事業(yè)營(yíng)造新的氛圍。