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      如何改進(jìn)高校檔案管理工作

      2018-04-14 15:32:35徐微微
      關(guān)鍵詞:檔案管理工作

      徐微微

      (吉林化工學(xué)院 黨政辦公室,吉林 吉林 132022)

      高校作為一個(gè)重要的文化機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)培養(yǎng)人才,傳播知識(shí),促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。在推動(dòng)社會(huì)科技進(jìn)步,提高國(guó)家軟實(shí)力和國(guó)民素質(zhì)中發(fā)揮著重要作用。高校檔案記錄了學(xué)校自建校以來(lái)各項(xiàng)工作從弱到強(qiáng)、從無(wú)到有的歷史軌跡,準(zhǔn)確、完整地記載了學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展過(guò)程。這是學(xué)校在不斷更迭的綜合管理工作中積淀的重要資料,也是國(guó)家檔案信息不可或缺的一部分。是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的前瞻性信息資源。高校檔案的綜合管理、開發(fā)和利用是工作的需要,也是新形勢(shì)下中國(guó)特色社會(huì)主義高等教育發(fā)展的重要支撐。

      高校檔案管理模式是學(xué)校管理水平的一面鏡子。無(wú)論是綜合管理能力、辦學(xué)特色、文化傳承和發(fā)展歷程都反映在檔案中。在此階段,高校檔案管理的發(fā)展方向是使管理趨于現(xiàn)代化和科學(xué)化。

      一、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

      (一) 檔案意識(shí)不強(qiáng)

      高等教育機(jī)構(gòu)的核心任務(wù)是教育教學(xué)和科學(xué)研究,多數(shù)人對(duì)檔案的重要性缺乏足夠的了解,高校檔案工作現(xiàn)存在一定亟待解決的問(wèn)題。如檔案專業(yè)人員不足,主要負(fù)責(zé)人員經(jīng)常變化,缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí),導(dǎo)致數(shù)據(jù)收集不完整,檔案投資小,保管條件差,保護(hù)條件差,大學(xué)檔案基礎(chǔ)管理設(shè)施相對(duì)不完善,嚴(yán)重影響檔案信息化管理的順利發(fā)展,使高校檔案工作在探索管理新模式過(guò)程中遇到了部分障礙[1]。

      (二) 檔案管理制度不健全

      隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》等一系列檔案法規(guī)的頒布,高校檔案管理體系也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但是,從高校檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看,不完善的管理體制仍然存在問(wèn)題,體現(xiàn)在: 一方面,文件采集系統(tǒng)并不完善,這使得存檔資料的收集不完整,或者收集不夠及時(shí),并且在資料收集中,經(jīng)常會(huì)遇到材料不完整和不連續(xù)的情況;另一方面,由于不完善的基礎(chǔ)設(shè)施和不充分的存儲(chǔ)系統(tǒng),發(fā)生了文件損壞和文件丟失,另外在調(diào)閱時(shí),偶有借閱不登記,甚至長(zhǎng)期借閱文件都不予退還,導(dǎo)致重要文件丟失;另一方面,文件利用系統(tǒng)并不完備,在信息資源開發(fā)利用的新時(shí)代,檔案的價(jià)值尚未得到充分利用,影響了檔案的研究和利用[2]。

      (三) 檔案工作人員素質(zhì)有待提升

      合格的檔案管理員應(yīng)具備一定的政治素養(yǎng)和理論水平,并熟悉黨和國(guó)家檔案的指導(dǎo)方針和政策。特別是在現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化的過(guò)程中,迫切需要現(xiàn)代化的綜合性人才,不僅要有專業(yè)的檔案水平,還要精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù);然而,目前的情況是,許多檔案部門缺乏這樣的人才,大多數(shù)檔案工作者的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)較低;為了跟上檔案信息的發(fā)展,檔案人員要與時(shí)俱進(jìn),更新專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu),更新管理理念,適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求[3-5]。

      (四) 院校合并等造成檔案管理難度大

      近十幾年來(lái),為適應(yīng)新發(fā)展,許多大學(xué)合并或建立了新的校園,以擴(kuò)大學(xué)校教育的規(guī)模。高校不管是在學(xué)科發(fā)展還是學(xué)生數(shù)量等方面都有較大的擴(kuò)容,而且,學(xué)校部分之間的距離很大,管理模式也不同。并且隨之出現(xiàn)諸多新問(wèn)題。

      (五) 檔案管理模式落后

      高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)上主要以紙質(zhì)檔案、照片、錄像和錄音等形態(tài)為主,利用方式也主要是借閱、咨詢等[6],這些紙質(zhì)文件的保質(zhì)期短,存放不方便,占地面積大,不易復(fù)制。很難實(shí)現(xiàn)永久和安全的保存,這使得管理文件變得困難。

      (六) 檔案利用率偏低

      檔案經(jīng)過(guò)收集、整理到利用需要一定的期限,時(shí)效性較低,現(xiàn)今處于信息爆炸的時(shí)代,人們涉獵的信息量較大,甚至有超載現(xiàn)象,因此對(duì)檔案的關(guān)注度不高;高校檔案面對(duì)的服務(wù)對(duì)象大多數(shù)是師生,一般情況下人們不會(huì)想到檔案的查考利用價(jià)值,只有在特殊急需情況下,才想到查閱檔案,利用率不高;舊的傳統(tǒng)思維和工作方式?jīng)]有變化,無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)檔案的信息化服務(wù),檔案的便利性和利用率不高[7]。

      二、高校檔案管理改進(jìn)措施

      (一) 強(qiáng)化對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)

      牢固樹立檔案工作圍繞中心工作,服務(wù)大局的正確方向,為教學(xué)服務(wù),為師生服務(wù),為學(xué)校辦學(xué)發(fā)展服務(wù)。同時(shí)要堅(jiān)持保管和利用并重的方針,以保管為基礎(chǔ)的監(jiān)管和利用原則,以服務(wù)利用為目標(biāo),實(shí)現(xiàn)檔案監(jiān)管和利用相互依存、相互促進(jìn)的良性發(fā)展。檔案管理者應(yīng)該嘗試選擇具有專業(yè)知識(shí)的人才。針對(duì)檔案資料的收集與管理工作中的問(wèn)題,需進(jìn)行定期的培訓(xùn),一方面是對(duì)專業(yè)知識(shí)的更新,講解一些檔案收集與歸檔管理的新方法,另一方面也是加強(qiáng)對(duì)其思想教育,提高責(zé)任意識(shí),強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性,從根本上提高文件管理人員的整體素質(zhì),間接提高文件管理效率[8]。

      (二) 建立健全高校檔案管理制度

      根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》及其他有關(guān)法律法規(guī),根據(jù)實(shí)際情況,從檔案的收集、鑒定、歸檔、保密、保管、使用等方面,制定比較完備、健全的管理制度,對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理中的非標(biāo)準(zhǔn)、不系統(tǒng),不完整現(xiàn)象進(jìn)行約束[9]。在制定完善的檔案管理制度之前,檔案人員要對(duì)檔案的收集與整理的工作流程做到一清二楚,明確在各項(xiàng)環(huán)節(jié)中應(yīng)該注意的細(xì)節(jié),根據(jù)相關(guān)法規(guī),確定不同類別檔案資料的收集范圍,避免在資料收集過(guò)程中出現(xiàn)遺落,檔案管理相關(guān)制度中應(yīng)該明確規(guī)定不同檔案資料的歸檔時(shí)限,有利于促進(jìn)各類檔案形成部門把檔案資料及時(shí)歸檔,有利于檔案的統(tǒng)一管理,對(duì)檔案的利用服務(wù)提供及時(shí)性和有效性。

      此外,檔案管理是高校管理系統(tǒng)之一,應(yīng)納入學(xué)校綜合評(píng)估管理系統(tǒng),具體項(xiàng)目作為評(píng)估綜合管理能力的標(biāo)準(zhǔn)之一。系統(tǒng)規(guī)范高校的檔案管理模式和流程,保證檔案管理的程序性和系統(tǒng)性。

      (三) 提高業(yè)務(wù)質(zhì)量,加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

      隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,在國(guó)家大數(shù)據(jù)和“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下,加強(qiáng)檔案建設(shè),要建立一支結(jié)構(gòu)合理素質(zhì)高工作穩(wěn)定,適合高校檔案工作的檔案人才隊(duì)伍。只有逐步提升檔案工作者的素質(zhì),才能在新動(dòng)態(tài)下滿足信息檔案服務(wù)的要求。第一,文件管理工作是一種政治上強(qiáng)大,高度安全和保密的工作,因此有必要提高文件從業(yè)者的政治意識(shí)。樹立顧大局,有擔(dān)當(dāng),講規(guī)矩的工作理念;第二要從保守的思想狀態(tài)中解放出來(lái),勇于推進(jìn)實(shí)踐創(chuàng)新及服務(wù)創(chuàng)新;第三,檔案管理是一門跨學(xué)科,綜合性的學(xué)科,專注于管理,涉及多個(gè)學(xué)科。需要知識(shí)面廣,專業(yè)基礎(chǔ)理論深的復(fù)合型專業(yè)人才,因此整合有限資源,增加知識(shí)儲(chǔ)備,有針對(duì)性地、分層次地開展培訓(xùn),更新知識(shí)結(jié)構(gòu),努力建設(shè)高校專業(yè)型檔案管理隊(duì)伍;第四,要合理引導(dǎo),利用規(guī)范化的檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制,對(duì)工作人員進(jìn)行量化考核,形成激勵(lì)性獎(jiǎng)懲機(jī)制,充分調(diào)動(dòng)積極性。

      (四) 整合信息資源,加強(qiáng)檔案的編輯和研究

      檔案研究和開發(fā)是歷史和文化遺產(chǎn)的一部分,是一個(gè)高級(jí)檔案服務(wù)的模式。大學(xué)的檔案管理員使用館藏檔案作為研究對(duì)象,組織和系統(tǒng)化各種檔案資源。這些檔案將從多角度映現(xiàn)學(xué)校的真實(shí)情況,是系統(tǒng)有效的參考資料。方便指導(dǎo)工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為學(xué)校的所有工作提供準(zhǔn)確,系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)。這些編寫和研究資料將極大地促進(jìn)學(xué)校內(nèi)各單位的工作,提高學(xué)校檔案資源的利用率。

      (五) 共享信息資源,提高信息化管理水平

      可以打破材料與用戶之間的障礙,加速信息資源的開發(fā)利用保存和傳輸,實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。高校檔案信息化也離不開“三個(gè)面向”,即標(biāo)準(zhǔn)化,存儲(chǔ)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化一方面是指檔案工作部門要配備有現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)化多媒體硬件設(shè)備,以多媒體技術(shù)應(yīng)用支持檔案的信息化;另一方面,要建立完善的檔案保障體系,如倉(cāng)庫(kù)建設(shè),防火,溫控,防蟲等,達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),同時(shí),有必要對(duì)稀有文件進(jìn)行文件救援,提高重要文件存儲(chǔ)的質(zhì)量。存儲(chǔ)數(shù)字化需要將傳統(tǒng)的手動(dòng)操作歸檔到現(xiàn)代操作,一方面將傳統(tǒng)的載體文件數(shù)字化。另一方面,要不斷完善電子文件的規(guī)范化管理,加快電子檔案的建設(shè)步伐[10,11]檔案的網(wǎng)絡(luò)化必須依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)及管理軟件實(shí)現(xiàn)資源的開發(fā)利用和共享,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案信息查閱,實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的及時(shí)性和便利性;檔案的網(wǎng)絡(luò)化是把雙刃劍,提供便利的同時(shí),要注意系統(tǒng)的安全性和文件的保密性。

      三、結(jié) 語(yǔ)

      伴隨著高等教育的改革和發(fā)展,也為檔案工作的創(chuàng)新開辟了廣闊的空間和平臺(tái)。只要在實(shí)踐中積極探索,組織得力,方法得當(dāng),必將為高校檔案事業(yè)營(yíng)造新的氛圍。

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