新常態(tài)經(jīng)濟(jì)背景下醫(yī)院檔案管理工作思路探討

王孝廉

【摘要】檔案作為醫(yī)院綜合管理中的重要一環(huán)，它的未來(lái)管理工作創(chuàng)新更要滿足新常態(tài)經(jīng)濟(jì)體制標(biāo)準(zhǔn)，做到科學(xué)定位、科學(xué)解決傳統(tǒng)問(wèn)題、科學(xué)管理。本文簡(jiǎn)要探析了醫(yī)院檔案管理工作的若干思路，希望在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案管理的有益探索。

【關(guān)鍵詞】新常態(tài)經(jīng)濟(jì);醫(yī)院檔案管理;科學(xué)化;定位;思路;問(wèn)題;探索

在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)時(shí)期，我國(guó)社會(huì)發(fā)展所呈現(xiàn)的是不同的發(fā)展理念與趨勢(shì)，醫(yī)院作為社會(huì)上重要的公共事業(yè)機(jī)構(gòu)，它必須基于新工作思維和新視角來(lái)開(kāi)展經(jīng)營(yíng)管理工作，重新認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理的必要性，重新定位工作標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存問(wèn)題，并不斷探索解決方案。

一、檔案管理對(duì)醫(yī)院綜合管理工作的必要性

檔案對(duì)于醫(yī)院日常工作開(kāi)展非常重要，它所呈現(xiàn)的不僅僅是歷史數(shù)據(jù)資料，還有醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)事項(xiàng)作出各項(xiàng)決策的重要依據(jù)。但是當(dāng)前醫(yī)院由于受到傳統(tǒng)觀念的束縛與影響，對(duì)檔案管理所投入的精力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，無(wú)法體現(xiàn)出檔案管理在醫(yī)院綜合管理工作中的重要性。在新常態(tài)經(jīng)濟(jì)背景下，社會(huì)對(duì)醫(yī)院服務(wù)提出了更高要求，所以醫(yī)院本身為了實(shí)現(xiàn)自我完善與進(jìn)步就必須合理把握、運(yùn)用檔案，重新認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的必要性。

（一）為醫(yī)院發(fā)展提供了扎實(shí)的理論基礎(chǔ)依據(jù)。當(dāng)前國(guó)內(nèi)許多城市重點(diǎn)三甲醫(yī)院都在不斷擴(kuò)大自身規(guī)模，提升服務(wù)質(zhì)量品質(zhì)，他們的醫(yī)療服務(wù)項(xiàng)目、硬件設(shè)施建設(shè)等等都在不斷更新，醫(yī)療水平也越來(lái)越高，這些改變對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作固然也是一種改變，檔案管理的需求正在隨著新常態(tài)經(jīng)濟(jì)背景下醫(yī)院重新建設(shè)的要求而不斷變大。將醫(yī)院傳統(tǒng)檔案與當(dāng)前檔案管理體系結(jié)合起來(lái)，夯實(shí)醫(yī)院發(fā)展基礎(chǔ)理論依據(jù)，就必須做好檔案管理工作，這樣才能確保醫(yī)院穩(wěn)定進(jìn)步，從數(shù)據(jù)供應(yīng)與醫(yī)院服務(wù)建設(shè)角度來(lái)講，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作的確很有必要。

（二）是醫(yī)院發(fā)展的歷史見(jiàn)證。醫(yī)院檔案管理見(jiàn)證了醫(yī)院發(fā)展歷史，它所記載的都是最為可靠、最為權(quán)威的重要醫(yī)療服務(wù)依據(jù)，對(duì)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)工作與醫(yī)學(xué)研究工作都具備較高的研究?jī)r(jià)值。但傳統(tǒng)醫(yī)院檔案主要是紙媒或者光盤，這些資源載體一旦被破壞就無(wú)法恢復(fù)原貌，會(huì)為醫(yī)院檔案管理帶來(lái)無(wú)法估計(jì)的損失，所以醫(yī)院檔案管理工作必須革新進(jìn)步，強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代數(shù)字化、智能化、個(gè)性化管理，發(fā)揮檔案管理對(duì)醫(yī)院健康發(fā)展的重要性。

二、醫(yī)院檔案管理工作中的實(shí)踐問(wèn)題探討

醫(yī)院在檔案管理工作中面臨各種問(wèn)題，尤其是在新常態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，國(guó)家對(duì)醫(yī)療體制改革也作出了若干變動(dòng)，例如檔案管理的電算化、信息化就要求醫(yī)院自身作出大幅改變，要求醫(yī)院就這一管理實(shí)踐問(wèn)題進(jìn)行深度剖析，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合管理工作的有序性。長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院檔案管理都受到根深蒂固的傳統(tǒng)觀念影響，且一時(shí)間難以撼動(dòng)，所以可能許多醫(yī)院并不重視對(duì)檔案的管理工作，特別是在檔案管理的內(nèi)容與職責(zé)方面理解并不到位。所以醫(yī)院在檔案管理工作層面上必須明確其內(nèi)容與職責(zé)，再思考目前所面臨的各種現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

（一）對(duì)醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容與職責(zé)分析。醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容與職責(zé)涵蓋了醫(yī)院本身對(duì)于檔案管理制度的理解，根據(jù)這一理解來(lái)制定管理體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案中不同文件資料及數(shù)據(jù)的有效收集、管理、建檔、歸檔與整理保管，并合理利用。以檔案移交管理工作為例，它作為檔案管理的重要內(nèi)容，關(guān)系到檔案管理過(guò)程水平的高低，所以醫(yī)院在檔案移交過(guò)程中應(yīng)該充分借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，加速醫(yī)院檔案管理的信息化進(jìn)程，通過(guò)高科技技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)管理制度的有效健全，例如分清臨床醫(yī)療科室、后勤部門以及醫(yī)療技術(shù)部門的各自工作內(nèi)容，保證醫(yī)院內(nèi)部人事及資源管理更加規(guī)范。以上就是醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容與職責(zé)。

（二）醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題可能來(lái)自于工作人員、管理制度與管理場(chǎng)合，也來(lái)自于醫(yī)院檔案利用效率問(wèn)題，下文將一一進(jìn)行分析：首先，醫(yī)院負(fù)責(zé)檔案管理的技術(shù)人員整體素質(zhì)不到位，由于檔案是醫(yī)院內(nèi)部的重要管理內(nèi)容，所以如果管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，就可能會(huì)影響到檔案管理效果，無(wú)法滿足當(dāng)前新常態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境要求，無(wú)法發(fā)揮醫(yī)療檔案對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)學(xué)研究的重要作用。具體來(lái)講，當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理方面存在諸多制約因素，比如醫(yī)院檔案管理人員存在素質(zhì)良莠不齊的現(xiàn)象，許多工作人員來(lái)自于其它部門，工作過(guò)程欠缺專業(yè)性，缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn);再一點(diǎn)就是檔案管理制度缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，沒(méi)有較高的可操作性，這導(dǎo)致檔案管理在無(wú)形中就產(chǎn)生損失，延緩了醫(yī)療服務(wù)的實(shí)施和高水平發(fā)揮。其次檔案管理在制度和場(chǎng)合上有所匱乏，許多醫(yī)院在檔案資料層面存在遺失，這說(shuō)明醫(yī)院的檔案管理制度不夠完善。例如某些醫(yī)院就沒(méi)有專業(yè)化的檔案管理庫(kù)房，對(duì)檔案的分類、收集、補(bǔ)充、審核與分析處理環(huán)節(jié)更是不夠完整，不但醫(yī)療檔案資料缺失，影響醫(yī)學(xué)研究，人力資源檔案也呈現(xiàn)殘缺，這對(duì)醫(yī)院人才培養(yǎng)極為不利。最后，醫(yī)院在檔案利用率方面表現(xiàn)低下，許多醫(yī)院在檔案管理獨(dú)立性上不足，不能基于學(xué)科專業(yè)化范疇來(lái)合理整理某些邊緣化的信息資源，這導(dǎo)致許多重要資源的遺漏，這也說(shuō)明當(dāng)前許多醫(yī)院在檔案資源整合上都難以做到高效率，不但有些檔案資源被邊緣化或直接被忽視，就連檔案管理工作本身也在呈現(xiàn)邊緣化發(fā)展趨勢(shì)，這對(duì)醫(yī)院未來(lái)的良性發(fā)展是不利的。

三、新常態(tài)經(jīng)濟(jì)背景下醫(yī)院檔案管理工作的基本思路

在明確醫(yī)院檔案管理對(duì)策之前，應(yīng)該結(jié)合新常態(tài)經(jīng)濟(jì)背景來(lái)簡(jiǎn)要探討一下檔案管理的基本工作思路。

（一）醫(yī)院本身要做到內(nèi)外部社會(huì)分工明確，走現(xiàn)代化發(fā)展路線，基于此來(lái)維系醫(yī)院日常醫(yī)療服務(wù)工作。在該過(guò)程中，檔案管理應(yīng)該被視為是醫(yī)院整合資源、優(yōu)化配置的重要途徑，也是貫徹國(guó)家政策的重要媒介，所以在檔案管理工作過(guò)程中要做好分工，基于檔案管理途徑來(lái)強(qiáng)化其管理的實(shí)際意義，同時(shí)做到與時(shí)俱進(jìn)?？紤]到醫(yī)院科室工作流程化明顯，所以不同科室的工作流程也不同，應(yīng)該要求醫(yī)院在檔案管理上建立不同科室之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源共享，這樣能促進(jìn)各個(gè)科室之間的相互專業(yè)學(xué)術(shù)與業(yè)務(wù)服務(wù)內(nèi)容溝通，提高醫(yī)院內(nèi)部工作效率，而不是傳統(tǒng)醫(yī)療服務(wù)的各自為戰(zhàn)?？傮w來(lái)講這種分工聯(lián)動(dòng)機(jī)制的構(gòu)建能夠幫助醫(yī)院本身降低檔案資源管理成本，同時(shí)提高甚至控制資金投入效率，確保了檔案管理與應(yīng)用的高效率。

（二）要強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)分析，通過(guò)醫(yī)院檔案管理來(lái)提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和管理效率。因?yàn)樾聲r(shí)代的信息化管理讓醫(yī)院檔案管理手段也逐漸豐富化，利用大數(shù)據(jù)來(lái)統(tǒng)計(jì)可使醫(yī)務(wù)人員的相關(guān)技術(shù)支撐、培訓(xùn)狀況、專業(yè)信息等等能夠在短時(shí)間內(nèi)得到信息獲取甚至對(duì)比，為醫(yī)院方面在人事管理上作出決策提供重要參考。而在藥品檔案管理層面，則主要通過(guò)管理醫(yī)院內(nèi)部的藥品購(gòu)入信息來(lái)明確檔案數(shù)據(jù)流動(dòng)性，以此實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理優(yōu)化，保證醫(yī)院內(nèi)部藥品采購(gòu)供應(yīng)工作流程的有條不紊，進(jìn)而間接提高醫(yī)院工作效率與服務(wù)質(zhì)量，控制了醫(yī)院的資金流入流出。

總體來(lái)講，新常態(tài)經(jīng)濟(jì)背景下醫(yī)院需要更多，比如迎合當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件來(lái)調(diào)整自身檔案管理過(guò)程，同時(shí)也不能忘記檔案管理醫(yī)療業(yè)務(wù)需求，整體的檔案管理建設(shè)思路就是要做到兼容并包，有條不紊。

四、新常態(tài)經(jīng)濟(jì)背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新探索

新常態(tài)經(jīng)濟(jì)背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新探索既要符合時(shí)代發(fā)展背景，也要解決傳統(tǒng)中醫(yī)院檔案管理人才不濟(jì)、管理場(chǎng)合與途徑欠缺以及檔案利用率低下等等問(wèn)題。從整體來(lái)講，就是基于現(xiàn)階段新常態(tài)經(jīng)濟(jì)背景來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源共享的促進(jìn)，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理途徑與場(chǎng)合的優(yōu)化，提高它的可利用性，這些實(shí)際上也是對(duì)醫(yī)院檔案管理人才能力的優(yōu)化。

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念，強(qiáng)化人本管理。醫(yī)院檔案管理無(wú)論如何革新其本質(zhì)還在于人，在新常態(tài)經(jīng)濟(jì)背景下，醫(yī)院檔案管理一定要強(qiáng)調(diào)對(duì)相關(guān)技術(shù)管理人員工作理念的優(yōu)化，那就是要完全摒棄傳統(tǒng)理念，基于個(gè)人綜合素質(zhì)提升來(lái)改變過(guò)往醫(yī)院檔案管理的偏見(jiàn)。它不應(yīng)該是醫(yī)院的邊緣管理內(nèi)容，而應(yīng)該是核心內(nèi)容，因?yàn)闄n案為醫(yī)院所提供的技術(shù)支持與決策支持是無(wú)可替代的，所以無(wú)論是人力管理還是信息化管理，醫(yī)院都應(yīng)該首先切實(shí)轉(zhuǎn)變管理人員的思想，保證由專業(yè)性人才來(lái)管理檔案。當(dāng)前醫(yī)院中的人力資源檔案、病患病歷檔案、財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案及醫(yī)學(xué)研究檔案都是非常重要的無(wú)形財(cái)富，所以針對(duì)它們的管理也應(yīng)該做到合理分工，建設(shè)基于人才專業(yè)及水平匹配的專業(yè)化管理體系，做到管理過(guò)程的有針對(duì)性，切實(shí)保證不同專業(yè)技術(shù)人員管理不同檔案資源，這樣能夠確保醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)工作開(kāi)展的有條不紊，也不容易出現(xiàn)檔案資源因?yàn)榛祀s而丟失的尷尬局面。

（二）建立醫(yī)院檔案管理密保機(jī)制。醫(yī)院要重視檔案管理，特別是要做好針對(duì)檔案管理的安全密保工作，不但要做到檔案管理的有法可依、有據(jù)可循，也要杜絕檔案管理中可能存在的不合理現(xiàn)象，進(jìn)而保證檔案管理規(guī)范化和安全化。以安全化為例，檔案管理應(yīng)該涉及患者病歷的保密、自身經(jīng)營(yíng)管理的保密以及重大醫(yī)療成果的保密，所以醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中應(yīng)該做好相關(guān)規(guī)范管理和安保工作，比如采用當(dāng)前的VPN虛擬專用網(wǎng)絡(luò)來(lái)架構(gòu)醫(yī)院內(nèi)部公共互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施體系，為用戶創(chuàng)建專門信息共享通道，確保專用網(wǎng)絡(luò)中一切醫(yī)院檔案應(yīng)用的安全性和功能有效保障。同時(shí)也可以采用信息加密技術(shù)來(lái)保護(hù)網(wǎng)內(nèi)檔案數(shù)據(jù)、文件、口令與控制信息，特別是要確保端到端醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐暾耘c穩(wěn)定性。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理工作服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變。醫(yī)院要不斷轉(zhuǎn)變自身在檔案管理工作中的服務(wù)模式，迎合新常態(tài)經(jīng)濟(jì)環(huán)境來(lái)提出檔案管理工作內(nèi)容與體系的新變化，滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)新發(fā)展需求，構(gòu)建一套服務(wù)于社會(huì)的新檔案管理模式，為患者提供更多便利。在新服務(wù)模式中，還應(yīng)該基于檔案管理信息化軟硬件條件來(lái)設(shè)置更多溝通平臺(tái)與渠道。同時(shí)要設(shè)置專門的內(nèi)部醫(yī)院檔案交流系統(tǒng)，通過(guò)醫(yī)務(wù)人員之間的相互在線溝通解決檔案編制與檔案管理過(guò)程中所存在的各種技術(shù)問(wèn)題，做到對(duì)檔案內(nèi)容的不斷完善更新，進(jìn)而更新自身醫(yī)院的對(duì)外服務(wù)模式。真正形成檔案管理成果與醫(yī)院對(duì)外服務(wù)、經(jīng)營(yíng)管理的相互有機(jī)結(jié)合過(guò)程，一方面決定醫(yī)院資源配置的正確取向與方法，一方面決定醫(yī)院檔案管理的精細(xì)程度與對(duì)外服務(wù)態(tài)度，為醫(yī)院真正迎合新時(shí)代、新形勢(shì)發(fā)展而奠定基礎(chǔ)，創(chuàng)造條件。

五、總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院在新常態(tài)經(jīng)濟(jì)背景下應(yīng)該從傳統(tǒng)思維出發(fā)，尋求自我突破創(chuàng)新，從本質(zhì)上提高檔案管理的質(zhì)量與效率，進(jìn)而營(yíng)造醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化體系，更好服務(wù)于患者以及醫(yī)務(wù)人員本身。同時(shí)，也保證醫(yī)院社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益雙豐收。

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