對農(nóng)業(yè)科研單位檔案規(guī)范化管理的再思考

王麗娟

【摘要】農(nóng)業(yè)科研單位屬于我國重要的事業(yè)單位之一，內(nèi)部檔案管理是農(nóng)業(yè)人才管理、科研活動工作中的主要環(huán)節(jié)，若要保證科研單位檔案工作能緊跟事業(yè)單位發(fā)展步伐，關(guān)鍵就是實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，但如何實(shí)現(xiàn)呢？本文結(jié)合工作實(shí)際，給出了幾點(diǎn)體會，以期能為檔案管理工作的開展提供參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研單位;檔案管理

檔案是人類在各項(xiàng)社會活動中直接形成的不同形式的有保存價(jià)值的原始記錄，是對一個(gè)時(shí)段工作與事件的具體記載及總結(jié)，對今后各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展與信息的查找，追索事物發(fā)展均有參考價(jià)值。農(nóng)業(yè)科技研究為一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜的科學(xué)勞動，農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究工作中開展的一系列科研活動的原始記錄，是展示農(nóng)業(yè)科研成果的載體，為科學(xué)知識的一種儲備形式，是非常重要的信息資源。因而做好農(nóng)業(yè)科研單位檔案的規(guī)范化管理工作非常重要，不過怎樣做到農(nóng)業(yè)科研檔案的規(guī)范化管理，是值得每一位檔案管理工作者探究的課題。

一、科技檔案需與科研管理相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

農(nóng)業(yè)科研單位的科技檔案是非常重要的資料，科技檔案為國家投資與科研工作者智力勞動的產(chǎn)品，屬于科學(xué)技術(shù)工作者通過自身的腦力勞動而創(chuàng)造的充滿獨(dú)特性與新穎性的勞動成果，屬于一種無形財(cái)富，科技檔案材料的形成、積累是和整個(gè)科研工作結(jié)合在一起的，主要誕生于科研，也必會服務(wù)于科研，并貫穿至課題、計(jì)劃、成果等管理的整個(gè)過程。因而科技檔案工作者在管理工作中應(yīng)將科技檔案和科研相結(jié)合，做到成果管理、計(jì)劃管理、條件管理的三結(jié)合，確保所下達(dá)的科研任務(wù)和所提科研文件材料的歸檔時(shí)速同步;檢查計(jì)劃完成進(jìn)度和檢查科研文件材料形成情況同步;鑒定、驗(yàn)收科研成果和鑒定、驗(yàn)收檔案材料同步;上報(bào)評審獎勵科研成果材料和出具文件材料歸檔情況證明同步，這種三結(jié)合、四同步舉措是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的可行舉措。

二、制定檔案制度，健全管理程序

任何工作的開展都離不開制度的指引。我國現(xiàn)有的針對檔案管理工作的制度有《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案銷毀制度》與《檔案借閱利用制度》等，制度涉及面較廣，包括收集、整理、立卷、歸檔、銷毀等多方面，為檔案管理工作的開展提供了制度保障，但這些制度都存在諸多弊端，仍需不斷完善。同時(shí)，農(nóng)業(yè)科研單位，還應(yīng)在這些制度的基礎(chǔ)上制定滿足單位具體情況的檔案管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格控制管理，才能使制度有可操作性，實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，為農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展作貢獻(xiàn)。

三、及時(shí)收集，保證科研資料完整

農(nóng)業(yè)科研檔案歸檔范圍包括：項(xiàng)目準(zhǔn)備過程的可行性報(bào)告、申請書、任務(wù)書、合同書與開題報(bào)告等多項(xiàng)文件;試驗(yàn)階段的各類試驗(yàn)，配方、數(shù)據(jù)觀察、田間調(diào)查、場圃圖、田間棚室等等;驗(yàn)收過程中的驗(yàn)收報(bào)告、結(jié)題報(bào)告，驗(yàn)收報(bào)告等;成果與獎勵申報(bào)過程中的品種審定證書、成果鑒定證書及項(xiàng)目成果相關(guān)的材料;在現(xiàn)今黨的“三農(nóng)”政策指引下，還應(yīng)把對外科技服務(wù)活動情況歸至管理范疇，其中包含科研成果的示范性推廣工作，為農(nóng)戶供給的可行性報(bào)告、建議與開展技術(shù)論證等技術(shù)咨詢工作、科技信息文獻(xiàn)服務(wù)工作等產(chǎn)生的材料等。為避免這些檔案材料的缺失，在收集時(shí)，應(yīng)特別注重檔案內(nèi)容的完整性。如材料的收集過程需特別注重材料的廣度，根據(jù)實(shí)際情況來辨別、篩選，且結(jié)合農(nóng)業(yè)科學(xué)各學(xué)科的特征，分類整理，立卷，認(rèn)真做好登記，統(tǒng)一歸檔，使科研資料得到收集。

聲像檔案的收集也很重要，并且影像檔案的丟失率更高。所以，收集時(shí)，除了保證某項(xiàng)工作或重大活動中所形成聲像檔案的完整性，還應(yīng)保證單張影像歸檔的完整，如地點(diǎn)、時(shí)間、任務(wù)、活動名稱等資料，均應(yīng)妥善保存，方便日后查閱與使用。

四、注重細(xì)節(jié)，實(shí)現(xiàn)電子檔案安全管理

農(nóng)業(yè)科研單位需注重對電子檔案的安全管理，應(yīng)用可行的技術(shù)手段與管理措施，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)控力度，提高檔案信息安全與網(wǎng)絡(luò)安全意識，并及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻與防病毒軟件實(shí)施全天候自動升級，注重檔案上傳、下載的安全等級，設(shè)置訪問權(quán)限等，避免未經(jīng)授權(quán)隨意改動或替換電子檔案數(shù)據(jù)。硬件管理方面，應(yīng)注重調(diào)控電子文化與計(jì)算機(jī)設(shè)備保管的環(huán)境溫度，通常控制在17-20℃間，相對濕度則控制在35%-40%間，并加強(qiáng)防磁設(shè)施的完善與維護(hù)，若條件允許需及時(shí)升級服務(wù)端主機(jī)與數(shù)據(jù)庫硬件設(shè)施，保障檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的安全穩(wěn)定性。另外，電子檔案應(yīng)間隔2年作1次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽驗(yàn)率應(yīng)高于40%，一旦發(fā)現(xiàn)電子檔案載體或數(shù)據(jù)有異常，應(yīng)從備份的文件中及時(shí)拷貝。計(jì)算機(jī)設(shè)備更新，應(yīng)先明確電子檔案載體和新設(shè)備的兼容性，若不兼容，應(yīng)在保障電子檔案安全性的基礎(chǔ)上，完成載體轉(zhuǎn)換，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。

總之，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研檔案資料的使用范圍更廣，所發(fā)揮的作用也更大。正因如此，更應(yīng)注重農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，推動農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理向現(xiàn)代化方向的過渡與發(fā)展，為農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

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