數(shù)字信息化背景下做好檔案管理工作的舉措

李宇欣

【摘要】隨著信息技術(shù)與軟件技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理工作模式逐漸被信息化檔案管理系統(tǒng)所取代。本文以數(shù)字信息化背景下的檔案管理工作為研究?jī)?nèi)容，針對(duì)檔案管理工作的需要，提出具有可操作性的意見和建議，促進(jìn)數(shù)字信息化背景下檔案管理工作的高效開展。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字信息化;檔案管理;信息技術(shù)

基于快速、高效等多種優(yōu)勢(shì)，信息技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，隨著“大數(shù)據(jù)”“云計(jì)算”“物聯(lián)網(wǎng)”等技術(shù)與檔案管理工作的融合，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理工作的數(shù)字信息化轉(zhuǎn)變。在利用數(shù)字信息化技術(shù)發(fā)展優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也要全面創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制，加快適應(yīng)過程，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理體系的構(gòu)建，提升檔案管理水平。

一、加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理理念的滲透

在傳統(tǒng)檔案管理理念的影響下，數(shù)字信息化檔案管理制度得不到應(yīng)有的重視，在此情況下，檔案管理人員在理論與實(shí)踐學(xué)習(xí)過程中缺乏主動(dòng)性與積極性，以至于在實(shí)際工作中無法有效利用數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)。

數(shù)字信息化檔案管理工作的有效開展，需要從理念上摒棄傳統(tǒng)檔案管理工作中形成的固定認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理理念的滲透，將其融入日常檔案管理工作中，結(jié)合數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提升自身檔案管理水平。現(xiàn)代化檔案管理理念的滲透，其重點(diǎn)在于實(shí)踐，將數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行展現(xiàn)，通過參觀學(xué)習(xí)，體驗(yàn)現(xiàn)代化檔案管理理念指導(dǎo)下相關(guān)工作的有效開展，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理人員在思想觀念上的轉(zhuǎn)變。

二、構(gòu)建數(shù)字信息化管理平臺(tái)

為更好地發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)在資源整合、查詢、閱讀等諸多方面的優(yōu)勢(shì)，加快信息資源的共享利用，為人們提供更加快捷的檔案服務(wù)，則需要根據(jù)日常檔案管理工作的內(nèi)容、流程，構(gòu)建與之相適應(yīng)的數(shù)字信息化管理平臺(tái)。該類型平臺(tái)主要包括檔案接收、檔案使用、檔案鑒定三大模塊，而根據(jù)檔案管理的工作流程，可以將其分為檔案收集、整理、共享等八個(gè)環(huán)節(jié)，其中各環(huán)節(jié)緊緊相扣，形成體系化的檔案管理流程，為數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。如此一來，檔案管理工作人員可以在統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)上進(jìn)行在線辦公，減少了人力成本投入，縮短了傳統(tǒng)檔案管理工作中查詢、借閱等環(huán)節(jié)所需時(shí)間，大大提高了檔案管理效率。

目前，使用較為廣泛的數(shù)字信息化檔案管理平臺(tái)為C/S+B/S平臺(tái)，該平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)日常工作中所涉及的多種文件、信息的統(tǒng)一管理，同時(shí)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行有效控制，將可供查閱的文件在一定范圍內(nèi)進(jìn)行共享，并記錄對(duì)應(yīng)文件的閱讀情況。不僅如此，采用C/S+B/S架構(gòu)的數(shù)字信息化檔案管理平臺(tái)，便于技術(shù)人員利用C/S架構(gòu)程序?qū)ν庠O(shè)進(jìn)行控制，例如打印機(jī)、投影儀、傳真機(jī)等，而B/S架構(gòu)程序則便于用戶進(jìn)行檔案的檢索和閱讀。

三、引入數(shù)字檔案技術(shù)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，主要包括檔案記錄、存儲(chǔ)、檢索三個(gè)內(nèi)容，在數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，需要引入以電子檔案庫(kù)和具體化分析管理模式的數(shù)字檔案管理技術(shù)。所謂電子檔案庫(kù)，是指以數(shù)字化形式建立的資料存檔形式，檔案管理人員可以根據(jù)需要對(duì)電子檔案庫(kù)中的資料進(jìn)行差異化設(shè)置，定期檢查檔案閱讀情況。具體化分析模式的引入，將明顯提高數(shù)字信息化檔案管理工作效率，利用C/S+B/S架構(gòu)程序的優(yōu)勢(shì)，針對(duì)日常檔案管理工作中的不同問題進(jìn)行針對(duì)性的分析、處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)開展。

隨著“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來，可以利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)的訪問情況進(jìn)行研究，分析最受關(guān)注的檔案類型，為檔案管理工作的有效開展提供數(shù)據(jù)支撐。

四、加強(qiáng)檔案管理工作人員自身素質(zhì)建設(shè)

信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，在一定程度上減少了檔案管理工作中人力成本的投入，然而，這并不意味著人的因素可以忽略，檔案管理工作人員的素質(zhì)，將直接影響數(shù)字信息化背景下檔案管理工作的有效性。

作為檔案管理工作的直接參與者，在數(shù)字信息化檔案管理體系構(gòu)建過程中，加強(qiáng)硬件建設(shè)的同時(shí)，人員自身素質(zhì)方面的軟件建設(shè)也應(yīng)當(dāng)?shù)玫街匾?。首先，在人員配備方面，應(yīng)增加專業(yè)檔案管理人員的崗位比重。其次，在現(xiàn)有檔案管理人員隊(duì)伍的基礎(chǔ)上，通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式，提高其技能水平，轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念。最后，建立有效的崗位考核機(jī)制，以此督促檔案管理工作人員加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。

檔案管理工作人員的素質(zhì)建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，隨著數(shù)字信息化檔案管理體系的不斷調(diào)整，檔案管理工作人員素質(zhì)建設(shè)在內(nèi)容、方式上也將進(jìn)行一定程度的調(diào)整。

五、總結(jié)

信息技術(shù)的發(fā)展為數(shù)字信息化檔案管理體系的構(gòu)建創(chuàng)造了條件，隨著用戶需求的不斷提高，傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端不斷顯現(xiàn)。在此情況下，通過數(shù)字信息化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理理念的滲透，有效發(fā)揮數(shù)字信息化檔案管理系統(tǒng)在檔案收集、整理、共享等方面的優(yōu)勢(shì)。

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