如何利用電子檔案服務(wù)于高職院校行政管理工作

肖鴻強(qiáng)

【摘要】在信息化時(shí)代，我國(guó)電子檔案開始應(yīng)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，促使其價(jià)值得到充分發(fā)揮。因?yàn)殡娮訖n案的使用，各行業(yè)具備更大的發(fā)展優(yōu)勢(shì);將其應(yīng)用到日常管理工作中，能為整體提供方便。將電子檔案應(yīng)用到高職院校行政管理中，能促使其服務(wù)工作的執(zhí)行更為便捷。本文對(duì)相關(guān)要點(diǎn)進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;服務(wù);高職院校;行政管理工作

隨著現(xiàn)代社會(huì)的積極發(fā)展，科學(xué)技術(shù)得以充分應(yīng)用，保證各個(gè)發(fā)展領(lǐng)域的有效執(zhí)行。在高職院校檔案管理工作中，基于傳統(tǒng)的管理方式無法符合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求，整體上存在較多缺點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，需要實(shí)現(xiàn)檔案電子化，并應(yīng)用到行政管理工作中，能維護(hù)整體的安全性。

一、電子檔案

電子檔案是社會(huì)組織在實(shí)際辦公以及管理工作中，基于對(duì)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的利用，通過視頻、圖像以及音頻等多個(gè)形式進(jìn)行傳輸、儲(chǔ)存。與傳統(tǒng)檔案是相對(duì)的。在社會(huì)實(shí)踐發(fā)展中，電子檔案的使用，具備更高的參考價(jià)值。在整體上，具備一定特點(diǎn)。如：電子檔案信息為我國(guó)的大數(shù)據(jù)信息，需要利用現(xiàn)代化設(shè)備才能對(duì)其使用。如：電子檔案需要通過計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能對(duì)信息進(jìn)行傳輸，消除了時(shí)間與空間上的界限。對(duì)電子檔案進(jìn)行保存期間，不需要為空間提出更高要求。

二、電子檔案服務(wù)的優(yōu)勢(shì)

（一）電子檔案的服務(wù)，能促進(jìn)工作效率的穩(wěn)定提升。基于信息化發(fā)展要求，計(jì)算機(jī)的使用具備更大優(yōu)勢(shì)。將電子檔案應(yīng)用到高職院校行政管理工作中，能保證工作效率的提升。比如：使用傳統(tǒng)檔案，在信息錄入的時(shí)候?qū)⑾拇罅咳肆Γ€需要利用文字進(jìn)行儲(chǔ)存和統(tǒng)計(jì)，無法在整體上維護(hù)其準(zhǔn)確性。但是，電子檔案的使用則不同，基于現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息采集和儲(chǔ)存，簡(jiǎn)化了檔案的錄入和管理工作，也能在整體上增強(qiáng)其可靠性，將其引入高職院校行政管理工作中，將為整體提供較大幫助。

（二）檔案分享效果得以增強(qiáng)。將電子檔案應(yīng)用到高職院校中，促進(jìn)行政管理工作的積極發(fā)展，也能展現(xiàn)良好服務(wù)。對(duì)于傳統(tǒng)檔案，在信息搜索以及提取工作中，將更為復(fù)雜，不僅發(fā)展中規(guī)模更大，實(shí)現(xiàn)的長(zhǎng)距離檔案調(diào)節(jié)工作也很不方便，從而導(dǎo)致檔案損傷等問題的產(chǎn)生。因此，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案，實(shí)現(xiàn)檔案電子化，能促進(jìn)管理工作的高效發(fā)展。基于現(xiàn)代化辦公軟件的應(yīng)用，各個(gè)人員進(jìn)行檔案搜索的時(shí)候更方便，增強(qiáng)其準(zhǔn)確性，也能獲得良好的檔案分享效果。

（三）降低檔案的管理成本。在高職院校中，使用電子檔案能為信息保存工作提供方便，也能在一定程度上降低使用成本和實(shí)施要求。使用傳統(tǒng)檔案對(duì)周邊環(huán)境溫度要求高，當(dāng)處于比較潮濕和干燥環(huán)境下，將引發(fā)檔案問題的產(chǎn)生，并造成更大損失。同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)綠色校園建設(shè)，使用電子檔案也能達(dá)到資源的節(jié)約性，保證檔案信息在更安全的環(huán)境下保存。

（四）提升檔案的傳輸速度。當(dāng)文件資料數(shù)量巨大的時(shí)候，基于傳統(tǒng)的方式，需要使用車對(duì)其運(yùn)輸。但是，電子檔案的使用存在較大不同，僅需要利用儲(chǔ)存卡，能實(shí)現(xiàn)信息資料的傳輸。所以，在現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展下，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作，并對(duì)電子檔案進(jìn)行應(yīng)用具有十分重要的作用，能提升其傳輸速度，也能保證整體的安全性。將其應(yīng)用到高職院校中，進(jìn)行信息傳輸工作更為普遍。一般情況下，傳統(tǒng)檔案信息傳遞需要郵遞方式，在對(duì)其傳輸過程中，受多個(gè)因素的影響，將引發(fā)文件的丟失或者損壞，也會(huì)在整體上造成更大損失。因此，電子檔案的使用，不僅能提升傳輸速度，也能保證信息的安全性。

三、電子檔案容易產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)

（一）安全性。電子檔案儲(chǔ)存期間，占據(jù)的空間小，能實(shí)現(xiàn)更快的傳輸速度。但是，該特點(diǎn)也導(dǎo)致電子檔案面臨損壞和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，并造成不良后果。在大數(shù)據(jù)信息化發(fā)展時(shí)代，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，都是字體和標(biāo)識(shí)。在該情況下，將產(chǎn)生相同的檔案，當(dāng)無法對(duì)其真實(shí)性進(jìn)行區(qū)分的時(shí)候，將給人們帶來較大損失。同時(shí)，隨著網(wǎng)絡(luò)普及速度的加快發(fā)展，導(dǎo)致很多工作存在信息修改現(xiàn)象，所以，其安全性要更加重視。

（二）完整性。傳統(tǒng)檔案中，將其應(yīng)用到行政管理工作中將出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，無法對(duì)其進(jìn)行有效修改。對(duì)于電子檔案，能對(duì)大量的行政管理信息進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)批量工作，能促進(jìn)工作效率的穩(wěn)定提升。當(dāng)發(fā)現(xiàn)其存在問題的時(shí)候，也能對(duì)其有效修改。盡管如此，電子檔案儲(chǔ)備的環(huán)境更為開放，如果無法實(shí)現(xiàn)信息更新，將引發(fā)信息不足等問題，對(duì)其使用期間能導(dǎo)致資料不完整。

（三）長(zhǎng)期性。在大數(shù)據(jù)發(fā)展下，電子檔案成為主要發(fā)展趨勢(shì)，也展現(xiàn)其新的發(fā)展領(lǐng)域。將電子檔案應(yīng)用到高職院校行政管理工作中，將發(fā)揮十分重要的作用，在整體上，是需要設(shè)備來實(shí)現(xiàn)的。但是，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新，設(shè)備也需要進(jìn)行更新，當(dāng)設(shè)備產(chǎn)生問題的時(shí)候，很難找到適合的硬件對(duì)信息資料進(jìn)行讀取和儲(chǔ)存，從而影響電子檔案的使用壽命。

四、傳統(tǒng)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)換，服務(wù)好學(xué)校行政管理

（一）構(gòu)建電子檔案。在高職院校實(shí)際發(fā)展過程中，為了促進(jìn)行政管理工作的積極執(zhí)行，需要在工作中，為其建立相關(guān)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的成立，能將電子檔案和傳統(tǒng)檔案進(jìn)行結(jié)合，也能在管理工作中，保證人力管理工作的規(guī)范性。所以，在實(shí)際建設(shè)和發(fā)展下，需要基于相關(guān)要求，為每個(gè)文件設(shè)計(jì)一個(gè)電子文件鏈接，也要為紙質(zhì)檔案設(shè)立合理的存放位置，保證檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)在使用的時(shí)候更合理，為行政管理工作的信息查詢、檢索工作等創(chuàng)建條件。在為其建立電子檔案的時(shí)候，需要使用更為專業(yè)的軟件，以促進(jìn)電子檔案使用期間獲得更大方便。根據(jù)現(xiàn)代大數(shù)據(jù)的發(fā)展要求，可以在使用期間，提供計(jì)算機(jī)軟件，并在計(jì)算機(jī)中為其設(shè)立幾個(gè)目錄，以達(dá)到電子檔案的存放目的。對(duì)于紙質(zhì)檔案和電子檔案的接收工作，要以數(shù)碼照相或者掃描的方式對(duì)其儲(chǔ)存。當(dāng)將紙質(zhì)文件進(jìn)行轉(zhuǎn)化后，電子檔案會(huì)在是數(shù)據(jù)庫(kù)中產(chǎn)生。針對(duì)現(xiàn)存的電子檔案，還需要對(duì)其備份，以免受各個(gè)因素的影響導(dǎo)致丟失等問題。對(duì)于電子檔案中目錄的設(shè)立，需要根據(jù)其級(jí)別和權(quán)限，禁止他人對(duì)其修改，以維護(hù)檔案信息的真實(shí)性。在這種發(fā)展形式下，高職院校師生不僅能查詢電子檔案，也能維護(hù)行政管理工作的有效執(zhí)行。

（二）實(shí)現(xiàn)電子檔案的應(yīng)用。為了在高職院校中對(duì)電子檔案充分應(yīng)用，需要根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，分析學(xué)校的具體條件以及行政管理情況、檔案的服務(wù)情況和建設(shè)情況等。并通過校園網(wǎng)、公共網(wǎng)以及政府服務(wù)網(wǎng)等對(duì)其服務(wù)，保證在最大程度上促使電子檔案價(jià)值充分發(fā)揮。第一，對(duì)學(xué)校局域網(wǎng)的應(yīng)用。電子檔案能為高職院校行政管理工作進(jìn)行服務(wù)，所以，在實(shí)際使用期間，基于對(duì)學(xué)校局域網(wǎng)的應(yīng)用，能為其開展服務(wù)平臺(tái)，保證學(xué)校的師生都能基于網(wǎng)絡(luò)訪問電子檔案，達(dá)到信息的共享化。當(dāng)打開檔案目錄后，可以輸入文件名，以最快的速度對(duì)目錄進(jìn)行查詢，保證能獲得檔案信息。第二，政府服務(wù)網(wǎng)的使用。在高職院校實(shí)際發(fā)展過程中，實(shí)現(xiàn)行政管理工作，都促進(jìn)學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展?；谡?wù)網(wǎng)的使用，為其構(gòu)建服務(wù)平臺(tái)，能提高學(xué)校的實(shí)際發(fā)展地位，增強(qiáng)其影響力。比如：在服務(wù)平臺(tái)中，教師共享學(xué)生的學(xué)業(yè)情況，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線使用和在線查詢，能為工作的執(zhí)行提供指導(dǎo)意見，也能根據(jù)實(shí)際情況促進(jìn)行政管理工作的合理性，從而為高職院校的積極發(fā)展提供保障。第三，公眾網(wǎng)的使用。高職院校的積極發(fā)展是對(duì)社會(huì)進(jìn)行服務(wù)，為其構(gòu)建交流平臺(tái)，構(gòu)建電子信息檔案，是其中的主要途徑?；诠娋W(wǎng)的使用，在服務(wù)工作中，不僅能滿足社會(huì)大眾的發(fā)展需求，也方便學(xué)校在開展行政管理工作時(shí)，對(duì)社會(huì)信息進(jìn)行采集與收集，保證信息資源得以充分應(yīng)用。同時(shí)，在服務(wù)工作中，也能有針對(duì)性地對(duì)行政管理進(jìn)行調(diào)整，維護(hù)學(xué)校的積極發(fā)展方向。當(dāng)前，通過對(duì)電子檔案和傳統(tǒng)檔案進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，電子檔案在服務(wù)發(fā)展中具備更大優(yōu)勢(shì)，高職院校也在逐漸轉(zhuǎn)變。但是，電子檔案在高職院校行政管理工作中的應(yīng)用還存在一些問題。 在大數(shù)據(jù)發(fā)展時(shí)代，電子檔案的應(yīng)用能滲透到高職院校的各個(gè)環(huán)節(jié)中，也能對(duì)行政管理工作中的多個(gè)問題進(jìn)行應(yīng)對(duì)，但并不是短期內(nèi)才能完成的，還需要實(shí)現(xiàn)高職院校內(nèi)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，對(duì)電子檔案充分應(yīng)用，保證在高職院校行政管理工作中實(shí)現(xiàn)電子化工作，從而為高職院校的積極發(fā)展提供服務(wù)。

（三）實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案信息化管理系統(tǒng)的結(jié)合。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)管理工作，促進(jìn)工作效率和水平的提升。該系統(tǒng)中為技術(shù)資源與信息資源，能在整體上對(duì)信息進(jìn)行自動(dòng)采集和處理，也能與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息的綜合處理能力。在高職院校實(shí)現(xiàn)的自動(dòng)化發(fā)展背景下，電子檔案成為學(xué)校改革發(fā)展過程中的重要資源，面對(duì)這些復(fù)雜信息，需要將辦公自動(dòng)化與電子信息檔案進(jìn)行結(jié)合，以促進(jìn)電子檔案信息管理工作的規(guī)范性，也能符合當(dāng)前的行政管理需要。

五、總結(jié)

基于以上的分析和研究發(fā)現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)發(fā)展時(shí)代，基于工作中的實(shí)際要求，實(shí)現(xiàn)電子檔案的應(yīng)用，能更好地服務(wù)高職院校行政管理工作，也能為工作整體提供方便，滿足當(dāng)前的發(fā)展需求，也實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。

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