“放管服”背景下提升高校學院辦公室工作能力的策略

陳小霞 李浪碧 張法清

【摘要】深入推進教育領域“放管服”三管齊下的管理改革，對高校各個部門的改革指明了新的方向，提出了新的要求，制定了新的舉措。校院兩級管理模式之下，學院辦公室承擔著執(zhí)行、協(xié)調(diào)和服務的職能，其適應“放管服”改革的措施在于理清職能體系，明確分工;加強辦公室人員隊伍建設，提升素質(zhì);健全考評機制，激發(fā)活力。

【關鍵詞】“放管服”;校院兩級管理體制;辦公室工作能力

為了全面建成小康社會，實現(xiàn)中華民族偉大復興的中國夢，2017年國家制定了《國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，強調(diào)要以創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念統(tǒng)領教育改革發(fā)展，改革教育治理體系，深化簡政放權，放管結(jié)合，優(yōu)化服務改革，落實學校辦學自主權，加快現(xiàn)代學校制度建設，全面深化教育改革，加快推進教育現(xiàn)代化。2017年4月，《關于深化高等教育領域簡政放權放管結(jié)合優(yōu)化服務改革的若干意見》正式出臺，進一步闡明了向地方和高校放權，釋放更多的自主權給高校，給高校松綁減負。高校積極探索新途徑改革高校管理體制和運行機制，以適應經(jīng)濟社會的發(fā)展和高等教育改革的需要。從“放”到“放管”再到“放管服”，體現(xiàn)我國高等教育領域管理能力的不斷成熟。在“放管服”改革的背景之下，二級學院辦公室應該提高服務能力，使辦公室工作能夠盡快實現(xiàn)與兩級管理模式的并軌，為新的改革服務，這是當前學院辦公室工作的主要目標及改革的主要方向。

一、校院兩級管理體制下學院辦公室工作的職能

校院兩級管理體制是改革的新模式，目標在于理清校院職責和權限，規(guī)范管理行為，下放管理權力，調(diào)整管理方式，建立起學校調(diào)控為主、以學院為中心的高校管理運行機制。合理整合和優(yōu)化學校教育資源，將垂直領導與水平領導有效結(jié)合起來，使得院系的自主權增加，激發(fā)院系的創(chuàng)造活力，從而實現(xiàn)高校管理工作水平的提升。在校院兩級管理體制下，學院辦公室承擔著執(zhí)行政策、綜合協(xié)調(diào)、服務師生等多項職能。

（一）執(zhí)行職能。隨著校院兩級管理體制的實行及“放管服”改革的推進，二級學院辦公室的職能變得尤為重要，而在眾多的職能中，執(zhí)行職能是關鍵，二級學院辦公室被稱之為領導的“能干的執(zhí)行人”。主要執(zhí)行繁重的、繁雜的、涉及面廣的來自各職能部門和學院領導的各項工作任務，包括行政事務上的各種會議組織、材料撰寫上報、考核評估、人才招聘、經(jīng)費管理、招生工作等;教學事務上的教學評估、教學管理、教務安排、學生成績管理等日常教務工作。

（二）協(xié)調(diào)職能。辦公室人員是“優(yōu)秀的協(xié)調(diào)人”，上上下下、內(nèi)內(nèi)外外、時時刻刻都在協(xié)調(diào)行動，調(diào)整關系，解決問題。在實際工作中，由于每個主體所處的位置不同，因而思考問題的出發(fā)點和落腳點會不同，因為辦公室人員要把握各種主體的不同訴求，平衡各種關系，減少誤會，促進不同部門、不同群體之間相互配合及和諧合作。

（三）服務職能。全心全意為師生服務，是二級學院辦公室工作職能的基本，作為服務部門的辦公室被稱之為“勤懇的服務人員”。為領導決策提供信息和依據(jù)，為教師工作提供便利和幫助，為學生學習提供指導和管理。以學校的發(fā)展為目標，將學校的各項政策落實到學院，扎扎實實做好服務工作，以大局利益為主，為學校發(fā)展盡心盡力，為教職工謀福利，為學生學習提供便利。

二、校院兩級管理體制下辦公室工作存在的問題

校院兩級管理體制中，二級學院辦公室在高校組織結(jié)構系統(tǒng)中處于重要位置，其所承擔的工作具有執(zhí)行性、協(xié)調(diào)性、綜合性和服務性的特點，對學校各項工作的協(xié)調(diào)與溝通起著重要作用，是保障學校各項工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐和橋梁，但由于工作的繁雜性、多頭性、臨時性等使得辦公室工作存在以下問題：

（一）管理工作面過寬，無目標無條理。在高?！胺殴芊钡谋尘爸?，二級學院辦公室承擔著更多的日常性工作，要接上級各部門下達的各項工作，要處理學院日常運轉(zhuǎn)的各項辦公室事務，要安排學院的各種教學工作，要管理學生的成績等，管理工作面非常寬。很多工作都是臨時性、突發(fā)性、事務性的，辦公室人員疲于應付各種工作，所以辦公室工作面臨著目標定位不明確，管理工作無條理的境況。

（二）辦公室人員學歷偏低，專業(yè)性較弱。高校辦公室人員的選配沒有完善的制度，整體結(jié)構不合理，學歷偏低。人員的選配不注重專業(yè)性，不注重業(yè)務能力的考核，認為辦公室工作簡單，不需要太大的專業(yè)性。辦公室崗位成為很多高校安排家屬工作的首選。因而在面對繁雜的工作時，辦公室的業(yè)務就會出現(xiàn)問題。此外，高校不重視辦公室人員業(yè)務工作能力的培養(yǎng)，工資待遇較低，職稱晉升難度大，打擊了辦公室工作人員的積極性。

（三）辦公室考核激勵機制缺失，效率不高。目前高校辦公室的考核工作體制按照規(guī)章制度執(zhí)行，但在執(zhí)行過程中，缺乏科學的管理評價體系，往往充滿“人情味”。思想上不重視，形式上走過場，很多辦公室領導認為“和”更為重要，因而辦公室人員對考核的積極性不高，且激勵機制未能到位，懲罰措施不夠有力，因此未能提高辦公室人員工作的積極性及熱情，有些人員甚至抱著“做一天和尚撞一天鐘”的想法，消極工作，這就不利于辦公室工作效能的提高。

三、院校兩級管理體制下提升高校辦工作能力的策略

隨著高校簡政放權、放管結(jié)合、優(yōu)化服務改革發(fā)展進程的不斷加快，二級學院辦公室的職能越來越重要，也面臨許多新的挑戰(zhàn)，新的工作要求。為此，高校要采取各種方式來提高辦公室的服務能力，推動高校不斷發(fā)展，為全面決勝小康社會貢獻力量。

（一）理清職能體系，明確分工。辦公室工作管理面過寬，無目標無條理的一個重要原因是職能體系不明晰，分工模糊化，與學校職能部門存在權限分配上不合理的問題，事權以及事務管理基本下移，責任下移。提高辦公室工作效能首要是理清職能體系，明確分工。明確辦公室部門職責，構建完整的工作制度及程序，明晰責任，明確流程，激發(fā)活力，使每一項工作科學合理地開展，有效提升工作效率和質(zhì)量。

（二）加強辦公室人員隊伍建設，提升素質(zhì)。辦公室人員隊伍的素質(zhì)及能力直接影響辦公室工作的開展及學院的發(fā)展，因而學院要重視辦公室人員隊伍的建設，提升其業(yè)務素質(zhì)。首先，要健全辦公室人員隊伍選聘機制，盡可能選聘專業(yè)素養(yǎng)較高的人員。其次，要注重辦公室人員業(yè)務素質(zhì)的培養(yǎng)，提供辦公室人員外出參加技能培訓的機會。最后，要建立辦公室工作反饋機制，及時反饋辦公室工作人員工作中出現(xiàn)的問題和不足，及時采取措施改進。

（三）健全考評機制，激發(fā)活力。高校要打破“以和為貴”的中庸思想，健全考評機制，使評價工作科學化、制度化、規(guī)范化。根據(jù)“德”“能”“勤”“績”的標準進行績效考核，注重辦公室人員平時的工作表現(xiàn)，將薪酬與績效考核掛鉤，實行多勞多得、按勞取酬、責酬一致的原則，激勵辦公室人員勤懇工作，服務師生，以此不斷調(diào)動辦公室人員的主動性。要注意考核結(jié)果的反饋，讓大家不斷改進，提高辦公室工作的效能。

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