關(guān)于共享檔案信息資源合理開發(fā)利用檔案問題的思考

趙倫劍

摘要：作者重點(diǎn)探討檔案信息資源共享及如何開發(fā)利用問題。

關(guān)鍵詞：檔案信息；資源；共享；開發(fā)利用

搞好開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)資源共享，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者值得思索和探討的一個(gè)重要問題。對(duì)此，本文將從開發(fā)檔案信息資源的內(nèi)涵、檔案信息資源的特點(diǎn)及檔案的社會(huì)利用規(guī)律，來探討檔案信息資源開發(fā)利用問題。

首先，要加深理解檔案信息資源的內(nèi)涵。

所謂檔案資源的開發(fā)利用，是指根據(jù)一定的原則和要求，將檔案信息資源中的各種使用價(jià)值予以揭示，并通過各種科學(xué)有效的方法，使之直接服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)或工作，滿足人們的各種利用需要。開發(fā)檔案信息資源的內(nèi)涵是十分廣泛的，它應(yīng)包括檔案信息的整理、管理水平，提供利用的方式、方法、手段，主動(dòng)服務(wù)的形式，檔案管理現(xiàn)代化程度以及檔案信息在現(xiàn)實(shí)中所創(chuàng)造的價(jià)值等諸方面。從檔案信息資源的內(nèi)涵可以看出，開發(fā)利用檔案信息資源是一個(gè)系統(tǒng)工程，應(yīng)以開發(fā)檔案信息資源做為主線帶動(dòng)檔案工作的整體發(fā)展。任何一個(gè)系統(tǒng)，都是存在于比它更大的系統(tǒng)中，檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，二者是相互聯(lián)系、相互制約的。檔案信息資源開發(fā)利用首先要獲取檔案這一物質(zhì)，并占有豐富的檔案信息量，經(jīng)過科學(xué)的加工和處理，才能完成檔案信息資源開發(fā)利用這一環(huán)節(jié)。而檔案工作只有通過檔案信息資源開發(fā)利用這一主渠道，才能充分發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值。檔案信息資源開發(fā)利用工作不僅是整個(gè)檔案工作中最富有活力的重要環(huán)節(jié)，而且是形成該系統(tǒng)良性循環(huán)、不斷提高其管理水平和效益的重要保證。因此，研究檔案信息資源開發(fā)利用不應(yīng)單個(gè)進(jìn)行研究，應(yīng)從系統(tǒng)整體出發(fā)進(jìn)行研究。

其次，要認(rèn)真研究檔案信息資源的特點(diǎn)。

檔案信息不僅具有信息的一般共性，而且還具有特殊的個(gè)性。它的主要特點(diǎn)是：本源性、回溯性、憑證性、積累性、內(nèi)向性和社會(huì)性。信息按其性質(zhì)可分為原始信息和經(jīng)過處理的信息。檔案信息屬于原始信息，是各部門對(duì)某一活動(dòng)的最初的數(shù)字、文字和圖像等的直接記載，所以本源性是檔案信息最主要的特點(diǎn)，本源性信息是加工信息的基礎(chǔ)，任何信息資源都起源于原始信息，因而檔案信息在社會(huì)信息系統(tǒng)中居于特有的地位和作用。

信息按其時(shí)間特征可分為回溯性信息和預(yù)測(cè)性信息。檔案屬于記錄和反映已經(jīng)發(fā)生的活動(dòng)、事物及其過程，即用來追溯以往的信息。通過它可以利用前人的勞動(dòng)進(jìn)行創(chuàng)新，也能為現(xiàn)實(shí)的研究、決策和預(yù)測(cè)提供基礎(chǔ)。憑證性是這種信息（連同它的載體）具有證據(jù)作用。檔案是原始材料，是反映機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、個(gè)人活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，能起到別的信息所起不到的憑證作用。檔案一般是以文件的形式陸續(xù)形成的，而又以文件組合體的形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的，所以它的聯(lián)系性較為突出。

這種聯(lián)系一是指同一類信息可以在不同的檔案全宗里發(fā)現(xiàn)，因?yàn)樵S多立檔單位常常是從不同的職責(zé)出發(fā)辦一件事情，因此反映同一問題的決策、有的執(zhí)行；有的從某個(gè)側(cè)面反映某項(xiàng)工作，這是表現(xiàn)在空間方面的。二是指同一事物在時(shí)間上有聯(lián)系，這種聯(lián)系有短有長，形成的文件有多有少，有時(shí)需要查找百年以上的記錄，這是表現(xiàn)在時(shí)間方面的。

此外，還有這一事物同那一事物的聯(lián)系，既表現(xiàn)在內(nèi)容方面的和表現(xiàn)在信息的形式方面的。與聯(lián)系性特點(diǎn)相關(guān)，檔案信息還具有積累性的特點(diǎn)，檔案信息體系的形成和發(fā)展，往往具有連續(xù)不斷以至定向積累的特點(diǎn)。其表現(xiàn)是立檔單位的檔案整體，是在連續(xù)的活動(dòng)中長期積累形成的，而且只要某一檔案形成單位存在，其擁有的檔案成份總要有規(guī)律地得到補(bǔ)充。

檔案信息互相聯(lián)系和積累的特點(diǎn)，要求信息提供的全面性，才能便于研究和利用。檔案信息的內(nèi)向性特點(diǎn)是指有些材料在一定時(shí)間里僅 限于規(guī)定的控制范圍內(nèi)使用。但從總體來說，檔案是社會(huì)性的信息記錄，內(nèi)容無所不包，是各行各業(yè)人們進(jìn)行社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，又用于社會(huì)實(shí)踐之中。

從上述特點(diǎn)來看，檔案信息資源開發(fā)利用不是智力上改造檔案中的事實(shí)，也不是機(jī)械地提供事實(shí)，而是在考慮來源聯(lián)系與機(jī)構(gòu)聯(lián)系情況下獲得映象。是要在廣義上和多種意義上認(rèn)識(shí)檔案可能具有的無限用途。

開發(fā)檔案信息資源應(yīng)從廣度方面開發(fā)。①突破本單位、本全宗的檔案范圍，向全社會(huì)去收集檔案信息。②打破只從檔案這一種信息源上收集的模式，可以收集同檔案性質(zhì)相關(guān)的報(bào)刊、圖書等。

從深度上開發(fā)，突破案卷或文件標(biāo)題所反映的內(nèi)容，應(yīng)深入到案卷或文件所含的全部有使用價(jià)值的信息，通過標(biāo)引登記出來，從而得到廣泛的利用。以求為將來形成信息網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索，統(tǒng)一提供信息打下基礎(chǔ)。

最后，要全面掌握檔案的社會(huì)利用規(guī)律。

事物都是運(yùn)動(dòng)的，任何事物的運(yùn)動(dòng)都有其規(guī)律，社會(huì)利用檔案這一事物亦然。當(dāng)前，我國正處在經(jīng)濟(jì)大發(fā)展的時(shí)期，各種性質(zhì)、規(guī)模的經(jīng)濟(jì)實(shí)體之間的經(jīng)濟(jì)往來和聯(lián)系以及市場(chǎng)競爭形成了信息需求的廣闊地域，市場(chǎng)成為社會(huì)資源配置的基本手段。修志等專向、定向利用向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)調(diào)控下為解決經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的社會(huì)化利用規(guī)律發(fā)展。馬列主義哲學(xué)原理告訴我們，趨勢(shì)與事物發(fā)展的規(guī)律有著必然的、不可分割的聯(lián)系，規(guī)律的運(yùn)用要通過趨勢(shì)這個(gè)重要階梯來完成，那么我們就應(yīng)探討檔案信息資源開發(fā)利用的趨勢(shì)。

所謂趨勢(shì)是指事物發(fā)展過程中所呈現(xiàn)出來的較為穩(wěn)定和必然性質(zhì)的一種走向、趨向。社會(huì)化利用不僅需要政策、法規(guī)等信息，還需要現(xiàn)行動(dòng)態(tài)和發(fā)展預(yù)測(cè)信息，歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)信息以及當(dāng)代國際、國內(nèi)的新知識(shí)、新理論、新技術(shù)、新方.法信息等。人們對(duì)獲得檔案信息提出了集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、方便等特定的要求。各行各業(yè)對(duì)檔案的利用需求不斷地深化和多樣化，因而檔案信息資源的開發(fā)利用便隨之產(chǎn)生了新的發(fā)展趨勢(shì)，即檔案信息資源開發(fā)利用向濃縮化、綜合化方向發(fā)展，這是檔案社會(huì)利用規(guī)律發(fā)展的客觀需要和具體表現(xiàn)。開發(fā)與利用有著密不可分的聯(lián)系，開發(fā)是利用的前提，為利用提供信息基礎(chǔ)，開發(fā)也離不開利用，達(dá)到開發(fā)目的和提高開發(fā)水平都要通過利用才能得以實(shí)現(xiàn)。