房地產權屬檔案管理完善對策探析

孫美玲

摘要：房地產權屬檔案主要包括權屬登記、變更、調查、權屬轉移、測繪等工作，涵蓋圖文等信息材料，也是提升房地產權屬檔案管理規(guī)范性、科學性的重要基礎依據。隨著房地產行業(yè)的快速發(fā)展，權屬檔案管理工作就顯得尤為重要。針對當前管理中的不規(guī)范問題，直接影響檔案查全率。

關鍵詞：房地產；權屬檔案；管理對策

完整、準確、科學、高效的房地產權屬檔案管理是推進房地產行業(yè)健康發(fā)展的基礎。從內容上來看，房地產權屬檔案信息主要有五部分。一是產權人、產權權屬登記確認、變更、轉移等信息；二是房屋及所占用的土地使用權權屬界定位置圖、分層分戶平面圖等；三是產權登記申請表、權屬變更登記表及房屋面積測算材料；四是與房地產權屬相關聯的能夠反映其信息的各類統(tǒng)計報表、圖文資料；五是其他相關文件材料。房地產市場的快速發(fā)展，對權屬檔案信息的管理提出更高要求。為此，積極分析當前存在的突出問題，提出針對性改進建議。

一、房地產權屬檔案的基本特點

房地產權屬檔案是保障房地產權利人合法權益的重要憑證，涉及千家萬戶的切身利益。作為民生檔案資料，在進行管理實踐中，更應該突出其專業(yè)性、真實性、準確性、完整性、動態(tài)性、價值性特點。所謂專業(yè)性，體現在房地產權屬檔案本身是由房地產管理局相關行政部門進行專門辦理的檔案資料，在內容結構上包括圖、卡、冊、檔等部分。如房屋平面圖、房地產指定卡片，房地產登記薄及相關聯的權屬管理文字材料等。所謂真實性，體現在房地產權屬信息要真實、有效，作為房地產權屬最原始的依據和憑證，具有法律效力，也是房地產行政管理部門、法律單位進行處理房地產糾紛的重要依據。所謂完整性，體現在權屬檔案信息能夠完整的反映房地產所有權、土地使用權及房地產圖紙檔案材料信息。遵循“房地結合”、“圖檔結合”原則，登記簿要明確記載房屋所有權與所占土地使用權的權利主體一致性，并將圖紙檔案與權屬檔案進行統(tǒng)一管理。所謂動態(tài)性，反映在房屋產權的歸屬變動信息，從房屋的產生到滅失，可能要經過轉售、轉租、抵押、凍結等環(huán)節(jié)，而房地產權屬檔案應該能夠記錄這些信息，并反映出權屬檔案的動態(tài)性特點。所謂價值性，體現在房地產權屬檔案所記載的房屋價值高，作為不動產，其價值高，且持有周期長，關系到老百姓切身利益，也是保障老百姓物權權益的重要部分。由此可見，在房地產權屬檔案管理工作中，要明確其重要地位，構建完善的管理機制來保障民生。

二、當前房地產權屬檔案管理突出的問題

在房地產權屬檔案管理工作中，長期以來以紙質檔案資料管理為主，費時費力，效率偏低，特別是在檔案查詢與抽調管理上面臨更多麻煩。其突出問題表現在：一是房地產權屬檔案資料多，相關管理人員少，影響管理質量。近年來，隨著城鎮(zhèn)化建設進程的加快發(fā)展，房地產權屬檔案信息資料不斷增加。根據《房地產登記條例》相關要求，房地產權屬檔案信息多由各房地產交易中心或各區(qū)檔案管理部門進行保管，屬地化、多樣化、分散式管理，導致權屬檔案人員無法對各權屬檔案進行科學、有效、統(tǒng)一化管理。由于房地產權屬檔案關系到老百姓的民生大事，在一些關于房產糾紛訴訟案件中，房地產權屬檔案以其原始性、法律性憑證價值，也加劇了房地產權屬檔案管理人員的工作負擔。一些檔案人員，不熟悉管理業(yè)務流程，被動地進行“交”與“收”，可能讓一些不符合歸檔的信息資料也融入其中，降低權屬檔案準確性。二是房地產權屬檔案保管期限設置不合理，導致“脹庫”問題。結合一些地方房地產交易中心的統(tǒng)計資料顯示，各區(qū)域房地產權屬檔案資料多，且每年都在遞增。由于房地產權屬檔案資料自身特性，使得房管部門多將保管期限設定為“永久保存”。

三、完善房地產權屬檔案管理的改進建議

（一）明確制度建設，規(guī)范權屬檔案管理方法

根據《城市房地產權屬檔案管理辦法》要求，加強房地產權屬檔案制度建設，要明確權屬檔案管理分類，確保各項材料收集齊全，并嚴格按照相關規(guī)定，對房地產權屬檔案信息真實性進行驗收，確保權屬檔案客觀、真實。如《不動產登記暫行條例》中以行政法規(guī)形式，明確了不動產登記的宏觀框架，但在預告登記、異議登記、注銷登記等方面還存在模糊，使得相關具體操作存在不規(guī)范問題。另外，針對房地產權屬登記分頭管理、分級登記現狀，也應該從登記機構多部門問題進行統(tǒng)一、明確，整合職能，避免管理不協調問題。在登記流程方面，簡化明晰流程，較低產權登記成本，防范法律風險。

（二）引入“動態(tài)化”、“集約化”管理模式，提升房地產權屬檔案管理效率

考慮到房地產權屬檔案信息資料動態(tài)性特點，在進行權屬檔案管理中，要明確“動態(tài)化”機制。如在房地產權屬檔案資料中，應該明確產權的名稱變更、產權轉移、他項權利變更信息；房屋情況出現異動，應該進行變更，納入統(tǒng)一權證檔案中，并在相應位置插入標識卡，注明權屬檔案變更內容及方向。加強紙質檔案信息化檔案建設的同步，促進動態(tài)電子檔案系統(tǒng)的完善。針對多級、多地管理的弊病，引入“集約化”管理，集中人力、物力、財力、技術等要素，實現統(tǒng)一化、集中化管理。結合各地房地產權屬檔案管理實際，確立統(tǒng)一管理、統(tǒng)一存放、統(tǒng)一查詢機制，解決多頭管理難題；對于已貸款結清的抵押登記資料、已交接的預告登記資料，已發(fā)生產權轉移的登記資料進行統(tǒng)一存放，方便查詢。

（三）做好權屬檔案的鑒定、銷毀工作，提高信息化管理水平

房地產權屬檔案的管理，要完善和細化鑒定、銷毀工作機制，優(yōu)化檔案案件管理質量，降低管理成本，提升管理效率。各地房管局要逐步細化權屬檔案管理技術規(guī)范和標準，明確歸檔范圍、保管期限、檔案鑒定等制度。提升檔案管理效益。同時，加強房地產權屬檔案信息化建設，實現紙質檔案與電子檔案的同步對接。如做好權屬檔案的數字化掃描，實現電子化查詢管理。加強對權屬檔案影像資料的管理，提高權屬檔案管理使用率。另外，加強庫房技術管理，堅持“以防為主、防治結合”原則，做好防盜、防火、防潮、防鼠等管理；定期進行庫房消毒、檢查，為權屬檔案提供良好的保存環(huán)境。

總之，房地產權屬檔案的科學管理，還需要加強人員培訓，從管理知識、技術、方法、業(yè)務流程等方面，以務實、負責、高效為指導，促進房地產權屬檔案管理工作再上新臺階。