淺談人事檔案管理信息化建設(shè)之我見

佟永利

摘要：在當(dāng)前檔案管理工作中，人事檔案管理屬于十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，在整個(gè)檔案管理中占據(jù)重要地位。在現(xiàn)代人事檔案管理工作中，為能夠使檔案管理水平及質(zhì)量得以提升，需要對(duì)人事檔案管理加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升人事檔案管理信息化水平，從而使人事檔案管理能夠更好地符合實(shí)際需求，得到更加理想的效果，實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

人事檔案在檔案信息資源中屬于重要組成部分，在人才優(yōu)化配置方面可提供更加理想的依據(jù)，因而有效實(shí)施人事檔案管理工作也就十分必要。在現(xiàn)代人事檔案管理工作實(shí)際開展過(guò)程中，信息化建設(shè)屬于重要任務(wù)及要求，也是提升檔案管理水平的必然要求。因此，在當(dāng)前人事檔案管理工作的實(shí)際開展中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)積極實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，以確保人事檔案管理信息化的有效實(shí)現(xiàn)，為人事檔案管理工作的更好實(shí)施及發(fā)展提供較好的支持。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要作用及意義

首先，人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于人事檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)比較有利。在當(dāng)前信息時(shí)代不斷快速發(fā)展的大背景下，各種信息資源數(shù)量不斷增加，并且信息資源價(jià)值也越來(lái)越高，對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)有著越來(lái)越高的要求，在人事檔案管理方面需要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。而通過(guò)人事檔案管理信息化建設(shè)，可使以往實(shí)體化管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，從而使人事檔案管理工作效率得以有效提升，進(jìn)而使人事檔案現(xiàn)代化管理得以更好實(shí)現(xiàn)，促使其更好的發(fā)展。

其次，人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于人事檔案信息資源共享有利。在當(dāng)前社會(huì)信息時(shí)代，信息資源已經(jīng)成為十分重要的一種戰(zhàn)略資源，在社經(jīng)濟(jì)及整體發(fā)展中屬于重要影響因素，因而實(shí)現(xiàn)信息資源的共享十分重要。在人事檔案管理工作中，通過(guò)信息化管理，可使相關(guān)檔案資源在不同部門及單位之間更好傳遞，從而也就能夠使信息資源的共享得以實(shí)現(xiàn)，使檔案信息資源能夠得以更好應(yīng)用。

再次，人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于人事檔案資源的利用比較有利。人事檔案管理而言，其最終目的就是對(duì)人事檔案資源進(jìn)行利用，使人事檔案資源在人力資源管理及優(yōu)化方面發(fā)揮著更好的作用。在實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，能夠更好進(jìn)行檔案資源的查閱及傳播，有利于管理者更好了解單位內(nèi)部人力資源情況，更好進(jìn)行人力資源配置，從而使人事檔案資源的利用率得以提升，使人事檔案管理的目的得以更好實(shí)現(xiàn)，從而得到更加理想的效果[1-2]。

二、目前人事檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)的設(shè)施設(shè)備沒(méi)有得到完善。信息化人事檔案管理中，掌握信息技術(shù)的同時(shí)，硬件設(shè)備的支持與工作人員的技能培訓(xùn)也是非常重要的。例如計(jì)算機(jī)與檔案管理員的匹配程度，要保證檔案管理員能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，才能保證信息化的檔案儲(chǔ)存和管理工作能夠有序進(jìn)行。目前有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)配備不全，加之設(shè)備陳舊、軟硬件不更新這些問(wèn)題，阻礙了人事檔案信息化建設(shè)發(fā)展的進(jìn)程。

（二）信息化管理沒(méi)有明確的管理標(biāo)準(zhǔn)。需要對(duì)信息化的人事檔案管理模式提出針對(duì)性的目標(biāo)，才能朝向正確的改革方向進(jìn)行。建立人事檔案管理制度需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位根據(jù)單位本身的特點(diǎn)和時(shí)代的發(fā)展需求來(lái)進(jìn)行正確的制定，要保證信息化管理制度的建設(shè)在全國(guó)范圍內(nèi)是統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就要有明確的具體的標(biāo)準(zhǔn)。如果制定的管理制度不夠明確，會(huì)導(dǎo)致相關(guān)工作人員思想上對(duì)企業(yè)失去信心，失去工作的積極性，這種不公平的管理制度會(huì)影響工作氛圍和工作效率。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑及措施

（一）加強(qiáng)人事檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在人事檔案管理工作過(guò)程，為能夠使信息化建設(shè)得以更好實(shí)現(xiàn)，首要任務(wù)就是要加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。人事管理部門應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)信息化設(shè)備，從而為信息化管理的實(shí)現(xiàn)提供硬件基礎(chǔ)與支持，同時(shí)對(duì)于部門內(nèi)部現(xiàn)有的信息技術(shù)設(shè)備應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)維護(hù)管理，從而使信息技術(shù)設(shè)備能夠得以更好應(yīng)用，在此基礎(chǔ)上才能夠使人事檔案管理信息化建設(shè)更好實(shí)現(xiàn)。另外，還應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)資金投入，對(duì)于新型信息技術(shù)設(shè)備積極購(gòu)進(jìn)，使部門內(nèi)部相關(guān)信息技術(shù)設(shè)備不斷更新，使這些信息技術(shù)設(shè)備充分應(yīng)用，促使信息化建設(shè)更好的實(shí)現(xiàn)。

（二）構(gòu)建人事檔案管理信息化工作機(jī)制

人事檔案管理工作機(jī)制對(duì)于檔案管理工作的開展具有十分重要的作用及影響，因而在人事檔案管理信息化建設(shè)方面，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建相關(guān)工作機(jī)制。首先，在人事檔案管理內(nèi)部，應(yīng)當(dāng)建立信息化管理制度，對(duì)于信息化管理工作加強(qiáng)指導(dǎo)及規(guī)范，從而使信息化管理更加具有科學(xué)依據(jù)。其次，構(gòu)建信息化管理方面，這一點(diǎn)主要就是指應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)檔案管理方式，結(jié)合部門內(nèi)檔案管理實(shí)際需求，選擇與實(shí)際情況相適應(yīng)的相關(guān)信息化管理方法，以使得信息化管理得到更理想的效果，確保人事檔案管理信息化建設(shè)能夠得以更好實(shí)現(xiàn)。此外，人事檔案管理部門內(nèi)還需要積極引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理理念，通過(guò)現(xiàn)代化管理理念實(shí)施檔案管理工作，為檔案管理信息化建設(shè)提供更理想的支持。

3.加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

對(duì)于人事檔案管理工作，其最終需要管理工作人員進(jìn)行落實(shí)，因而為能夠使人事檔案管理信息化建設(shè)更好實(shí)現(xiàn)，還需要加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍建設(shè)。在實(shí)際工作開展過(guò)程中，作為檔案管理部門需要對(duì)相關(guān)管理人員加強(qiáng)教育及培訓(xùn)，尤其是應(yīng)當(dāng)注重信息技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平得以提升，為更好實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)提供人才支持。另外，人事檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)高素質(zhì)信息技術(shù)人員，促使檔案管理人才隊(duì)伍得以不斷充實(shí)，也就能夠?yàn)楦脤?shí)施信息化管理奠定更加理想的基礎(chǔ)，使人事檔案管理信息化水平得以有效提升，促使其更好發(fā)展[2]。

在當(dāng)前各企業(yè)及單位內(nèi)，人事檔案管理是十分重要的工作，在人力資源的優(yōu)化配置方面發(fā)揮著不可替代的作用，因而有效開展人事檔案管理工作具有重要意義。在現(xiàn)代人事檔案管理工作中，為能夠使人事檔案管理更好地符合時(shí)代的需求，須通過(guò)有效措施加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而提升檔案管理水平及質(zhì)量，促使人事檔案管理實(shí)現(xiàn)更加理想的發(fā)展，進(jìn)而取得更好的成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝小紅.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（15）：142-143

[2]劉佳寧.人事檔案管理信息化建設(shè)的策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）：105-106