供電公司檔案管理的信息化探究

王娟

摘要：電力企業(yè)的高速發(fā)展，供電公司管理工作逐步深化。在先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，電子信息技術(shù)被陸續(xù)運(yùn)用到供電公司各項(xiàng)管理工作中。檔案管理作為供電公司管理工作的重要內(nèi)容之一，自電子信息技術(shù)的作用下，逐步朝著信息化的方向發(fā)展。為此，本文將針對(duì)供電公司檔案管理的信息化進(jìn)行研究與探討。

關(guān)鍵詞：供電公司；檔案管理；信息化

前言：

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，將互利網(wǎng)信息技術(shù)與供電公司檔案管理工作結(jié)合到一起，實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”，實(shí)現(xiàn)供電公司檔案管理工作的信息化，為我國(guó)供電公司檔案管理工作帶來全新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

一、供電公司檔案管理現(xiàn)狀及其所存在的問題

從我國(guó)供電公司檔案管理情況來看，不少供電公司在檔案管理工作中存在制度不健全、意識(shí)不強(qiáng)化、人員配置不到位等諸多問題，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)，整個(gè)檔案管理過程滯后、混亂，存在無人管理現(xiàn)象，企業(yè)檔案有效資源無法得到充分的開發(fā)與利用。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理制度不夠健全

供電公司所制定的檔案管理制度缺乏全面性、具體性與科學(xué)性，對(duì)檔案管理工作并不統(tǒng)一，所建立的檔案管理制度并沒有嚴(yán)格按照相關(guān)法律依據(jù)，在整個(gè)答案管理活動(dòng)中所建立的檔案管理制度形同虛設(shè)，導(dǎo)致檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)局面，文件在管理過程頻繁出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

（二）檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)化

檔案經(jīng)濟(jì)效益擁有較強(qiáng)的潛在性，為電力企業(yè)所創(chuàng)造的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益無法在第一時(shí)間展現(xiàn)出來，其管理優(yōu)勢(shì)、管理價(jià)值在若干年后或者是以間接的方式呈現(xiàn)出來，整個(gè)展現(xiàn)過程缺乏直接性、即時(shí)性，導(dǎo)致供電公司的相關(guān)管理人員難以對(duì)檔案管理工作起到足夠的重視，且缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)可。供電公司管理人員對(duì)檔案管理工作的重視度直接影響到檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置情況、檔案管理人員的配置情況、檔案管理庫房的建立情況、檔案保管措施的實(shí)施情況、答案管理制度的構(gòu)建情況。

（三）檔案管理人員不夠科學(xué)

供電公司檔案管理人員待遇普遍偏低，極大程度上降低管理人員工作的積極性與主動(dòng)性，整個(gè)管理活動(dòng)處于被動(dòng)局面，檔案管理工作難以順利展開；檔案管理工作人員素質(zhì)普遍偏低，缺乏綜合素質(zhì)，管理能力存在諸多不足，無法正常使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)開展檔案管理工作，檔案管理信息化水平難以提升，在整個(gè)管理過程缺乏技術(shù)性與科學(xué)性，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用與價(jià)值；檔案管理人員主要是供電企業(yè)老弱病殘人員，整體工作能力普遍偏低。

（四）檔案管理認(rèn)識(shí)不夠全面

現(xiàn)代化信息技術(shù)在供電公司檔案管理工作中的運(yùn)用，能夠使供電公司檔案管理工作朝著信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。但是供電公司管理人員并沒有提高對(duì)檔案管理信息化的重視，忽視檔案管理現(xiàn)代化的緊迫性以及檔案管理數(shù)字化的必然性，對(duì)信息化技術(shù)缺乏全面的認(rèn)識(shí)度，檔案管理水平止步不前。

（五）檔案管理執(zhí)行未能到位

供電公司對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查時(shí)，一旦發(fā)現(xiàn)問題，并沒有追根求源，忽視檔案管理中所存在的問題，缺乏檔案管理的執(zhí)行能力，檔案管理制度成為擺設(shè)。

二、供電公司檔案管理信息化主要途徑

（一）緊抓“三實(shí)”管理工作，將組織機(jī)制全面落實(shí)到位

為實(shí)現(xiàn)供電公司檔案管理工作的信息化，需要供電公司緊抓“三實(shí)”管理工作，做到落實(shí)責(zé)任、夯實(shí)基礎(chǔ)、切實(shí)分析，不斷健全檔案管理體系、檔案工作網(wǎng)絡(luò)、檔案工作機(jī)制，將先進(jìn)的信息技術(shù)廣泛運(yùn)用到供電公司檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，全面推動(dòng)檔案管理工作的信息化。其一，落實(shí)責(zé)任。切實(shí)提升供電公司檔案信息化管理水平，明確檔案管理各項(xiàng)指標(biāo)，定期做好檔案管理總結(jié)工作，在人力、物力、財(cái)力方面給予最大的支持，使檔案管理人員能夠擁有較高的管理水平與管理能力，檔案管理擁有先進(jìn)的設(shè)備體系，全面推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展與進(jìn)步。健全檔案信息化管理體系使落實(shí)責(zé)任的基本途徑，需要供電企業(yè)對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行細(xì)化、分解，將各項(xiàng)檔案管理職責(zé)落實(shí)到各個(gè)工作崗位之中，使各位員工均能夠明確個(gè)人的職責(zé)，有組織、有計(jì)劃、有領(lǐng)導(dǎo)、有秩序的運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案管理活動(dòng)。其二，夯實(shí)基礎(chǔ)。供電企業(yè)開展檔案管理工作時(shí)，需要建立并完善檔案信息化工作網(wǎng)絡(luò)，明確各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容，細(xì)化檔案分工與合作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理全方位的審核，構(gòu)建檔案信息化管理的新格局。其三，切實(shí)分析。供電公司檔案管理工作想要全面落實(shí)到位，全面推動(dòng)檔案管理的信息化，需要從多層次、多領(lǐng)域、多視角出發(fā)，健全并完善檔案信息化工作機(jī)制，保證檔案信息化管理制度、檔案信息化管理流程、檔案信息化管理業(yè)務(wù)均具有較強(qiáng)的規(guī)范性、科學(xué)性與可行性，全面做好檔案管理各組織之間的協(xié)調(diào)工作、考核督促工作以及專業(yè)指導(dǎo)工作。

（二）強(qiáng)化“四化”基礎(chǔ)，創(chuàng)建檔案信息化管理工作成效

為全面加強(qiáng)供電公司檔案管理的信息化，對(duì)檔案管理中所存在的問題進(jìn)行有效規(guī)避，有效處理制度不全、意識(shí)不強(qiáng)、不夠科學(xué)、不夠全面、未能到位等問題，強(qiáng)化日常業(yè)務(wù)規(guī)范、量化基礎(chǔ)設(shè)施投入、細(xì)化管理制度標(biāo)準(zhǔn)、深化業(yè)務(wù)素質(zhì)技能，從而提升檔案信息化源頭管理質(zhì)量、檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息化管理水平、檔案信息化隊(duì)伍工作能力。其一，強(qiáng)化日常業(yè)務(wù)規(guī)范。供電公司需要從檔案信息管理源頭著手，詭誕文件材料必須是工作中直接生成的原文件，且文件上不得出現(xiàn)隨意更改的現(xiàn)象；文件上的所有簽名均需要是該文件項(xiàng)目的直接負(fù)責(zé)人的親手簽名，不得以蓋簽、打印、復(fù)印、代簽的形式出現(xiàn)；相關(guān)負(fù)責(zé)人定期對(duì)檔案管理人員工作內(nèi)容進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，切實(shí)提升檔案信息化源頭管理質(zhì)量。其二，量化基礎(chǔ)設(shè)施投入。明確檔案庫房、閱覽室、辦公室的各項(xiàng)要求，做好防磁柜、滅火器、去濕機(jī)、溫濕度自動(dòng)控制儀、防光防塵厚窗簾等基礎(chǔ)設(shè)施配置工作，將檔案室各項(xiàng)硬件設(shè)施全面落實(shí)到位，提升檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。其三，細(xì)化管理制度標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格制定國(guó)家電網(wǎng)公司所制定的各項(xiàng)專業(yè)制度，對(duì)檔案工作的各項(xiàng)職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)、制度、考核等內(nèi)容進(jìn)行完善與整合，提高檔案管理工作的規(guī)范性，細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理信息化控制能力，提升精益管理水平。其四，深化業(yè)務(wù)素質(zhì)技術(shù)。供電公司應(yīng)加強(qiáng)與檔案局之間的溝通與交流，加強(qiáng)檔案管理之間的聯(lián)系，提高檔案管理工作的協(xié)調(diào)性、全面性、科學(xué)性與規(guī)范性，提升本企業(yè)檔案信息化管理隊(duì)伍水平。

（三）突出信息化特色，確保檔案管理發(fā)展水平

供電公司檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，需要突出檔案管理的工作重點(diǎn)、創(chuàng)新內(nèi)容、監(jiān)管策略，加快檔案信息化建設(shè)水平、提升檔案規(guī)范化發(fā)展水平、強(qiáng)化檔案安全化防范意識(shí)。供電公司在檔案管理中運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使檔案管理工作朝著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，嚴(yán)格落實(shí)雙軌管理制度，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接工作，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案之前具有較強(qiáng)的一致性、統(tǒng)一性。

總結(jié)：

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，供電公司檔案管理正朝著信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，需要供電公司全面提高對(duì)檔案管理工作的重視，緊抓“三實(shí)”管理工作，將組織機(jī)制全面落實(shí)到位化“四化”基礎(chǔ)，創(chuàng)建檔案信息化管理工作成效；突出信息化特色，確保檔案管理發(fā)展水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)制度不全、意識(shí)不強(qiáng)、不夠科學(xué)、不夠全面、未能到位等問題的有效規(guī)避。

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