檔案信息化建設(shè)與檔案管理探討

劉英華

摘要：檔案信息化是隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步、社會發(fā)展，逐步形成的一種新的管理模式，檔案管理要跟隨時代變化而革新、與時俱進(jìn)，這樣才能更好地適應(yīng)信息時代的需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的歸檔、管理、提供服務(wù)和收集的效率，滿足當(dāng)前人們對檔案信息的要求[1]。本文就檔案信息化建設(shè)與檔案管理的策略進(jìn)行細(xì)致的探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；信息化

檔案作為一種存儲和記錄信息資源的形式，在信息查閱和利用方面具有重大現(xiàn)實(shí)意義，是社會管理的主要內(nèi)容之一。信息化時代各項工作都會產(chǎn)生大量信息，其中很多關(guān)鍵信息需要存為檔案，如何提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)高效的現(xiàn)代化管理是當(dāng)前應(yīng)該考慮的重點(diǎn)。而檔案信息化建設(shè)，無疑是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，所以要加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理。

一、檔案信息化建設(shè)過程中存在的一些問題

（一）分散性

檔案信息化建設(shè)過程中信息重疊現(xiàn)象屢見不鮮，主要原因是因為各單位、部門在檔案信息化建設(shè)中無法實(shí)現(xiàn)信息的聯(lián)網(wǎng)互通、數(shù)據(jù)共享，各個部門的信息資源無法互通，就容易造成擁有相同主題信息這樣的后果。

（二）檔案管理模式陳舊滯后

隨著經(jīng)濟(jì)社會的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。

（三）檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化存在問題

檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

（四）檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化存在問題

檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

二、提高檔案管理現(xiàn)代化水平的策略

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善檔案信息管理系統(tǒng)

信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提和基礎(chǔ)，比如檔案館局域網(wǎng)的建設(shè)、計算機(jī)等設(shè)備的配置、市縣網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的連接等，都直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量。對多數(shù)檔案館來說，尤其是年頭已久的檔案館，檔案資料過多，整理工程浩大，必須有一個健全的信息管理系統(tǒng)，有一套科學(xué)可行的流程，然后才能保證各項工作順利進(jìn)行。如果依舊采用松散型管理模式，應(yīng)用軟件不同，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，程序重復(fù)混亂，顯然很難提高管理水平。

（二）轉(zhuǎn)變管理理念，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享

檔案管理信息化建設(shè)要以檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建為目的。這就要更新管理理念，強(qiáng)化服務(wù)意識，保證檔案資料的完整性、真實(shí)性和及時性，提高透明度，使其作用得到充分發(fā)揮。因此，必須改變相關(guān)工作人員對于檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理者的態(tài)度，加強(qiáng)主動服務(wù)意識和反應(yīng)能力。管理工作人員將信息及時進(jìn)行整理，確保信息的時效性和真實(shí)性，做到信息共享，主動提供檔案信息內(nèi)容，為人們和社會提供有價值的信息。在檔案信息化管理過程中，要進(jìn)一步加強(qiáng)對電子軟件和信息內(nèi)容的檢索，確保檔案信息的有效性、規(guī)范性、安全性、使用性。

（三）強(qiáng)化法制意識，完善法律制度

檔案管理是社會管理的重要內(nèi)容，需要接受黨和國家的監(jiān)督，所以相關(guān)部門要樹立檔案法制化意識。拓展服務(wù)范圍，在現(xiàn)有的服務(wù)內(nèi)容上增加新的服務(wù)內(nèi)容，根據(jù)時代特色和社會需要，探索新項目，最終使得服務(wù)水平有所提升。信息的搜集和整理質(zhì)量，對歸入檔案極為重要，所以應(yīng)從基礎(chǔ)做起，搜集更多信息資源，并實(shí)現(xiàn)信息共享。

完善相關(guān)法律法規(guī)，國家應(yīng)對檔案管理予以重視，出臺相應(yīng)的法律和政策，比如關(guān)于檔案保密安全的法規(guī)。全面推進(jìn)檔案依法行政工作。在全國建立權(quán)責(zé)明確、行為規(guī)范、監(jiān)督有效、保障有力的行政執(zhí)法體系，做到合法行政、合理行政，程序規(guī)范。全面推行檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，完善檔案行政執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)體系，建立公開、公平、公正的評議考核制和錯案責(zé)任追究制，對檔案執(zhí)法人員依法行政情況進(jìn)行考核。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對資源信息進(jìn)行整合。

檔案的用處在于其記錄存儲的信息，在當(dāng)前背景下，信息的作用不言而喻，往往成為競爭的關(guān)鍵性因素。信息資料有多種形式，包括文字、圖紙、錄音、膠片等，需對其進(jìn)行搜集，然后利用現(xiàn)代技術(shù)，完成信息化轉(zhuǎn)換，把所有信息資源轉(zhuǎn)換為電子信息和電子文件，以方便日后管理。所以，基礎(chǔ)設(shè)施非常關(guān)鍵，必須配備完善，包括數(shù)據(jù)庫、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。在此基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)信息的傳遞和接受等工作。以數(shù)據(jù)庫為例，結(jié)構(gòu)設(shè)計直接關(guān)系到信息的查閱速度和利用水平，必須由專業(yè)人員進(jìn)行設(shè)計，打好基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語

檔案管理在當(dāng)前備受關(guān)注，它不僅關(guān)系到檔案管理部門的整體水平，還影響著各行業(yè)對信息的運(yùn)用程度，是競爭的關(guān)鍵。加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)是當(dāng)前社會的一個重要口號，如何更好地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理呢？需加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高法制建設(shè)水平，培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)隊伍，從而大道預(yù)期目的。

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