淺談新建應(yīng)用型本科院校檔案工作的建設(shè)與管理

李健峰

（山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院，山東 濟(jì)南 250100）

一、新建應(yīng)用型本科院校檔案建設(shè)與管理工作的必要性。

（一）歷史沿革的必要性。高校即是我們口中的大學(xué)，它的檔案是指在院校幾十年的甚至上百年發(fā)展歷史中積累形成文件、表格、圖書(shū)、實(shí)物、器材、影像資料、建設(shè)圖紙、基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)等等多種具有保存價(jià)值和研究?jī)r(jià)值的資料總匯。它映射出一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡和歷史沿革，同時(shí)也客觀反映了這所學(xué)校辦學(xué)水平和綜合實(shí)力。

（二）本科評(píng)估的必要性。應(yīng)用型本科院校的核心在“應(yīng)用”上，同時(shí)近年來(lái)升本的院校又都是新建?！靶陆ā焙汀皯?yīng)用”是關(guān)鍵詞，也表明該所院校還在等待教育部的本科院校合格評(píng)估，“革命尚未成功，同志仍需努力”，全校的前進(jìn)步伐不會(huì)減速，反而會(huì)加速變革和發(fā)展。在這個(gè)過(guò)程中，檔案工作能不能為院校發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐和動(dòng)力是一個(gè)大課題。檔案資料是一個(gè)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、綜合實(shí)力和社會(huì)地位的客觀記錄和真實(shí)憑證，他們的完整性和真實(shí)性對(duì)本科院校的合格評(píng)估工作起到了至關(guān)重要的作用。合格評(píng)估的進(jìn)行也將推動(dòng)一個(gè)學(xué)校的檔案建設(shè)與管理工作，為其帶來(lái)難得的發(fā)展空間和機(jī)遇。迎接合格評(píng)估工作中最重要的材料支撐就是真實(shí)且完整的各類(lèi)檔案資料。所以。加快推動(dòng)新建應(yīng)用型本科院校檔案建設(shè)與管理水平提高，發(fā)揮好檔案工作的支撐和服務(wù)屬性，為合格評(píng)估交一份滿意答卷，是當(dāng)前新建應(yīng)用型本科院校的重要工作。

（三）校園文化發(fā)展的必要性

任何一所高校經(jīng)過(guò)幾十年的建設(shè)發(fā)展都形成了自身獨(dú)有的校園文化。體現(xiàn)在學(xué)科建設(shè)、校園文化、校園建設(shè)、人文沿襲等等方面，不論哪個(gè)方面，展現(xiàn)其內(nèi)涵實(shí)質(zhì)特點(diǎn)的主要依靠各種檔案資料。通過(guò)圖片了解一個(gè)學(xué)校的建設(shè)史，讓人們看到一草一木的變化；通過(guò)論文等學(xué)術(shù)資料，讓人們看到一個(gè)學(xué)科建設(shè)的進(jìn)步和過(guò)程，方便后人們學(xué)習(xí)前人的經(jīng)驗(yàn)來(lái)推動(dòng)學(xué)科發(fā)展；通過(guò)學(xué)生們的各種保留資料和人文資料，讓人們看到一個(gè)人的成長(zhǎng)和一個(gè)學(xué)院的變遷……以上種種都是校園文化的組成，這也成為一個(gè)高校展示自身形象的良好載體。

（四）新時(shí)期黨建工作和巡視審計(jì)工作要求的必要性

在我國(guó)高校工作是在黨委領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行的，黨建工作的重要性不言自明。過(guò)去有一段時(shí)間，高校黨建工作有些放松，形式大于內(nèi)容。自黨的十八大以來(lái)，以習(xí)近平同志為核心的黨中央對(duì)高校黨建工作提出了新要求，全國(guó)高校都認(rèn)真貫徹執(zhí)行。每一個(gè)黨員都及時(shí)認(rèn)真的學(xué)習(xí)中央各項(xiàng)指示精神，定期過(guò)組織生活。各個(gè)高校各支部都按照校黨委的要求做好學(xué)習(xí)記錄和會(huì)議記錄，定期把各種黨建檔案資料匯集整理及時(shí)歸檔。切實(shí)把黨建工作的內(nèi)容做足做實(shí)。

自十八大以來(lái)，黨中央、國(guó)務(wù)院開(kāi)展了定期巡視和審計(jì)工作，加大了對(duì)違紀(jì)違規(guī)行為的處罰。各高校黨委及校行政的各項(xiàng)工作也因此走上了規(guī)范化道路，做到規(guī)范用權(quán)、科學(xué)管理。對(duì)每一項(xiàng)工作的決議和商議過(guò)程都做到了有檔可查。校內(nèi)各部門(mén)也把日常工作檔案資料的完整性保存作為一項(xiàng)工作來(lái)對(duì)待，以備日后檢查審計(jì)用。這樣一來(lái)，對(duì)推動(dòng)高校健康有序的發(fā)展起到很好的推動(dòng)作用。

因此，檔案資料在一所學(xué)校的發(fā)展歷程中是不可或缺且十分必要的。

二、新建應(yīng)用型本科院校檔案建設(shè)與管理的問(wèn)題及現(xiàn)狀分析

（一）人員方面。檔案工作理應(yīng)由專門(mén)的管理人員進(jìn)行專職工作，只有這樣才能“管的清楚，理得明白”。但目前的情況是各高校普遍是人員兼職，專職人員少之又少。僅有的幾個(gè)專職人員往往僅存在學(xué)校層面，各二級(jí)學(xué)院和各處室基本上都是由兼職人員負(fù)責(zé)，有的相當(dāng)一部分檔案就放在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的柜子里，別人誰(shuí)也見(jiàn)不著。當(dāng)然，這與編制緊張及年輕同志不愿意從事檔案工作有很大關(guān)系。如果從制度上片面要求所有檔案由專職人員管理似乎也不現(xiàn)實(shí)，因?yàn)闆](méi)有哪個(gè)單位愿意專門(mén)拿出人來(lái)去做所謂“沒(méi)大有什么事的工作”。檔案人員不專業(yè)、不固定是制約新建應(yīng)用型本科院校發(fā)展的瓶頸之一。

（二）制度方面

制度建設(shè)在任何一個(gè)單位都是一個(gè)老生常談的問(wèn)題，從來(lái)不忽視卻又從來(lái)不重視。新建應(yīng)用型本科院校關(guān)于檔案管理的制度多多少少都有，很多都在墻上掛著。但是制度與實(shí)踐脫節(jié)，很多制度還是?？茖W(xué)校時(shí)的制度，生成本科以后依然沿用至今，沒(méi)有多少同志去思考如何與時(shí)俱進(jìn)，改進(jìn)老制度使之優(yōu)化成為應(yīng)用型本科院校的檔案管理制度。制度過(guò)時(shí)了，不適應(yīng)新形勢(shì)等于沒(méi)有制度。

（三）認(rèn)識(shí)方面

新建應(yīng)用型本科院校因?yàn)槭菑睦蠈？茖W(xué)校發(fā)展而來(lái)，往往都有幾十年的歷史，檔案資料復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，按照高校評(píng)估合格的要求管理檔案，需要巨大的人力物力投入，才能做到科學(xué)歸檔、規(guī)范建檔、便捷提檔。因?yàn)楣ぷ鲝?fù)雜，工作量大且相對(duì)枯燥乏味，多數(shù)同志不愿意深入到這項(xiàng)繁雜瑣碎的工作中去。檔案工作的隱含性強(qiáng)，不具備像教學(xué)科研、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)那些工作的顯性特點(diǎn)，檔案管理工作往往是辛苦自知外人不曉。很多檔案工作人員存在工作不出成績(jī)混著干的心態(tài)，總覺(jué)得這份工作可有可無(wú)，交差就好。院校工作重點(diǎn)一般都在學(xué)科建設(shè)、硬件建設(shè)上，對(duì)檔案建設(shè)與管理不是很重視。檔案工作做得好是一個(gè)積累過(guò)程，日日積累，定期整理，檔案的完整性才能得到體現(xiàn)。很多院校到了教育部評(píng)估專家組快來(lái)的時(shí)候才臨時(shí)抱佛腳，抽調(diào)人員加班加點(diǎn)搞突擊，檔案的整理停留在“應(yīng)戰(zhàn)”層面，而不是一個(gè)學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性層面。

（四）領(lǐng)導(dǎo)方面。在高校工作中領(lǐng)導(dǎo)的決策很多來(lái)源于對(duì)過(guò)往工作的解讀和積累，領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱檔案資料找依據(jù)、找老辦法是常有的事。這就促成了部分高校領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作的要求停留在了找得到、丟不了、保管好的層面。領(lǐng)導(dǎo)要求不高，從事檔案管理的同志自然也不會(huì)用高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范自己的工作。只要做到領(lǐng)導(dǎo)需要時(shí)找得到就好，把檔案沒(méi)有丟失作為一大工作標(biāo)準(zhǔn)。因此，新建應(yīng)用型本科院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案建設(shè)與管理工作的認(rèn)識(shí)不足造成了檔案工作水平?jīng)]有與時(shí)俱進(jìn)。

（五）系統(tǒng)性方面

新建應(yīng)用型本科院校在辦學(xué)定位和教學(xué)質(zhì)量上的要求是突破性和高標(biāo)準(zhǔn)的。那么在檔案管理與建設(shè)上的工作標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該是具有突破性和高標(biāo)準(zhǔn)的。然而目前現(xiàn)狀是在校級(jí)層面的檔案工作起點(diǎn)高，領(lǐng)導(dǎo)重視，人員編制完整且整體素質(zhì)高，軟硬件基本都符合要求。然而在二級(jí)學(xué)院合下屬部門(mén)層面無(wú)論在人員配備、軟件服務(wù)、硬件設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)重視程度上等等方面都達(dá)不到檔案規(guī)范科學(xué)管理的要求。在檔案系統(tǒng)上來(lái)說(shuō)，校級(jí)檔案管理基本上與二級(jí)學(xué)院和下屬部門(mén)的檔案管理是半脫節(jié)狀態(tài)，可以說(shuō)是各管各的。檔案管理不成體系將出現(xiàn)檔案資源利用率低下、重復(fù)存檔、檔案查找不方便等問(wèn)題。檔案工作是一個(gè)條線，資源整合，系統(tǒng)性管理和使用是現(xiàn)代化檔案建設(shè)與管理的關(guān)鍵所在。

（六）外部環(huán)境方面

本文所指的檔案管理工作外部環(huán)境是指單位層面和社會(huì)層面對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)及常見(jiàn)評(píng)判?，F(xiàn)在各高校中較為普遍的就是對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位，往往將一些年齡比較大的，工作不上進(jìn)的、領(lǐng)導(dǎo)不喜歡的或者學(xué)歷不夠高的同志來(lái)從事檔案工作。在社會(huì)層面大家也都把檔案管理工作看做“清水衙門(mén)”評(píng)判為不重要崗位，從事檔案工作的人員也往往被視作單位里面不重要的角色。在這樣的外部環(huán)境下，客觀上造成年輕同志不愿意從事檔案管理工作，形成了檔案工作人員年齡普遍偏大，學(xué)歷普遍較低，職務(wù)普遍不高的局面。

（七）硬件建設(shè)方面

檔案資料的存放要求干凈整潔、不潮濕、避光、地點(diǎn)相對(duì)穩(wěn)定等。現(xiàn)在各高校的情況不一樣，但總體上學(xué)校層面較好，大多都有專門(mén)的檔案室和檔案柜來(lái)保存各種檔案資料。只是在檔案室的地點(diǎn)選擇上存在差異，有些還不夠科學(xué)。更多的問(wèn)題出現(xiàn)在各下屬學(xué)院和部門(mén)的檔案存放上面，很多沒(méi)有專門(mén)的檔案室和檔案柜，與其它合并使用。檔案資料保存的好與不好，跟硬件設(shè)施有直接關(guān)系，硬件到位必然事半功倍，反之則魚(yú)目混珠，自受其亂。檔案資料必須放的好、找得到，當(dāng)前新建應(yīng)用型本科院校的檔案庫(kù)硬件建設(shè)工作還有很長(zhǎng)路要走。

三、推動(dòng)新建應(yīng)用型本科院校檔案建設(shè)與管理的路徑

（一）培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍

當(dāng)前，各個(gè)新建應(yīng)用型本科院校較之以往?？圃盒r(shí)期都有了脫胎換骨的進(jìn)步，尤其在學(xué)科建設(shè)上引進(jìn)和培養(yǎng)了大批高素質(zhì)人才，唯獨(dú)檔案工作人員隊(duì)伍的提升落在了后面。這項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)盡快提上議事日程?？梢酝ㄟ^(guò)人員崗位流動(dòng)、對(duì)外崗位應(yīng)聘、內(nèi)部檔案工作人員能力提升培訓(xùn)等方式解決目前隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題。讓愿意干，有能力，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)到位的同志加入到檔案建設(shè)與管理這項(xiàng)工作中來(lái)。把那些兼職做檔案管理工作的同志納入到統(tǒng)一的檔案管理能力提升培訓(xùn)體系中，造就一個(gè)專業(yè)的檔案建設(shè)與管理人才隊(duì)伍。

（二）修改和制定規(guī)范化的檔案工作制度

檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度和規(guī)范，是檔案崗位人員必須遵守的工作守則，新建應(yīng)用型本科院校應(yīng)該依據(jù)其改建升本之后的學(xué)校定位、建設(shè)理念、發(fā)展方向制定出切合自身現(xiàn)實(shí)條件的檔案工作制度和規(guī)范。務(wù)必做到條例清晰，職責(zé)明確，便于執(zhí)行和落實(shí)，具備操作性強(qiáng)的特點(diǎn)，撇棄制度條文的假大空和陳舊性。讓從事檔案建設(shè)與管理的同志“看的明白，干的精準(zhǔn)”。為了更好的激發(fā)檔案工作人員的工作積極性，還應(yīng)當(dāng)制定出臺(tái)相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，不論是從榮譽(yù)上還是職務(wù)職稱晉升上對(duì)檔案工作中表現(xiàn)優(yōu)異的同志給予獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)，每年進(jìn)行考核驗(yàn)收、評(píng)比評(píng)定對(duì)檔案工作中不合格的同志給予相應(yīng)的處罰。有獎(jiǎng)有罰，賞罰分明才能帶動(dòng)這支隊(duì)伍的工作積極性，從而提高檔案工作效率，做到科學(xué)規(guī)范。

（三）建設(shè)檔案工作中的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)權(quán)制度

能否充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性、能否具備檔案工作意識(shí)、能否帶動(dòng)檔案工作人員隊(duì)伍干好本職工作，是評(píng)價(jià)一個(gè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)和分管檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)的重要指標(biāo)。通過(guò)建立單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作權(quán)責(zé)制度，明確領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任和權(quán)利義務(wù)，進(jìn)而讓院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)從思想上充分重視檔案工作的重要性，行動(dòng)上嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家對(duì)檔案管理的各項(xiàng)制度規(guī)范，以身作則，自上而下的帶動(dòng)整支檔案工作隊(duì)伍高效規(guī)范的工作。

（四）建設(shè)具有時(shí)代性、全局性的規(guī)范化檔案工作體系

鑒于檔案管理的歷史沿革性、周期長(zhǎng)、多個(gè)部門(mén)分散管理的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)打造建設(shè)一個(gè)符合現(xiàn)代大學(xué)特性，全校統(tǒng)一調(diào)配管理的全局性規(guī)范化檔案工作體系。作為全校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，校級(jí)檔案管理部門(mén)對(duì)全校的檔案工作負(fù)總責(zé)，實(shí)行總監(jiān)督、總指導(dǎo)、總調(diào)度。各二級(jí)單位的檔案管理室要具有全局觀，聽(tīng)從指揮，各負(fù)其責(zé)，既要保管好本部門(mén)的各種檔案資料，又要積極配合全校統(tǒng)一的檔案協(xié)調(diào)工作。這樣檔案資料不論保存在誰(shuí)那里都能發(fā)揮出最大的作用。從而避免檔案資料進(jìn)了柜子就石沉大海，不同部門(mén)各過(guò)各的小日子，沒(méi)有互通有無(wú)的情況。

（五）推動(dòng)電子檔案信息化平臺(tái)建設(shè)

原始檔案的存放，分門(mén)別類(lèi)收納入柜，可能很多年不會(huì)再去動(dòng)它，甚至有可能因?yàn)椴檎也环奖愣霈F(xiàn)需要時(shí)找不到的現(xiàn)象，這樣的檔案資源就失去了利用價(jià)值，雖然在柜里卻與丟掉無(wú)異。將常規(guī)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，錄入電子平臺(tái)是目前廣大院校普遍正在做的事情，有的學(xué)校進(jìn)度快些有的學(xué)校進(jìn)度慢些。但真正做到全校和二級(jí)部門(mén)的檔案資料全部實(shí)行電子化管理，建立檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)統(tǒng)一在一個(gè)平臺(tái)上使用的高校目前還寥寥無(wú)幾。造成這種局面往往不是硬件的問(wèn)題，二是認(rèn)識(shí)的問(wèn)題。

隨著各高校校園局域網(wǎng)建成使用，將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)一體化平臺(tái)與校園辦公自動(dòng)化融合已擺在新建應(yīng)用型本科院校的面前。校園局域網(wǎng)、辦公自動(dòng)化、檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)有機(jī)結(jié)合在一起，將使檔案的利用效率大幅提升，推動(dòng)院校整體辦公效率的提高，及時(shí)高效的為行政工作、教學(xué)工作、科研工作、學(xué)生管理工作提供更便利的業(yè)務(wù)支撐。

（六）強(qiáng)化宣傳和制定激勵(lì)機(jī)制，提升檔案工作形象。

多年來(lái)對(duì)檔案工作的輿論導(dǎo)向是不客觀和輕視的，由此造成了高素質(zhì)人才和年輕人不愿從事檔案工作。要改善這一局面，一是首先從宣傳教育上入手。通過(guò)宣傳教育的引導(dǎo)作用，要讓所有教職員工認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性和不可或缺性。還要讓大家有一種理念：必須是素質(zhì)高、手勤心細(xì)的同志才能干好檔案工作，而不是業(yè)務(wù)能力低、學(xué)歷低同志的養(yǎng)老院。要讓正在崗位上的檔案工作人員從內(nèi)心深處認(rèn)識(shí)到這個(gè)工作的重要性并喜愛(ài)它。二是其次要從職務(wù)晉升和職稱評(píng)定上對(duì)檔案工作人員予以傾斜。要讓干的好的檔案工作從業(yè)者有奔頭有前途，領(lǐng)導(dǎo)打造出一個(gè)有希望的工作平臺(tái)，平臺(tái)上的人自然就有一種只爭(zhēng)朝夕的工作勁頭。職務(wù)能進(jìn)步，職稱能升級(jí)，自然就會(huì)吸引更多優(yōu)秀年輕同志加入到檔案工作隊(duì)伍中來(lái)。

（七）設(shè)立檔案工作培訓(xùn)的長(zhǎng)效機(jī)制

不論檔案工作的硬件條件多好，電子化信息化平臺(tái)多么先進(jìn)，工作人員的能力和責(zé)任心永遠(yuǎn)是決定檔案工作成敗的決定性因素。培訓(xùn)=培養(yǎng)+訓(xùn)練。通過(guò)培養(yǎng)加訓(xùn)練檔案條線的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員讓所有相關(guān)人員熟悉檔案業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)，認(rèn)識(shí)其必要性和重要性，增強(qiáng)他們的使命感和責(zé)任心。培訓(xùn)不僅僅是提高工作水平，通過(guò)加深對(duì)檔案建設(shè)與管理的深層次了解，使受訓(xùn)人員提高對(duì)這份工作的執(zhí)著與熱情，讓他們干一行愛(ài)一行。

檔案管理者培訓(xùn)也不是一蹴而就的臨時(shí)行為，應(yīng)當(dāng)建立長(zhǎng)效機(jī)制，每年固定時(shí)間集中培訓(xùn)至少一次。在培訓(xùn)內(nèi)容上注意把握好與時(shí)俱進(jìn)，注重關(guān)注年輕同志的心理動(dòng)向，有針對(duì)性的開(kāi)展業(yè)務(wù)能力和愛(ài)崗敬業(yè)責(zé)任心的培訓(xùn)。在培訓(xùn)班上要以老帶新，既傳承老辦法好經(jīng)驗(yàn)又發(fā)掘新苗子，不斷培養(yǎng)和訓(xùn)練才能使檔案管理者這支隊(duì)伍保持長(zhǎng)久的活力。

（八）建設(shè)新型檔案庫(kù)房和檔案保存設(shè)備。

檔案資料的存放不是三年兩載的事，要有一個(gè)長(zhǎng)期保存并保證其有效性的硬件條件。好的檔案資料要能保存幾十年甚至上百年時(shí)間，做到隨時(shí)能查閱，保存不變質(zhì)，做到這些前提就是要有一個(gè)好的檔案保存條件。現(xiàn)代化的檔案室成為新建應(yīng)用型本科院校必不可少的基本條件。良好的檔案室要求避光、干燥、整潔、防潮、無(wú)噪聲污染等條件。目前不少高校的檔案室還是因陋就簡(jiǎn)調(diào)劑出的普通房間，有的直接用過(guò)去教室改成檔案室，明亮的光線不宜于檔案資料的保存；有的檔案室甚至還設(shè)在地下室這樣潮濕的地方，一旦暴雨導(dǎo)致進(jìn)水后果不堪設(shè)想。除了檔案室，專業(yè)的檔案保存設(shè)備也是不可或缺的，現(xiàn)在有些院校還在用不專業(yè)的檔案柜，很多還放在普通的鐵質(zhì)或木質(zhì)柜子中，既不方便查找也不方便保存。因此，投資建設(shè)現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室就成為提升檔案建設(shè)與管理工作的必然路徑。