用友財務(wù)軟件中“反向操作”問題的探討

(江蘇利得智能監(jiān)測科技有限公司 江蘇 江陰 214400)

一、正確認識財務(wù)軟件中“反向操作”功能

目前許多企業(yè)廣泛應(yīng)用財務(wù)軟件的操作人員都嘗試到了使用財務(wù)軟件給工作帶來的快捷，準確。但與之同時，在計算機處理所特有的方式下，大多數(shù)財務(wù)軟件中的“反向操作”功能也給無痕跡的電算化核算工作帶來了巨大的隱患，給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。

(一)“反向操作”功能的主要內(nèi)容及形式

目前絕大多數(shù)的財務(wù)軟件中可能存在的“反向操作”形式主要有“反復(fù)核”，“反記賬”，“反結(jié)賬”三種。為了更好地解釋、分析、認識“反向操作”的功能、應(yīng)用，筆者以用友財務(wù)軟件為平臺，利用相關(guān)賬套資料作具體闡述。

1.“反復(fù)核”

“反復(fù)核”，又稱“取消審核”，就是將已經(jīng)復(fù)核的會計憑證由該憑證的審核人取消審核標記，以便制單人進行無痕跡修改或增刪。

2.“反記賬”

“反記賬”又稱“倒記賬”，就是把一批已經(jīng)登記到會計賬簿的記賬憑證當(dāng)月的發(fā)生額從其各自賬簿中予以扣除，使各賬簿恢復(fù)到該批會計憑證登賬前各賬簿的發(fā)生額和余額的狀態(tài)。

3.“反結(jié)賬”

“反結(jié)賬”又稱作“倒結(jié)賬”或“環(huán)境恢復(fù)”，就是將已審核記賬并已將本月各賬戶余額和發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)至下月的會計賬簿，恢復(fù)到以前月份各會計賬簿發(fā)生額和余額的狀態(tài)。

(二)“反向操作”功能帶來的優(yōu)越性

財務(wù)軟件的“反向操作”在一定程度上給初次實施會計電算化的單位帶來了一定的便利，當(dāng)操作不熟練導(dǎo)致的錯誤，無論是對已經(jīng)記賬還是已經(jīng)結(jié)賬的會計賬簿，都可以無痕跡地恢復(fù)到未記賬或未結(jié)賬的狀態(tài)，以便制單人員對自己做錯的步驟進行修改，讓最后的會計賬簿、會計報表和財務(wù)分析報告都能達到完美的效果。

二、“反向操作”功能帶來的問題

應(yīng)該說，在財務(wù)軟件中加入“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能，就是為了更正會計電算化中工作差錯，減少會計賬簿中可能存在的冗余會計信息，保證會計電算化核算的準確性、質(zhì)量。但是同時也不避免地帶來一些不容忽視的問題：

(一)財務(wù)軟件中的“反向操作”功能與現(xiàn)行會計法規(guī)相違背

使用“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能更正會計工作差錯，違背了《會計核算軟件基本功能規(guī)范》，有關(guān)會計記賬制度和會計差錯更正方法的規(guī)定，而且在原始憑證、記賬憑證、會計賬簿等方面，大多數(shù)的財務(wù)軟件沒有或很少提供必要的痕跡記錄。

(二)為做假賬、提供虛假會計信息及經(jīng)濟違法犯罪打開了方便之門

由于“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能的使用，使得會計人員為同一單位做幾套賬、編制幾套會計報表變得輕而易舉。如果單位缺乏嚴格周密的會計電算化內(nèi)部牽制手續(xù)，別有用心的人就會在會計業(yè)務(wù)發(fā)生時蓄意留下伏筆，利用財務(wù)軟件提供的反記賬和反結(jié)賬功能，在以后的任意時間簡單、方便、無痕跡地改動相關(guān)的會計數(shù)據(jù)，無疑使財務(wù)會計系統(tǒng)的安全性大打折扣，這樣就使得會計做假、造假和經(jīng)濟違法犯罪變得更加隱蔽，給會計、審計監(jiān)督工作和防范違法犯罪增加了技術(shù)難度。

(三)如果軟件功能使用不當(dāng),可能會導(dǎo)致賬務(wù)混亂

在使用“反記賬、反結(jié)賬”功能時，由于財會人員會計電算化業(yè)務(wù)水平以及對軟件功能理解的偏差，特別是在運用跨年度反結(jié)賬功能時，不同年份會計科目的體系可能發(fā)生了變化，如果誤操作，很可能產(chǎn)生賬務(wù)混亂，甚至可能導(dǎo)致整個賬務(wù)系統(tǒng)的癱瘓，造成不應(yīng)有的損失。例如某一會計期間結(jié)賬后，將依據(jù)這一會計期間的核算結(jié)果編制各種會計報表，其中部分會計報表將對外報送。如果事后再通過反記賬、反結(jié)賬，對本會計期間的業(yè)務(wù)進行調(diào)整、修改、補充，而得出的會計報表很可能與先前的報表不一致，這種情況不僅違背了財務(wù)會計制度和相應(yīng)的企業(yè)管理制度，而且極有可能給企業(yè)帶來不必要的麻煩，甚至帶來不可預(yù)料的損失。

(四)使得電算化下嚴格的內(nèi)部控制制度形同虛設(shè)，審計工作難度增強

由于電子數(shù)據(jù)在形成時可以進行的無痕跡修改，所以要求電算化下制定更為嚴格的內(nèi)部控制制度，來規(guī)范系統(tǒng)操作者和開發(fā)者的行為。但是財務(wù)軟件提供的“反復(fù)核”功能不僅使嚴格的內(nèi)部控制制度中對憑證準確性的審核人和制單人相互牽制的制度形同虛設(shè)，而且助長了制單人填制憑證不負責(zé)任的態(tài)度。再者，通過“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”直接修改了錯誤數(shù)據(jù)，且不留下任何修改線索，也使得審計工作缺乏重點,難度陡增。它只會給制假者提供機會，而對電算化內(nèi)部會計控制百害而無一利。

三、如何正確對待“反向操作”功能

通過以上分析，不難發(fā)現(xiàn)財務(wù)軟件中“反向操作”功能的使用是弊大于利?？紤]到實際工作中也可能有的應(yīng)急措施，還不必完全取消此功能，但作為從事實務(wù)一線的會計人員則應(yīng)以正確的態(tài)度去面對它們:

(一)加強規(guī)范的職業(yè)道德教育，認真操作，減少錯誤發(fā)生的概率

會計電算化工作下的人員分工主要分為系統(tǒng)維護人員和系統(tǒng)操作人員。其中系統(tǒng)操作人員就是原先手工方式下的財務(wù)人員，包括會計主管、制單、審核、記賬、編表等。這些從事日常實務(wù)操作的財務(wù)人員應(yīng)樹立正確的工作態(tài)度，嚴格按電算化操作規(guī)程和相關(guān)會計制度規(guī)定認真操作，盡量減少錯誤發(fā)生的概率，而不能心存僥幸，認為反正錯了可以使用“反向操作”功能來修改錯誤。憑證的審核人，賬套主管更應(yīng)嚴格控制手中“反復(fù)核”，“反記賬”，“反結(jié)賬”的權(quán)力。

(二)采用會計制度規(guī)定的正確的錯賬更正方法糾正錯誤

會計電算化工作可能產(chǎn)生的差錯更正在《會計核算軟件基本功能規(guī)范》中也已有非常明確的規(guī)定入下：

(1)對于已輸入但尚未審核的憑證，可直接由制單人根據(jù)系統(tǒng)提供的憑證修改功能進行無痕跡修改。

(2)對已審核但尚未記賬的憑證，在審核人和會計主管都認可的情況下可以使用反復(fù)核功能，然后再進行修改后重新審核。

(3)對已記賬后發(fā)現(xiàn)的憑證錯誤，不能直接修改，只能采用“補充登記法”或“紅字沖銷法”來進行修改，留下修改痕跡作為日后的審計線索。

(4)若在系統(tǒng)正式記賬時，發(fā)生意外中斷，可能會造成系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)混亂丟失的的情況下，可由賬套主管采用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能(即“反記賬”)，將數(shù)據(jù)恢復(fù)至記賬前狀態(tài)，再重新進行記賬。

(5)堅決杜絕“反結(jié)賬”功能的使用。

(三)嚴格制度，加大處罰力度

當(dāng)前，會計工作中普遍存在的會計信息失真和會計造假問題已經(jīng)成為阻礙我國經(jīng)濟發(fā)展的毒瘤。而利用會計電算化“反復(fù)核、反記賬、反結(jié)賬”功能做假、造假正變得越來越普遍，從一定程度上講，起到了助紂為虐的作用。國家有關(guān)會計法規(guī)對會計差錯更正方法的規(guī)定，都強調(diào)了更正會計差錯要有痕跡記錄,其目的就是要做到有案可稽，有據(jù)可查，從制度上防止會計做假造假，不給犯罪分子以可乘之機。因此，應(yīng)通過嚴密法規(guī)和道德制度建設(shè)，促使進財會人員遵章守紀。使會計電算化工作真正達到朱熔基總理提出的“誠信為本、操守為重、遵循準則、不做假賬”的要求。

總之，在逆向思維受到積極追捧的今天，“反向操作”功能是可以給會計工作帶來很大的便利，但是，會計人員一定要慎而用之。因此，我們應(yīng)加強會計電算化法規(guī)建設(shè)，不斷提高會計人員職業(yè)道德，堵塞制度漏洞，從而提高會計信息質(zhì)量。