論企業(yè)采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題及優(yōu)化策略

(成都理工大學(xué)　四川　成都　610000)

一、引言

采購(gòu)管理是企業(yè)管理的一個(gè)重要組成部分，對(duì)于企業(yè)的成本控制和經(jīng)濟(jì)效益的提高有著積極的作用。為了確保企業(yè)能夠健康穩(wěn)定的發(fā)展，必須針對(duì)企業(yè)內(nèi)部的采購(gòu)管理問(wèn)題制定出相應(yīng)的解決對(duì)策，以期不斷完善企業(yè)內(nèi)部的采購(gòu)管理體系，有效降低企業(yè)的采購(gòu)成本，增強(qiáng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

二、企業(yè)采購(gòu)管理存在的問(wèn)題

(一)采購(gòu)審批程序復(fù)雜，耽誤采購(gòu)進(jìn)度

企業(yè)的各種層次和類型的采購(gòu)一般需要公司高級(jí)管理部門或者上級(jí)公司審批。企業(yè)高管或上級(jí)公司對(duì)采購(gòu)的某些環(huán)節(jié)非常重視，比如采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)的實(shí)施結(jié)果等。此外，每次完整的采購(gòu)都不是某一個(gè)單一部門的事情，而是涉及到多個(gè)部門的協(xié)調(diào)合作。采購(gòu)人員既要和需求部門打交道，還要和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行溝通，各個(gè)有關(guān)部門是否認(rèn)可采購(gòu)環(huán)節(jié)是采購(gòu)部門需要關(guān)注的問(wèn)題。只有采購(gòu)過(guò)程得到各個(gè)部門的認(rèn)可，企業(yè)采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)性才能得以增強(qiáng)。但它也有一定的弊端，它使采購(gòu)內(nèi)部審批的環(huán)節(jié)有所增加，使審批程序變得繁瑣復(fù)雜。特別是領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)每個(gè)審批環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查并簽字，這無(wú)疑增加了領(lǐng)導(dǎo)的工作量，如果領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙或者出差，那審批文件就不能及時(shí)完成簽署，可能會(huì)耽擱采購(gòu)的進(jìn)度和效率，使采購(gòu)的時(shí)間延長(zhǎng)。

(二)采購(gòu)計(jì)劃與現(xiàn)實(shí)不符，預(yù)算超支

企業(yè)生產(chǎn)組織和產(chǎn)品的復(fù)雜性，決定了其購(gòu)買的產(chǎn)品既有有形商品，也有無(wú)形服務(wù)，涉及的企業(yè)也是各式各樣的。受國(guó)內(nèi)外物資市場(chǎng)供應(yīng)情況，生產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)能經(jīng)營(yíng)等現(xiàn)狀的影響，有的物資采購(gòu)周期比其他的要長(zhǎng)，雖然公司對(duì)采購(gòu)計(jì)劃有一定的安排，但采購(gòu)部門與其他部門也應(yīng)該根據(jù)市場(chǎng)變化和供應(yīng)商現(xiàn)有的具體情況，來(lái)制定出詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃和不同的采購(gòu)策略。

企業(yè)在采購(gòu)上的預(yù)算超支問(wèn)題十分嚴(yán)重?，F(xiàn)今，不少企業(yè)在采購(gòu)過(guò)程中都會(huì)發(fā)生預(yù)算超支問(wèn)題，且尤為嚴(yán)重。造成這一問(wèn)題的關(guān)鍵在于不少企業(yè)的生產(chǎn)部門通常不提前制定采購(gòu)計(jì)劃，且制定的采購(gòu)計(jì)劃由于缺乏與采購(gòu)部門的溝通協(xié)調(diào)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真，他們往往都是依據(jù)材料的現(xiàn)有情況制定采購(gòu)計(jì)劃的，而一旦采購(gòu)時(shí)的情況與制定的采購(gòu)計(jì)劃產(chǎn)生差異時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生預(yù)算超支問(wèn)題，在大量占用企業(yè)流動(dòng)資金的同時(shí)，又造成企業(yè)流動(dòng)資金的嚴(yán)重短缺。

(三)供應(yīng)商體系不完善，資料不全

國(guó)內(nèi)50%的企業(yè)至今未建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，30%的企業(yè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)不完善、資料不全，18%的企業(yè)未及時(shí)更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致信息過(guò)期。供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)不完善的后果往往是在企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)發(fā)生時(shí)，需要臨時(shí)花費(fèi)較多時(shí)間去尋找供應(yīng)商，使采購(gòu)效率降低，增加采購(gòu)成本。且如果在采購(gòu)合作之前，對(duì)配套供應(yīng)商沒(méi)有進(jìn)行仔細(xì)全方位的考察，沒(méi)有有效及時(shí)評(píng)估，沒(méi)有進(jìn)行合理的選擇，會(huì)因?yàn)榕涮灼髽I(yè)技術(shù)能力、生產(chǎn)組織能力、運(yùn)輸結(jié)算等問(wèn)題，增加采購(gòu)成本，影響采購(gòu)物資的到貨交付，物資資金的流轉(zhuǎn)，將會(huì)給雙方企業(yè)后期的合作帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)。此外，在每次與供應(yīng)商合作之后，如果不按時(shí)對(duì)合作的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)與考核，也會(huì)對(duì)下次合作的開(kāi)展造成不利影響。如果企業(yè)內(nèi)部各部門與最終落實(shí)采購(gòu)方案的采購(gòu)部門之間的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享，也會(huì)給企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)作造成一定困擾。所以在采購(gòu)活動(dòng)發(fā)生之前，全方位地考察審核供應(yīng)商，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)期健康穩(wěn)定的發(fā)展，扮演著至關(guān)重要的角色。

三、優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)管理的具體對(duì)策

(一)精簡(jiǎn)規(guī)范采購(gòu)審批流程

一個(gè)科學(xué)規(guī)范的企業(yè)采購(gòu)管理組織應(yīng)該符合目標(biāo)統(tǒng)一、權(quán)責(zé)分明、高效精簡(jiǎn)的要求。首先，企業(yè)董事會(huì)或者上級(jí)公司應(yīng)該放權(quán)給采購(gòu)部門。董事會(huì)要明確自身的職責(zé)和權(quán)利，放權(quán)給采購(gòu)部門，使采購(gòu)部門的積極性得到調(diào)動(dòng)。董事會(huì)可將一些金額較小的采購(gòu)訂單直接放權(quán)給采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行后續(xù)處理；涉及金額較大的采購(gòu)訂單應(yīng)由采購(gòu)經(jīng)理交至公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批，董事長(zhǎng)簽字同意后方可進(jìn)行下一步驟。這樣一來(lái)，不僅能夠精簡(jiǎn)采購(gòu)審批流程，還能規(guī)范整個(gè)采購(gòu)程序。其次，總公司應(yīng)設(shè)立一個(gè)專門的采購(gòu)監(jiān)察小組，對(duì)下屬公司的采購(gòu)行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。采購(gòu)監(jiān)察小組可不定期的到下屬公司抽樣審查金額較大或數(shù)量龐大的采購(gòu)訂單，最后再將審查結(jié)果反饋給總公司。開(kāi)展這種管理和監(jiān)督，既有利于總公司監(jiān)督權(quán)利的行使，也有利于保證子公司的采購(gòu)自主權(quán)，使公司的采購(gòu)得以順利有序地進(jìn)行。

(二)科學(xué)制定采購(gòu)計(jì)劃和策略

保證企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作順利推進(jìn)的一個(gè)重要措施就是制定采購(gòu)計(jì)劃和策略。它可以對(duì)生產(chǎn)運(yùn)作中所需的商品和服務(wù)的數(shù)量與質(zhì)量進(jìn)行預(yù)估，保證這些資源的有效及時(shí)供應(yīng)，避免出現(xiàn)資源不足而耽誤生產(chǎn)運(yùn)作推進(jìn)的情況。首先，各部門應(yīng)在上一年年末的時(shí)候根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃科學(xué)合理的制定出各部門第二年全年總體的一個(gè)采購(gòu)計(jì)劃，在采購(gòu)計(jì)劃中列出需要采購(gòu)物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等具體內(nèi)容，然后讓采購(gòu)部門與相關(guān)供應(yīng)商確定第二年設(shè)備(原材料)的一個(gè)價(jià)格波動(dòng)幅度和產(chǎn)品的確切交期，各部門根據(jù)從采購(gòu)部門反饋回來(lái)的價(jià)格和交期來(lái)對(duì)第二年的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行預(yù)算，并以此為依據(jù)制定科學(xué)詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。其次，各部門將制定好的采購(gòu)計(jì)劃交于公司董事長(zhǎng)審批簽字同意后發(fā)送給采購(gòu)部門，采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容的不同，結(jié)合市場(chǎng)供求情況，采取不同的采購(gòu)策略，如：集中采購(gòu)、協(xié)議框架采購(gòu)、固定量打包采購(gòu)等等，按照采購(gòu)計(jì)劃依次進(jìn)行采購(gòu)?？茖W(xué)合理的采購(gòu)計(jì)劃和策略的制定，不僅能使企業(yè)避免出現(xiàn)預(yù)算超支的問(wèn)題，還能保證企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作的正常推進(jìn)，促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)步健康的發(fā)展。

(三)健全供應(yīng)商管理機(jī)制

企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作所需的設(shè)備、材料和服務(wù)等各種資源都依靠供應(yīng)商來(lái)提供，錯(cuò)誤的供應(yīng)商選擇可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)成本增加、生產(chǎn)運(yùn)作延誤、企業(yè)虧損甚至破產(chǎn)，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)供應(yīng)鏈體系的長(zhǎng)期與穩(wěn)定發(fā)展，企業(yè)必須做好對(duì)供應(yīng)商的管理。建立健全供應(yīng)商管理機(jī)制，首先應(yīng)該以市場(chǎng)調(diào)研為基礎(chǔ)，充分調(diào)查掌握各個(gè)供應(yīng)商的基本情況，真正地做到從環(huán)境管理意識(shí)、反應(yīng)能力、質(zhì)量保證能力以及成本處理能力等各方面嚴(yán)格評(píng)選供應(yīng)商，使供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)得以建立，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。其次，企業(yè)還應(yīng)該實(shí)時(shí)更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)，建立供應(yīng)商考評(píng)體系，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的供應(yīng)商進(jìn)行定期的評(píng)價(jià)和考核。

四、結(jié)語(yǔ)

目前企業(yè)在采購(gòu)管理上仍存在著許多問(wèn)題，這些問(wèn)題不僅會(huì)影響企業(yè)的生產(chǎn)利潤(rùn)和企業(yè)的戰(zhàn)略布局，還會(huì)影響企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的穩(wěn)定發(fā)展。所以，在今后的工作中企業(yè)應(yīng)該規(guī)范采購(gòu)審批流程、精簡(jiǎn)采購(gòu)程序，科學(xué)合理的制定采購(gòu)計(jì)劃和策略，建立健全供應(yīng)商管理機(jī)制、實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)，才能確保整個(gè)采購(gòu)管理工作的有序開(kāi)展。