淺談志書資料年報(bào)與年鑒組稿之關(guān)系

馬艾民

（吉林省地方志編纂委員會，吉林長春130051）

2010年6月9日，吉林省地方志編纂委員會印發(fā)《關(guān)于在全省市（州）、縣（市、區(qū)）啟動續(xù)志資料長編工作的通知》。2011年印發(fā)《續(xù)志資料長編工作意見》，2016年印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)續(xù)志資料長編工作的指導(dǎo)意見》，對如何開展這項(xiàng)工作提出較全面、較詳細(xì)的實(shí)施辦法。這三個(gè)文件的印發(fā)，標(biāo)志著吉林省的續(xù)志資料長編工作逐步走向規(guī)范。截至2016年底，在不到6年的時(shí)間里，吉林省69家市（州）、縣（市、區(qū)）地方志工作機(jī)構(gòu)，啟動續(xù)志資料長編工作的有64家，約占93%；尚未啟動的有5家，占7%。完成二輪修志任務(wù)的市、縣兩級方志辦全部啟動開展了資料長編工作，沒有完成二輪修志任務(wù)的5家方志辦也將在2018年全部啟動續(xù)志資料長編工作。此外，在吉林市、公主嶺市和延吉市進(jìn)行志書資料年報(bào)制度試點(diǎn)。從2016年開始，遼源等市、縣在資料長編工作的基礎(chǔ)上，自覺地開展了資料年報(bào)工作，在印發(fā)的資料征集文件中，向承報(bào)單位提出明確要求：把志書資料年報(bào)與年鑒組稿合二為一，按照不同的供稿需要，同時(shí)向地方志工作機(jī)構(gòu)提供兩類資料，實(shí)現(xiàn)志書資料年報(bào)與年鑒組稿“畢其功于一役”。

開展續(xù)志資料長編工作、建立志書資料年報(bào)制度的目的是為了促進(jìn)地方志資料收集、整理、積累工作的制度化、規(guī)范化和常態(tài)化，“便于總纂、審稿和保存有價(jià)值的史料”[1]吉林省地方志編纂委員會關(guān)于印發(fā)《續(xù)志資料長編工作意見》的通知(吉志發(fā)〔2011〕8號).，為此，吉林省方志委要求已經(jīng)完成二輪續(xù)志工作的市（州）、縣（市、區(qū)）啟動資料長編工作、建立志書資料年報(bào)制度。

2006年5月，國務(wù)院頒發(fā)的《地方志工作條例》規(guī)定，“以縣級以上行政區(qū)域名稱冠名的地方志書、地方綜合年鑒，分別由本級人民政府負(fù)責(zé)地方志工作的機(jī)構(gòu)按照規(guī)劃組織編纂，其他組織和個(gè)人不得編纂。”[2]地方志工作條例.2006年國務(wù)院頒布.也就是說，全國各級地方志工作機(jī)構(gòu)不僅承擔(dān)著修志任務(wù)，也是地方綜合年鑒的編纂主體。市級地方志工作機(jī)構(gòu)限于人員和編制，所設(shè)科室有限，修志和編鑒往往“一肩挑”，同一批人承擔(dān)著修志和編鑒兩項(xiàng)主體任務(wù)，不分彼此。在二輪修志工作完成之時(shí)，各級地方志工作機(jī)構(gòu)把工作重心放在續(xù)志資料征集和綜合年鑒編纂上。

在實(shí)際工作中，有些承報(bào)單位的人員弄不清兩種任務(wù)的異同，把志書資料與年鑒稿件相混淆，有的把志書的年報(bào)資料等同為年鑒稿件；有的把年鑒稿件誤認(rèn)為是志書年報(bào)資料，不知如何報(bào)送。有些地方志工作者自身也沒劃清兩種資料的界限，而且兩次印發(fā)文件、兩次布置工作、無數(shù)次地催要兩種資料。

一、志書資料年報(bào)和年鑒組稿的相同之處

1.記述時(shí)限相同。地方綜合年鑒一年編纂出版一卷，記述的是上一年度內(nèi)，某一行政區(qū)域內(nèi)的各行各業(yè)、各條戰(zhàn)線發(fā)生的新事、大事、特事、要事，全方位、多視角地反映經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的全貌。志書資料年報(bào)制度，要求各承報(bào)單位提供的也是上一年度內(nèi)積累的涉及方方面面的資料。兩種資料的記述時(shí)限都是“上一年度”，所選材料以“年”為限定，上至上一年的1月1日，下至同年12月31日。

2.記述范圍一致。國務(wù)院《地方志工作條例》中規(guī)定：“地方志書，是指全面系統(tǒng)地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻(xiàn)。地方綜合年鑒，是指系統(tǒng)記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會等方面情況的年度資料性文獻(xiàn)?！盵1]地方志工作條例.2006年國務(wù)院頒布.換言之，志書和地方綜合年鑒都以“本行政區(qū)域”為記述對象，兩者的記述對象是相同的。

3.記述內(nèi)容相同。根據(jù)吉林省方志委《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)續(xù)志資料長編工作的指導(dǎo)意見》，志書資料征集要列出清單。地方志書的資料年報(bào)制度亦如此。清單中要求各承報(bào)單位重點(diǎn)收集和整理如下18種資料[2]吉林省地方志編纂委員會印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)續(xù)志資料長編工作的指導(dǎo)意見》的通知(吉志發(fā)〔2016〕41號).：本地區(qū)、本行業(yè)、本系統(tǒng)或本單位的行政區(qū)劃調(diào)整；主要物產(chǎn)的盛衰和重大環(huán)境變化；機(jī)構(gòu)、人員編制改革；領(lǐng)導(dǎo)的更替；職能工作部署；改革措施及效果；重大政策、法規(guī)、決定、規(guī)劃；產(chǎn)生的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；重大工作事項(xiàng)；重要會議；重大自然災(zāi)害及防災(zāi)抗災(zāi)情況；重點(diǎn)工程或項(xiàng)目；重要企業(yè)（事）業(yè)單位的成立、改組、改制、重組、破產(chǎn)；重大發(fā)明、科研成果及獲獎(jiǎng)情況；對港澳臺、對外重要交流活動；工作或決策中的重大失誤及事故；重大傳染病的發(fā)生及防治；珍貴文物的挖掘和重要名勝古跡的保護(hù)；對本地區(qū)發(fā)展有較大貢獻(xiàn)和影響的各界人物及事跡；具有重要存史價(jià)值的文獻(xiàn)、政策法規(guī)、政府規(guī)章、規(guī)范性文件、專題調(diào)研報(bào)告、重要會議紀(jì)要、媒體專題報(bào)道、官方網(wǎng)站資料；反映特定部門、行業(yè)、系統(tǒng)的基本面貌、發(fā)展變化以及時(shí)代特色、地方特色和部門特色，具有存史價(jià)值的圖片、地圖、規(guī)劃圖、示意圖等；有關(guān)大事、要事、重要活動、人物的音像資料；有較大影響的社會熱點(diǎn)問題。

志書的資料年報(bào)就是逐年報(bào)送修志所用的資料，要求各承報(bào)單位每年向地方志工作機(jī)構(gòu)報(bào)送上述資料，資料的收集范圍應(yīng)該是本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會等歷史與現(xiàn)狀的資料。地方綜合年鑒是逐年編纂、連續(xù)出版的資料性工具書，所記載的內(nèi)容是一個(gè)地方年度內(nèi)自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會的基本情況。兩者都是記述一個(gè)行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會等方面情況的年度資料性文獻(xiàn)。綜合性、年度性和資料性是兩種資料共同具有的特點(diǎn)?？梢哉f，兩者的盛載內(nèi)容毫無二致。

4.行文規(guī)范基本相同。這里所說的行文規(guī)范是語言、文字、標(biāo)點(diǎn)、表格、圖片說明等最基本的要求。兩者有著相同的要求：一是要求真實(shí)、客觀，要求報(bào)送者堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，客觀、準(zhǔn)確地記載人、事、物的基本面貌和發(fā)展情況，既要反映成績，也要反映問題。二是作者要“敘而不宣”“含而不露”“述而不作”，寓觀點(diǎn)于事實(shí)之中。三是兩種資料都要做到“要項(xiàng)不缺，要素齊全”。“要項(xiàng)不缺”就是重大事件不能遺漏；“要素齊全”就是在具體記述的過程中，要清楚地?cái)⑹鍪虑榈膩睚埲ッ}，不能缺少六大要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因和結(jié)果。四是力戒空話、套話，使用的都是記敘文體和說明文體，說明白“有什么”“是什么”即可。五是文風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡潔、樸實(shí)，杜絕虛詞浮語，不用或少用嘆詞、形容詞、副詞、語氣助詞等。六是所用詞語、標(biāo)點(diǎn)符號、計(jì)量單位等都必須符合國家的相關(guān)規(guī)定。

5.存史價(jià)值一致。正是由于志書年報(bào)資料和年鑒稿件有著上述收集、寫作和報(bào)送要求，所以兩者都具有較高的存史價(jià)值，都是展示地情的重要窗口，是由當(dāng)代人記述，供后代人查閱的“信史”，是全面、客觀、真實(shí)、可靠、可存、可用的歷史資料，都可以“為當(dāng)代提供資政輔政之參考，為后世留下堪存堪鑒之記述”[1]李克強(qiáng)在全國地方志系統(tǒng)先進(jìn)模范座談會上的講話,2015-12-29.。

二、志書資料年報(bào)和年鑒組稿的差異

志書資料年報(bào)和地方綜合年鑒組稿雖然有著諸多共同之處，但是由于志書和年鑒分屬不同的兩種文化產(chǎn)品，它們的起源也大不相同，所以，志和鑒所需資料存在著差異，主要表現(xiàn)在以下五個(gè)方面。

1.報(bào)送目的不同。建立志書資料年報(bào)制度的目的是為編纂地方志書收集資料。廣州市在2006年頒布的《廣州市地方志資料年報(bào)制度》中寫道：“為全面、客觀地記載我市經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展情況，為修志工作積累、保存資料并通過對年報(bào)資料進(jìn)行整理，及時(shí)為廣州經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，促進(jìn)地方志資料收集、整理、積累工作的制度化、規(guī)范化，制訂本制度?！盵2]廣州市地方志資料年報(bào)制度.廣州市地方志網(wǎng)站政策法規(guī)欄目.可見，不論廣州市還是吉林省，“為修志工作積累、保存資料”都是開展續(xù)志資料長編、資料年報(bào)工作的主要目的。吉林省的志書年報(bào)資料為的是給2020年開始的第三輪修志打下資料基礎(chǔ)，解決二輪修志過程中出現(xiàn)的“資料荒”問題，它不以出版為目的。年鑒資料征集的目的在于編纂出版當(dāng)年的最新一卷的年鑒，是馬上就要用到的資料。關(guān)于兩種資料的報(bào)送目的，筆者以為不需多言，和這項(xiàng)工作有關(guān)的人都十分清楚。

2.體例體裁不同。地方志書一般采用的是文章體，結(jié)構(gòu)上分為篇、章、節(jié)、目，每個(gè)目一般對篇幅不做要求。在寫作手法上，節(jié)、目行文中有必不可少的啟承轉(zhuǎn)合以及適當(dāng)?shù)匿亯|過渡。志書年報(bào)的資料內(nèi)容要素和記述程序也不要求整齊劃一，也就是說，沒有統(tǒng)一的、十分嚴(yán)格的規(guī)定。

地方綜合年鑒是逐年編纂出版的資料性工具書。工具書是根據(jù)一定的社會需要，以特定的編排形式和檢索方法，為讀者迅速提供某方面的基本知識或資料線索，專供查閱和檢索的工具性圖書；工具書的主要表現(xiàn)形式是條目，如同各種辭典，都是以詞條的形式呈現(xiàn)其主要內(nèi)容的。條目是年鑒這種工具書最基本的檢索單元。每個(gè)條目有著單一的主題。年鑒的條目一般是一件事情寫成一個(gè)條目。一個(gè)條目反映的是一個(gè)主題。年鑒條目的設(shè)立要同時(shí)具備四個(gè)條件：一是年度性，它記述和收集的主要事實(shí)、事件應(yīng)是上一個(gè)年度內(nèi)發(fā)生的，一般不作歷史回顧，也不預(yù)測未來；二是有價(jià)值，所選錄的信息和資料應(yīng)具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值；三是獨(dú)立性，一事一條，可以獨(dú)立成篇。年鑒條目中“水分”較少，字、詞、句絕不拖泥帶水；四是年鑒條目篇幅雖然不長，但信息資料密集度較高[1]陽曉儒.年鑒論壇(第四輯).(P83)。條目的選題不求多，但求精；不求面面俱到，但求切實(shí)有用；著重?fù)裥聯(lián)裉?、擇大擇要。條目選題選材的具體方法，是在詳細(xì)占有材料的基礎(chǔ)上，對重點(diǎn)、熱點(diǎn)、特點(diǎn)加以提煉、概括和歸納。

3.呈現(xiàn)方式不同。地方志書每20年左右編修一次，志書資料年報(bào)，是要在2020年之前完整地收集和保存修志可能用到的所有資料，重在“存”而不在“編”，報(bào)送單位按照清單全面征集資料之后，加以分類、整理即成年報(bào)。地方綜合年鑒的編寫目的為社會各界及海外人士了解本行政區(qū)域提供基本資料。年鑒要按年編纂，每年以年刊的形式出版面世。

4.利用方式不同。志書年報(bào)資料為修志積累、保存資料，為下一輪志書的編纂提供基礎(chǔ)資料。同時(shí)地方志工作者通過對年報(bào)資料進(jìn)行整理、挖掘，形成建議、報(bào)告或者地情研究文章，提交相應(yīng)部門以便及時(shí)為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供現(xiàn)實(shí)資政服務(wù)。地方綜合年鑒年鑒具有信息傳播的作用、科研參考作用和生產(chǎn)、生活指南作用。年鑒出版后，供海內(nèi)外各行各業(yè)人士檢索、查詢，同時(shí)成為一地逐年積累和留存的永久史冊。

5.保存要求不同。志書年報(bào)資料一般要求按照志書篇目大綱進(jìn)行分類、編號，在保存電子版（或刻錄光盤）的同時(shí)，要打印成紙質(zhì)文本并一式兩份，分別交地方志辦公室和承報(bào)單位各一份。志書資料不需要立刻變?yōu)槌霭嫖铮粤舸鏋橹?，會在第三輪修志中大顯身手。年鑒所征集到的資料，要以正規(guī)出版物的形式（有的年鑒使用期刊號，更多的使用書號）呈現(xiàn)在讀者面前，體現(xiàn)年鑒的“存史、資政、教化”等自身價(jià)值。

三、志書資料年報(bào)和年鑒組稿可“畢其功于一役”

“各級地方志工作機(jī)構(gòu)要處理好并積極探索‘長編’資料與年鑒資料征集有機(jī)結(jié)合的途徑和辦法，能夠一次性完成的，不搞重復(fù)征集；能夠‘一張卷’完成的，不搞‘兩張卷’或‘多張卷’，避免因重復(fù)征集帶來的矛盾糾葛”[2]吉林省地方志編纂委員會印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)續(xù)志資料長編工作的指導(dǎo)意見》的通知(吉志發(fā)〔2016〕41號).這是吉林省方志委提出的正確處理“長編”資料與年鑒資料關(guān)系的原則。筆者認(rèn)為，“一次性完成”“一張卷”，換言之就是“畢其功于一役”，這是避免兩類資料重復(fù)征集、防止出現(xiàn)矛盾的有效方法。

1.承擔(dān)志書資料收集和為年鑒供稿的單位和人員高度契合，這為兩種工作同時(shí)進(jìn)行、“畢其功于一役”提供最基本的前提。在開展志書資料征集工作之前，各級地方志工作機(jī)構(gòu)為編纂和出版地方綜合年鑒，一般在每年年初以政府辦公廳（室）名義向行政區(qū)域內(nèi)的入鑒單位發(fā)函，征集年鑒所用的圖文資料。在志書資料征集工作中，地方志工作機(jī)構(gòu)也要向各資料承報(bào)單位發(fā)函，許多為年鑒供稿的單位接到通知后，把為志書收集資料的任務(wù)交給為年鑒撰稿的人員。這樣，在承報(bào)單位那里，一般由一個(gè)人或一個(gè)科室同時(shí)負(fù)責(zé)志、鑒兩方面的資料收集、整理工作。

2.志書資料年報(bào)和年鑒稿件征集有著諸多相同之處，這為兩項(xiàng)工作“畢其功于一役”提供技術(shù)上的方便。正如前文所述，兩種工作均屬資料征集范疇，在記述時(shí)限、征集范圍、資料內(nèi)容、行文規(guī)范、存史價(jià)值等方面有著相同的要求，這就方便各承報(bào)單位及負(fù)責(zé)資料工作的人員，他們可以在充分理解兩種資料內(nèi)在規(guī)定性的基礎(chǔ)上，同時(shí)著手資料收集，再根據(jù)兩者不同表述方式的要求，在分類、歸納、整理的過程中，形成兩種不同“款式”的“產(chǎn)品”。

3.兩種資料都以“年”為限，這為志書年報(bào)資料和年鑒稿件同時(shí)交稿提供可能。地方綜合年鑒的資料征集時(shí)限一般為次年的3月底，年鑒編輯部要求入鑒單位在此之前完成圖文稿件的報(bào)送。筆者以為，志書年報(bào)的資料完全可以與此同時(shí)完成報(bào)送。

前文說過，在建立志書資料年報(bào)制度之前，地方志工作機(jī)構(gòu)的同一套人馬已經(jīng)與年鑒資料報(bào)送單位及其負(fù)責(zé)同志打過多年交道，年年向各單位印發(fā)征集資料的通知，年年要重復(fù)催稿、核稿等流程。在志書資料長編的基礎(chǔ)上，從2015年起，志書資料年報(bào)制度在吉林省開始進(jìn)行試點(diǎn)，各級地方志工作者與行政區(qū)域內(nèi)的各部門有了另一種交集：征集志書資料，工作程序不外印發(fā)通知、組織培訓(xùn)、催要稿件、反復(fù)核稿、歸納整理、形成成果（或編出年鑒或形成長編或以其他形式留存?zhèn)溆茫?。為明確責(zé)任、方便聯(lián)系、提高工作效率，一些單位把報(bào)送這兩種資料的任務(wù)交給了同一個(gè)處（科）室的同一二個(gè)人。實(shí)際上這種做法為地方志工作機(jī)構(gòu)開展資料征集工作提供很多便利，也更有利于資料基礎(chǔ)工作的進(jìn)行?；诖?，志書的年報(bào)資料和年鑒組稿完全具備同時(shí)報(bào)送的可能性。

有的人可能會認(rèn)為，年鑒要求年內(nèi)出版，早些報(bào)送材料可以理解，志書的年報(bào)資料又不會立刻使用，不必著急報(bào)送，是不是可以拖到年底再報(bào)呢？兩種資料同時(shí)報(bào)送在具有可能性的同時(shí)，是否具有現(xiàn)實(shí)性呢？

筆者認(rèn)為，志書年報(bào)資料雖然不會馬上用到修志當(dāng)中，但報(bào)送時(shí)間沒必要一拖再拖，而應(yīng)該由收集者在次年的1至3月里（有的地方志工作機(jī)構(gòu)要求4月或5月），一并做好志、鑒兩種資料的歸納、整理工作，按照兩者寫作上的不同格式等要求，報(bào)送合格的稿件。這種想法主要基于以下三種考慮。

一是“一鼓作氣”“畢其功于一役”。各單位負(fù)責(zé)兩種資料報(bào)送的人員在上一年度內(nèi)，已經(jīng)在日常工作中留意或收集諸多圖片、信息、工作匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，次年年初在做分類整理時(shí)，通覽所有資料，對本行業(yè)的年度狀況有了全面的掌握和了解，在這個(gè)前提之下趁熱打鐵，這樣才能根據(jù)兩種資料的具體要求，準(zhǔn)確地把握事物的輕重緩急，正確地做出資料取舍，準(zhǔn)時(shí)地完成兩種任務(wù)。如果一放再放，新的一年新的任務(wù)大批量積壓下來，負(fù)責(zé)資料工作的同志可能對上一年度的事情已經(jīng)逐漸淡忘，“三天打漁兩天曬網(wǎng)”式的分散整理，思維缺少連續(xù)性，不利于形成高質(zhì)量的報(bào)送稿件。

二是兩種資料同時(shí)在3月底（或4月底、5月底）報(bào)送，承報(bào)單位的負(fù)責(zé)同志可以在形成報(bào)送稿件的過程中“一舉兩得”，讓一份原始資料具備兩種用途。一般來說，志書年報(bào)的資料量要遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于年鑒所用資料，年鑒稿件是在志書年報(bào)資料的基礎(chǔ)上“生成”的。

三是對于地方志工作機(jī)構(gòu)來說，承報(bào)單位同時(shí)報(bào)送兩種資料，為在年鑒編纂中核實(shí)、印證事實(shí)、數(shù)據(jù)等提供了可能，也為豐富入鑒圖文等內(nèi)容打下了深厚的資料基礎(chǔ)。續(xù)志資料收集和為年鑒供稿“畢其功于一役”，這種對承報(bào)者和志鑒編纂者都有利的事情，何樂而不為呢？

志書資料收集和為年鑒供稿“畢其功于一役”，有兩個(gè)問題值得注意：一是兩種資料雖然同出一門甚至由同一個(gè)人報(bào)送，但兩者的整理、寫作要求并不一致（前文已做論述），承報(bào)單位切不可圖方便、走捷徑而一稿兩用。二是在“畢其功于一役”的同時(shí)，要避免“急于求成”，不能忽視所報(bào)送資料的質(zhì)量和數(shù)量，一定要按照地方志工作機(jī)構(gòu)的具體要求完成志、鑒所需資料的收集、整理、撰寫、保存、報(bào)送等工作流程，保證和滿足修志編鑒的需要。