電子發(fā)票對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的影響

◇張 路

我國(guó)在2009年開(kāi)始對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行探索，在2013年6月開(kāi)出第一張電子發(fā)票，隨后在多個(gè)地區(qū)展開(kāi)試點(diǎn)，取得了階段性成果。電子發(fā)票作為信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的產(chǎn)物，是信息化稅收建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是我國(guó)社會(huì)發(fā)展的必然要求。

一、電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)

1.便于存儲(chǔ)及管理

電子發(fā)票相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票，在存儲(chǔ)和管理方面具有明顯的優(yōu)勢(shì)。以傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票性質(zhì)來(lái)看，其成本包括紙張成本、防偽、印刷、運(yùn)輸、存儲(chǔ)等多個(gè)方面。如果在這一過(guò)程中加上管理成本和人力資源消耗成本，其數(shù)量異常驚人，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行來(lái)說(shuō)必然會(huì)成為一項(xiàng)沉重的負(fù)擔(dān)。此外，紙質(zhì)發(fā)票需要有效地進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，便于機(jī)關(guān)的檢查和審計(jì)部分的查閱。在存儲(chǔ)場(chǎng)地的選擇也好做好防潮、防霉措施[1]。但是電子發(fā)票符合了現(xiàn)代電子商務(wù)的無(wú)紙化特點(diǎn)，可以準(zhǔn)確地獲得交易的記錄信息，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)建相應(yīng)的稅收政策來(lái)引導(dǎo)電子商務(wù)的健康發(fā)展，可以在交易完成后及時(shí)提供發(fā)票。

2.社會(huì)成本的節(jié)約

電子發(fā)票的大規(guī)模推廣可以有效地節(jié)約社會(huì)成本，促進(jìn)社會(huì)可持續(xù)的發(fā)展。據(jù)統(tǒng)計(jì)，電子發(fā)票能夠比紙質(zhì)發(fā)票減少約80%的支出，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，是減輕負(fù)擔(dān)的重要方式，可以把節(jié)省的資金投入到生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)當(dāng)中去。此外，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，電子發(fā)票的推廣可以讓它們利用信息化的手段來(lái)規(guī)范經(jīng)營(yíng)和管理，減少社會(huì)運(yùn)營(yíng)所需要耗費(fèi)的成本，提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)的有效性。

3.便于審計(jì)和規(guī)范管理

由于開(kāi)具電子發(fā)票設(shè)計(jì)的信息需要上傳至電子發(fā)票的平臺(tái)，因此在審計(jì)環(huán)節(jié)中可以利用專業(yè)的工具來(lái)快速查閱信息，并保障發(fā)票信息的真實(shí)性。另外，稅務(wù)機(jī)關(guān)可以對(duì)電子發(fā)票的信息進(jìn)行核查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)可能存在的違法行為，在征管方面提升工作效率，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)政策的調(diào)整提供數(shù)據(jù)依據(jù)[2]。

二、電子發(fā)票對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的積極影響

1.提升財(cái)務(wù)工作效率

電子發(fā)票的使用促進(jìn)了企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作向著無(wú)紙化的方向發(fā)展。由于發(fā)票的重要作用就是企業(yè)財(cái)務(wù)人員記錄信息的一種原始憑證，并結(jié)合發(fā)票的信息編制報(bào)表。這些項(xiàng)目如果通過(guò)紙質(zhì)發(fā)票來(lái)完成，效率過(guò)低，產(chǎn)生誤差的可能性較高。此時(shí)，電子發(fā)票可以讓管理人員直接通過(guò)軟件獲取信息，自動(dòng)地將其轉(zhuǎn)換為有價(jià)值的信息，整合、匯總等類似的瑣碎工作不再需要財(cái)務(wù)人員親自管理，不僅能大量減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，也能減少因人為因素產(chǎn)生的誤差，提升業(yè)務(wù)水平，讓財(cái)務(wù)工作更加具有效率。

2.發(fā)票報(bào)銷更加簡(jiǎn)便

電子發(fā)票的推廣讓發(fā)票報(bào)銷工作得到了進(jìn)一步簡(jiǎn)化。從開(kāi)票、收票，再到后期的報(bào)銷、入賬等，可以將發(fā)票報(bào)銷難的問(wèn)題從根本上解決。從目前的企業(yè)來(lái)看，很多企業(yè)為了減少財(cái)務(wù)管理的成本，在很多情況下選擇不開(kāi)具發(fā)票。但是在電子發(fā)票正式出現(xiàn)以后，無(wú)論交易規(guī)模如何，交易數(shù)量多少，只要在完成交易的一瞬間，電子發(fā)票直接生成，無(wú)論是商家還是消費(fèi)者都能通過(guò)服務(wù)平臺(tái)查詢交易信息并打印消費(fèi)信息[3]。此時(shí)消費(fèi)者不再需要詢問(wèn)商家后再獲取發(fā)票，讓報(bào)銷時(shí)間大幅降低。傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票模式下，要進(jìn)行發(fā)票的報(bào)銷工作需要找不同的負(fù)責(zé)人簽字，如果是異地還需要將發(fā)票進(jìn)行郵寄，耽誤了正常的報(bào)銷時(shí)間。電子發(fā)票的出現(xiàn)可以直接通過(guò)軟件來(lái)提出報(bào)銷要求，相關(guān)的負(fù)責(zé)單位與負(fù)責(zé)人可以即時(shí)獲取發(fā)票報(bào)銷的請(qǐng)求信息，直接在軟件上進(jìn)行批準(zhǔn)，甚至只需要幾分鐘就可以完成報(bào)銷工作，讓發(fā)票報(bào)銷更加簡(jiǎn)便。

3.電子化檔案管理

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的環(huán)境之下，電子發(fā)票的應(yīng)用大幅推進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案的電子化管理。我們從2015年12月頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂案中，也可以明確了解到會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵，并將電子檔案納入到了會(huì)計(jì)檔案范圍之中。從修訂后的內(nèi)容來(lái)看，一些會(huì)計(jì)憑證、賬簿等可以直接通過(guò)電子檔案的形式歸檔保存，在大量節(jié)約紙質(zhì)資料的前提下可以減少對(duì)資源的浪費(fèi)，讓檔案的保管、查詢更加便捷。在過(guò)去的《會(huì)計(jì)檔案辦法》中，對(duì)會(huì)計(jì)憑證的保管時(shí)間規(guī)定為15年，其原因也在于紙質(zhì)檔案受限于環(huán)境等一系列條件的影響，并不能實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保持。但電子檔案不受時(shí)間與空間的限制，在新的管理辦法中也增加到了30年的保管年限，電子化檔案管理的趨勢(shì)已經(jīng)逐步形成，讓企業(yè)的內(nèi)部財(cái)務(wù)管理工作和決策工作具有更詳盡的會(huì)計(jì)信息，也是國(guó)民經(jīng)濟(jì)大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)保障方式[4]。

4.規(guī)范企業(yè)內(nèi)部工作

電子發(fā)票的應(yīng)用可以進(jìn)一步推動(dòng)網(wǎng)上辦稅業(yè)務(wù)的優(yōu)化，讓納稅人不用出門(mén)就實(shí)現(xiàn)了辦稅工作。另外，電子發(fā)票讓企業(yè)的辦稅流程更加簡(jiǎn)單，有效率，財(cái)務(wù)人員也不需要往返于企業(yè)和稅務(wù)大廳之間，只需要在網(wǎng)絡(luò)上提供電子檔案文件、發(fā)票等相關(guān)的證明材料。這也是企業(yè)規(guī)范內(nèi)部工作的重要依據(jù)。因?yàn)殡娮影l(fā)票必然包含了真實(shí)的交易信息，稅務(wù)機(jī)關(guān)從發(fā)票信息中就能對(duì)交易進(jìn)行監(jiān)管，并不需要通過(guò)真實(shí)的發(fā)票來(lái)開(kāi)展管理工作。一旦發(fā)現(xiàn)偷稅、漏稅、逃稅行為，其制約手段會(huì)更加嚴(yán)厲[5]。從另一個(gè)角度來(lái)看，企業(yè)的偷稅等情況產(chǎn)生的可能性也會(huì)進(jìn)一步降低，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看也具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

三、電子發(fā)票對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的挑戰(zhàn)

雖然在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，電子發(fā)票的推行讓企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作更加便捷，但同時(shí)，產(chǎn)生的不良影響與挑戰(zhàn)我們也應(yīng)該正視，才能完善電子發(fā)票的作用。

1.財(cái)務(wù)管理工作模式的變化

企業(yè)使用電子發(fā)票后，財(cái)務(wù)管理人員不再需要負(fù)責(zé)一些瑣事的處理，而傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作中，處理程序的作用被進(jìn)一步弱化，而原本的財(cái)務(wù)工作流程也應(yīng)該進(jìn)行改變，才能在新環(huán)境下與電子發(fā)票的使用進(jìn)行合理的銜接。但我們需要注意到，工作流程的改變可能會(huì)影響某些部門(mén)的工作效率，尤其是當(dāng)這些工作模式的變化會(huì)觸及某些人員的利益時(shí)。

由于發(fā)票在我國(guó)稅收工作中所占據(jù)的重要地位，政府部門(mén)對(duì)于發(fā)票的投入也比較大，圍繞發(fā)票而產(chǎn)生的產(chǎn)業(yè)鏈一直以來(lái)都是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重點(diǎn)。例如特殊紙張的制造、防偽技術(shù)、印刷企業(yè)、稅控設(shè)備企業(yè)等，他們都能依靠發(fā)票而形成產(chǎn)業(yè)鏈，作為利益群體而存在。電子發(fā)票的出現(xiàn)必然會(huì)導(dǎo)致他們的利益受損，此時(shí)，會(huì)對(duì)電子發(fā)票的發(fā)展產(chǎn)生一定的阻礙，而企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理工作模式也必然受到影響而發(fā)生改變。

2.信息安全的擔(dān)憂

電子發(fā)票不以傳統(tǒng)的紙張作為載體，只是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)共享信息，作為企業(yè)來(lái)看，必然會(huì)擔(dān)心信息的安全性。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果其內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息受到泄露，那么與之對(duì)應(yīng)的交易信息必然存在風(fēng)險(xiǎn)，所產(chǎn)生的隱患巨大。另一方面，電子發(fā)票的信息修改難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于紙質(zhì)發(fā)票，如何能保障電子發(fā)票信息不被惡意篡改，也是財(cái)務(wù)管理工作中需要注意的問(wèn)題。企業(yè)在使用電子發(fā)票的過(guò)程中也應(yīng)該將其納入管理工作的范圍之內(nèi)。

實(shí)際上，買(mǎi)賣(mài)雙方都非常關(guān)注電子發(fā)票的信息。它作為經(jīng)濟(jì)行為中的一種交易憑證，涉及的商業(yè)機(jī)密具有顯著的商業(yè)價(jià)值。站在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的層面來(lái)看，電子發(fā)票中包含的數(shù)據(jù)和信息甚至有被竊取導(dǎo)致國(guó)家經(jīng)濟(jì)機(jī)密泄露的問(wèn)題[6]。作為買(mǎi)賣(mài)雙方來(lái)說(shuō)，因注重電子發(fā)票中數(shù)據(jù)的完整性與有效性，保障數(shù)據(jù)不可被隨意篡改。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景之下，必要時(shí)可以通過(guò)授權(quán)機(jī)制，讓第三方不可以查閱相關(guān)信息，可利用專門(mén)的網(wǎng)絡(luò)線路對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，這也是有利于電子發(fā)票推廣的做法。

3.制度建設(shè)與發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

在制度建設(shè)方面，雖然電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票具有相同的法律效應(yīng)，但針對(duì)電子發(fā)票相關(guān)的制度和法律建設(shè)還不夠完善，部分企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作可能缺乏一定的判斷依據(jù)，此時(shí)，一些不良的企業(yè)或個(gè)人很可能通過(guò)這些細(xì)微的漏洞去獲取不正當(dāng)利益，無(wú)疑是對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期利益的一種損害。

另一方面，雖然各區(qū)域都有電子發(fā)票的開(kāi)具功能，但尚未明確統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范，電子發(fā)票也無(wú)法跨省跨地區(qū)使用，電子發(fā)票的優(yōu)勢(shì)受到一定的阻礙。標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一必然會(huì)導(dǎo)致試點(diǎn)區(qū)域的電子發(fā)票系統(tǒng)需要調(diào)整對(duì)接模塊，此時(shí)耗費(fèi)的額外成本也成為企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的不必要支出。因此，企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作也需要基于電子發(fā)票制度建設(shè)與統(tǒng)一的發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)才能有序開(kāi)展，這也是未來(lái)主要的工作內(nèi)容。

4.報(bào)銷模式問(wèn)題

雖然電子發(fā)票的出現(xiàn)讓報(bào)銷變得更加簡(jiǎn)單，但電子發(fā)票的報(bào)銷模式問(wèn)題仍需高度關(guān)注。雖然電子發(fā)票現(xiàn)階段已經(jīng)具備和紙質(zhì)發(fā)票同等級(jí)的效力，可以作為合法的會(huì)計(jì)檔案，但是在國(guó)家層面上來(lái)看，部分地區(qū)并沒(méi)有推進(jìn)電子發(fā)票的合法報(bào)銷，只能單純地依靠開(kāi)票企業(yè)和售票企業(yè)形成協(xié)商對(duì)接，這樣一來(lái)的成本消耗必然提升。且目前的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代之下，企業(yè)的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)并不完全能支持電子發(fā)票的入賬。如果將電子發(fā)票的信息打印出來(lái)再去報(bào)銷，那與紙質(zhì)發(fā)票在本質(zhì)上沒(méi)有任何區(qū)別，甚至增加了企業(yè)的管理成本。