淺析工程檔案在工程建設(shè)中的作用

國(guó)力力

內(nèi)蒙古蒙泰不連溝煤業(yè)有限責(zé)任公司 內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 010321

引言

工程檔案是指工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理以及驗(yàn)收等過(guò)程中形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等資料，可為后期工程的實(shí)施提供科學(xué)依據(jù)。工程檔案早已成為工程建設(shè)及竣工驗(yàn)收的必要條件，它能為工程檢查、維護(hù)、管理、使用以及改建、擴(kuò)建提供原始參考。做好工程檔案的管理工作，有利于提升企業(yè)信譽(yù)，加強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

一、工程檔案工作的重要性

工程檔案作為一種極其珍貴的信息資源，是建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的真實(shí)寫(xiě)照，肩負(fù)著傳承城市人類(lèi)文明的重任，推動(dòng)著城市建設(shè)的發(fā)展。工程建設(shè)前期形成的檔案主要是指令性文件，由行政文書(shū)部門(mén)收發(fā)、管理和保存。指令性文件主要包括工程建設(shè)數(shù)據(jù)、建設(shè)用地審批文件等。在國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展改革委于2006年發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中，把檔案驗(yàn)收規(guī)定為專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收重要組成部分，納入了建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收程序，而且將其作為竣工驗(yàn)收的前提條件之一。工程建設(shè)形成的文件是建設(shè)部門(mén)在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的原始記錄，經(jīng)收集、整理、立卷后組成工程檔案并移交給保管單位，是最具權(quán)威和法律效力的。

工程檔案作為工程建設(shè)的技術(shù)成果之一，其提供的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和圖表為城市規(guī)劃和建設(shè)管理提供了最前沿的參考資料。它是建設(shè)工程管理、維修、改造和擴(kuò)建、恢復(fù)等工作的前提基礎(chǔ)；能作為憑證為規(guī)劃審批、工程設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、產(chǎn)權(quán)糾紛提供可靠資料；可為城市建設(shè)、歷史考察、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)交流、科學(xué)研究提供信息資源。

二、加強(qiáng)工程檔案工作的具體措施

工程檔案詳盡地記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程，客觀(guān)反映工程建設(shè)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)之間的內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展規(guī)律，對(duì)工程建設(shè)后期的維修、改建和擴(kuò)建等具有科學(xué)的指導(dǎo)作用，因此，做好工程檔案管理工作至關(guān)重要。

1.重視工程檔案工作

工程檔案可為后期工程的實(shí)施提供科學(xué)依據(jù)。由此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)高度重視工程檔案工作，確保各個(gè)程序準(zhǔn)確無(wú)誤，保證數(shù)據(jù)的科學(xué)性。工程管理人員應(yīng)全程跟蹤服務(wù)，特別是在項(xiàng)目建設(shè)的初期階段，遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案的形成規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作及早做好統(tǒng)籌規(guī)劃。某些建筑公司在工程建設(shè)中忽略了工程檔案管理工作，等工程即將交工驗(yàn)收時(shí)才匆忙整理，這給檔案整理工作帶來(lái)了很多不便。

2.制訂完善的工程檔案管理制度

無(wú)規(guī)矩不成方圓，只有制訂完善的檔案管理制度才能保證檔案工作的順利開(kāi)展。在工程建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)要配備專(zhuān)業(yè)的工作人員，明確其崗位責(zé)任，明確各施工管理人員記錄的資料，明確施工過(guò)程中各檢驗(yàn)批次的劃分，確保各種材料的檢驗(yàn)批次、各個(gè)施工工序準(zhǔn)確到位，這樣才能更好地將工程檔案管理和工程實(shí)際施工相結(jié)合。

3.確保工程檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性是做好工程施工的核心。針對(duì)各項(xiàng)工程技術(shù)資料，分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算要準(zhǔn)確。表格模板要統(tǒng)一，文字一律采用規(guī)范用語(yǔ)。建設(shè)單位、監(jiān)理單位管理人員和施工單位負(fù)責(zé)人對(duì)技術(shù)資料具有審查監(jiān)督的作用，施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人要對(duì)技術(shù)資料做到心中有數(shù)，重要部分必須親自審查把關(guān)。

4.加強(qiáng)工程檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)

高水平的檔案管理工作離不開(kāi)高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)管理人員，這要求企業(yè)重視對(duì)專(zhuān)業(yè)工作人員的培訓(xùn)，吸引懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精且具有相關(guān)資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才加入檔案管理團(tuán)隊(duì)。定期進(jìn)行集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)整理各種文件、數(shù)據(jù)。

5.加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)

目前，計(jì)算機(jī)已廣泛應(yīng)用于人們的工作中，極大地提高了辦公效率。對(duì)此，工程檔案管理負(fù)責(zé)人在選拔人才時(shí)，應(yīng)挑選那些計(jì)算機(jī)和軟件應(yīng)用能力較強(qiáng)的工作人員，讓其利用專(zhuān)業(yè)知識(shí)建立檔案信息檢索系統(tǒng)，提高工作效率。

三、結(jié)語(yǔ)

工程檔案工作是一項(xiàng)集專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)性于一體的復(fù)雜工作，在工程建設(shè)中有著舉足輕重的作用，從某種意義上講，工程檔案能夠真實(shí)、直接的反映出工程的實(shí)際質(zhì)量，是評(píng)價(jià)工程的主要依據(jù)。當(dāng)下，相關(guān)部門(mén)與企業(yè)應(yīng)高度重視工程檔案工作，嚴(yán)格制訂完善其管理制度，加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，更好地為工程建設(shè)服務(wù)?！?/p>