Excel軟件在氣象工作中的日常應(yīng)用

徐亞琪　陳妮娜　劉青　張智超　苗靜　李琳琳

【摘 要】針對(duì)氣象工作中常見(jiàn)的數(shù)據(jù)運(yùn)算、繪圖等工作需求，利用辦公軟件Microsoft Excel在數(shù)據(jù)處理、格式修改以及圖表制作等三方面進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹，為氣象工作者提供更多便利。

【關(guān)鍵詞】Excel；數(shù)據(jù)處理；格式修改；圖表繪制

中圖分類號(hào)： TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2018）31-0202-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.31.098

【Abstract】In view of the common data operation and drawing requirements in meteorological work， the office software Microsoft Excel is used to introduce the data processing， format modification and chart production to provide more convenience for meteorologists.

【Key words】Excel；data processing；Format modification；Chart drawing

0 引言

氣象工作包羅萬(wàn)象，它不僅僅是大眾認(rèn)知的對(duì)天氣進(jìn)行預(yù)報(bào)，還包括人工影響天氣、地面氣象觀測(cè)、雷電災(zāi)害防御、農(nóng)業(yè)氣象服務(wù)等多項(xiàng)工作。在各類氣象工作中經(jīng)常避免不了會(huì)接觸一些數(shù)據(jù)，需要對(duì)其進(jìn)行處理、運(yùn)算、繪圖等。Microsoft Excel（電子表格）是Office系列辦公軟件中的一款功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理軟件[1]，它在海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和繁瑣資料處理上表現(xiàn)突出。為了使廣大氣象工作者在EXCEL的使用上更加得心應(yīng)手、省時(shí)高效，筆者結(jié)合日常工作中對(duì)數(shù)據(jù)處理的幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，與同仁們分享，希望可以為氣象工作提供更多的便利。

1 基本內(nèi)容

Microsoft Excel（后簡(jiǎn)稱Excel）是電子試算表程序（進(jìn)行數(shù)字和預(yù)算運(yùn)算的軟件程序），它與Microsoft Word文書(shū)處理軟件、WPS等共同成為辦公室文字處理工作的主要工具軟件[2]。

日常工作中，Excel辦公軟件的使用主要包括數(shù)據(jù)的處理、格式的修改以及圖表的制作三部分。EXCEL的方便之處在于對(duì)數(shù)量較多的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行批量處理，統(tǒng)一運(yùn)算，使用起來(lái)準(zhǔn)確快速[3]。文中所用的Excel為97-2003版本工作表。

2 具體操作

2.1 數(shù)據(jù)處理

2.1.1 不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

舉例說(shuō)明，在數(shù)據(jù)表中，如果想讓大于等于2000的數(shù)據(jù)以“紅色”顯示，大于1500的數(shù)據(jù)以“黃色”顯示，小于1000的數(shù)據(jù)以“藍(lán)色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置：

（1）選中“數(shù)據(jù)”所在列，執(zhí)行“開(kāi)始→條件格式→突出顯示單元格規(guī)則”命令，根據(jù)情況分別選擇大于、小于、介于等規(guī)則，由于規(guī)則中無(wú)大于等于或小于等于選項(xiàng)，所以等于的規(guī)則要單獨(dú)選取。打開(kāi)“大于”對(duì)話框，輸入應(yīng)大于的數(shù)值2000，右側(cè)方框選擇突出顯示的格式，設(shè)置突出顏色的文本、背景填充或?qū)υ捒?，可根?jù)需求自行選擇。

根據(jù)條件一次次輸入比較麻煩，也可執(zhí)行“開(kāi)始→條件格式→管理規(guī)則”命令，在其中可以新建多個(gè)規(guī)則，也可以修改或刪除已建立的規(guī)則，在這里不僅可以同時(shí)編輯幾項(xiàng)規(guī)則，還有了大于或等于、小于或等于的規(guī)則選項(xiàng)。

（2）仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于1500的數(shù)據(jù)設(shè)置為“黃色”文本，小于1000的數(shù)據(jù)設(shè)置為“藍(lán)色”文本）。

（3）設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。數(shù)據(jù)就按照要求以不同顏色顯示出來(lái)了。

2.1.2 公式插入及復(fù)制

Excel中涵蓋多種函數(shù)以滿足不同需要，充分的運(yùn)用可以節(jié)省很多時(shí)間。打開(kāi)表格后可執(zhí)行“公式→插入函數(shù)”命令，選擇所需函數(shù)。以“求和”為例，選擇“公式→插入函數(shù)→SUM”命令，或者直接選擇“公式→自動(dòng)求和”的快捷命令，得出結(jié)果。若想從上至下依次執(zhí)行求和，可將鼠標(biāo)放到第一個(gè)運(yùn)算完的單元格右下角，出現(xiàn)一個(gè)用于擴(kuò)展或填充序列的十字圖標(biāo)，雙擊或下拉，即可將公式延伸到整個(gè)連續(xù)的數(shù)據(jù)中。若數(shù)據(jù)不連續(xù)，還想使用同樣的函數(shù)，可以對(duì)運(yùn)算完的單元格進(jìn)行復(fù)制，再粘貼到目標(biāo)位置，等同于把公式進(jìn)行了復(fù)制，同樣可以得出運(yùn)算結(jié)果。

2.1.3 選擇性粘貼

對(duì)于用函數(shù)計(jì)算出的數(shù)據(jù)，想復(fù)制到其它位置或其它表格中，會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤的數(shù)值或者“#REF！”的錯(cuò)誤提示，此時(shí)就需要用到“選擇性粘貼”的功能了：復(fù)制運(yùn)算出的數(shù)據(jù)到目標(biāo)位置，首先單擊鼠標(biāo)右鍵→選擇性粘貼→數(shù)值，確定后即完成純數(shù)值的復(fù)制。命令下方有個(gè)“轉(zhuǎn)置”功能，勾選后可將縱向的列在粘貼后變成橫向的行，也是一個(gè)很便捷的功能。

2.2 格式修改

2.2.1 固定單元格

面對(duì)擁有不同說(shuō)明的冗長(zhǎng)數(shù)據(jù)，每次翻看下方數(shù)據(jù)時(shí)都會(huì)忘記其對(duì)應(yīng)的說(shuō)明或標(biāo)題，此時(shí)使用固定單元格即凍結(jié)窗格的功能，就可以隨意滾動(dòng)鼠標(biāo)都能明確對(duì)應(yīng)的內(nèi)容了。具體做法是執(zhí)行“視圖→凍結(jié)窗格”命令，其中除了可以凍結(jié)首行或首列以外，還有一個(gè)凍結(jié)拆分窗格功能，即需要固定的行或列，選取其下一行或下一列后點(diǎn)擊凍結(jié)拆分窗格，即可將其固定，上下或左右拖動(dòng)數(shù)據(jù)時(shí)該列則不受影響。

2.2.2 隱藏行或列

同樣是處理繁多的數(shù)據(jù)時(shí)，中間有些數(shù)據(jù)可能暫時(shí)不需要顯示，為了在查看需要的數(shù)據(jù)時(shí)更加方便，就需要行列的隱藏功能，這個(gè)功能操作起來(lái)十分簡(jiǎn)單，但是很多人卻對(duì)其使用知之甚少。假如表中F、G、H列以及第12、13行的數(shù)據(jù)暫時(shí)不需要顯示，可分別連續(xù)選中對(duì)應(yīng)行或列，單擊鼠標(biāo)右鍵后在彈出的菜單中點(diǎn)擊“隱藏”，選取的行或列即消失了，若想讓其恢復(fù)顯示，連續(xù)選擇靠近消失行列的左右或上下兩列，依然單擊鼠標(biāo)右鍵→取消隱藏，之前隱藏的行和列就可以顯示出來(lái)了。

2.2.3 用Excel打開(kāi)文本文檔

在氣象工作中，很多數(shù)據(jù)從系統(tǒng)中導(dǎo)出后的格式都是文本文檔，也就是txt格式，但此格式處理數(shù)據(jù)非常不便，若將其通過(guò)Excel打開(kāi)后再進(jìn)行處理則非常便捷高效。

具體操作方法：新建一個(gè)Excel并打開(kāi)，在界面左上方執(zhí)行“文件→打開(kāi)”命令，找到需要轉(zhuǎn)換的txt文件，確定后出現(xiàn)向?qū)Вx擇“分隔符號(hào)”單擊“下一步”，選擇“Tab鍵”再點(diǎn)擊“下一步”，繼續(xù)點(diǎn)擊“完成”，即實(shí)現(xiàn)了txt文件格式的轉(zhuǎn)換。若數(shù)據(jù)內(nèi)容繁瑣，按照此方法無(wú)法實(shí)現(xiàn)，則在打開(kāi)txt文件后選擇“固定寬度”，點(diǎn)擊“下一步”，在下方“數(shù)據(jù)預(yù)覽”處通過(guò)調(diào)整箭頭的位置，將所需內(nèi)容分隔開(kāi)，點(diǎn)擊“下一步”后，繼續(xù)點(diǎn)擊“完成”，即可實(shí)現(xiàn)分列。

2.3 圖表制作

在氣象工作中，為了使觀測(cè)到的溫度、濕度等氣象要素的變化趨勢(shì)表達(dá)更加直觀，或者在撰寫(xiě)文章時(shí)對(duì)要素變化分析起來(lái)更加便捷，將數(shù)據(jù)制作成圖表則是比較理想的展示形式。以一個(gè)月的日平均氣溫為例，選中需繪制圖表的數(shù)據(jù)，執(zhí)行“插入→折線圖”命令，或者根據(jù)需要選擇其他形式的圖表，選擇完成后即出現(xiàn)對(duì)應(yīng)的圖表。將數(shù)字轉(zhuǎn)換成圖表后，其變化趨勢(shì)就變得一目了然。

圖表做成后需要進(jìn)一步完善，在圖表的空白處單擊鼠標(biāo)右鍵，可以重新選擇要繪圖的數(shù)據(jù)，或者更改圖表類型；在橫坐標(biāo)或縱坐標(biāo)處單擊鼠標(biāo)右鍵，可以設(shè)置坐標(biāo)軸的格式，還可以修改刻度線的間隔、顯示的位置、線型和對(duì)齊方式等等。在數(shù)據(jù)線上單擊鼠標(biāo)右鍵，出現(xiàn)的菜單中可以選擇添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽、添加趨勢(shì)線，在已添加的數(shù)據(jù)標(biāo)簽或趨勢(shì)線上單擊右鍵，又可以對(duì)其進(jìn)行修改或設(shè)置。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)日常工作實(shí)踐證明，利用Excel辦公軟件對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行處理可以有效提高工作效率，降低差錯(cuò)率[4]。本文針對(duì)氣象工作中常見(jiàn)的數(shù)據(jù)處理、計(jì)算和繪圖等操作進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹，希望能有更多人了解并應(yīng)用此軟件，以節(jié)省更多時(shí)間和精力。Excel軟件還有更多強(qiáng)大功能，希望得到更有效的開(kāi)發(fā)和推廣。

【參考文獻(xiàn)】

[1]文靜.Excel在企事業(yè)單位中技能需求的探索研究[J].智能計(jì)算機(jī)與應(yīng)用，2018，8（4）：182-188.

[2]張君.利用EXCEL辦公軟件做好企業(yè)退休人員管理[J].設(shè)備管理與維修，2018，8（上）：112-113.

[3]胡文穎.Excel使用技巧集結(jié).計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)[J].2018，（8）：71-74.

[4]劉玉群.淺談Excel表格在日常工作中的應(yīng)用[J].時(shí)代教育，2018，（07）：62.