高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及對策

盧亞光 楊巖清 曹莉

摘要：院系教學(xué)檔案管理作為高校檔案工作的核心構(gòu)成內(nèi)容，能及時反饋教學(xué)實操、教學(xué)研討以及教學(xué)管理等工作流程，有助于促進(jìn)高校進(jìn)行教學(xué)變革，提升教學(xué)效率，在豐富教學(xué)內(nèi)容、創(chuàng)新教學(xué)模式上發(fā)揮重要作用。本文將圍繞高校教學(xué)檔案管理工作的重要性以及其中出現(xiàn)的問題展開分析，并提供具體解決策略。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；院系

引言：

所謂教學(xué)檔案，具體是在教學(xué)管理、教學(xué)活動、教學(xué)評判以及科研活動等環(huán)節(jié)中直接產(chǎn)生的，賦有初始性以及留存價值歷史記載，能通過相應(yīng)圖像、聲音、文字等方式展現(xiàn)。其能如實的、精準(zhǔn)的歸納和反饋出院系教學(xué)目標(biāo)的落實和達(dá)成狀況，是開展教學(xué)探討、教學(xué)變革以及課程創(chuàng)建等各項工作的主要根據(jù)。

一、高校教學(xué)檔案管理工作的重要性

教學(xué)檔案能記錄教學(xué)活動的所有流程和情況，其常常不會被二次加工，維持其原始特征，不會隨著政治改變而改變，準(zhǔn)確的留存教學(xué)過程中的憑證，十分客觀的重現(xiàn)歷史。這種歷史的記錄效果是其余方式無法取代的。另外，其還是之后解決問題、審查和處置教學(xué)平常工作的證據(jù)，例如能發(fā)放學(xué)歷、成績等說明和教師審核記載，為教育探究和歷史分析供應(yīng)可靠的追溯性資料[1]。

（一）是加強(qiáng)教學(xué)管理的有效手段

教學(xué)檔案在教學(xué)管理工作中的產(chǎn)生，是教學(xué)活動的外在記載，為教學(xué)管理供應(yīng)重要依據(jù)，為教育決定供應(yīng)有效參謀，為完善教學(xué)、提升教學(xué)水平供應(yīng)及時的數(shù)據(jù)資料，是之后解決問題、審查以及探究教學(xué)平常工作的憑據(jù)，是本身活動的龐大信息庫，是反饋教學(xué)管理水準(zhǔn)強(qiáng)弱和教學(xué)分析、教學(xué)活動的重要參照。

（二）是教學(xué)評判的先決條件

教學(xué)評判是當(dāng)代教育內(nèi)部規(guī)律的需求，教學(xué)檔案資料是教學(xué)評判的要素，是監(jiān)管相關(guān)教學(xué)管理工作者和教師能否積極向教學(xué)管理部門給予教學(xué)資料的關(guān)鍵根據(jù)，是學(xué)校教學(xué)活動全方位、準(zhǔn)確的記載，是整個院校廣大師生經(jīng)驗和智慧的凝結(jié)，是評價一所院校教學(xué)質(zhì)量好壞最直接的體現(xiàn)。

（三）是督促教學(xué)管理工作者和教師的關(guān)鍵根據(jù)

眾所周知，教學(xué)檔案是在教學(xué)的種種活動環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的，擁有查詢、審核以及使用價值，通過歸檔留存的資料，具備有效性。若教師的課堂規(guī)劃、教案編寫不完備，或是全部沒有，僅依靠上課時臨時擬定的一些提綱，那么在教學(xué)檢測以及考核中便會發(fā)現(xiàn)其工作狀態(tài)。教學(xué)檔案能否完整是監(jiān)督教學(xué)管理工作者能否積極、實時向教學(xué)文檔的產(chǎn)生者催繳教學(xué)資料，依據(jù)教學(xué)特征和歸檔需求把教學(xué)文檔資料轉(zhuǎn)變成教學(xué)檔案的憑證。

二、高校教學(xué)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）對教學(xué)檔案的必要性缺少認(rèn)知

伴隨高等教育的飛速進(jìn)步，教學(xué)方式逐漸豐富、教學(xué)范疇漸漸增加，教學(xué)管理也慢慢步入正規(guī)化。在這種情況下，教學(xué)活動中形成的教學(xué)文檔愈來愈多，相應(yīng)管理者工作量也劇增，以往教學(xué)檔案管理方式和人為控制手段依然無法順應(yīng)變革發(fā)展需求。甚至一些院校的機(jī)關(guān)部門和院系，特別是教學(xué)機(jī)關(guān)部門忽視教學(xué)檔案的管理和積攢，一部分關(guān)鍵文檔和資料由于本身使用便利遲遲不上交至院校進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致大量資料缺失而不能查閱。

（二）教學(xué)檔案資料搜集不積極，整理不合乎標(biāo)準(zhǔn)

站在客觀的角度來說，因為教師教學(xué)工作量和壓力較大，無法主動、積極的上繳教學(xué)檔案資料；站在主觀的角度來說，負(fù)責(zé)檔案管理的專職、兼職人員配置還不夠妥善，而且管理工作者還要同時監(jiān)管平常一些瑣碎事物，所以十分易于和良好的搜集時間擦身而過，從而致使教學(xué)檔案的搜集不夠完整，造成教學(xué)資料缺失，歸檔資料效果不明顯，不具備整體性和完備性。此外，教學(xué)檔案整理也不合乎相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，漏洞百出。學(xué)生畢業(yè)之前有關(guān)學(xué)習(xí)檔案繁多，通過其所在班級的導(dǎo)員進(jìn)行書寫和留存，有些導(dǎo)員檔案記載不標(biāo)準(zhǔn)，比如用鉛筆、圓珠筆書寫，導(dǎo)致字跡不清晰，對檔案的長久儲存造成不良影響；有的沒有依照要求記錄，常常發(fā)現(xiàn)一些留白位置，讓學(xué)籍檔案無法真實、明確的反饋實際狀況。

（三）檔案法制宣傳力度薄弱，檔案認(rèn)知匱乏

教師教學(xué)工作繁雜，不但要傳授知識，還要舉行教研活動。而且一些教師對于教學(xué)檔案的必要性認(rèn)知匱乏，覺得教師的本職工作就是科研和教學(xué)，對于教學(xué)效果、教研效果能否順利歸檔和留存毫不關(guān)心。一些資料雖然被收集歸檔了，但也是在管理工作者的時刻提醒下，教師為了敷衍了事，臨時抱佛腳、應(yīng)付整理的，導(dǎo)致教學(xué)檔案資料不完全、質(zhì)量降低，抑制其使用率的提高。

（四）專業(yè)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)貧乏，教學(xué)檔案管理團(tuán)隊不平穩(wěn)

據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，有些高校的專職與兼職的檔案管理工作人員非常缺乏，甚至完全沒有經(jīng)歷過專業(yè)性的教學(xué)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。這便在一定程度上導(dǎo)致工作人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)良莠不齊的狀況發(fā)生。而且這種管理人員平常瑣碎事物眾多，各個管理工作依次添加，實在是沒有富裕的時間來整體性的進(jìn)行教學(xué)檔案的管理作業(yè)。與此同時，因為工作量大，若出現(xiàn)崗位調(diào)動契機(jī)，大多數(shù)人員便會爭先恐后的離開本職崗位。這便讓教學(xué)檔案管理團(tuán)隊具有流動性，從而致使相關(guān)工作匱乏接連性。

（五）數(shù)字信息化水平較低，限制教學(xué)檔案的管理和使用

檔案管理的數(shù)字信息化通常體現(xiàn)在兩大方面：首先，是紙質(zhì)文件的數(shù)字化處置變成電子文檔；其次，是檔案的計算機(jī)輔助管理體系，用來處理檔案的搜索、組卷以及使用問題。現(xiàn)階段，有些院校計算機(jī)教學(xué)檔案管理依然處于目錄查找的層次上，使用率并未上升。即使紙質(zhì)文件和電子文檔能長久性的共同存在，卻無法完全取代以往人為手寫檔案和紙質(zhì)文件，然而教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化能最大化的完善其管理以及提高使用率。怎樣提升教學(xué)檔案的數(shù)字化，是目前所有高校教學(xué)管理人員共同面臨并急需解決的重要問題。

三、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作的有效措施

（一）清晰教學(xué)檔案的特征和內(nèi)容

教學(xué)檔案主要分為以下幾方面：上級教育主管機(jī)關(guān)下發(fā)的命令性、指教性文件，全面性教學(xué)文件資料，學(xué)籍管理資料，教學(xué)規(guī)劃，招生工作的資料，學(xué)生獎罰資料，教學(xué)大綱及方案，總結(jié)，教學(xué)變革方案，教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實操資料，教材有關(guān)的資料，良好的代表性畢業(yè)論文，課堂教學(xué)資料，畢業(yè)生就業(yè)資料，畢業(yè)設(shè)計和審核資料，師資培訓(xùn)規(guī)劃，畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)研資料，教師教學(xué)經(jīng)驗匯總，科研部門的教學(xué)歸納，教學(xué)狀況調(diào)研表，教師工作量的劃定與落實狀況，教師考核與匯總，教師教學(xué)激勵資料等。只有清晰教學(xué)檔案的實際內(nèi)容，才能真正的提高文件資料日常的歸檔作業(yè)效率和質(zhì)量，有助于促進(jìn)相關(guān)人員文件的搜集和管理。

因為教學(xué)活動獨特的規(guī)律性，反饋教學(xué)活動的教學(xué)檔案也具備本身的特征，通常體現(xiàn)在以下幾方面：

1.形成范疇寬闊。教學(xué)檔案的創(chuàng)造人不但可以是各個單位部門，還可以是個人，比如上級主管部門的資料，院校教學(xué)行政有關(guān)部門的資料，教學(xué)部門的資料，包括教師在實際教學(xué)進(jìn)程中產(chǎn)生的檔案資料。

2.內(nèi)容多姿多彩。教學(xué)檔案包括的內(nèi)容不但有教學(xué)管理文檔資料，還有教學(xué)運作，教學(xué)創(chuàng)建，教學(xué)審核評定資料；不但涵蓋學(xué)科組建，還涵蓋專業(yè)組建，課程組建，實驗室組建的各種資料；不但有平常教學(xué)活動進(jìn)程中產(chǎn)生的文檔資料，還有豐富多彩的比賽、獎勵、評優(yōu)等相關(guān)資料[2]。

3.媒介各式各樣。教學(xué)檔案的媒介常常以紙張為核心媒介，并且還伴有圖片、表格、錄音、幻燈片、錦旗、標(biāo)本和具有價值的物質(zhì)等，是教學(xué)過程中不可或缺的參照材料。

（二）強(qiáng)化教學(xué)檔案的日常管理及歸檔工作

強(qiáng)化文件的日常歸檔，通常是說文件在結(jié)束文書處置步驟后，檔案管理者便要積極的把需要歸檔的文件搜集完整，參照立卷項目展開簡單的歸檔處理：比如完成學(xué)訓(xùn)的學(xué)籍注冊表，注冊完成后便能歸檔；每學(xué)期期末考試后的卷子，學(xué)生最終分?jǐn)?shù)，試卷剖析表等，在正式放假前便要進(jìn)行歸檔；上級下發(fā)的關(guān)于教學(xué)管理的文件，在開始閱讀或者落實之后便可開展歸檔；一些突發(fā)的工作，比如學(xué)生學(xué)籍變化、各種比賽得獎、教師科研成果獎賞、教學(xué)事故的確認(rèn)及處置等文檔資料，在完成工作后需要馬上對有關(guān)資料進(jìn)行歸檔。

（三）提升教學(xué)檔案管理者的綜合素養(yǎng)，強(qiáng)化團(tuán)隊建設(shè)

教學(xué)檔案管理者的綜合素養(yǎng)直接影響著檔案工作效率的高低以及質(zhì)量的優(yōu)劣，然而現(xiàn)在教學(xué)檔案管理者普遍兼職人員較多，而且人員變動現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，業(yè)務(wù)能力較弱，文化程度普遍偏低。首先，要不斷提升管理者的政治素養(yǎng)，加強(qiáng)提升其職業(yè)道德，不斷根深植入的灌輸教學(xué)檔案勢必要為教學(xué)工作服務(wù)的核心理念；其次，要對教學(xué)檔案管理者展開定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，打造良好的學(xué)習(xí)氛圍，實現(xiàn)經(jīng)驗的交流和共享，讓其不僅能肩負(fù)起檔案搜集、整合、儲存以及供應(yīng)使用等工作內(nèi)容，還可以擁有檔案的編制研發(fā)、著錄標(biāo)引等全面技能，同時還了解相應(yīng)的目錄學(xué)、電腦的使用，提升高校教學(xué)檔案的整理能力，讓已經(jīng)歸檔的檔案具有整體性、合理性、層次性以及程序性，為將來查詢等方面奠定有利基礎(chǔ)。

與此同時，還要強(qiáng)化檔案認(rèn)知，增強(qiáng)對教學(xué)檔案工作的引領(lǐng)。強(qiáng)化檔案認(rèn)知，特別是要增強(qiáng)院校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和干部對檔案管理的認(rèn)知，要想真正教導(dǎo)工作人員提高檔案認(rèn)知，必須要先提高檔案管理在領(lǐng)導(dǎo)干部心中的地位，做好榜樣，同時投入大量資本作為鼓勵和支援，完善與提升檔案部門的作業(yè)氛圍和自動化管理能力，從而推動檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。強(qiáng)化對教學(xué)檔案的引領(lǐng)工作，首先要將其納入高校教育發(fā)展規(guī)劃，并且在人員分配、設(shè)備設(shè)施、經(jīng)費、庫竅等全方位予以保障，有助于教學(xué)檔案的搜集、整合、研發(fā)以及使用。

（四）關(guān)注教學(xué)檔案信息資源的研發(fā)和使用

讓檔案搜集具有一致性的關(guān)鍵目的是為了日后使用，所以，檔案管理者要積極參加到檔案數(shù)據(jù)信息的研發(fā)和使用中，進(jìn)一步展開調(diào)研工作，實時清楚及掌控所有部門教學(xué)活動的實際狀況，自發(fā)為教學(xué)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為加強(qiáng)院校的各種變革提供重要參考依據(jù)。比如：可以使用檔案匯總大量教學(xué)經(jīng)驗，展開教學(xué)效果探討，使用教師的典型論文，經(jīng)驗歸納，成績記錄等材料為教師職務(wù)晉級以及業(yè)務(wù)審核等方面給予憑證；可以使用健康檔案、學(xué)籍管理材料為企業(yè)單位提供畢業(yè)生的真實狀況，讓其對學(xué)生有充分的認(rèn)識和了解，為學(xué)生加入預(yù)備黨員、入黨、提干、參加兵役等方面供應(yīng)有利用價值的初始資料。

（五）加強(qiáng)推動教學(xué)檔案信息化搭建

高校教學(xué)檔案部門要創(chuàng)建全方位的教學(xué)檔案信息管理平臺，以此促進(jìn)其信息化搭建，實現(xiàn)教學(xué)檔案科學(xué)化、現(xiàn)代化管理。

1.此平臺要具有標(biāo)準(zhǔn)化、多樣化。教學(xué)檔案管理平臺互聯(lián)網(wǎng)要涵蓋和教學(xué)檔案有關(guān)的任一部門，通常體現(xiàn)在以下三方面，分別是檔案管理部門、教學(xué)管理部門以及院系部門。這些部門要利用標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范，充分指引歸檔工作，在規(guī)范中列入院校的歸檔范疇，所有方面均要遵循歸檔范疇依次進(jìn)行資料的搜集。在實際歸檔過程中給出樣板作為示例，比如表格應(yīng)如何正確記錄，為專兼職人員供應(yīng)有效參考，保證歸檔的教學(xué)檔案合乎標(biāo)準(zhǔn)并填寫完全無遺漏。平臺要具備圓滑的自主構(gòu)造節(jié)點和模板錄入程序，這樣一來能改善和添加獨特內(nèi)容，更加符合部門多樣化的要求。檔案管理者可以利用檢查以往資料搜集狀況，自行掌控歸檔狀況，讓檔案的搜集、整合作業(yè)隨著教學(xué)活動的開展?jié)u漸進(jìn)入更深層次。一旦兼職人員在搜集檔案時有所失誤，要積極、適當(dāng)?shù)挠枰蕴崾荆源艘?guī)避日后的調(diào)整工作陷入困境。

2.加強(qiáng)教學(xué)檔案前端掌控。在信息管理平臺的前端掌控教學(xué)檔案，能有效促進(jìn)歸檔作業(yè)的追蹤引導(dǎo)管理，讓檔案搜集變得較為完整和快捷。

3.各種措施保證信息容量及安全。此平臺可以使用B/S以及C/S共同融合的混合構(gòu)造，在搜集管理平臺中應(yīng)用C/S形式，確保擁有較大的空間搜集檔案，遠(yuǎn)程查看使用平臺需要使用B/S形式，其具備權(quán)限檢驗、數(shù)據(jù)查看、單點登錄等性能。要使用各種形式的安全管理策略，經(jīng)過使用者操控進(jìn)行信息儲存?zhèn)浞?、?quán)限分級、防火墻、日志管理以及內(nèi)外網(wǎng)分離、文件加密、殺毒軟件等有效技術(shù)措施確保平臺內(nèi)數(shù)據(jù)的安全可靠。

四、結(jié)論

綜上所述，隨著教學(xué)模式以及課程樣式的靈活性和繁雜性的逐漸凸顯，教學(xué)檔案的相關(guān)類別也隨之補(bǔ)充，造成檔案內(nèi)容變得更加繁瑣，高校教學(xué)檔案工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和壓力。相關(guān)人員一定要對此加以重視，積極研究與院校實際情況相符、順應(yīng)時代發(fā)展的處理措施，充分發(fā)揮其在教學(xué)管理中的良好作用。

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