淺談現(xiàn)場監(jiān)督公證

高珍珍

隨著市場經(jīng)濟的活躍和經(jīng)濟形式的多元化，現(xiàn)場監(jiān)督類公證業(yè)務(wù)也逐漸增多。通過對現(xiàn)場活動進行監(jiān)督，依法證明活動的真實性與合法性，其法律效果得到社會公眾的接受與依賴，成為實現(xiàn)社會公平和正義，體現(xiàn)公信力的有效法律保障。下文就現(xiàn)場監(jiān)督公證的特點及存在問題和辦證過程中的注意事項進行簡要闡述。

一、現(xiàn)場監(jiān)督公證的特點

現(xiàn)場監(jiān)督公證是公證機構(gòu)根據(jù)當(dāng)事人的申請，依據(jù)《公證程序規(guī)則》，對當(dāng)事人進行有關(guān)活動的情況實時監(jiān)督，證明活動過程符合預(yù)定規(guī)則、程序，活動結(jié)果真實。從法律條文中可引申出現(xiàn)場監(jiān)督的范圍主要包括招投標(biāo)、開獎、拍賣、股份公司創(chuàng)立大會、股東大會等?，F(xiàn)場監(jiān)督不同于其他公證業(yè)務(wù)的主要特點，一是公證申請一般是由活動主辦方提出，公證機構(gòu)在受理階段僅能對主辦方的資格進行審查?，F(xiàn)場經(jīng)常有多方參加，除主辦方外的其他各方在申請公證的活動開始前處于不特定狀態(tài)。二是現(xiàn)場活動的主辦方必須在活動舉辦前擬定具體的活動規(guī)則，并以適當(dāng)?shù)姆绞接枰怨_。三是公證機構(gòu)在辦理公證中的審查分兩步進行，受理時對其擬定的活動規(guī)則進行事前審查，確認合法可行，活動中對程序是否符合事前公布的規(guī)則進行審查監(jiān)督。對實體和程序均進行真實性、合法性審查監(jiān)督是公證公信力的要求，也是《公證法》、《公證程序規(guī)則》的要求。

二、存在的問題

（一）有些現(xiàn)場監(jiān)督類公證無章可循，導(dǎo)致辦理過程中出現(xiàn)問題。部分現(xiàn)場監(jiān)督類公證缺乏可依據(jù)的法律規(guī)定和操作規(guī)范，公證員在辦理過程中無所適從。有些活動程序復(fù)雜、環(huán)節(jié)較多，在重要環(huán)節(jié)和具體細節(jié)上因考慮不周全，不審慎，經(jīng)常出現(xiàn)無法彌補的漏洞，既損害了相關(guān)人的利益，也影響了公證行業(yè)的公信力。

（二）有些辦理現(xiàn)場監(jiān)督公證的公證員存在缺位、越位、失位等現(xiàn)象。有的公證員分不清自己的角色定位，嚴重不負責(zé)任，不盡義務(wù)，失去客觀、中立的態(tài)度，沒有原則的遷就和屈從于主辦方的意愿，從而由“監(jiān)督者”變?yōu)橹鬓k方的“擺設(shè)”，活動出現(xiàn)問題時成為“替罪羊”；有的公證員在重要環(huán)節(jié)上掉以輕心，疏忽大意，給不法分子以可乘之機，成了詐騙活動的利用工具；有的公證員則大包大攬，做了本應(yīng)由主辦方負責(zé)的工作。

（三）有些現(xiàn)場監(jiān)督類公證事先準(zhǔn)備不夠充分，缺少處理和解決問題的預(yù)案措施?，F(xiàn)場監(jiān)督類公證通常涉及不特定的多方主體，利益關(guān)系比較復(fù)雜，并且此類活動通常無法預(yù)演，無法重復(fù)操作，如果事先準(zhǔn)備不充分，考慮不全面，缺少預(yù)見性，發(fā)生不可控問題時，活動處于進退兩難狀態(tài)，容易發(fā)生無法彌補的后果，引起矛盾和糾紛等不穩(wěn)定因素。

三、辦理現(xiàn)場監(jiān)督公證過程中注意事項

現(xiàn)場監(jiān)督公證風(fēng)險大，難度大，現(xiàn)場情況復(fù)雜，不可預(yù)見情況較多，對公證員的現(xiàn)場控制能力、溝通協(xié)調(diào)能力和法律水平都是一個考驗，主要應(yīng)注意以下幾方面問題。

（一）公證員作為現(xiàn)場監(jiān)督過程中的監(jiān)督人，明確職責(zé)與角色定位。公證員的義務(wù)是監(jiān)督當(dāng)事人是否遵循公布的規(guī)則，并非代替當(dāng)事人舉辦活動。公證員要擺正自己的位置。如在評標(biāo)中，公證員僅是監(jiān)督評標(biāo)委員會是否依據(jù)法律和招標(biāo)文件評審，可以向評標(biāo)委員會提供咨詢，但不能代評標(biāo)委員會評標(biāo)，不能越俎代庖認定標(biāo)書無效。在開獎中，公證員僅是監(jiān)督舉辦方是否按預(yù)定的程序、規(guī)則進行，如實記錄開獎過程和結(jié)果，應(yīng)當(dāng)檢查開獎器具而不應(yīng)當(dāng)具體操作開獎器具。

（二）對于專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域問題，由專業(yè)人員負責(zé)。公證員雖然自始至終參加現(xiàn)場活動，但也不是對活動的一切內(nèi)容進行審查、監(jiān)督和證明，屬于專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的內(nèi)容應(yīng)由專業(yè)人員負責(zé)。例如在招投標(biāo)活動中，涉及技術(shù)條款的澄清和說明不屬于公證審查監(jiān)督的范圍；在拍賣活動中，拍賣物的品質(zhì)、估價等不屬于公證審查監(jiān)督的范圍。對于此類專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的問題，要求申請方聘請有資質(zhì)的專業(yè)人員進行操作。

（三）若干個現(xiàn)場活動中僅對某一環(huán)節(jié)進行公證時，要確保整體活動的合法有效性。申請人僅就整個活動的某一個環(huán)節(jié)申辦公證，公證機構(gòu)也可以僅對某一個環(huán)節(jié)辦理公證。不管是對整體活動監(jiān)督還是對某個環(huán)節(jié)監(jiān)督，都要貫徹實質(zhì)審查原則和堅持整個活動的“公開、公平、公正、合理”原則，依照法定程序及預(yù)定規(guī)則，對整個活動實施法律監(jiān)督，不但要證明其操作程序合法，而且同時也要審查活動本身的真實合法性，這樣才能真正體現(xiàn)公證應(yīng)有的作用。比如開獎活動現(xiàn)場監(jiān)督公證不但要證明有獎現(xiàn)場活動程序合法，更重要的是活動本身也要合法。如果活動本身不合法，即使對程序進行公證，其結(jié)果也是不合法的、無效的。

（四）公證處事前對活動規(guī)則程序進行審查，做好突發(fā)事件處理預(yù)案。受理時，不僅要審查當(dāng)事人擬定的規(guī)則是否合法、公正，還應(yīng)關(guān)注其規(guī)則的可行性和現(xiàn)場突發(fā)事件的應(yīng)對措施，如辦理開獎公證時，應(yīng)關(guān)注獎項設(shè)置與開獎程序是否協(xié)調(diào)，開獎時發(fā)生停電、開獎器具發(fā)生故障等突發(fā)事件的替代方案或應(yīng)急預(yù)案。另外要確保公平公正，許多開獎活動都是從末等獎開始抽取，最后抽取大獎，這就使中小獎的人失去了中大獎的機會，存在不公平的因素，因此審查方案時應(yīng)當(dāng)要求從大獎開始抽取。公證員要明確自己的責(zé)任并充分考慮到現(xiàn)場可能發(fā)生的各種情況和活動過程中可能出現(xiàn)的紕漏，有相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，充分體現(xiàn)公正、公開、公平的原則。

實踐中，招標(biāo)投標(biāo)、拍賣、有獎活動、保全證據(jù)等現(xiàn)場監(jiān)督公證，在預(yù)防糾紛減少訴訟中發(fā)揮了重要作用，公證機構(gòu)應(yīng)立足本職，勇于接受挑戰(zhàn)，開拓現(xiàn)場監(jiān)督公證業(yè)務(wù)范圍，為保護公民的合法財產(chǎn)權(quán)益，維護民商事活動公平公正的順利進行發(fā)揮好監(jiān)督的職能作用。