實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

陳俊學(xué)

[摘要]當(dāng)前，在各個(gè)行業(yè)和企業(yè)中，有一個(gè)全新的方向就是趨于管理精細(xì)化，這樣的管理方式以科學(xué)管理理念為前提，進(jìn)一步追求在管理環(huán)節(jié)切實(shí)做到精、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì)，并且以此為基礎(chǔ)，有效降低管理成本，從根本上保證管理效率得以提高，在辦公室行政管理的過(guò)程中，也正在趨于精細(xì)化管理，其最主要的目的就在于從根本上積極提升辦公室行政管理水平。本文以分析辦公室行政管理精細(xì)化的主要內(nèi)容和要求為基礎(chǔ)，并在這個(gè)基礎(chǔ)上著重論述如何切實(shí)有效的實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，希望為相關(guān)從業(yè)者提供有益的借鑒。

[關(guān)鍵詞]辦公室 行政管理 精細(xì)化 思路與對(duì)策

通常意義上來(lái)講，所謂的精細(xì)化管理所指的主要內(nèi)容是社會(huì)分工精細(xì)化，以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化，同時(shí)，這也是現(xiàn)代管理的核心要求，它以常規(guī)的管理模式為基礎(chǔ)，在這個(gè)基礎(chǔ)上更加深化和完善管理環(huán)節(jié)，這樣的一個(gè)過(guò)程能夠確保從根本上把精細(xì)化管理模式的思想、理念和作風(fēng)深入持續(xù)的貫徹落實(shí)到企業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

一、辦公室行政管理精細(xì)化內(nèi)容

（一）保證精準(zhǔn)的定崗、定責(zé)，確保權(quán)責(zé)制衡

在具體的管理過(guò)程中，要嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)切實(shí)遵循定崗、定責(zé)原則的要求，促進(jìn)辦公室責(zé)任體系得到完善和健全。我們所講的定崗，主要指的是根據(jù)辦公室職能、相關(guān)的具體工作流程，以及相應(yīng)要求，針對(duì)具體的工作崗位開展科學(xué)合理的安排，而所謂的定責(zé)主要指的是針對(duì)辦公室的崗位職責(zé)，展開具體而明確的界定，并且進(jìn)一步明確好各項(xiàng)工作的銜接程序和界定事項(xiàng)，以此來(lái)更加明確各自的分工，保證每一個(gè)人都能夠各司其職。定標(biāo)準(zhǔn)則所指的內(nèi)容主要是，根據(jù)局部或者整體上的功能實(shí)現(xiàn)最大化的要求，把相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)具體的分解到各自的工作崗位上，這樣才能構(gòu)建起一個(gè)相對(duì)科學(xué)完善的工作規(guī)范。

（二）優(yōu)化各項(xiàng)流程，保證運(yùn)作持續(xù)有序

要想實(shí)現(xiàn)辦公室管理的精細(xì)化和科學(xué)化，就要確保有一個(gè)科學(xué)而高效的工作流程，根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)的管理理念，對(duì)于辦公室工作流程進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化和完善，就要從辦公室的職能出發(fā)，進(jìn)行有針對(duì)性的信息調(diào)研，這樣才能確保辦公室工作能夠簡(jiǎn)潔高效，并按照規(guī)定的流程辦事，而各項(xiàng)流程一定要確保足夠優(yōu)化，保證簡(jiǎn)便易行、切實(shí)高效，在設(shè)計(jì)的時(shí)候就要保證流程的目標(biāo)足夠明確，并充分保證各環(huán)節(jié)之間能夠?qū)崿F(xiàn)充分的無(wú)縫對(duì)接和有機(jī)配合。

（三）保證細(xì)化考核評(píng)議，從根本上提升績(jī)效

進(jìn)一步明確相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，滿足預(yù)定的考核要求，針對(duì)辦公室管理工作的程序化和易量化特征，應(yīng)該在這個(gè)基礎(chǔ)上，盡可能確保所涉及的量化指標(biāo)的設(shè)計(jì)足夠科學(xué)合理，對(duì)于那些主觀性比較強(qiáng)且沒有可控程序性的工作，要進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)計(jì)定性評(píng)價(jià)指標(biāo)，采取切實(shí)有效的辦法，進(jìn)一步結(jié)合現(xiàn)代的行政管理理念和系統(tǒng)，確立各項(xiàng)指標(biāo)。

（四）打牢基礎(chǔ)，確保各項(xiàng)制度健全完善

建立健全各項(xiàng)相關(guān)的制度，就需要統(tǒng)籌規(guī)劃，從內(nèi)部協(xié)調(diào)到外部延伸，創(chuàng)建良好的辦公室工作管理機(jī)制，要打牢制度基礎(chǔ)，盡最大努力規(guī)避事實(shí)上的管理空白，與此同時(shí)，也要注意集思廣益，有效收集重大事項(xiàng)的集體決策，定期舉行有效的專家咨詢、聽證和與之相適應(yīng)的決策評(píng)估會(huì)，并建立相應(yīng)的體制和機(jī)制，以此為基礎(chǔ)，有效提高輔助決策的水平和質(zhì)量。

（五）更新觀念和技術(shù)，改進(jìn)管理手段

在辦公室管理的具體實(shí)踐中，要與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)更加科學(xué)化的管理，在流程運(yùn)轉(zhuǎn)和工作評(píng)價(jià)中保證做到自動(dòng)化和信息化。

二、辦公室行政管理精細(xì)化的策略

（一）努力構(gòu)建企業(yè)文化，完善核心理念

辦公室行政管理精細(xì)化，主要要從細(xì)節(jié)和具體的環(huán)節(jié)把握企業(yè)的文化和核心理念，從整體上貫徹落實(shí)“放大抓小”的理念，從企業(yè)每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)，充分體現(xiàn)出管理的成效。例如，辦公室管理層的負(fù)責(zé)人員，要在適當(dāng)?shù)姆秶鷥?nèi)，把下屬員工的工作職責(zé)內(nèi)的事情全部放開，鼓勵(lì)他們?nèi)プ觯貏e是業(yè)務(wù)部門，在遵守相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)準(zhǔn)則的基礎(chǔ)上，對(duì)于他們?nèi)绾芜M(jìn)行市場(chǎng)業(yè)務(wù)拓展和推廣，要主動(dòng)放手，辦公室負(fù)責(zé)人積極配合，做好相應(yīng)的督促和輔助工作。

（二）確立科學(xué)合理的制度體系，嚴(yán)格按照要求辦事

我們所講的“沒有規(guī)矩，不成方圓”，在辦公室管理的過(guò)程中，主要體現(xiàn)為確立好相應(yīng)的科學(xué)合理的制度體系，保證管理方案和規(guī)定精細(xì)化，以事實(shí)為準(zhǔn)繩，按照既定的效果來(lái)制定獎(jiǎng)懲和約束制度，辦公室內(nèi)部要確定嚴(yán)格的控制標(biāo)準(zhǔn)，從根本上切實(shí)體現(xiàn)出公司的經(jīng)營(yíng)原則，從而實(shí)施精細(xì)化管理。

（三）從根本上提升員工的綜合素素質(zhì)

要想精細(xì)化管理從根本上得以切實(shí)有效的實(shí)施，就必須深入持續(xù)的加強(qiáng)對(duì)員工的心態(tài)、技能和相應(yīng)的知識(shí)素養(yǎng)進(jìn)行培訓(xùn)，并逐步提出更高質(zhì)量的要求，確保員工更加職業(yè)化，專業(yè)化，切實(shí)提高員工的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)技能，把具體的要求逐步滲透到個(gè)人的工作習(xí)慣和工作日常中，從人員素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)方面真正實(shí)現(xiàn)管理的精細(xì)化，通過(guò)對(duì)于工作人員的職業(yè)化培養(yǎng)，能夠從根本上保障企業(yè)的管理流程，也更加職業(yè)化、精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化。在人才培養(yǎng)的過(guò)程中，務(wù)必要重視細(xì)節(jié)方面的管理，把細(xì)節(jié)管理嚴(yán)格執(zhí)行下去，并持之以恒，貫徹落實(shí)到辦公室管理的始終，辦公室可以在每月所制定的《月度工作計(jì)劃》中具體而細(xì)致的體現(xiàn)出辦公室領(lǐng)域的具體工作和相應(yīng)目標(biāo)，并嚴(yán)格按照月初的計(jì)劃進(jìn)行具體的細(xì)化和量化，精細(xì)分解，明確各個(gè)階段的負(fù)責(zé)人和任務(wù)目標(biāo)，確保工作成績(jī)和完成情況都能夠一覽無(wú)余。

（四）保證精細(xì)化管理持續(xù)深化

通常情況下，創(chuàng)新都顯現(xiàn)在細(xì)節(jié)之中，細(xì)節(jié)又是創(chuàng)新的源泉，細(xì)節(jié)的價(jià)值往往體現(xiàn)在精細(xì)管理的實(shí)施過(guò)程中，其中最重要的是把規(guī)范性和創(chuàng)新性有機(jī)的結(jié)合，并能夠貫徹落實(shí)并得以深化。要把規(guī)范性和創(chuàng)新性思維持續(xù)深入地貫徹落實(shí)到每一個(gè)具體的環(huán)節(jié)中，確保規(guī)范性的基礎(chǔ)地位，創(chuàng)新方法和技巧要在保證具有規(guī)范性的前提下來(lái)展開，而規(guī)范性通常是精細(xì)化的表現(xiàn)形式，精細(xì)化從一定意義上來(lái)講又是創(chuàng)新的動(dòng)力，保證辦公室管理精細(xì)化就要有“于細(xì)微處見精神”的細(xì)心和耐心。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室工作種類繁多，管理內(nèi)容十分復(fù)雜且責(zé)任重大，在精細(xì)化管理的過(guò)程中，就要做到事無(wú)巨細(xì)，恰當(dāng)把握和處理。辦公室工作的特點(diǎn)，決定它的工作流程必須按照規(guī)范化、科學(xué)化以及精細(xì)化的流程，并且要行之有效的構(gòu)建起公文處理、接待以及會(huì)務(wù)和值班等一系列相應(yīng)的制度體系和標(biāo)準(zhǔn)化流程，著重打造精品管理，從根本上確保全面提高辦公室行政管理工作的精細(xì)化水平和質(zhì)量。