略談新形勢下如何創(chuàng)新檔案管理工作

鄭濤

[摘要]檔案工作者應該不斷更新觀念，創(chuàng)新理念；更新知識，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務為宗旨，以創(chuàng)新為主題，促進檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化科學化。

[關鍵詞]檔案管理 服務創(chuàng)新

隨著知識經(jīng)濟的提升和社會現(xiàn)代化的推進，現(xiàn)代信息技術、網(wǎng)絡技術的廣泛應用，我國的各項領域發(fā)生了很大的變化。作為檔案工作，面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。在新時期，檔案工作者要抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，與時俱進，開拓進取，提高檔案管理水平，促進檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，確立檔案工作的不可替代的地方。

一、檔案管理的最終目的決定了服務創(chuàng)新的必然性

檔案作為歷史的記錄，知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能體現(xiàn)它們應有的價值。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案，有的放矢地開發(fā)檔案信息資源，以滿足單位人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式仍占主導地位，檔案利用率仍偏低，多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。檔案的價值在于被利用，這需要通過人的勞動，通過一定的科學的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此，檔案管理部門必須以新時代高度發(fā)展的電子科技為依托，實現(xiàn)檔案管理服務模式的創(chuàng)新，從社會需要、單位需要的角度出發(fā)，以單位的利用者為服務對象，以所藏檔案信息為服務內(nèi)容，以多種服務方式為手段，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個廣闊的空間，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

二、加強檔案管理創(chuàng)新體系建設

（一）模式創(chuàng)新

目前，單位檔案室不是獨立結(jié)構(gòu)，其職能主要是執(zhí)行和服務。隨著管理體制改革的深化，應當改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案部門分離出來，獨立起來，變成檔案管理的職能部門，由被動執(zhí)行變?yōu)橹鲃記Q策，將對促進檔案管理變革具有重要意義。進而注重單位的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發(fā)、外部環(huán)境等方面進行全方位創(chuàng)新，這樣才能使檔案機構(gòu)高效、安全、到位，才能實現(xiàn)檔案工作的超越，呈現(xiàn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

（二）思路創(chuàng)新

（1）管理理念創(chuàng)新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導的狀態(tài)，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足單位的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標。

（2）管理內(nèi)容創(chuàng)新。檔案室雖然收藏有單位文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到所藏資源的不足，難以滿足單位的信息需求，必須調(diào)整，充實所藏內(nèi)容，提高室藏質(zhì)量。有目的、有重點、有計劃地采集單位需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

（3）管理方式創(chuàng)新。通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設備和室藏等。但隨著時代的發(fā)展，檔案管理主要應看檔案室對資源的開發(fā)利用程度和服務效果。檔案室的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)挝缓蜋n案員的管理，要最大限度地實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)與利用。

（4）人才資源創(chuàng)新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支業(yè)務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實增強檔案干部和館員運用專業(yè)理論解決實際問題的能力，特別要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

（三）手段創(chuàng)新

長期以來，單位的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實現(xiàn)檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，做好庫藏條目錄入工作，實現(xiàn)檔案條目錄檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務質(zhì)量。主動地把檔案工作重點與單位中心工作結(jié)合起來，實現(xiàn)管理手段方式的社會化、多元化和優(yōu)質(zhì)化。

（四）實踐創(chuàng)新

（1）加強知識管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮檔案工作者主觀能動性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進。要強化宣傳，取得單位各方面的理解和支持，不斷把單位檔案工作推向新層次、新臺階。

（2）加強信息資源建設，開展資源整合。優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數(shù)字信息的發(fā)展、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來指導用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。

（3）建立檔案管理人才競爭機制，在工作中學習、成長。同時，注重檔案管理人員的在職培訓及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，如計算機課程培訓、歸檔文件整理、相關檔案法律文件、保密知識等。

總之，檔案工作者應該不斷更新觀念，創(chuàng)新理念；更新知識，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務為宗旨，以創(chuàng)新為主題，促進檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化科學化。