淺析信息化時期的檔案管理

盧葦

[摘要]隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足工作的需要了，因此需要積極的利用信息化來進行檔案管理，提速增效。本文第一部分主要介紹了現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題，第二部分則淺析了大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢，最后一部分則重點分析了在信息化大數(shù)據(jù)時期優(yōu)化檔案管理的對策和建議。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù) 檔案管理

在現(xiàn)階段檔案管理工作至關(guān)重要，直接關(guān)系到每一個公民的切身利益，而在大數(shù)據(jù)不斷發(fā)展的背景下，檔案管理這一領(lǐng)域也被信息化所影響，需要利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，提高效率、降低成本，提高檔案保存的質(zhì)量。

一、現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理體系有待完善

在信息化時代背景下，形式多樣的信息技術(shù)和數(shù)據(jù)處理的技術(shù)都在不斷的深化，這就使得檔案管理工作存在著一些技術(shù)不足，體系不完善等制度滯后性問題，而且還有一些管理人員對檔案管理工作不夠重視，認識不到先進技術(shù)對于檔案管理工作的重要性。

（二）工作人員的綜合工作能力不足

現(xiàn)階段，有一部分檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力不夠，培訓(xùn)不到位、業(yè)務(wù)不熟練，不能全面的掌握檔案管理工作。有些部門仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案管理工作效率低下，內(nèi)容流程繁瑣。還有一些檔案管理人員自身能力不足，對檔案管理工作不熟悉，不能熟練的運用各種計算機來進行數(shù)據(jù)操作，對于信息的整理與加工能力也不高。也有一些工作人員自身的責(zé)任心不夠，在面對檔案管理工作的時候，粗心大意，不把檔案管理當(dāng)一回事，導(dǎo)致出現(xiàn)很多錯誤。

（三）信息安全性較低

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷進步，各種先進的技術(shù)手段也得以提升，信息化的發(fā)展使檔案管理更加集中化、多樣化，但是在整個過程當(dāng)中也加大了檔案信息安全的風(fēng)險。一些網(wǎng)絡(luò)黑客、不法分子等利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進行盜取，就造成了檔案管理工作的不穩(wěn)定。

（四）檔案管理中互相推諉

在現(xiàn)階段的檔案管理工作當(dāng)中，由于工作量巨大，管理部門的職能劃分的不清楚，獨立性不夠強。一些部門因為受到工作壓力的影響甚至?xí)n案管理轉(zhuǎn)移到其他的職能部門，沒有設(shè)置好專門的檔案管理部門，沒有專業(yè)的工作人員來保管檔案，沒有設(shè)置專門的檔案室。

二、信息化給檔案管理工作帶來的優(yōu)勢

（一）提質(zhì)增效

在進行檔案管理工作的時候有效的利用大數(shù)據(jù)來進行數(shù)據(jù)的顯示、收集、處理、儲存等，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能節(jié)省各種人力、物力與精力，降低成本。在傳統(tǒng)的檔案管理當(dāng)中，一般都是采用紙質(zhì)材料來進行檔案管理工作的，這樣不僅會浪費資源還占用大量的空間，檔案查找也十分不便。而現(xiàn)階段采用大數(shù)據(jù)來進行檔案管理，把大量的、復(fù)雜的信息保存在云數(shù)據(jù)當(dāng)中，節(jié)省了時間與空間，還能進行數(shù)據(jù)的整理、速度快、成本低、效率高、操作簡單，避免了人員手工整理出現(xiàn)的錯誤，提升了效率。

（二）提高檔案保存的質(zhì)量

在以往的檔案管理當(dāng)中，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案放進檔案室里，如果一旦遇到了特殊情況，比如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等，就會很容易的造成檔案的丟失。紙質(zhì)檔案也很容易受到蟲鼠啃食。紙質(zhì)檔案在保存一段時間后，容易出現(xiàn)紙質(zhì)老化、腐爛、破損、字跡模糊等現(xiàn)象，這樣就加劇了檔案管理的困難性。而在大數(shù)據(jù)的前提下進行的檔案管理，完全可以避免這些情況的發(fā)生，提高了檔案管理的質(zhì)量。

三、提高檔案管理的對策

（一）完善檔案管理規(guī)章制度

在信息化背景下，完善規(guī)章制度是檔案管理工作治本的保證。因此需要制定科學(xué)有效的檔案管理規(guī)章制度，通過對市場調(diào)研，以調(diào)研的結(jié)果為標準，不斷采用新器械新手段來進行檔案管理工作，無論是政府機關(guān)還是事業(yè)單位，其中的檔案管理工作都需要主動的謀求與技術(shù)公司進行合作，根據(jù)自身的實際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，將虛擬技術(shù)與云儲存結(jié)合起來來進行檔案管理工作。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低決定著檔案管理工作的高效與否。在信息化背景下，檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新利用信息化這個高效的手段，懂得利用信息化來進行檔案的管理。其次要加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，信息化要求的是能夠全面的利用計算機來進行數(shù)據(jù)的處理與存儲，因此要通過各種專項培訓(xùn)來提高管理人員的專業(yè)技能，定期的進行培訓(xùn)，不斷更新檔案管理的知識，最后要提高他們的責(zé)任感，保持在進行檔案管理工作的時候能夠認真的面對，避免人為因素造成的失誤。

（三）加強檔案管理的安全性

雖然信息化管理有很大的優(yōu)勢，但是在管理的過程當(dāng)中也會出現(xiàn)很多不利因素，其中最突出的就是檔案信息的安全性，因此必須要做好安全措施，設(shè)置好防火墻，防止黑客的侵入，同時還要注意避免將各種病毒通過優(yōu)盤、拷貝等突進帶入到檔案數(shù)據(jù)當(dāng)中去。除此之外，還要加強政府部門以及相關(guān)單位對檔案信息管理安全性的重視度，加大資金投入力度，利用更加先進的技術(shù)手段，以及專業(yè)的檔案管理人員，定期的檢查檔案信息的安全性，保障各種數(shù)據(jù)的安全，避免信息的丟失與盜取。

（四）檔案管理責(zé)任到人

首先需要明確檔案歸檔的責(zé)任權(quán)限。并落實崗位責(zé)任制，使檔案管理工作責(zé)任到人。通過聘請專業(yè)的人士利用計算機來檢查檔案的完整性與正確性，對于不完整的或是不清晰的進行退檔。其次要對收集起來的資料進行分類，認真的篩選各檔案的用途、范圍等，制定好檔案管理規(guī)則，最后要注意做好檔案的編目工作，結(jié)合自身單位的實際情況，利用大數(shù)據(jù)來進行管理和利用，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)有效性。

四、結(jié)束語

在現(xiàn)階段我國的檔案管理利用信息化水平已經(jīng)取得了很大的進步，但是在實際的管理當(dāng)中仍然存在著一些不可忽視的問題，其中最突出的就是檔案管理體系不完善、工作人員的業(yè)務(wù)工作能力不足、信息安全性低、檔案管理中責(zé)任不明等問題，急需要尋求有效的措施來解決問題。

因此通過完善檔案管理規(guī)章制度、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、加強檔案管理的安全性、檔案管理責(zé)任到人等措施，來不斷的更新檔案管理工作的技術(shù)，為檔案管理工作提供更優(yōu)質(zhì)的條件。