淺談提高會議效率有效途徑

朱玥

[摘要]會議是企業(yè)運行過程中研究問題、解決問題的有效途徑與必要手段。本文對高效會議的特點，會議效率不高存在的問題及原因進行了剖析，提出了加強會議管理、提高會議效率應采取的有效措施。

[關鍵詞]辦公室 會議效率

在企業(yè)的運行過程中，會議作為研究問題、決策事項的重要組成，是不可或缺的一部分。近年來，隨著八項規(guī)定的出臺，如何精簡會議數(shù)量、提高會議質量、控制會議規(guī)模成為了一個迫在眉睫需要解決的問題。

一、高效會議的主要特征

一是必要時才召開會議，減少可開可不開的會議，杜絕不必要的會議；二是會前精心籌劃，明確會議目標，制定會議議題，嚴格控制參會人員；三是提前將會議議題及材料提交參會人員，使其做到有備而來；四是遵守會場紀律，控制會議時間，不干與會議無關的工作；五是參會者發(fā)言緊扣主題，不跑題，同時不得臨時增加議題阻礙會議進程；六是會議應有會議紀要、會議記錄等會議成果；七是按照會議紀要及督辦項開展后續(xù)工作，保證會議成果落到實處。

二、存在的主要問題及產生原因

“開短會，開有用的會”是每一位領導、每一位員工共同的目標。而在實際工作中，由于各種各樣的問題，會議往往存在數(shù)量多、效率低、效果差的情況，只有將產生這些問題的原因剖析清楚，才能對癥下藥，找到提高會議效率的有效途徑。

（一）會議沒有明確的主題和目標

一些領導認為開會是解決一切問題的靈丹妙藥，一遇到問題就希望通過會議的方式解決問題，會議的主題不明確，甚至不知道為什么要開會，對開會要達到什么效果和目的沒有明確的認知，為了開會而開會。

（二）會議內容務虛多務實少

一是在傳達會議精神、宣貫文件內容的時候，大部分部門過于依賴以召開總結宣貫類會議的方式完成相關工作，形式單一、效率較低。二是大多數(shù)會議在會議召開后并未形成會議紀要和會議行動項，對后續(xù)完成工作支撐不足。

（三）會議準備不充分

一是會議承辦部門對會議的規(guī)劃性不強，沒有做到提前統(tǒng)籌、提前規(guī)劃，臨時決定召開會議，籌備時間較短，準備不夠充分。二是會議材料不能在會前發(fā)送至與會者手中，導致參會人員對會議的議題理解不充分，發(fā)表意見的針對性也會相應降低。三是部分會議的會議承辦部門在會前并沒有與相關部門進行有效的溝通，將一些可以在會前協(xié)調解決的問題帶到會議上進行討論，降低了會議效率。

（四）會議紀律較為松散

一是會議承辦部門對會議管理不重視；二是會議主持人對會議要求不嚴；三是會議管理部門對會議紀律監(jiān)督不到位；四是陪會現(xiàn)象較多。

三、改進措施

（一）會前加強籌劃，避免“會而不議”

（1）擴寬渠道，盡量控制會議數(shù)量。一是部門間日常工作的協(xié)調、有關工作部署等均以工作聯(lián)系單的形式完成，主責部門提前根據(jù)工作要求做好任務分解，明確相關方的任務，原則上部門間不再通過會議部署部門有關任務。二是制度預評審、技術報告（方案等）征求意見等工作，原則上不再召開大規(guī)模的征求意見會議，主責部門可通過工作聯(lián)系單、閱批件、一對一談話交流等多種形式完成相關意見的征求工作。三是盡量減少召開宣貫類的會議，可以通過“以考促學”的形式，借助手機APP等媒介完成相關知識、文件、精神等的宣貫。

（2）強化流程，切實提高會議效率。一是會議承辦部門一般于會前3天發(fā)布會議通知，明確會議主題及會議議程，并在會議召開前一天將會議材料發(fā)送至參會人員。二是參會人員應在會前充分閱讀會議材料，會上有針對性的發(fā)言，集中討論、不說題外話。三是單位級重要決策會議一般以每周發(fā)布的一周工作安排為準，無特殊情況不得取消、變更會議。

（二）會中加強控制，避免“議而不決”

（1）因事定人，有效減少陪會現(xiàn)象。若參會人員不是與每個會議議題均有關系，會議承辦部門可根據(jù)實際情況，采用隨叫隨到的方式，依據(jù)會議議題依次叫參會人員參會。

（2）緊扣主題，盡量減少跑題的情況。一是會議開始時主持人應用幾分鐘的時間對會議的背景、目的、議程、預估的時間以及會議期待等做一個簡潔、概要的介紹，可方便與會者對會議的整體情況有全局的把握。二是在參會人員的發(fā)言出現(xiàn)離題時，主持人不宜直接打斷發(fā)言，這樣容易挫傷發(fā)言者的積極性，并容易使會議由熱烈急轉為冷場，而是可以采取轉移的方式，接過討論、發(fā)言中的某一句話和某一層意思，進行啟發(fā)引導，把發(fā)言重新引導到議題上來。三是有效處理分歧，當會議出現(xiàn)不一致意見而引發(fā)爭論時，主持人應對各方觀點進行歸納總結，以幫助與會人員把握要點、理清思路。

（3）加強管理，著力嚴肅會場紀律。一是不得無故缺席會議，參會人員如不能參加會議，需在會前向會議主持人請假。對無故缺席會議或遲到15分鐘以上的人員由會議承辦部門對其進行通報批評。二是參會人員未經主持人同意不得中途退場、不得在會議中途擅自離開會場，一經發(fā)現(xiàn)，由會議承辦部門對其給予通報批評。三是在參會范圍廣、參會人員多的會議會場，放置信號屏蔽器或禁止將手機帶入會場，保證會議效率。

（三）會后加強監(jiān)督，避免“決而不辦”

（1）形成成果，促進會議決策的落實。決策型會議需形成會議紀要并列出會議行動項，會議結束后，會議承辦部門需盡快將會議行動項報送至督辦管理部門，由其統(tǒng)一進行督辦。會議紀錄人需在專門的記錄本上做好會議記錄，并留存?zhèn)洳椤?/p>

（2）狠抓落實，強化會議效果評價。建立會議效果監(jiān)督機制，不定期開展會議效果評價。辦公室每月抽查一定數(shù)量的會議，對會議準備情況、會議成果（包括會議記錄、會議紀要、會議行動項等）、會議紀律等進行檢查，對未按要求辦會的會議承辦部門進行通報批評并督促其改進會風。