做好高校檔案利用服務(wù)工作的途徑分析

徐中華

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

高校檔案工作最主要的作用就是為了高校的發(fā)展提供全面的服務(wù)，只有做好高校檔案服務(wù)工作，才能將其在高校發(fā)展過(guò)程中的作用充分地體現(xiàn)出來(lái).隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化作為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的理念、技術(shù)、方法、模式等各方面都產(chǎn)生了巨大的影響.所以，高校檔案管理部門必須采取積極有效的措施，促進(jìn)自身服務(wù)水平的不斷提升，為高校的科研、教學(xué)提供準(zhǔn)確、可靠的檔案數(shù)據(jù)信息，才能確保高校的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展.

1 檔案利用服務(wù)工作的含義以及重要意義

1.1 檔案利用服務(wù)工作的含義

高校檔案利用服務(wù)工作實(shí)際上就是將高校檔案部門的檔案或者其他相關(guān)單位所收藏的檔案信息資源，利用科學(xué)合理的方式進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，滿足社會(huì)對(duì)于檔案信息需求的一項(xiàng)工作[1].檔案利用服務(wù)管理工作最終的目的是為了社會(huì)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的建設(shè)等提供全面的服務(wù)，在滿足社會(huì)各界對(duì)于檔案信息服務(wù)需求的基礎(chǔ)上，將檔案的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái).

1.2 檔案利用服務(wù)工作重要意義

在開(kāi)發(fā)和利用檔案的基礎(chǔ)上，將檔案的作用最大限度地發(fā)揮出來(lái)，是檔案管理工作所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo).所以，檔案管理工作作為檔案利用服務(wù)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，其在檔案工作中發(fā)揮著不可替代的作用.而這些作用則主要表現(xiàn)在：（1）檔案利用服務(wù)工作，利用現(xiàn)存檔案信息與相關(guān)行業(yè)之間產(chǎn)生的信息交流、文獻(xiàn)提供、信息咨詢等，才能將檔案工作的職能特點(diǎn)與戰(zhàn)略方向充分體現(xiàn)出來(lái).檔案信息利用程度的高低、檔案利用服務(wù)水平的高低是衡量高校檔案服務(wù)業(yè)務(wù)的主要指標(biāo).（2）檔案利用服務(wù)工作的開(kāi)展，滿足了各行各業(yè)對(duì)于檔案信息服務(wù)所提出的需求.其不僅是衡量檔案管理工作水平高低的重要因素，同時(shí)對(duì)于檔案編撰工作效率的提升也具有極為重要的意義.

2 高校檔案利用服務(wù)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 檔案服務(wù)途徑較窄，服務(wù)形式比較單一

雖然我國(guó)的檔案管理工作開(kāi)展的相對(duì)較早，但是由于其在發(fā)展的過(guò)程中，存在著服務(wù)模式單一的現(xiàn)象，大多數(shù)檔案服務(wù)都是通過(guò)面對(duì)面的方式完成的，很少為檔案信息需求者提供電話服務(wù)、傳真服務(wù)等現(xiàn)代的檔案服務(wù)形式.隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，各行各業(yè)都已經(jīng)將信息化發(fā)展作為其發(fā)展的首要任務(wù)，但是，在這種環(huán)境下，我國(guó)的高校檔案服務(wù)卻依然沒(méi)有積極地借助發(fā)達(dá)的信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展檔案服務(wù)工作，這就將高校檔案服務(wù)模式中存在的弊端充分的暴露出來(lái).由于高校檔案服務(wù)都是以學(xué)校為中心，所有的服務(wù)工作也局限于校園內(nèi)部，這就導(dǎo)致高校檔案服務(wù)與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展出現(xiàn)了嚴(yán)重的脫節(jié)現(xiàn)象.再加上我國(guó)現(xiàn)階段的高校檔案服務(wù)工作大多都是以檔案的復(fù)印、檔案證明的開(kāi)具、檔案的查詢等簡(jiǎn)單的工作為主.而很少涉及檔案的陳展、檔案目錄信息、檔案咨詢服務(wù)等相關(guān)的服務(wù)內(nèi)容.也就是說(shuō)高校檔案服務(wù)形式的單一，不僅是影響高校檔案資源利用與開(kāi)發(fā)工作順利開(kāi)展的關(guān)鍵因素，同時(shí)也制約了高校檔案功能的充分發(fā)揮.

2.2 高校檔案館數(shù)量不能滿足需要

高校館藏檔案數(shù)量偏少是影響高校檔案信息全面性的主要因素.由于高校檔案信息不全面，很多檔案信息的價(jià)值無(wú)法充分體現(xiàn)出來(lái)，所以很多用戶在提出需求時(shí)，往往因?yàn)闊o(wú)法滿足用戶的需求，而最終對(duì)高校檔案的服務(wù)質(zhì)量和形象產(chǎn)生了不良影響.經(jīng)過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，造成高校檔案館藏?cái)?shù)量不足現(xiàn)象出現(xiàn)的原因主要由以下幾方面：（1）歷史原因.由于很多高校檔案將重點(diǎn)放在了政治檔案的整理與收集上，而忽略了一般性檔案的收集，長(zhǎng)此以往就出現(xiàn)了很多高校檔案中政治檔案占有的比重越來(lái)越大，而導(dǎo)致高校檔案出現(xiàn)了檔案資源匱乏以及形式單一的問(wèn)題出現(xiàn)[2].另外，檔案管理人員投入大量精力收藏的政治檔案，一旦無(wú)法滿足用戶需求的話，也就導(dǎo)致高校檔案價(jià)值無(wú)法有效的發(fā)揮，而這一問(wèn)題已經(jīng)成了影響高校檔案管理工作開(kāi)展的重要因素.（2）高校在檔案館合并時(shí)，工作人員沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行合并檔案資料的整理、匯總、交接、保存.從而導(dǎo)致高校檔案資料出現(xiàn)了嚴(yán)重的缺失現(xiàn)象.另外，高校檔案管理存在著工作不到位等現(xiàn)象，不僅是造成檔案館藏?cái)?shù)量和重量減少的主要原因，同時(shí)也制約了高校檔案資源利用價(jià)值的發(fā)揮.

2.3 高校檔案管理人員專業(yè)性有待提升

隨著現(xiàn)代信息化與各個(gè)行業(yè)的緊密融合，高校檔案管理工作也必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐積極地進(jìn)行改革與創(chuàng)新，才能滿足信息化背景下，高校檔案管理工作的要求.為應(yīng)對(duì)信息化社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，高校檔案服務(wù)工作不能再局限于以往的檔案復(fù)印、查詢等簡(jiǎn)單的層面上，而是應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立完善的信息化檔案收集、篩選、整理等檔案管理系統(tǒng)，才能滿足信息化時(shí)代發(fā)展對(duì)高校檔案管理工作提出的要求.根據(jù)這一要求，高校必須加強(qiáng)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)培訓(xùn)的力度，促進(jìn)檔案管理工作人員職業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)的全面提升，才能滿足信息化背景下高校檔案服務(wù)與管理工作的要求.

3 高校檔案服務(wù)的途徑策略分析

3.1 高校檔案管理堅(jiān)持以人為本的服務(wù)原則

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展為信息化技術(shù)的發(fā)展注入了新的活力.所以，為了確保高校檔案服務(wù)模式改革創(chuàng)新工作的順利進(jìn)行，高校檔案管理人員必須根據(jù)信息化社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)，重新定位高校檔案服務(wù)與管理工作.同時(shí)深入地分析高校檔案服務(wù)工作中存在的問(wèn)題，才能及時(shí)地發(fā)現(xiàn)信息化背景下高校檔案管理工作和高校教育中存在的差距[3].同時(shí)充分發(fā)揮信息化服務(wù)理念的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)高校檔案管理工作服務(wù)理念改革與創(chuàng)新的力度，積極的拓展高校檔案信息服務(wù)的渠道，才能將高校檔案信息的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái).另外，高校的檔案服務(wù)工作必須始終堅(jiān)持以人為本的原則開(kāi)展各方面服務(wù)工作，將用戶的需求作為高校檔案服務(wù)工作的核心，為用戶提供更加貼心的服務(wù)，才能在最大限度地滿足用戶需求的同時(shí)，促進(jìn)高校檔案服務(wù)工作效率的穩(wěn)步提升.

3.2 完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)

為確保信息化背景下高校檔案工作長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，高校檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，必須將服務(wù)作為工作開(kāi)展的核心，同時(shí)加強(qiáng)高校檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的力度，充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行高校檔案資源的整合，才能為用戶提供更加方便、快捷的服務(wù)，改變傳統(tǒng)高校檔案服務(wù)形式和途徑單一的現(xiàn)象.另外，完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，是高校檔案工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，只有建立了全面的檔案資源才能從根本上滿足用戶、師生對(duì)檔案資源所提出的要求.因此，為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，高校必須加大檔案管理投入的力度，同時(shí)在信息化技術(shù)的配合下，才能有效減少高校檔案管理工作量，促進(jìn)檔案管理工作效率的全面提升.而全面高質(zhì)量高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的特點(diǎn)則主要有以下幾方面：（1）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)必須突出自身的特色.只有將檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)特色充分體現(xiàn)出來(lái)，才能促進(jìn)高校檔案服務(wù)質(zhì)量與效率的全面提升.（2）確保檔案的實(shí)時(shí)性.隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，信息的更新的速度也越來(lái)越快，只有這樣才能在滿足用戶對(duì)檔案服務(wù)需求的基礎(chǔ)上，避免高校檔案管理出現(xiàn)與社會(huì)脫節(jié)的現(xiàn)象.（3）將用戶需求作為高校檔案服務(wù)利用的核心.滿足不同層次用戶的檔案服務(wù)需求，才能確保高校檔案服務(wù)工作的順利開(kāi)展，因此，這就要求高校必須根據(jù)不同用戶的不同檔案需求建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，才能在豐富檔案資源的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案資源利用效率的穩(wěn)步提升.

3.3 加強(qiáng)知識(shí)型服務(wù)建設(shè)

我國(guó)高校檔案利用服務(wù)水平較低，是導(dǎo)致檔案資源利用效率無(wú)法有效提升的重要因素.為了徹底改變這一現(xiàn)狀，各個(gè)高校必須加強(qiáng)檔案資源信息化加工、深層次開(kāi)發(fā)的力度，同時(shí)加快高校檔案資源結(jié)構(gòu)化建設(shè)的步伐，才能促進(jìn)我國(guó)檔案服務(wù)利用質(zhì)量與效率的穩(wěn)步提升.首先，檔案咨詢服務(wù)的結(jié)構(gòu)化建設(shè).高校必須在加強(qiáng)現(xiàn)有檔案資源分析提煉力度的同時(shí)，尋找不同檔案之間存在的關(guān)系，針對(duì)不同檔案資源需求者的要求為其提供專業(yè)化、系統(tǒng)化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能滿足不同用戶對(duì)檔案資源提出的服務(wù)需求[4]；其次，高校檔案利用服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變.高校檔案管理部門必須及時(shí)地轉(zhuǎn)變自身工作理念，積極主動(dòng)地進(jìn)行檔案資源的收集、分析以及加工和整理，同時(shí)采取切實(shí)可行的措施，將檔案信息資源傳遞給目標(biāo)用戶.

3.4 強(qiáng)化高校檔案管理隊(duì)伍

隨著高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)力度的加強(qiáng)，高校檔案管理工作人員的職業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)也得到了大幅度的提升.同時(shí)加強(qiáng)高校檔案管理工作人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，不僅有助于管理人員專業(yè)知識(shí)的進(jìn)一步豐富，而且為其更好地適應(yīng)檔案管理工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ).另外，為了促進(jìn)高校檔案工作人員隊(duì)伍整體素質(zhì)的有效提升，高校必須積極地引進(jìn)熱愛(ài)檔案管理工作、能吃苦耐勞且思維活躍的工作人員，才能在促進(jìn)高校檔案管理工作人員綜合素質(zhì)全面提升的基礎(chǔ)上，為用戶提供高效且優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù).

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案服務(wù)工作也必須改變以往的只是簡(jiǎn)單的提供檔案的復(fù)印、查詢等服務(wù)內(nèi)容，而是應(yīng)該想著向智能化、多元化的方向發(fā)展，才能避免高校檔案服務(wù)利用出現(xiàn)與社會(huì)脫節(jié)的現(xiàn)象.雖然，我國(guó)高校的檔案服務(wù)工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的改革已經(jīng)取得了顯著的成效，但是其在信息化背景下，仍然存在著很多急需解決的問(wèn)題，因此，高校檔案管理工作人員必須積極地進(jìn)行高校檔案管理的改革與創(chuàng)新，為用戶提供更加全面、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，才能確保我國(guó)高校檔案管理事業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展.