精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案建設(shè)中的應(yīng)用探討

丁 冬

（赤峰學(xué)院第二附屬醫(yī)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

檔案對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)行有著至關(guān)重要的影響，是進(jìn)行行政管理、藥品管理、科研教學(xué)及醫(yī)療服務(wù)的基礎(chǔ)與前提，管理人員需制定科學(xué)合理的檔案建設(shè)方案，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ).與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)在這方面的研究起步較晚，還存在較多問(wèn)題急需解決，應(yīng)積極探索實(shí)踐，建立完善系統(tǒng)的管理信息體系，滿(mǎn)足醫(yī)院對(duì)檔案的利用需求，從而提高醫(yī)院的管理水平，為其快速穩(wěn)定發(fā)展提供有效助力.

1 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理概述

1.1 醫(yī)院檔案管理的意義

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案管理就是醫(yī)院的日常記錄工作，是進(jìn)行其他工作的依據(jù)，直接影響著醫(yī)院的管理水平與服務(wù)水平.傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理媒介以紙張、光盤(pán)、錄音影像為主，容易丟失損壞，存在較多弊端與漏洞，管理效率有待提高.醫(yī)院具有一定特殊性，旨在服務(wù)社會(huì)，為人民提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，受?chē)?guó)家監(jiān)督管理，記錄歸檔管理細(xì)節(jié)及醫(yī)療過(guò)程可避免醫(yī)療糾紛，提高醫(yī)院的社會(huì)效益.目前，我國(guó)大力推廣醫(yī)療改革，醫(yī)院檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足醫(yī)院的發(fā)展需求，且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，提高檔案管理的智能化與信息化水平已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì).精細(xì)化管理是現(xiàn)代企業(yè)生存經(jīng)營(yíng)中的重要理念，將其應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理同樣有效，可顯著提高管理質(zhì)量與效率.精細(xì)化管理重視細(xì)節(jié)問(wèn)題，通過(guò)合理劃分與科學(xué)統(tǒng)計(jì)等措施建立健全醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而為后續(xù)工作做好鋪墊，具有不容忽視的作用與意義.

1.2 精細(xì)化管理的基本要求

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案精細(xì)化管理受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注，為了優(yōu)化管理效率，需在實(shí)際工作中遵循如下要求.其一是真實(shí)準(zhǔn)確.收集歸檔的資料信息是后續(xù)管理與醫(yī)療服務(wù)的重要依據(jù)，例如檔案中記載了患者的基本信息與就診過(guò)程，其準(zhǔn)確性直接影響著患者的康復(fù)效果.同時(shí)，該檔案還是患者報(bào)銷(xiāo)的憑證.當(dāng)發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí)，檔案可作為司法證據(jù)，相關(guān)人員從中提取有價(jià)值的信息，與雙方的切身利益密切相關(guān).其二是系統(tǒng)全面.與其他行業(yè)的檔案相比，醫(yī)院檔案具有集成性特點(diǎn)，收集檔案時(shí)需考慮方方面面的因素，盡可能保證系統(tǒng)性與全面性，避免存在遺漏或失誤問(wèn)題.其三是專(zhuān)業(yè)專(zhuān)屬.醫(yī)療檔案對(duì)醫(yī)學(xué)院教學(xué)及科研有指導(dǎo)作用，通過(guò)對(duì)各類(lèi)疾病的研究分析，可從中找出有用信息，為患者帶來(lái)福音.因此，進(jìn)行檔案管理時(shí)必須保證專(zhuān)業(yè)專(zhuān)屬.

2 現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 專(zhuān)業(yè)化水平較低

醫(yī)院檔案管理對(duì)專(zhuān)業(yè)化程度要求較高，如此才能保證管理質(zhì)量與效率，為醫(yī)院的正常運(yùn)行保駕護(hù)航.現(xiàn)如今，醫(yī)院檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化水平不高，影響了醫(yī)院的健康發(fā)展.專(zhuān)業(yè)化水平較低這一問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾方面，其一是管理內(nèi)容與范圍不明確，很多應(yīng)該記錄在檔的資料被忽視，不利于后續(xù)工作有序開(kāi)展.其二是歸檔分類(lèi)不科學(xué)，沒(méi)有嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確劃分檔案類(lèi)型，例如沒(méi)有按照診療科室或職能部門(mén)進(jìn)行分類(lèi).其三是檔案資料過(guò)于分散，缺乏系統(tǒng)性與全面性，增大了調(diào)取、查閱難度，降低了醫(yī)院檔案管理水平.

2.2 基礎(chǔ)環(huán)境相對(duì)薄弱

醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境相對(duì)薄弱也是目前存在的嚴(yán)重問(wèn)題，不利于醫(yī)院的良好發(fā)展.檔案管理工作前期需投入大量資金，但短期內(nèi)看不到明顯收益，為了提高醫(yī)院的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人將資金投入到其他基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，雖然短時(shí)間內(nèi)能大大提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)收益與競(jìng)爭(zhēng)力，但卻不利于長(zhǎng)久發(fā)展.這一背景下，醫(yī)院檔案管理工作很容易被忽視，無(wú)法添置先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，缺少明亮寬敞的工作環(huán)境，大大降低了員工的工作質(zhì)量與效率，進(jìn)而影響了檔案收集及整合的高效性與可靠性.

2.3 管理制度不完善

管理體制不完善導(dǎo)致該項(xiàng)工作實(shí)施難度大，無(wú)法提供有效的制度保障.首先，容易導(dǎo)致檔案丟失或重復(fù)歸檔的問(wèn)題，而且管理效率低下，一旦出現(xiàn)問(wèn)題將會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院日常工作的順利進(jìn)行.同時(shí)妨礙了醫(yī)療研究水平的提升，久而久之會(huì)降低醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力.其次，增大了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，無(wú)法快速準(zhǔn)確地調(diào)取相關(guān)資料，降低了醫(yī)療人員的工作效率，影響了醫(yī)療服務(wù)體驗(yàn)，容易誘發(fā)患者與醫(yī)院之間的糾紛問(wèn)題.

2.4 檔案收集效率低

醫(yī)院以往的檔案管理方法較為粗糙，不重視細(xì)節(jié)問(wèn)題，導(dǎo)致一些重要檔案被遺漏，在醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展中埋下了隱患.相關(guān)人員重視程度不足也對(duì)檔案收集效率產(chǎn)生了不良影響，一定程度上增大了檔案收集與歸檔難度.另外，很多醫(yī)院還缺乏統(tǒng)一有效的管理模式，工作人員只按照以往經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行工作，科學(xué)性與實(shí)效性較低，嚴(yán)重限制了醫(yī)院的發(fā)展腳步.

2.5 工作人員能力較差

人員是影響醫(yī)院檔案管理效果的重要因素，降低了該項(xiàng)工作的管理水平.一般情況下，檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)由技術(shù)人員升遷為管理人員，缺少豐富的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與管理經(jīng)驗(yàn)，不具備前瞻性眼光，不僅降低了管理效率，還容易阻礙醫(yī)院檔案管理的未來(lái)發(fā)展.另外，一些操作人員的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì)有限，無(wú)法為檔案管理工作提供有效助力.隨著時(shí)代發(fā)展進(jìn)步，精細(xì)化管理對(duì)工作人員的能力要求逐漸提高，需予以重視，保障工作質(zhì)量.

3 醫(yī)院檔案建設(shè)中精細(xì)化管理的有效措施

3.1 明確精細(xì)化管理目標(biāo)

目前，精細(xì)化管理已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作的新目標(biāo)，相關(guān)人員應(yīng)以該目標(biāo)為基礎(chǔ)，有針對(duì)性的制定發(fā)展方案，提高管理水平，為醫(yī)院的快速穩(wěn)定發(fā)展打好基礎(chǔ).首先，工作人員應(yīng)詳細(xì)了解醫(yī)院的真實(shí)情況與總體發(fā)展目標(biāo)，在此基礎(chǔ)上合理規(guī)劃?rùn)n案管理策略.值得注意的是，為了夯實(shí)基礎(chǔ)，穩(wěn)步提高管理效率，還可以在大背景下制定短期目標(biāo).其次，明確權(quán)責(zé)，醫(yī)院檔案管理涉及較多部門(mén)，需加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通交流，將責(zé)任落實(shí)到各分管部門(mén)，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決.最后，可給予工作績(jī)效優(yōu)異的部門(mén)適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，以此調(diào)動(dòng)員工的工作積極性與熱情，從而確保該項(xiàng)工作迅速落實(shí).

3.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

建立健全醫(yī)院檔案管理制度是完善管理工作的重要手段，可從下幾方面入手加強(qiáng)制度建設(shè).第一，科學(xué)融入精細(xì)化管理理念.精細(xì)化管理固然具有重要作用，但融入方法不科學(xué)也會(huì)影響管理效率，需將其與醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行有機(jī)融合，從而進(jìn)一步提高醫(yī)院的整體管理水平.第二，合理劃分管理步驟.精細(xì)化管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)是注意細(xì)節(jié)問(wèn)題，需對(duì)每個(gè)操作環(huán)節(jié)都進(jìn)行合理劃分，盡量提高管理水平.第三，完善考核評(píng)價(jià)制度.根據(jù)考核結(jié)果評(píng)價(jià)工作人員的能力，激發(fā)員工的工作熱情，并及時(shí)淘汰不合格員工，以免影響醫(yī)院檔案管理效率.

3.3 做好檔案整理和歸檔

在檔案整理與歸檔過(guò)程中應(yīng)用精細(xì)化理念具有重要意義，工作人員需注重檔案的完整性，不可忽略任何應(yīng)收入檔案的資料，避免檔案丟失后增加后期工作負(fù)擔(dān).針對(duì)不同類(lèi)型的檔案，需采用不同手段進(jìn)行分類(lèi)處理，例如需將醫(yī)生處方和藥品購(gòu)置清單劃分為不同類(lèi)別.實(shí)行醫(yī)院檔案精細(xì)化管理大大提高了科學(xué)性、條理性和細(xì)致性，有助于優(yōu)化醫(yī)院管理模式，促進(jìn)醫(yī)院又好又快的發(fā)展.

3.4 加大信息化建設(shè)力度

當(dāng)今社會(huì)的信息化程度大幅度提升，基于此，在醫(yī)院檔案管理中加大信息化建設(shè)力度意義重大，可確保該項(xiàng)工作有序開(kāi)展，能為醫(yī)院的其他工作提供有效助力.隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)化升級(jí)，一些檔案管理軟件應(yīng)運(yùn)而生，有利于實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，避免在資料收集、整理及歸檔過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò).傳統(tǒng)人工信息錄入的方式不僅效率不高，還容易遺漏信息，信息化技術(shù)的應(yīng)用解決了這一問(wèn)題，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，節(jié)約了人力成本，有助于提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力.另外，加大信息化建設(shè)力度還可以提高資料查閱速度，方便醫(yī)院各科室工作，提高了信息利用率.

3.5 建立責(zé)任體系

科學(xué)完善的醫(yī)院檔案管理責(zé)任體系能有效約束相關(guān)人員的工作行為，提高了各部門(mén)的工作效率，對(duì)醫(yī)院的良好發(fā)展產(chǎn)生了積極影響.一般來(lái)說(shuō)，醫(yī)院需安排一位副院長(zhǎng)專(zhuān)門(mén)管理醫(yī)院檔案，協(xié)調(diào)各方工作，并根據(jù)精細(xì)化管理理念安排各項(xiàng)任務(wù)，提高檔案管理的精細(xì)化程度.為了全面強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作，還可以面向社會(huì)招聘專(zhuān)業(yè)的管理人員，利用其豐富的工作經(jīng)驗(yàn)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)為醫(yī)院發(fā)展打好基礎(chǔ).所有醫(yī)院檔案管理人員都需簽訂崗位職責(zé)承諾書(shū)，明確自身應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任.如果檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題，醫(yī)院可直接向負(fù)責(zé)人問(wèn)責(zé)，以此保證該項(xiàng)工作順利落實(shí).

3.6 提高管理人員的能力

為了提高管理水平，需打造一支高水平的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍.（1）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn).醫(yī)院可定期為檔案管理人員安排專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，聘請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行指導(dǎo)，幫助其了解精細(xì)化管理知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)水平.安排工作人員外出參觀學(xué)習(xí)，借鑒其他醫(yī)院先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)與模式，為自身發(fā)展奠定基礎(chǔ).此外，在院內(nèi)還可積極開(kāi)展學(xué)術(shù)活動(dòng)，營(yíng)造輕松和諧的學(xué)習(xí)氛圍，督促檔案管理人員提高專(zhuān)業(yè)能力與綜合素質(zhì).（2）提高創(chuàng)新意識(shí).創(chuàng)新意識(shí)可為醫(yī)院檔案管理工作注入新的力量，對(duì)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用.工作人員需學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理理念，熟練掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與科學(xué)方法，并了解包括計(jì)算機(jī)技術(shù)在內(nèi)的信息化技術(shù)，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的快速提升.

4 總結(jié)

近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)藥行業(yè)的發(fā)展形勢(shì)越來(lái)越嚴(yán)峻，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位就必須提高管理水平，實(shí)施檔案精細(xì)化管理，為醫(yī)院的健康發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持，從而提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力與社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力.針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題，可通過(guò)加強(qiáng)制度建設(shè)、加大信息化建設(shè)力度、提高管理人員能力等措施加以解決，不斷提高檔案管理的精細(xì)化與智能化程度，促進(jìn)醫(yī)院的良好發(fā)展.

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