論檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化

徐兵 慶安縣地方道路養(yǎng)護(hù)管理所

檔案主要記錄各種類型的信息，如人類文明、重要的實際活動和科學(xué)研究成果，它們具有非常重要的價值，是促進(jìn)社會進(jìn)步和發(fā)展的重要動力。隨著社會的發(fā)展，越來越多的關(guān)于檔案的信息增加了管理人員的困難。在信息時代，為了使檔案管理現(xiàn)代化，我們必須加強(qiáng)實際工作的基礎(chǔ)工作，提高其管理水平，并應(yīng)用各種先進(jìn)的信息技術(shù)來實現(xiàn)其目標(biāo)，并促進(jìn)檔案的健康。從這個角度看，基本工作在檔案管理工作中占有非常重要的地位。

一、當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作實施的現(xiàn)狀及問題

從中國檔案的現(xiàn)狀來看，收集的檔案信息數(shù)量多，時間長的特點。大多數(shù)都使用封閉的管理方法，即加強(qiáng)檔案收藏，不要丟失文件。然而，我們需要注意的是，在檔案管理過程中，管理人員使用不同的質(zhì)量規(guī)范來管理檔案，這導(dǎo)致了各種各樣的問題。主要表現(xiàn)在以下方面：管理過程中檔案信息的數(shù)量沒有標(biāo)準(zhǔn)化的特征，沒有目錄編號，多卷的現(xiàn)象，管理人員在準(zhǔn)備標(biāo)題過程中沒有標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)題編寫內(nèi)容不相符的內(nèi)容，從而不利于管理人員的后續(xù)管理。大多數(shù)卷案沒有目錄，當(dāng)信息技術(shù)應(yīng)用時，用戶不能信息搜索存檔。在這種情況下，這些問題在很大程度上阻礙了檔案部門的發(fā)展，這迫使管理者采取最有效的措施來解決問題，以提高檔案的管理水平。

二、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理水平

(一)檔案館藏去粗取精，對檔案信息全面普查

對館藏信息的全面審查是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的主要任務(wù)。目前，大多數(shù)檔案在信息管理過程中沒有記錄，許多知識檔案是復(fù)雜和混亂的，這不利于管理人員的管理。對于已經(jīng)過期或未使用的文件，我們可以提高檔案信息管理的有效性。

(二)案卷重新組合，實現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化

檔案中，大多數(shù)檔案內(nèi)容太厚和相對好壞參半，這就要求管理人員對其合并和收集檔案，其中有密切關(guān)聯(lián)文件相組合，還要求管理人員負(fù)責(zé)確保在案卷的標(biāo)準(zhǔn)化。由于文件的重新組織，不僅可以改進(jìn)檔案管理級別，還可以改進(jìn)檔案的利用率，并使檔案管理的現(xiàn)代化和自動化更容易。

(三)對案卷統(tǒng)一分類，方便用戶對檔案信息的檢索

在檔案管理領(lǐng)域，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用使用戶能夠檢索有關(guān)文件的信息，并滿足用戶的需要，嚴(yán)格遵守國家規(guī)定。然后將一套完整的分類規(guī)則嚴(yán)格按照這條規(guī)則進(jìn)行分類，并將數(shù)據(jù)庫信息的分類號統(tǒng)一起來，從而促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，并達(dá)到所需的管理結(jié)果。

(四)規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

該檔案的分類號保證了搜索的查全率，而標(biāo)題的準(zhǔn)確性可以保證搜索的準(zhǔn)確性。然而，僅僅確保查全率是不夠的，還需要同時進(jìn)行登記，以便在登記時將標(biāo)題標(biāo)準(zhǔn)化。所有申請批準(zhǔn)的文件都寫了“請求”，而那些不需要批準(zhǔn)的文件就會寫“報告”，因此可以區(qū)分每個文檔在研究中的實質(zhì)性作用。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

在檔案管理的所有方面，計算機(jī)數(shù)據(jù)的編制是一個主要的項目，特別是對于有大量時間建立圖書館的完整檔案，因為收集多個文件的工作不僅重要。如果沒有一套標(biāo)準(zhǔn)化的程序和工作方法，計算機(jī)就不能使用，因為數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備不足，甚至直接影響到檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

四、推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)

為了更好地開發(fā)檔案管理的基礎(chǔ)，需要充分應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，以提高數(shù)據(jù)庫管理工作的效率，特別是在檔案管理研究中。關(guān)鍵詞搜索、索引等都是快速而簡單的。此外，在某種程度上，促進(jìn)檔案管理的基本工作的現(xiàn)代化，可以避免某些人的錯誤，并增加存檔信息的準(zhǔn)確性。隨著技術(shù)的現(xiàn)代化，檔案信息在不同的地區(qū)被分割，檔案逐漸被計算機(jī)化。

五、加強(qiáng)對檔案管理基礎(chǔ)工作的管理監(jiān)督力度

有效的數(shù)據(jù)庫管理工作的發(fā)展必須加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督，明確每個人員的具體責(zé)任，負(fù)責(zé)監(jiān)督記錄的管理，并定期對工作人員的工作進(jìn)行檢查。每個員工都在認(rèn)真地工作。此外，還需要改進(jìn)檔案管理程序，指定特定于檔案的操作程序，并要求員工按照特定的程序執(zhí)行檔案管理任務(wù)。

六、提升員工的檔案意識和服務(wù)意識

對檔案管理人員的定期培訓(xùn)使員工能夠組織和歸檔文件，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并提高員工的意識，無論是檔案工作還是檔案工作管理都必須改善員工的服務(wù)精神，同時，在信息時代的推廣工作中，檔案管理工作可以在網(wǎng)上進(jìn)行，為檔案服務(wù)提供便利，并確保服務(wù)的質(zhì)量。有效部署管理工作。

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