財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)流程探究

于振威

[摘要]財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)是近幾年才引進(jìn)國(guó)內(nèi)并逐步得到應(yīng)用的新的財(cái)務(wù)管理形式，其主要目的在于處理大型企業(yè)集團(tuán)在財(cái)務(wù)工作中產(chǎn)生的重復(fù)投入與效率較低等情況?；诖?，文章從方案制定、遷移實(shí)行和項(xiàng)目管理這幾個(gè)方面對(duì)財(cái)務(wù)公共服務(wù)中心的創(chuàng)建流程展開了詳細(xì)分析，希望能為各大型企業(yè)集團(tuán)創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心帶來理論依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心 方案制定 遷移實(shí)行 項(xiàng)目管理

隨著網(wǎng)絡(luò)及信息化時(shí)代的發(fā)展，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在很多跨國(guó)企業(yè)及國(guó)內(nèi)大型企業(yè)集團(tuán)中得到了推行應(yīng)用。作為一種新型財(cái)務(wù)管理模式，其創(chuàng)建后能夠有效完善組織框架、提高核算工作效率、減少財(cái)務(wù)核算經(jīng)費(fèi)以及給企業(yè)營(yíng)造最大化價(jià)值，其立于市場(chǎng)的角度為公司內(nèi)外部用戶帶來科學(xué)的財(cái)務(wù)服務(wù)。

一、財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的創(chuàng)建流程

（一）方案制定過程

為保證方案制定方向的明確性，一般在方案制定的初期階段實(shí)施高階設(shè)計(jì)，且將之視為方案制定的重要部分，主要內(nèi)容是組織架構(gòu)、高級(jí)程序、服務(wù)管理結(jié)構(gòu)和技術(shù)與環(huán)境的設(shè)計(jì)，隨后對(duì)遷移展開合理設(shè)計(jì)。這個(gè)階段的規(guī)劃以共享服務(wù)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)方法論為基礎(chǔ)理論，主要從如下幾方面進(jìn)行綜合分析：

（1）選址：企業(yè)能夠結(jié)合國(guó)家頒布的外包示范城市列表及自身的實(shí)際狀況初步選擇出候選城市且加以評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)需要從商務(wù)條件、基礎(chǔ)建設(shè)、人力資源和經(jīng)營(yíng)成本這幾個(gè)方面來思考。

針對(duì)商務(wù)條件，企業(yè)首先需全面分析所選城市內(nèi)共享服務(wù)系統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)集中性，對(duì)城市整體競(jìng)爭(zhēng)力提高加以預(yù)測(cè)，掌握該城市行政部門的工作效率與城市生態(tài)的美化度。另外，還需對(duì)社會(huì)保障、城市治安、交通安全等加以評(píng)價(jià)。對(duì)于基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目主要包含通信系統(tǒng)、出行工具、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和路網(wǎng)設(shè)施等。最后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)人員基礎(chǔ)文化涵養(yǎng)、受教育程度加以評(píng)價(jià)，且對(duì)高專以上學(xué)歷的人員進(jìn)行分析，由此評(píng)價(jià)預(yù)測(cè)財(cái)務(wù)人才聘選的難以程度。除此之外，企業(yè)對(duì)所選城市人員人均薪資與辦公空間租金展開了解與評(píng)價(jià)，由此明確創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)將要投入的資金費(fèi)用。

（2）流程：財(cái)務(wù)工作的流程包含采購支付、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、訂單收款、投資費(fèi)用、成本結(jié)算、總賬報(bào)表制定、文件管理及主信息管理。其中，部分業(yè)務(wù)循環(huán)與工作范圍也需進(jìn)行明確的分類及規(guī)定，訂單制度能根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)狀況及管理要求加以調(diào)整。

（3）組織：企業(yè)在組織設(shè)計(jì)過程，首先應(yīng)當(dāng)確定財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)、企業(yè)總部財(cái)務(wù)、地區(qū)財(cái)務(wù)之中的職責(zé)分類與合作關(guān)系，如此可以更好實(shí)施財(cái)務(wù)共享的業(yè)務(wù)安排。財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)在組織設(shè)計(jì)過程需要根據(jù)流程職能科學(xué)分工、管理范圍扁平化、管理人員專業(yè)化轉(zhuǎn)變、后臺(tái)支撐職能專職化的機(jī)理，財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的職責(zé)根據(jù)流程職能劃分，建立出財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)。

（4）信息技術(shù)。要由企業(yè)信息部門結(jié)合財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的作業(yè)范圍、工作量多少，采購適當(dāng)?shù)挠布④浖O(shè)備，并派遣專人來進(jìn)行嚴(yán)格管理和維護(hù)。

（二）遷移實(shí)行過程

（1）整體方案的建立。首先需建立遷移的方案，建立遷移的隊(duì)伍，接著制定相關(guān)的遷移管理制度，隨后再選取遷移的途徑、基本職責(zé)以及遷移的設(shè)施。

（2）試點(diǎn)區(qū)域遷移。在進(jìn)行遷移前需選好地方、優(yōu)化系統(tǒng)、明確人員、對(duì)業(yè)務(wù)展開簡(jiǎn)要的分析。正式遷移時(shí)要組織針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)流程計(jì)劃的培訓(xùn)，選擇差異處理計(jì)劃，統(tǒng)計(jì)進(jìn)行財(cái)務(wù)共享的人員，整合相關(guān)資料。切換環(huán)節(jié)實(shí)施切換檢查，處理遺留的問題后展開人員的遷移、工作總結(jié)以及方案修整。遷移后重點(diǎn)處理過度階段產(chǎn)生的不足。

（三）項(xiàng)目管理

（1）方案制定過程。企業(yè)通常不注重地址的選取，缺少確定的目標(biāo)與清楚的實(shí)施計(jì)劃，沒有對(duì)系統(tǒng)及法規(guī)進(jìn)行有效評(píng)價(jià)，未兼顧到財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的管理和經(jīng)營(yíng)，缺少共享服務(wù)系統(tǒng)管理結(jié)構(gòu)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、績(jī)效考評(píng)、內(nèi)部控制機(jī)制等，在初始過程就給共享服務(wù)系統(tǒng)的創(chuàng)建隱埋下了較大的安全隱患。

企業(yè)要詳細(xì)研究選址應(yīng)當(dāng)考慮的因素，讓專業(yè)人員提出建議，且在商業(yè)案例實(shí)施前和高層確定最后的地址；確定目標(biāo)與實(shí)施途徑，根據(jù)企業(yè)本身特征、運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)，建立目標(biāo)模式與過渡模式；咨詢?nèi)藛T需掌握不同地方法律法規(guī)的差異性，并與用戶團(tuán)隊(duì)一同和本地稅務(wù)部門進(jìn)行交流。

（2）遷移實(shí)行過程。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立遷移成熟度評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)高層管理人員之間要進(jìn)行交流溝通與確認(rèn)后在建立遷移策略與方案。結(jié)合遷移成熟度執(zhí)行遷移方案，根據(jù)遷移流程與遷移地址，設(shè)置模擬檢測(cè)時(shí)間。盡早了解核心人員并使之參與項(xiàng)目管理，根據(jù)遷移地址、兼顧業(yè)務(wù)差異性，組建強(qiáng)化的知識(shí)轉(zhuǎn)移隊(duì)伍，設(shè)計(jì)并實(shí)行科學(xué)的挽留人才措施與獎(jiǎng)勵(lì)制度，在過渡期以前及期間對(duì)人員進(jìn)行科學(xué)的咨詢輔導(dǎo)，對(duì)于人員的充分配置，要防止人才外流；及早選擇辦公場(chǎng)所以留出時(shí)間開展裝修、測(cè)試機(jī)培訓(xùn)工作，做好新招人員的預(yù)算工作，為企業(yè)招攬大量人才。

（3）運(yùn)營(yíng)過程。進(jìn)到運(yùn)營(yíng)過程以后，尤其是進(jìn)到穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)階段后，大型集團(tuán)公司往往會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門服務(wù)水平降低、流程調(diào)整難以實(shí)施等情況。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在改革以前做好基準(zhǔn)服務(wù)質(zhì)量與人員分配數(shù)量方面的準(zhǔn)備工作，在服務(wù)質(zhì)量合同上確定規(guī)定服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)施前明確管理體系，要求業(yè)務(wù)部門主動(dòng)管理；在啟動(dòng)前確定實(shí)施業(yè)務(wù)的新渠道，包含當(dāng)?shù)厝藛T與財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)人員之間的職責(zé)劃分，進(jìn)行測(cè)試與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)并處理好正式的業(yè)務(wù)確定準(zhǔn)備工作，實(shí)行服務(wù)KPI的測(cè)試與績(jī)效管理程序，找出存在的缺陷及出現(xiàn)的主因。

在該階段，企業(yè)在項(xiàng)目管理過程還應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)合項(xiàng)目組促進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施，在企業(yè)內(nèi)部及外部來同步管理財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)，可以給項(xiàng)目的實(shí)行帶來更多的保障，避免風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

二、結(jié)束語

綜上所述，文章詳細(xì)介紹了財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)創(chuàng)建的流程，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)企業(yè)創(chuàng)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)提供參考依據(jù)，并促使我國(guó)財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的創(chuàng)建流程能夠更為完善，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的作用，推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。