高校教師檔案管理的幾點(diǎn)思考

王偉

[摘要]高校教師檔案是高校掌握在校教師信息并合理安排和調(diào)度人力資源重要信息來(lái)源。然而，一些高校在檔案管理方面存在諸多問(wèn)題，根本無(wú)法有效地發(fā)揮檔案資源的作用，本文分析檔案管理中存在的問(wèn)題，提出高校教師檔案管理的基本思路。

[關(guān)鍵詞]高等學(xué)校 教師 檔案

一、高校教師檔案管理的重要性

高校教師檔案是高校掌握在校教師信息并合理安排和調(diào)度人力資源的重要信息來(lái)源。檔案是高等學(xué)校人力資源管理信息的重要載體，高校教師檔案是一所學(xué)校教師各類信息的重要資料庫(kù)，它反映這所學(xué)校在校教師的基本狀況和學(xué)校制定人才計(jì)劃的主要依據(jù)。能否對(duì)高校教師檔案進(jìn)行正確的、科學(xué)的、完整的歸檔與管理，對(duì)于高校的發(fā)展和教師的發(fā)展都有著決定性的作用。

對(duì)于一所高校本身來(lái)說(shuō)，一個(gè)完整的能夠反映教師的人事?tīng)顩r、學(xué)術(shù)狀況、科研狀況和身體健康狀況等詳細(xì)信息的檔案是高校進(jìn)行人力資源調(diào)度的主要依據(jù)，也是對(duì)于高等學(xué)校對(duì)人才發(fā)展總趨勢(shì)的具體掌控。同時(shí)，通過(guò)科學(xué)，規(guī)范的檔案管理，高?？梢詫?duì)在校教師的詳細(xì)情況有一個(gè)整體性的把握，這對(duì)于一所學(xué)校在制定學(xué)校教師隊(duì)伍發(fā)展規(guī)劃和學(xué)校未來(lái)發(fā)展方向的規(guī)劃時(shí)，都有著至關(guān)重要的作用。

對(duì)于高校教師個(gè)體來(lái)說(shuō)，一份完整的、規(guī)范的檔案是教師工作中評(píng)定業(yè)績(jī)和考察教學(xué)成效的依據(jù)，也是對(duì)教師歷年來(lái)工作成果的重要反映。同時(shí)，也是一名教師成長(zhǎng)和進(jìn)步的重要反映。檔案在教師自身進(jìn)修和發(fā)展的過(guò)程中是一份重要的參考，并始終貫穿于教師事業(yè)的發(fā)展過(guò)程中。

二、高校教師檔案管理中存在的問(wèn)題

1.高校對(duì)教師檔案管理重視程度普遍不夠。在目前我國(guó)高校尤其是在一些地方院校和民辦高校對(duì)教師檔案管理重視程度普遍不夠，在高校的各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)中，檔案管理普遍一直處于可有可無(wú)的尷尬境地。有的高校甚至只設(shè)立了教師的人事檔案，卻忽視了專業(yè)檔案等其他重要檔案內(nèi)容的管理。這些情況主要源于高校以及高校老師對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案制度無(wú)關(guān)輕重，于是導(dǎo)致了檔案管理部門的衰退，進(jìn)而不再能為高校的建設(shè)與發(fā)展提供信息上的支援。

2.高校教師檔案管理模式分散。現(xiàn)如今高校在教師檔案的管理上，普遍存在部門職責(zé)不明、管理人員專業(yè)水平不佳、工作拖延滯后等問(wèn)題。因而導(dǎo)致了教師檔案資源不完整，疏漏嚴(yán)重，難以順利地歸檔、保存、分類和利用有效的檔案信息。高校檔案管理模式上的松散，造成了人員冗雜、檔案管理工作無(wú)法落實(shí)的后果。而原始的辦公方式和檔案收集模式，使得在存檔地點(diǎn)變更或是檔案機(jī)構(gòu)合并的過(guò)程中還有檔案遺漏和丟失的現(xiàn)象不時(shí)發(fā)生。

3.檔案管理制度尚不完善。目前，由于高校教師檔案管理制度不健全，管理機(jī)制不完善，造成廣大教師和部分管理人員檔案意識(shí)淡漠，少數(shù)人甚至把檔案材料看成是自己的獨(dú)有成果，不愿向?qū)W校移交，給業(yè)務(wù)檔案資料的搜集、管理帶來(lái)困難，有的可能造成不可估量的損失。高校在檔案管理工作方面沒(méi)有一個(gè)行之有效的制度，是導(dǎo)致檔案管理工作混亂的重要原因之一。大部分高校在檔案管理工作方面缺乏科學(xué)的管理體制來(lái)為檔案工作的順利進(jìn)行和檔案管理人員的專業(yè)水平培訓(xùn)提供有力的保障。

4.管理手段較落后。教師業(yè)務(wù)檔案信息內(nèi)容廣泛，涉及面廣，科研和學(xué)術(shù)含量高，需要建立快速、高效、系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理模式與之相適應(yīng)。但是，目前大部分高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理手段尚處在人工操作或半人工操作狀態(tài)，使教師業(yè)務(wù)檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔等技術(shù)嚴(yán)重滯后，從而影響到教師業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開(kāi)發(fā)。

5.隊(duì)伍建設(shè)滯后。高校的基層檔案工作人員大部分是兼職，并且是非檔案專業(yè)人員。這部分人員，不僅工作變動(dòng)頻繁，而且缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)，從事檔案管理工作的能力和經(jīng)驗(yàn)不足，無(wú)論在精力上，還是業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心、檔案意識(shí)等方面都很難勝任檔案基層管理工作。這種狀況，導(dǎo)致教師業(yè)務(wù)檔案資料不能及時(shí)收集、歸檔，甚至流失，從而影響了入館檔案的數(shù)量和質(zhì)量。

三、高校教師檔案管理的發(fā)展方向

1建立科學(xué)化、體制化和規(guī)范化教師檔案管理體制。通過(guò)建立合理的檔案管理模式和監(jiān)督機(jī)制，高?？梢悦鞔_教師檔案管理中各部門、各崗位的職責(zé)，從而保證教師信息的順利收集、匯總、歸檔都有專人負(fù)責(zé)，形成規(guī)范性的檔案管理制度。同時(shí)，應(yīng)成立統(tǒng)一的檔案部門，將教師檔案進(jìn)行整理和歸檔，既要確保在教師檔案信息收集過(guò)程中的完整性，又要保證在檔案儲(chǔ)存過(guò)程中的安全性與保密性，防止檔案的丟失與泄露。

2科學(xué)規(guī)范教師檔案歸檔的內(nèi)容。高校教師考核辦法規(guī)定，聘請(qǐng)、任命教師必須從德、能、勤、績(jī)、廉五個(gè)方面來(lái)考核。因此，教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容也要圍繞這五個(gè)方面來(lái)確定，并結(jié)合教學(xué)實(shí)際來(lái)確定。

3.完善教師檔案管理程序方法。教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理，分為初級(jí)搜集和后期整理兩個(gè)階段。搜集是基礎(chǔ)，整理是加工，兩者相輔相成，缺一不可。檔案員要按照檔案管理規(guī)范化的要求和工作內(nèi)容，及時(shí)、全面地搜集教學(xué)的有關(guān)資料、數(shù)據(jù)，并進(jìn)行初步整理，采取按人和按年度分類立卷的方法，做到既有定量的記載，又有定性的結(jié)果。可較多地采用數(shù)據(jù)加表格的形式，并及時(shí)輸入教師突出的表現(xiàn)信息，使教師檔案有足夠的量的儲(chǔ)存。對(duì)于定性方面的材料，檔案員應(yīng)在學(xué)年結(jié)束或某一項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后，組織相關(guān)人員審理有關(guān)材料，寫出真實(shí)的考核評(píng)語(yǔ)，填入案卷中。建立全校性教師綜合評(píng)價(jià)檔案，這也是對(duì)學(xué)校教學(xué)情況的綜合評(píng)價(jià)。

4.加快檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化步伐。計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的普遍應(yīng)用，客觀上提出了依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化要求，建立教師業(yè)務(wù)檔案信息網(wǎng)是快速、準(zhǔn)確地開(kāi)發(fā)利用教師業(yè)務(wù)檔案信息資源的有效途徑。高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理，要改變傳統(tǒng)人工操作、手工管理的落后局面，必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，要建立統(tǒng)一、系統(tǒng)、完整、操作性強(qiáng)的教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，以保證教師業(yè)務(wù)檔案的齊全、完整，不僅能大大提高工作速度，而且能減少調(diào)閱檔案的次數(shù)，避免不必要的重復(fù)勞動(dòng)，還能實(shí)現(xiàn)檔案之間的內(nèi)容互補(bǔ)，發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案資料的效用。

5.重視檔案管理人員培養(yǎng)。專業(yè)化的業(yè)務(wù)檔案人才隊(duì)伍是檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。因此，學(xué)校要特別重視業(yè)務(wù)檔案人才的選拔和培養(yǎng)；檔案管理工作人員要加強(qiáng)自身的文化和專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代技術(shù)學(xué)習(xí)，不僅要有較高專業(yè)知識(shí)，而且要有掌握計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用的能力，特別是現(xiàn)代化檔案管理能力，不斷提高自身的修養(yǎng)和素質(zhì)。這樣才能適應(yīng)建立全面系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)程度高的業(yè)務(wù)檔案管理要求。高校應(yīng)注意檔案管理人才的專業(yè)化。檔案制度的確立、工作的順利組織與進(jìn)行都需要專業(yè)的檔案人才為基礎(chǔ)，才能發(fā)揮檔案制度最大的優(yōu)勢(shì)。