單位人事檔案管理問題及對策研究

（延邊人民出版社，吉林 延吉 133000）

人事檔案集中了單位中工作人員很多的重要信息，是單位中員工調動的重要依據(jù)。但是在人事檔案管理中也會存在很多的問題，為此就需要我們不斷跟隨時代的變化，不斷地轉變檔案管理的手段和方法，更好地適應如今信息化、技術化的時代發(fā)展，為單位的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎。

一、單位人事檔案管理中存在的問題

（一）管理方式落實，利用水平低下

我國單位傳統(tǒng)的人事檔案管理的方式都比較落后，缺乏技術性和信息化。大多數(shù)的單位依舊是沿襲以往的人事檔案管理的方式，每次在人員調動時，或者需要查找相關的人員詳細信息資料時，都需要有關部門的人員對相應的資料進行整理，整理的手段依舊是從眾多的資料中檢索。這種方式不僅浪費時間和精力，更是與當今信息化的時代相脫軌，在很大的程度上對于我國單位工作人員的工作效率實現(xiàn)了縮減，降低了事業(yè)單位中人員的配置。

（二）管理人員沒有專業(yè)的管理知識和意識

我國單位中的人事檔案管理的工作人員并非是專業(yè)的檔案管理人員，很多都是靠各種其他途徑進來的工作人員，他們沒有專業(yè)的知識以及能力，沒有接受過專業(yè)的信息化管理學習，缺乏專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，更缺乏積極的工作精神。在面對突發(fā)事件的時候，沒有應急處理的能力，例如檔案被盜竊、火災等等一些緊急事件中，沒有能力及時搶救檔案，沒有辦法準確地找到缺失的資料。

（三）管理方式落后，人事材料準備不充分

我國很多的事業(yè)單位都專門地設立了人事檔案的管理部門，并對檔案的管理部門進行了統(tǒng)一的管理，但是依舊存在的一個問題就是檔案部門自身的管理不健全，管理的方式缺乏有效性和完整性，而且部門的配套設施也不健全。隨著我國對事業(yè)單位進行大改革的進行，事業(yè)單位涌入了大量的人才，如何對這些人力資源信息檔案進行有效管理與核實是人事檔案管理中一個十分重要的問題。很多的時候，事業(yè)單位中的檔案管理部門不夠重視，對于資料的收集和整體也沒有明確的規(guī)定，對資料的真實性也缺乏重視，如今這種散漫的管理方式越來越跟不上時代的發(fā)展，出現(xiàn)了與時代與單位發(fā)展相脫節(jié)的現(xiàn)象。

二、單位人事檔案管理問題的對策研究

（一）實現(xiàn)人事檔案管理的信息化

在我國，對事業(yè)單位進行大改革之后，我國的事業(yè)單位人員不斷增加，不僅給事業(yè)單位中的人力資源部門帶來更大的挑戰(zhàn)，也給事業(yè)單位中的人事檔案部門帶來了很大的挑戰(zhàn)。同時，這就需要單位中的人事檔案管理部門不斷跟上時代的發(fā)展，做出應有的對策。檔案管理部門可以采用信息化的處理方式來對單位中的檔案進行管理。充分利用大數(shù)據(jù)時代的信息處理方式和信息處理手段，對單位中的人事檔案有效地進行信息化管理與完善。對單位中的人事檔案進行錄入、保存、審查、核實等。這種便捷化的信息處理方式有效地提高了單位中人事檔案管理人員的工作效率，實現(xiàn)單位中人才的優(yōu)化配置和發(fā)展。

（二）加大對人事檔案管理問題的宣傳

我國的事業(yè)單位長期以來一直深受傳統(tǒng)的思想的緊固，已經在一定的程度上影響了我國事業(yè)單位的發(fā)展。因此，現(xiàn)在需要上至領導層下至每一個普通的員工都要意識到，改革檔案管理問題迫在眉睫。同時，我國事業(yè)單位的檔案管理問題在很大的程度上與大家息息相關，需要大家的共同參與、共同的協(xié)作才可以實現(xiàn)。事業(yè)單位的人事檔案管理部門首先必須要通過各種途徑來加大宣傳的力度，如可以通過開會的形式來傳達，通過網路的形式發(fā)布公告，通過板報的形式來提出申明等等。使大家都可以很詳細地了解檔案管理存在的問題，讓每一個人都提出自己的觀點，參與到檔案管理完善中來。

（三）更新和完善我國事業(yè)單位檔案管理的制度

制度是保障我國事業(yè)單位有效運行的基礎，事業(yè)單位要想有效地、規(guī)范地運行，那么一個完善的制度就是必要的保障，如果一個組織沒有必要的制度來約束，那么就有可能被一些人所牽制。其的生存，發(fā)展就會受到影響。因此，如果想要實現(xiàn)組織人事檔案管理的有效發(fā)展，必須建立一個完善的、合理的內部管理制度，尤其是人事部門的檔案管理制度。建立、規(guī)范、完善我國事業(yè)單位的檔案管理制度是保障我國事業(yè)單位人事檔案部門有效運行的關鍵所在。

（四）提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質

隨著社會的發(fā)展、經濟的發(fā)展，不斷提高人事檔案管理人員的專業(yè)管理素質是提升檔案管理水平的重中之重。而發(fā)展教育，實施全面教育、全民教育則是提高勞動力素質、水平的重中之重。而對于我國的事業(yè)單位中的檔案管理部門來說。首先，要不斷提高工作人員的專業(yè)管理素質，在其工作中不斷學習新的管理思想。其次，要提升管理人員的科學水平，尤其是熟練使用電腦，使得他們的能力跟上時代的發(fā)展。

三、結束語

綜上所述，事業(yè)單位中的檔案管理一直以來是一個很重要的部門，對事業(yè)單位人員的穩(wěn)定發(fā)展有重要的作用，更對事業(yè)單位的進一步發(fā)展有重要的促進作用。但是事業(yè)單位的人事檔案管理在很大的程度上都是沿襲以往的工作方式進行的，這已經完全不適應如今信息化時代的發(fā)展，為此就需要根據(jù)時代的發(fā)展，不斷地完善人事檔案管理的制度建設。