電子信息技術在檔案管理中的應用探究

（貴州財經(jīng)大學學生處，貴州 貴陽 550025）

在檔案管理工作中，使用電子信息技術有利于改革以往的管理方式方法，編制完善的計劃方案，充分發(fā)揮電子信息技術的無紙張、系統(tǒng)化的管理作用，改革傳統(tǒng)檔案管理方式方法，提升整體工作效果。

一、電子信息技術在檔案管理中的特點分析

首先，采用電子信息技術開展檔案管理工作，有利于創(chuàng)建集成化的工作模式，轉變管理載體。與傳統(tǒng)的管理方式相較，電子信息技術的應用，可以將紙張內容轉變成為信息化的數(shù)字內容，利用計算機以及相關網(wǎng)絡技術開展管理工作，使用軟件技術作為載體進行檔案內容的保存處理，可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)化以及數(shù)字化的存儲模式。而傳統(tǒng)的管理方式主要依靠紙張以及實物作為載體，時間以及空間限制性較高，且針對內容進行存儲，對載體的依賴性較高。而在電子信息技術發(fā)展背景下，采用計算機開展管理內容的全程化操控處理，有利于轉變數(shù)據(jù)管理效能，實現(xiàn)信息交換的目的，打破傳統(tǒng)管理模式時間以及空間的局限性。且在信息技術的額營業(yè)之下，可以針對檔案進行電子文件、圖片以及虛擬圖表類型的處理，取代了傳統(tǒng)的紙張?zhí)幚砼c存儲方式，實現(xiàn)革新化的發(fā)展歷程。

其次，在采用電子信息技術開展管理工作之后，可以形成分類管理的改革模式。在傳統(tǒng)檔案管理期間，主要使用文書類型、基建類型、人事類型、科技類型等方式進行存儲，管理工作局限性很高，而在采用電子信息技術進行處理之后，能夠統(tǒng)一模塊標準，完善分類功能。與此同時，利用電子信息技術開展檔案的分類管理工作，有利于利用計算機以及相關的網(wǎng)絡信息技術開展工作，結合預期設定的目標，開展自動化指令活動，隨時針對管理內容進行調整。各個部門也可以結合具體的工作狀況，做好管理內容的分類處理。例如：企業(yè)在生產(chǎn)方面、經(jīng)營方面以及組織方面，都可以根據(jù)實際變動狀況隨時更改內容，也能夠結合自身的需求開展規(guī)范化的分類管理工作。

二、電子信息技術在檔案管理中的重要性

首先，有利于提升搜集便利性。使用電子信息技術進行的資料搜集處理，與傳統(tǒng)紙張搜集方式相較，具有便利性的優(yōu)勢，可通過信息化改革，節(jié)省紙張資源，并減少資料搜集期間的運輸問題，提升便利性以及有效性。對于信息化模式而言，一般利用計算機進行存儲，在搜集資料的時候，通過電子郵件或是U盤的形式傳輸，攜帶較為便利，可以轉變以往資料搜集方式的復雜工序，提升整體處理效果，滿足當前的管理需求。

其次，有利于提升保存的便利性。對于信息化技術而言，在保存文檔內容的過程中，可以將其輸入到計算機中。完成資料搜集工作以后，可以根據(jù)文檔類型進行分類的存儲，實現(xiàn)分類管理目的。與此同時，可以創(chuàng)建專業(yè)化的檔案庫開展存儲工作，一旦發(fā)生資料丟失的問題，迅速就可以恢復數(shù)據(jù)，更好地提升資料安全性。

最后，有利于提升檢索查詢工作便利性。在實際管理期間采用電子信息技術方式進行管理，可以將資料存儲在計算機中，轉變以往的紙張存儲與管理方式，通過計算機輸入關鍵詞，就可以快速檢索需要查找的內容。與此同時，在檔案內容發(fā)生改變的時候，還可以利用計算機系統(tǒng)更好地搜集相關主要內容，快速更改，能夠轉變以往紙張查找的環(huán)節(jié)，提升工作便利性，加快工作速度，轉變以往的工作形式，達到良好的處理目的。

三、電子信息技術在檔案管理中的應用建議

（一）樹立正確的觀念

在管理工作中采用電子信息技術，需要樹立正確的觀念，轉變以往的思想方式以及思維模式，充分意識到電子信息技術的重要性。隨著檔案管理難度的增加，已經(jīng)形成了保密以及復雜化的發(fā)展趨勢，管理工作顯得非常重要。尤其目前我國各個領域發(fā)展中檔案文化以及社會性質已經(jīng)開始向著弱化的方向發(fā)展，但是，利用范圍逐漸擴大，呈現(xiàn)出了發(fā)展矛盾問題，所以，為了積極解決此類問題，在實際管理工作中需要重視電子信息技術的應用，編制完善的計劃方案，充分意識到電子信息技術的重要性，在形成高度重視的基礎上，全面提升整體管理工作可靠性以及合理性，滿足當前的時代發(fā)展需求。與此同時，各個部門還需加大宣傳力度，做好電子信息技術應用方面的宣傳工作，使得各個部門都能在實際工作中重視電子信息技術在檔案管理中的應用。

（二）制定完善的統(tǒng)籌規(guī)劃方案

為了更好地采用電子信息技術開展工作，管理部門需要制定完善的統(tǒng)籌規(guī)劃方案，根據(jù)自身的發(fā)展需求以及特點，編制規(guī)劃內容，豐富管理方式方法。一般情況下，在使用電子信息技術的過程中，數(shù)據(jù)信息量很高，屬于較為系統(tǒng)并且煩瑣的工作，所以，應根據(jù)單位的狀況，制定關于電子信息技術的應用方案，做好各方面的規(guī)劃工作。例如：在館藏情況排查的時候，需要全面了解原始檔案的載體特點、類型以及數(shù)量，保證真實性，準確開展摸底工作，在了解原始情況之后，針對性地采用篩選電子信息技術方式進行處理，例如：掃描儀技術、相機技術、攝影機技術等等，以便于進行數(shù)字化的改革，形成科學化的管理機制。與此同時，還需重點開展分類處理工作，了解特殊工作的落實特點，通過對電子信息技術的分析探索，形成數(shù)字化的發(fā)展模式。

（三）數(shù)字化管理措施

在采用電子信息技術進行管理的過程中，為了更好地進行檔案管理，需要創(chuàng)建合理的數(shù)字化改革機制，正確搜集資源以及內容，提升管理工作水平。管理部門需要遵循有效性的原則，加快數(shù)字化的建設速度，提升管理價值，并增強工作的便利性。例如：在紙張載體掃描的時候，可能受到諸多因素的影響導致掃描參數(shù)不準確，圖像質量存在差異，所以，應根據(jù)數(shù)字化的發(fā)展與進程需求，開展各方面的改革以及創(chuàng)新活動，提升整體管理工作效果。

（四）分類搜集以及利用

為了更好地對檔案進行管理，在使用電子信息技術的過程中，需創(chuàng)建分類搜集以及整理模式，做好歸檔方面的數(shù)字化管理工作。例如：使用掃描儀進行處理，利用圖片的方式將其融入計算機中，將紙張內容轉變成為電子圖片，提升搜集處理效率。與此同時，還可以將數(shù)據(jù)信息錄入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，除了可以節(jié)約空間以及時間之外，還能促進內容的妥善保管。與此同時，電子信息技術的應用，還要創(chuàng)建專業(yè)化的管理機制，結合目前管理特點以及需求，更好地進行處理。采用計算機開展資料搜集以及利用工作，很容易受到網(wǎng)絡因素以及其他因素的影響，導致檔案內容的安全性降低，甚至受到惡意篡改，嚴重影響管理工作效果。所以，為了更好地將計算機技術應用其中，在電子信息技術合理應用的情況下，使用防火墻技術、病毒篩查技術等進行保護。也可以為檔案管理工作人員設定密碼口令，在進入系統(tǒng)之前輸入密碼口令，以免受到不法分子的侵襲。

（五）建設高素質人才隊伍

在檔案管理工作中，雖然已經(jīng)開始意識到電子信息技術應用的重要性，并在實際工作中滲透電子信息技術，但是，在實際工作中還存在人員素質問題。主要因為很多檔案管理人員尚未全方位掌握電子信息技術應用手法，工作形式老舊，沒有積極學習相關技術與專業(yè)知識，導致工作效率降低，難以充分發(fā)揮電子信息技術在其中的應用價值。所以，在實際工作中為了更好地采用電子信息技術開展管理工作，應建設高素質的人才隊伍，全面提升整體工作效果。首先，應聘用專業(yè)素質較高的優(yōu)秀人才，要求工作人員掌握豐富經(jīng)驗，在實際工作期間可以根據(jù)電子信息技術特點以及需求等完成目前的檔案管理任務，提升整體工作水平。其次，應對工作人員進行階段性專業(yè)知識以及先進技能的培訓，尤其是年齡較高的工作人員，由于缺乏接受新事物的積極性與能力，所以，在培訓工作中應重視此類工作人員的學習情況，利用科學化以及合理化的方式開展培訓活動。

四、結語

在采用電子信息技術進行管理的工作中，還需根據(jù)目前的實際情況以及發(fā)展特點，創(chuàng)建綜合性的管理模式，制定完善的考核方案，通過考核方式了解工作人員電子信息技術掌握情況，促進其向著更好的方向發(fā)展。