山東耐材集團(tuán)三體系內(nèi)部審核實(shí)踐

國(guó) 苗，周 磊，吳吉玉

1 前言

質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系（以下簡(jiǎn)稱(chēng)三體系）內(nèi)審是組織按照策劃的時(shí)間間隔由組織自己或以組織的名義進(jìn)行，用于組織內(nèi)部三體系運(yùn)行情況檢查，可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。三體系內(nèi)審的作用在于使三體系滿足評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)或其他約定文件的要求，向相關(guān)方提供可靠保證。它作為一種重要的管理手段，便于組織發(fā)現(xiàn)管理中的問(wèn)題，及時(shí)采取改進(jìn)措施，為順利通過(guò)第二方或者第三方審核做好準(zhǔn)備。有效的三體系內(nèi)部審核能夠給組織帶來(lái)潛在的經(jīng)濟(jì)效益。由于山東耐材集團(tuán)各個(gè)子分公司三體系發(fā)展不平衡，個(gè)別子分公司三體系內(nèi)部審核方案不夠系統(tǒng)，內(nèi)部審核人員不夠?qū)I(yè)或敬業(yè)，導(dǎo)致內(nèi)部審核工作不夠深入，致使內(nèi)審人員在三體系內(nèi)部審核工作中未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)三體系運(yùn)行中的不符合或者潛在不符合，影響了內(nèi)部審核質(zhì)量，降低了管理績(jī)效。針對(duì)類(lèi)似情況，山東耐火材料集團(tuán)公司通過(guò)有效開(kāi)展三體系集中審核，對(duì)內(nèi)部審核工作進(jìn)行策劃、實(shí)施、檢查和改進(jìn)，提高了三體系內(nèi)部審核質(zhì)量。

2 內(nèi)部審核實(shí)施過(guò)程

2.1 內(nèi)部審核工作的策劃

1）優(yōu)化內(nèi)部審核流程。山東耐材集團(tuán)三體系審核主管部門(mén)為確保內(nèi)部審核工作有序開(kāi)展，設(shè)計(jì)策劃了內(nèi)部審核流程，并不斷優(yōu)化。流程可以提煉為7個(gè)“統(tǒng)一”，即統(tǒng)一的內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃，統(tǒng)一的內(nèi)審員，統(tǒng)一的檢查表，統(tǒng)一的現(xiàn)場(chǎng)記錄表，統(tǒng)一的效果評(píng)價(jià)，統(tǒng)一的改進(jìn)要求，統(tǒng)一的跟蹤驗(yàn)證。

2）內(nèi)審員的選擇尤為重要。凡是參加集團(tuán)公司三體系內(nèi)部審核的人員必須由各個(gè)子分公司擇優(yōu)推薦。一個(gè)優(yōu)秀內(nèi)審員需要具備如下條件：工作認(rèn)真扎實(shí)，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題；經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的三體系內(nèi)審員培訓(xùn)；對(duì)集團(tuán)公司的關(guān)鍵管理過(guò)程和產(chǎn)品或者服務(wù)有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，具備良好的語(yǔ)言溝通能力。內(nèi)審組長(zhǎng)還應(yīng)具備管理和領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)審組的知識(shí)和技能，便于有效和高效地完成內(nèi)部審核工作。

3）內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃的編制。內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)策劃三體系內(nèi)部審核活動(dòng)，編制內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃。應(yīng)明確審核目的，審核范圍、審核準(zhǔn)則、審核重點(diǎn)、審核時(shí)間，審核所需的資源及審核首次、末次會(huì)議時(shí)間和參加人員等。為確保審核工作順利開(kāi)展，要求將內(nèi)審計(jì)劃于審核一周前通知受審核單位和所有內(nèi)審人員。

4）內(nèi)審前的準(zhǔn)備工作。內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)在進(jìn)行內(nèi)部審核前與受審核單位取得聯(lián)系，獲得其主要的文件信息，如管理手冊(cè)、程序文件和職責(zé)與權(quán)限等。為提高審核效率，確保審核效果，內(nèi)審人員應(yīng)根據(jù)內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃編制審核檢查表，明確審核的重點(diǎn)工作和審核思路。內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)對(duì)內(nèi)審人員編制的檢查表內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督檢查，便于查缺補(bǔ)漏。

2.2 內(nèi)部審核工作的實(shí)施

1）內(nèi)審首次會(huì)議的召開(kāi)。由內(nèi)審組長(zhǎng)主持首次會(huì)議，要求內(nèi)審人員和受審核單位主要負(fù)責(zé)人都要參加，以提高雙方的重視程度，重點(diǎn)是確認(rèn)內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃的可行性。內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)明確審核范圍、審核目的、審核準(zhǔn)則和審核方法，指出審核過(guò)程中的注意事項(xiàng)，對(duì)受審核單位和內(nèi)審人員提出與內(nèi)審工作有關(guān)的相關(guān)要求等。應(yīng)保留首次會(huì)議簽到表和會(huì)議記錄。

2）內(nèi)部審核的開(kāi)展。內(nèi)審人員根據(jù)內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃和檢查表，按照過(guò)程方法、PDCA循環(huán)方法和基于風(fēng)險(xiǎn)的思維對(duì)受審核單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核?？梢酝ㄟ^(guò)查閱受審核單位文件信息，或者與其交流的方式進(jìn)行審核。應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注組織人員能力和履職情況、產(chǎn)品或服務(wù)關(guān)鍵的質(zhì)量特性、重要環(huán)境因素、危險(xiǎn)源和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及其控制措施。應(yīng)避免與受審核單位發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，遇到意見(jiàn)不統(tǒng)一的情況可以找內(nèi)審組長(zhǎng)協(xié)商解決。

3）對(duì)審核記錄的要求。內(nèi)審人員的審核記錄應(yīng)覆蓋內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃的審核內(nèi)容，確保無(wú)漏項(xiàng)。尤其對(duì)于不符合事實(shí)的描述要詳細(xì)，便于追溯和受審核單位下一步的整改。內(nèi)審組長(zhǎng)應(yīng)對(duì)內(nèi)審人員的審核記錄進(jìn)行審核，重點(diǎn)是關(guān)注記錄的全面性和符合性。對(duì)于不符合要求的審核記錄應(yīng)要求內(nèi)審人員予以糾正。

4）內(nèi)審末次會(huì)議的召開(kāi)。由內(nèi)審組長(zhǎng)主持末次會(huì)議，要求內(nèi)審人員和受審核單位主要負(fù)責(zé)人都要參加。由內(nèi)審人員逐一向受審核單位通報(bào)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。為便于下一步開(kāi)出不符合項(xiàng)和編制內(nèi)部審核報(bào)告，對(duì)于內(nèi)審人員提出的不符合項(xiàng)或者建議整改項(xiàng)需雙方進(jìn)行確認(rèn)，做到無(wú)分歧。要求保留末次會(huì)議簽到表和會(huì)議記錄。

5）對(duì)內(nèi)部審核總結(jié)的要求。內(nèi)審組長(zhǎng)組織內(nèi)審人員對(duì)審核情況進(jìn)行交流，總結(jié)出受審核單位三體系運(yùn)行中普遍存在的問(wèn)題，或者對(duì)三體系運(yùn)行質(zhì)量影響較大的問(wèn)題開(kāi)出不符合報(bào)告。報(bào)告主要包括不符合事實(shí)描述、不符合的標(biāo)準(zhǔn)條款、不符合的嚴(yán)重程度，整改要求及完成時(shí)間等。內(nèi)審組長(zhǎng)負(fù)責(zé)編制內(nèi)部審核報(bào)告，主要包括審核的目的和范圍、審核準(zhǔn)則、審核日期、審核人員、審核發(fā)現(xiàn)、審核結(jié)論、審核報(bào)告的發(fā)放范圍等。要求于審核結(jié)束后一周內(nèi)發(fā)送相關(guān)單位。

2.3 內(nèi)部審核工作的檢查

1）受審核單位的整改。要求受審核單位對(duì)三體系內(nèi)部審核提出的不符合項(xiàng)和建議整改項(xiàng)認(rèn)真組織整改。認(rèn)真分析原因，及時(shí)糾正或者采取糾正措施。舉一反三，防止類(lèi)似問(wèn)題的重復(fù)發(fā)生。

2）內(nèi)審組負(fù)責(zé)跟蹤驗(yàn)證。內(nèi)審組長(zhǎng)組織內(nèi)審員對(duì)受審核單位的整改情況進(jìn)行檢查。重點(diǎn)是查看其分析的原因是否正確，糾正和采取的糾正措施是否有效。檢查人員應(yīng)對(duì)整改情況填寫(xiě)驗(yàn)證結(jié)論。

3 內(nèi)部審核工作的改進(jìn)

1）加強(qiáng)內(nèi)審員培訓(xùn)。為提高內(nèi)審員的審核水平，集團(tuán)公司要求各個(gè)子分公司抓住三體系內(nèi)部審核、第二方或者第三方審核的機(jī)會(huì)，要求內(nèi)審員陪同審核，學(xué)習(xí)審核思路、審核方式，積累審核經(jīng)驗(yàn)，不斷提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

2）重視內(nèi)審員配置。任命一批具備管理和審核經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)審員，組建優(yōu)秀的三體系內(nèi)部審核隊(duì)伍。要求每個(gè)單位配備1名三體系內(nèi)審員，負(fù)責(zé)本單位三體系運(yùn)行的自查自糾工作。

3）總結(jié)審核經(jīng)驗(yàn)。針對(duì)每次三體系內(nèi)部審核工作進(jìn)行總結(jié)，找出審核亮點(diǎn)和存在的不足。關(guān)鍵是制定改進(jìn)措施，確保持續(xù)提高內(nèi)部審核質(zhì)量。

4）實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)要求和日常工作的有機(jī)結(jié)合。將三體系標(biāo)準(zhǔn)要求融入日常工作中，將定期的監(jiān)督檢查和內(nèi)部審核協(xié)調(diào)進(jìn)行，避免形式化。

5）發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好三體系內(nèi)部審核工作的關(guān)鍵。適當(dāng)時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)直接參加三體系內(nèi)審員培訓(xùn)和內(nèi)部審核。

6）采取交叉內(nèi)審。對(duì)于包含兩個(gè)或兩個(gè)以上分公司的集團(tuán)公司來(lái)說(shuō)，采取交叉內(nèi)審的方式進(jìn)行三體系內(nèi)部審核，能夠達(dá)到互相學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短的目的，便于提高審核質(zhì)量和管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

山東耐材集團(tuán)通過(guò)三體系內(nèi)部審核的策劃、實(shí)施、檢查和改進(jìn)，內(nèi)審員對(duì)于三體系標(biāo)準(zhǔn)條款的理解愈來(lái)愈透徹。在每次的內(nèi)部審核中，內(nèi)審員都能夠發(fā)現(xiàn)三體系運(yùn)行中的不符合或者薄弱環(huán)節(jié)，提出改進(jìn)產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、保護(hù)環(huán)境和保障職業(yè)健康安全的良好建議。近年來(lái)，公司的三體系運(yùn)行質(zhì)量和內(nèi)部審核工作，得到了中質(zhì)協(xié)認(rèn)證中心專(zhuān)家的認(rèn)可和贊揚(yáng)。三體系內(nèi)部審核作為組織一種自我改進(jìn)的機(jī)制，已成為集團(tuán)公司搞好質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系工作的重要抓手，有效地提升了公司的管理績(jī)效。