新形勢下秘書人員必備的心理素質(zhì)

喬禎

[摘要]秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀和助手，其工作具有一定的特殊性，秘書在工作過程中處于各級管理層次的交叉點(diǎn)，要承擔(dān)起溝通協(xié)調(diào)各部門的重要職責(zé)，秘書工作事務(wù)繁雜、時(shí)間緊迫、領(lǐng)導(dǎo)要求嚴(yán)格這些很容易使秘書產(chǎn)生煩躁、疲憊、緊張等不良情緒，秘書人員需不斷的調(diào)整心態(tài)、準(zhǔn)確的評價(jià)自我、及時(shí)消除各種負(fù)面情緒，才能在緊張忙碌的工作和生活中保持健康的身心。

[關(guān)鍵詞]秘書人員 必備 心理素質(zhì)

一、秘書的界定

（一）秘書

在國外“秘書”源于拉丁文的“secretarius”，意思是可靠的職員。英文中的秘書（secretary）與秘密（secret）有著密切的聯(lián)系?，F(xiàn)代西方國家的秘書概念形成于資產(chǎn)階級工業(yè)革命時(shí)期，是工業(yè)社會的產(chǎn)物，主要指職位或職業(yè)及具有此職位的職員或從事此職業(yè)的人員。

國際職業(yè)秘書協(xié)會認(rèn)為秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下，表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動顯示出主動性和正確的判斷能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。

今天我們認(rèn)為秘書是從事信息性、事務(wù)性、技術(shù)性工作，近距離綜合輔助領(lǐng)導(dǎo)決策與管理的職員。

（二）新形勢下秘書工作的特點(diǎn)

（1）高度的政治敏感性。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的參謀和助手，必須具有高度的政治敏感性，需學(xué)會運(yùn)用辯證唯物主義與歷史唯物主義的觀點(diǎn)去察看與辨析問題，特別是當(dāng)國家召開重大會議或推出重要政策時(shí)，秘書人員需立刻瀏覽與之有關(guān)的材料，深刻領(lǐng)會相關(guān)文件及會議的精神，且緊密結(jié)合實(shí)際積極開展工作；當(dāng)草擬文件、撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿時(shí)就需緊跟時(shí)代主題，把握正確的政治方向，防止理論方向的誤差造成工作的被動。

（2）掌控工作的全局性。古人云：“不謀全局者，不足謀一域?！泵貢鳛轭I(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，要時(shí)刻想領(lǐng)導(dǎo)之所想，深刻領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，學(xué)會站在領(lǐng)導(dǎo)的角度看問題；要始終堅(jiān)持以全盤考慮的方式認(rèn)識和思考發(fā)展瓶頸，明確發(fā)展中困難的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)給領(lǐng)導(dǎo)提供正確的建議，真正當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

（3）增強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)能力。綜合協(xié)調(diào)能力是判別秘書能否當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)助手的關(guān)鍵。秘書在工作過程中處于各級管理層次的交叉點(diǎn)，要承擔(dān)起溝通協(xié)調(diào)各部門的重要職責(zé)，當(dāng)上下級之間出現(xiàn)推委或分歧時(shí)，秘書就必須發(fā)揮其應(yīng)有的協(xié)調(diào)功能，客觀、公正、及時(shí)地做出判斷，決不能從個(gè)人關(guān)系出發(fā)，厚此薄彼；要講究語言藝術(shù)，用得體的語言簡明扼要地表達(dá)意圖，使對方愉快地接受建議，提高各部門的辦公效率和管理效能。

當(dāng)前，秘書和秘書工作，已經(jīng)成為任何一家企事業(yè)單位、公司等的重要組成，是一個(gè)不可或缺的角色?？v觀幾十年來秘書工作的發(fā)展，是一個(gè)秘書職責(zé)逐步拓展、秘書技能逐步專業(yè)、秘書種類逐步增多的過程。

二、秘書在常規(guī)工作中的心理特征

秘書工作、秘書角色的基本特征，決定了秘書在常規(guī)工作中的心理特征。對秘書工作中的心理特征的總體把握，是做好秘書工作的前提。

（一）作為領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)員，有從屬感和被動感

秘書和領(lǐng)導(dǎo)是兩種社會角色，雖然工作目標(biāo)一致，但工作職能不同。在秘書活動中秘書人員的性質(zhì)始終是輔助性、參與性和支持性的，而不是指令性、決策性的。

秘書人員要善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，在思想上、言行上與領(lǐng)導(dǎo)保持一致，全力輔助領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)工作，秘書工作勞心傷神、清苦操勞，工作優(yōu)秀，領(lǐng)導(dǎo)滿意；倘若工作失誤，領(lǐng)導(dǎo)的批評指責(zé)在所難免。因此，長期的幕后奉獻(xiàn)，會使秘書人員或多或少萌生一種從屬感和被動感。

（二）作為領(lǐng)導(dǎo)的代言人，有居高感和成就感

秘書的常規(guī)工作是辦文、辦會、辦事。在辦文工作中，秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)的授意下執(zhí)筆行文，代領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或組織立言，所用多為命令、督促、建議、通報(bào)或總結(jié)等文體：在辦會過程中，秘書常常是會議組織者、參與者和服務(wù)者，既了解會議的主旨議題，又熟知會議的程序，甚至連領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言內(nèi)容都了如指掌。領(lǐng)導(dǎo)若不能躬親會議，就可能由秘書代言或主持。因此，秘書必然會熟悉和掌握組織的全局性工作和某一時(shí)期的中心工作內(nèi)容。秘書所展示的是領(lǐng)導(dǎo)形象，所行之事也是領(lǐng)導(dǎo)之事，自然會產(chǎn)生一種居高感和成就感。

秘書的這種居高感，多數(shù)時(shí)候體現(xiàn)在與下級部門的溝通過程中，這往往是不成熟的秘書新人常有的心理感覺。同時(shí)也是秘書人員出現(xiàn)職能越位的重要心理因素。

（三）作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀，有專家感和睿智感

秘書人員履行參謀職能已被公認(rèn)，一名優(yōu)秀的秘書應(yīng)當(dāng)有廣博的知識、敏捷的思維、見微知著的分析能力、敢謀善斷的魄力。在一定程度上，秘書是領(lǐng)導(dǎo)思維的外腦，即領(lǐng)導(dǎo)的幕僚、咨詢?nèi)藛T、決策參謀，同時(shí)，秘書人員也應(yīng)該是全才和通才。秘書人員往往通過自身的才華和能力，出色地完成領(lǐng)導(dǎo)交待的任務(wù)，對領(lǐng)導(dǎo)工作中的疑難問題及時(shí)地給予協(xié)助，這些都為秘書工作平添了幾分專家感和睿智感。

（四）作為領(lǐng)導(dǎo)的保密員，有持重感和信任感

秘書貼近領(lǐng)導(dǎo)，了解和掌握組織的政策秘密和商業(yè)秘密，能保守秘密，領(lǐng)導(dǎo)才會委以重任和給子信任。所以，一個(gè)稱職的秘書，其言必縝密，其行必?zé)o過失，與領(lǐng)導(dǎo)保持一致，忠誠守密，由此，秘書人員會感受到工作中的持重感和信任感。

三、培養(yǎng)秘書人員良好心理素質(zhì)的途徑

秘書工作事務(wù)繁雜、時(shí)間緊迫、領(lǐng)導(dǎo)要求嚴(yán)格這些很容易使秘書產(chǎn)生煩躁、疲憊、緊張等不良情緒，甚至發(fā)展成為心理疾病。因此，秘書人員在工作和生活中需要不斷加強(qiáng)心理修養(yǎng)，及時(shí)消除不良情緒，這樣才能在工作、生活中保持身心健康。

（一）樹立正確的人生觀

人生觀對每一個(gè)人來說都很重要，對于每個(gè)人的心理活動同時(shí)也具有十分重要的調(diào)理作用，一個(gè)人只有設(shè)立正確的人生觀，才可以正確的應(yīng)付生活中發(fā)生的各種矛盾、困難與挫折，對外界刺激形成適當(dāng)?shù)男袨榉磻?yīng)，假若缺乏正確的人生觀，那么便會失去對自己行為的有效控制，就容易讓各種心理問題所影響與困擾，從而影響個(gè)人的心理健康。秘書人員只有提高思想道德修養(yǎng)，不斷提升思想覺悟，設(shè)立正確的人生觀，才可以始終保持積極、健康、向上的心理狀態(tài)，防止各種不良心理問題的困擾。

（二）進(jìn)行準(zhǔn)確的自我評價(jià)選擇合適的奮斗目標(biāo)

一個(gè)人沒有理想抱負(fù)便會無所作為，就不會有大的成長進(jìn)步，但是一個(gè)人假若不可以正確的評價(jià)自己，把目標(biāo)設(shè)的過高，而自身的能力與客觀條件又非常有限，便會因目標(biāo)無法達(dá)成而蒙受精神壓力，影響心理健康。老子說過：“知人者智，自知者明”，一個(gè)人只有充分認(rèn)識自己，對自己有個(gè)客觀的評價(jià)，才可以確定合適自己的奮斗目標(biāo)，秘書人員不可以因?yàn)樘幱谂c領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系較近的位置，具備一些便利條件就向自己提出一些不切實(shí)際的要求，這樣只能讓自己為其所累，最后因?yàn)樽约哼_(dá)不到目的反遭受精神壓力。因此，秘書人員應(yīng)該在準(zhǔn)確定位自己的基礎(chǔ)上，給自己擬定一個(gè)適宜的奮斗目標(biāo)，并把自己的理想抱負(fù)與本職工作聯(lián)系起來，力爭在結(jié)束工作的過程中達(dá)成自己的理想抱負(fù)。

（三）了解心理健康知識克服負(fù)面情緒影響

一些不良的心理問題對心理健康的影響是非常大的，如壓抑、自卑、自大、多疑、嫉妒等是形成心理挫折、工作失誤和導(dǎo)致人際關(guān)系緊張的原因，秘書人員既不可以自高自大、目中無人，也不可以一遇到困難挫折就自暴自棄，形成自卑消沉心理。只有學(xué)會戰(zhàn)勝不良心理問題的影響，可以適當(dāng)?shù)卣{(diào)解心理壓力，善于自我調(diào)整，才可以在處理工作與人際關(guān)系時(shí)保持清醒的頭腦及平和的心態(tài)，遇事作出正確適當(dāng)?shù)男袨榉磻?yīng)。這就需要秘書平時(shí)多掌握一些心理衛(wèi)生方面的知識，學(xué)會一些克服不良心理的方法，如自我教育法、語言暗示法、環(huán)境調(diào)節(jié)法、活動轉(zhuǎn)移法等。除此之外，對怎樣科學(xué)用腦、如何保持良好的心理狀態(tài)等問題也應(yīng)該有所了解與掌握，這樣才可以在工作與生活中進(jìn)行科學(xué)的自我調(diào)節(jié)，保持心理健康。秘書人員一旦產(chǎn)生了較為嚴(yán)重的心理衛(wèi)生問題，便應(yīng)該像對待生理疾病那樣重視它，及早找出調(diào)節(jié)、緩解的有效措施；假若自身難以解決與克服，就需到心理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)去咨詢及治療。

（四）積極培養(yǎng)各種興趣愛好全面提升心理健康水平

積極參與各種有益的活動，既是人際交往的需要，也有助于展開各項(xiàng)工作、維持身心健康，防止產(chǎn)生孤獨(dú)、恐懼等不良心理?？梢栽跇I(yè)余時(shí)間經(jīng)常參加一些社交性活動，不僅能夠廣交朋友、聯(lián)絡(luò)感情、開闊視野、還能夠調(diào)節(jié)工作和生活，讓人維持良好的情緒狀態(tài)，造就良好的興趣愛好，豐富自己的業(yè)余生活，提升心理健康水平。