職業(yè)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)研究

張娟 山東外貿(mào)職業(yè)學(xué)院泰安校區(qū)

一、職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

檔案信息資源在職業(yè)院校的發(fā)展中有著不可缺少的重要意義，對檔案管理的強(qiáng)化也是非常必要的，這不僅僅可以為社會提供開放的信息資源，還可以給學(xué)校師生提供開放的信息檔案資源，使相關(guān)的資源能夠為教師的教研工作和行政管理工作提供更好的服務(wù)。在職業(yè)院校的檔案管理中，對檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行不斷的加強(qiáng)，要充分的利用檔案的價值，這樣可以共享檔案信息資源，并且可以有效的提升相關(guān)的檔案信息的服務(wù)水平，從而充分的發(fā)揮檔案管理的共享效益和社會效益。隨著社會科技的不斷發(fā)展，社會也進(jìn)入到了信息化的時代，這就不斷的給職業(yè)學(xué)院的檔案管理有了很大的沖擊，這就使得職業(yè)學(xué)院檔案的信息化建設(shè)成了必然的方向，這也是檔案管理必要的需求，從而保證職業(yè)學(xué)院能夠更好的發(fā)展以及良好的社會效益。

二、職業(yè)學(xué)院信息化檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，對職業(yè)學(xué)院的檔案信息化要求也成了最重要的任務(wù)，計算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)進(jìn)入到了千家萬戶，并也成為了社會信息化最重要的特征，在不同的領(lǐng)域也有了非常普遍的應(yīng)用，尤其是在學(xué)校檔案管理上的應(yīng)用，對人們的工作方式也有了非常大的改變。在職業(yè)學(xué)院的檔案管理中，也由于信息化有了非常深刻的改變，也為相關(guān)的檔案管理工作制造了非常大的挑戰(zhàn)，這就需要在學(xué)校檔案管理工作中，要有新的管理理念和方法，采用適應(yīng)時代的先進(jìn)的技術(shù)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)職業(yè)學(xué)院檔案管理的信息化建設(shè)。

對檔案信息化管理的規(guī)范進(jìn)行合理的加強(qiáng)是職業(yè)院校中檔案管理工作信息化建設(shè)非常重要的工作，相關(guān)的規(guī)定的制定要根據(jù)相關(guān)的學(xué)校的檔案管理需求進(jìn)行嚴(yán)格的制定，能夠使得相關(guān)的規(guī)定更好的服務(wù)于檔案管理的信息化建設(shè)。不僅要對職業(yè)院校的信息采集和管理進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，還要對相關(guān)的電子文件的歸檔和整理工作進(jìn)行不斷的完善規(guī)定，能夠使得職業(yè)學(xué)院的檔案管理信息化建設(shè)有章可循，保證其能夠更加順利的進(jìn)行。

隨著職業(yè)院校不斷的發(fā)展，檔案管理也在不斷變化，尤其是檔案的載體也有了很大的變化，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)形勢，已經(jīng)開始演變成機(jī)讀型的檔案管理。隨著時代的推移和社會科技的進(jìn)步，很大程度上改變了院校檔案工作的利用當(dāng)時，所利用率也在不斷的增大，也拓寬了相關(guān)的內(nèi)容。檔案工作人員也從原來的檔案工作者，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的傳遞者和檔案信息的生成者。

雖然科技在不斷的進(jìn)步，但是，很多的職業(yè)院校并沒有在檔案信息管理中合理的利用先進(jìn)的技術(shù)，導(dǎo)致了不健全的檔案管理制度，從而阻礙了職業(yè)學(xué)院檔案管理信息化的建設(shè)。很多的職業(yè)院校也開始對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行不斷的重視，要想能夠更好的適應(yīng)社會的發(fā)展，以及學(xué)校對檔案管理的要求，就要在對檔案管理的過程中，更新相關(guān)的信息檔案的理念，完善各項制度，并對相關(guān)的檔案管理工作人員的技術(shù)進(jìn)行定期的培訓(xùn)，并提高其綜合素質(zhì)。

三、職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)有效途徑

(一)構(gòu)建檔案管理信息化平臺

要想保證職業(yè)學(xué)院的檔案管理能夠順利的進(jìn)行，就要保證建立合理的檔案管理信息化的平臺，并且保證相關(guān)平臺是更加的合理化。首先，職業(yè)院校要購置更加先進(jìn)的設(shè)備，保證檔案管理信息化建設(shè)更加有序的進(jìn)行，如檔案信息管理軟件，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等等設(shè)備，只有保證這些硬件設(shè)備的先進(jìn)化，才能夠保證檔案管理信息基礎(chǔ)建設(shè)得到有效的推進(jìn)，最重要的就是對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作。在實(shí)際的檔案管理工作中，職業(yè)院校要根據(jù)自身的需求，對相關(guān)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行不斷的改進(jìn)，這樣可以更好的對檔案進(jìn)行有效的應(yīng)用。職業(yè)學(xué)院要對相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行不斷的加強(qiáng)，特別要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)系，這樣可以達(dá)到相關(guān)的信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享化，從而能夠更加充分的發(fā)揮檔案信息的服務(wù)功能。另外，職業(yè)院校要對傳統(tǒng)的信息檔案管理進(jìn)行不斷的改善，使其能夠更加有效的轉(zhuǎn)化到現(xiàn)代化的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和數(shù)字化，從而有效的提高檔案管理的相關(guān)水平。

(二)進(jìn)一步規(guī)范檔案信息化管理

為了能夠在檔案管理上實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)，職業(yè)院校要對檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一的網(wǎng)上錄入標(biāo)準(zhǔn)。由于高校的檔案信息管理非常的復(fù)雜，并且相關(guān)的內(nèi)容非常的豐富，這就需要在實(shí)際的檔案管理中更加的規(guī)范操作，形成正式的信息查詢系統(tǒng)。另外，還需要對相關(guān)的檔案管理制度進(jìn)行完善，從而保證檔案管理的信息化能夠更有序的進(jìn)行。在實(shí)際操作中，要結(jié)合職業(yè)學(xué)院的實(shí)際需求，構(gòu)建更加合理的檔案管理系統(tǒng)。另外，為了確保檔案信息的安全性，要積極的制定相關(guān)的檔案安全管理制度，并制定的電子文檔的安全管理制度，以及電子文檔的查閱審批制度等等，尤其需要進(jìn)一步完善電子文檔的歸檔制度，并嚴(yán)格要求相關(guān)的管理人員對制度進(jìn)行嚴(yán)格的執(zhí)行，從而保證檔案管理能夠更加快速的向信息化邁進(jìn)。

(三)加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)

在職業(yè)學(xué)院的檔案管理中，主要的執(zhí)行者就是檔案的管理人員，這就需要對相關(guān)的檔案管理人員隊伍進(jìn)行不斷的加強(qiáng)，能夠保證檔案管理的信息化建設(shè)。在職業(yè)學(xué)院管理的工作中，職業(yè)院校必須要重視信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作，才能夠保證檔案管理人員能夠熟練的掌握信息技術(shù)，能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)進(jìn)行靈活的應(yīng)用，更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。必須要積極的引用優(yōu)秀的信息技術(shù)人才，從根本上提高檔案管理人員的信息素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程。

四、結(jié)語

目前，我國職業(yè)院校得到了空前的發(fā)展，對于檔案管理工作提出了更高的要求，為了能夠緊跟時代發(fā)展的步伐，必須要積極的結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，最終才能夠提高檔案的利用效率和價值，促進(jìn)我國職業(yè)院校的進(jìn)一步發(fā)展。