探析檔案管理在人口計生工作中的重要性

張志晶

內(nèi)蒙古興安盟科爾沁右翼中旗高力板鎮(zhèn)政府 內(nèi)蒙古興安盟 029408

隨著人口和計劃生育工作加快向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對人口計生檔案管理工作也提出了更高、更嚴、更新的要求。探索新形勢下人口和計生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進一步提高人口和計生檔案管理水平，對更好地開展新時期人口和計生工作，促進經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用。

一、提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平

檔案工作者掌握知識和技能的水平，直接影響到檔案工作水平，必須做好檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，努力提高檔案的水平。

（一）重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)

信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應(yīng)該是既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應(yīng)該著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對新技術(shù)的吸納、整合能力，在提高全面素質(zhì)上下功夫。

（二）重視檔案人員的在職培訓(xùn)

提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育。實施教育培訓(xùn)時，要采取多形式、多層次的辦學(xué)模式，突出針對性和實用性，在培訓(xùn)內(nèi)容上做好需求調(diào)研，將培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作相結(jié)合，針對不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，加大計算機知識的比例，強化與圖書館學(xué)、情報學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，并適當設(shè)立檔案專業(yè)的課時，傳授檔案的新知識、新技術(shù)、新技能，使檔案人員及時了解檔案界的研究動念、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運用，進一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)。

（三）積極支持、鼓勵檔案人員不斷學(xué)習(xí)，注重知識積累

檔案人員應(yīng)積極主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力，注重學(xué)習(xí)過程中的積累與探索，把理論與實踐有機結(jié)合起來。各級檔案部門要為檔案人員提高自身素質(zhì)營造支持的工作環(huán)境，為他們學(xué)習(xí)、使用新技術(shù)創(chuàng)造條件，并積極引進競爭機制，注入拼搏活力，使大家通過競爭，增強危機感和使命感，激發(fā)檔案人員充分發(fā)揮才能和特長，營造創(chuàng)優(yōu)爭先的良好氛圍。

二、認真抓好人口和計生檔案的規(guī)范化、標準化和管理現(xiàn)代化建設(shè)

（一）實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高計生檔案管理基礎(chǔ)工作水平

1.要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。

2.要全面普查案卷，去糟取精。這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的計生檔案由于多年來未作全面的清查，加之劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重復(fù)或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

3.要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。

4.要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。

（二）加快數(shù)據(jù)準備，推進計生檔案現(xiàn)代化管理進程

1.分輕重緩急，循序漸進。計生檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為計劃生育工作所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高計生檔案的利用率。在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各案卷重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有檔案進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力，又提高了效率。

總之，檔案管理在計劃生育工作中的作用和意義是巨大的，我們必須對這項工作高度重視，提高對檔案管理在計生工作中的重要性的認識，使我國的檔案管理的思想及方法盡快邁向現(xiàn)代化。

[1]魏曉英.計劃生育檔案管理存在的問題和解決途徑[J].蘭臺世界，2013，(z2)：129.

[2]許朋蔚.淺談發(fā)揮人口計劃生育檔案作用的措施[J].東方企業(yè)文化，2014，(18)：104-104，113.