檔案管理信息平臺的建設及管理

王慧敏

青島科技大學 山東濰坊 261500

學校檔案管理要從屬于學校整體發(fā)展趨勢，也就是要以學校建設、學校教學水平的提高為前提，傳統(tǒng)檔案管理工作效率低、工作質量不高，管理人員工作強度大，因此根本無法充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，強化管理信息化建設，是目前學校檔案管理突破瓶頸的新出路，也是學校發(fā)展建設中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。

一、學校檔案信息化建設的現(xiàn)狀

從現(xiàn)階段我國學校檔案信息化建設的總體情況分析來看，檔案網(wǎng)絡建設力度不夠，資源開發(fā)不深入的問題還比較普遍，從而導致學校信息化建設水平參差不起，信息化建設水平不高。

首先，檔案信息化建設觀念落后。一些學校的領導不重視檔案工作，檔案管理意識薄弱，認為檔案工作可有可無，因此在檔案信息化建設方面往往也是走走形式，片面的認為檔案信息化就是將紙質檔案轉化為電子檔案，正是由于這些思想的存在，使得我國學校檔案信息化建設一直不能徹底普及。

其次，檔案管理手段和管理方式落后。在信息化技術普及的過程中，需要借助大量先進的載體以及新型管理方式。但是由于現(xiàn)階段很多學校管理手段以及方式不夠先進，沒有為信息化建設提供有力條件，因此在信息化建設的時候，進度很難保障，基礎設施也不夠完善，無法與當前檔案迅速增長的需求相適應。

再次，檔案信息化建設缺乏統(tǒng)一的標準規(guī)范。檔案信息化的主要標志就是電子文檔，隨著信息化的推進，學校會產生了大量的電子文件，這些文件需要專業(yè)統(tǒng)一的處理、分類、歸檔，欠缺統(tǒng)一規(guī)范標準，就會導致很多信息無法及時被搜集和整理，檔案信息的完整性與可靠性，很難保障。

最后，缺乏專業(yè)的檔案管理人員。檔案信息化建設是否能夠順利進行與管理人才之間有著密切聯(lián)系。目前很多學校并沒有專業(yè)的管理團隊，缺少檔案信息化建設方面的復合型人才，很多在職的管理工作者對于電子文件、電子檔案的搜集工作不了解，接觸少，因此軟件系統(tǒng)根本無法得到有效利用，很多設備限制，不僅造成了嚴重浪費，也不利與檔案信息化的建設發(fā)展。

二、加強學校檔案信息化建設的有效途徑

在掌握了檔案信息化建設中存在的問題之后，學校領導以及教師必須要基于這些問題，建立相應的檔案信息化建設措施，加快信息化建設的步伐，全面提升檔案工作現(xiàn)代化水平。下面針對具體的措施進行分析：

（一）創(chuàng)建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡化、數(shù)字化是當親事業(yè)單位檔案管理的趨勢，也為檔案管理提供了巨大便利，在數(shù)字化檔案管理的過程中構建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是關鍵，并且數(shù)字化管理系統(tǒng)包含的內容非常豐富，事業(yè)單位必須要從設備選擇、總體設計以及檔案整理以及軟件開發(fā)、光盤備份等各個方面入手，客觀分析當前事業(yè)單位檔案管理的需求，建立相應的檔案管理系統(tǒng)，這是數(shù)字化檔案管理的前提，因此事業(yè)單位檔案管理者以及領導者必須要重視數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構建，并不斷對數(shù)字管理系統(tǒng)進行拓展與完善。

（二）加人宣傳力度，普及數(shù)字化管理理念

學校的檔案館要針對檔案工作、相關法律法規(guī)進行宣傳，要讓全校師生認識到檔案工作的重要性，進而積極配合檔案管理工作。其次，要將電子文件的歸檔范圍以及意義普及下去，建立完善的網(wǎng)絡系統(tǒng)，提升檔案管理人員以及師生對檔案信息化的認識，學校檔案工作人員要積極與學校其他部門進行溝通和聯(lián)系，深入到各個科室進行調研，認真聽取大家的意見，制定出與學校發(fā)展需求、辦學特點相符合的檔案信息化管理辦法和制度，并以此為依據(jù)，堅持不懈的貫徹和落實下去，為檔案信息化建設提供一個良好的環(huán)境。

（三）拓寬檔案信息化服務途徑

進行檔案信息化建設的過程中，學校管理者要有意識到的拓寬信息化建設的路徑，充分利用學校所建立的網(wǎng)絡系統(tǒng)，將檔案管理面向全校師生，將檔案業(yè)務規(guī)范、政策法規(guī)以及目錄查詢等都一一公布在學校網(wǎng)站上，根據(jù)學校檔案管理需求，招聘相對應的管理人才，可以吸納一些兼職人員，但是必須要做好業(yè)務指導，確保檔案管理質量。開展檔案信息服務，檔案信息的使用者可以通過登錄網(wǎng)站，獲取相應的檔案信息，這樣的方式更加便捷，更加人性化。

（四）優(yōu)化檔案隊伍素質結構

檔案信息化管理是學校檔案工作現(xiàn)代化的重要組成內容?，F(xiàn)階段，學校在建設檔案信息化的過程中，必須要認識到人才的重要性，必須要建立一只高素質的當管理隊伍。只有這樣，先進的信息化管理技術以及設備才能夠得以應用，并發(fā)揮優(yōu)勢。在強化學校人才建設的過程中，通過開展培新活動，優(yōu)化人力資源隊伍結構的方式，提升學校檔案信息化的水平。另外，學校要不斷更新培新內容，與當前學校發(fā)展以及社會總體信息化建設方向保持一致。檔案人員還應熟練運用計算機以及現(xiàn)代通信設備，加強電子文件的收集和保管，維護電子檔案的完整與安全。

三、結束語

高校檔案信息化建設是檔案管理目前的發(fā)展趨勢，在信息化時代背景下，計算機設備與技術已經在各個工作領域中普及，檔案管理必須要拜托傳統(tǒng)繁重的工作模式，通過技術革新、思想更新，將檔案管理真正推向更高的發(fā)展階段。

[1]王新.檔案管理信息平臺的深化與應用[J].黑龍江科技信息.2013(34)